แม้ว่าบริษัทขนาดใหญ่หลายแห่งจะไม่มีปัญหากับการออกแล็ปท็อป สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต แต่องค์กรอื่นๆ ก็มีทางเลือกน้อยกว่า เมื่อพูดถึงธุรกิจขนาดเล็ก องค์กรไม่แสวงหากำไร และหน่วยงานด้านการศึกษา มักจะมีงบประมาณเหลือน้อยกว่า
ด้วยเหตุนี้ หลายๆ คนจึงมักต้องนำอุปกรณ์ส่วนตัวไปใช้ในการทำงาน นี่คือสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาบางประการ และคุณสามารถทำอะไรกับมันได้
ข้อดีและข้อเสียของการอนุญาตให้ใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในที่ทำงาน
หลายปีที่ผ่านมา แนวปฏิบัติมาตรฐานสำหรับองค์กรหลายแห่งคือการออกอุปกรณ์ให้กับพนักงาน อุปกรณ์เหล่านี้ปกป้องบริษัทจากการรักษาความปลอดภัย ความรับผิด และการรั่วไหลของข้อมูลต่างๆ การแยกงานและอุปกรณ์ส่วนตัวยังช่วยสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและงาน ซึ่งเป็นปัญหาที่เพิ่มขึ้นสำหรับผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ที่มีแนวโน้มจะทำงานหนักเกินไป
อย่างไรก็ตาม แม้ว่ากระบวนการปฐมนิเทศจะตรงไปตรงมามากขึ้น แต่การมอบหมายอุปกรณ์ที่บริษัทออกให้อาจเป็นระบบราชการได้ค่อนข้างมาก
บริษัทหลายแห่งที่ออกอุปกรณ์มักจะมีปัญหากับกระบวนการอนุมัติที่ยาวนานสำหรับการจัดซื้อ การเปลี่ยน และการออก กระบวนการเหล่านี้สามารถขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานอย่างมากสำหรับองค์กรที่ต้องการความคล่องตัวสูงสุด
นอกจากนี้ยังมีข้อดีหลายประการในการให้พนักงานนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาทำงาน นอกเหนือจากการประหยัดอย่างเห็นได้ชัดในแง่ของการซื้ออุปกรณ์จริง บริษัทต่างๆ สามารถประหยัดเวลาและความพยายามได้อย่างแท้จริง
ตัวอย่างเช่น ผู้ที่เคยใช้ระบบปฏิบัติการบางระบบจะไม่ต้องเรียนรู้ระบบปฏิบัติการใหม่เพื่อใช้ในการทำงาน
โดยการปรับให้เข้ากับพฤติกรรมการใช้งานที่มีอยู่ บริษัทต่างๆ จะลดความเป็นไปได้ของช่วงการเรียนรู้ที่สูงชัน ด้วยเหตุนี้ พนักงานจึงสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นตั้งแต่เริ่มต้นในลักษณะที่ไม่สามารถทำได้กับอุปกรณ์ที่บริษัทออกให้ทั้งหมด
คำแนะนำด้านความปลอดภัยสำหรับนโยบาย BYOD
ดังนั้น หากบริษัทของคุณตัดสินใจที่จะขอให้นายจ้างนำอุปกรณ์มาเอง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อให้เป็นมืออาชีพ
การเริ่มต้นใช้งานหลักเกณฑ์ของบริษัท
เมื่อพูดถึงนโยบายใดๆ ความสำเร็จส่วนใหญ่อยู่ที่การสื่อสารไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
โดยไม่คำนึงถึงขนาด บริษัทของคุณควรมีคำสั่งที่เขียนไว้ในสัญญาของพนักงานเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล การโจรกรรมข้อมูล การคงไว้ซึ่งกฎหมาย และการสอดส่องดูแล คุณยังสามารถลงทุนในที่อยู่อีเมลของบริษัทสำหรับพนักงานทุกคนที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเอกสารทางการได้
บริษัทต่างๆ ควรอุทิศส่วนหนึ่งของกระบวนการปฐมนิเทศตามความคาดหวังของความเป็นมืออาชีพจากพนักงาน และมีความโปร่งใสเกี่ยวกับประเภทของการสอดส่องที่พวกเขาสามารถคาดหวังได้ในและนอกเครือข่ายของบริษัท
ขั้นตอนการตรวจสอบสิทธิ์
จำนวนพนักงานที่เต็มใจทำการจารกรรมองค์กรหรือขโมยข้อมูลบริษัทนั้นเป็นส่วนน้อย
แต่จำนวนพนักงานที่สร้างรหัสผ่านที่ไม่รัดกุมโดยไม่รู้ตัว ใช้รหัสผ่านเดียวกันสำหรับทุกสิ่ง และให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวยืมอุปกรณ์ส่วนตัว/ของบริษัทของตนไปให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวมีมากขึ้นมาก
เพื่อป้องกันทั้งเจตนาร้ายและความไม่รู้ที่โชคร้าย บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องดำเนินการหลายขั้นตอน อันดับแรก คุณต้องสอนพนักงานของคุณถึงความสำคัญของหลักปฏิบัติด้านความปลอดภัยส่วนบุคคล เช่น การกระจายอำนาจของข้อมูลและความเข้มงวดของรหัสผ่าน
ประการที่สอง คุณต้องสร้างขั้นตอนในการเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นประจำและกระบวนการตรวจสอบสิทธิ์ซ้ำที่บังคับเมื่อพนักงานไม่อยู่ที่สำนักงานนานเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่ง พนักงานจากระยะไกล ทีมขาย และใครก็ตามที่ทำงานนอกสำนักงานมีความเสี่ยงมากที่สุด
การตรวจสอบความถูกต้องไม่ควรใช้กับแล็ปท็อปหรือแท็บเล็ตเท่านั้น นอกจากนี้ยังควรนำไปใช้กับสมาร์ทโฟน ที่อยู่อีเมล แอปภายใน หรือระบบใดๆ ที่เปิดเผยข้อมูลของบริษัทเป็นประจำ
ข้อจำกัดของเครือข่าย
เช่นเดียวกับภัยคุกคามความปลอดภัยใดๆ คุณจะปลอดภัยเท่ากับลิงก์ที่อ่อนแอที่สุดเท่านั้น สำหรับบริษัทที่มีหน่วย Bring Your Own Device (BYOD) ห่วงโซ่จำเป็นต้องมีความแข็งแกร่งมากขึ้น
ตามหลักการทั่วไป ไม่ควรเข้าถึงข้อมูลสำคัญสำหรับอุปกรณ์ภายนอกอย่างร้ายแรง
โฮสต์อุปกรณ์ภายนอกทั้งหมดบน VLAN แยกต่างหากพร้อมระบบตรวจจับการบุกรุกที่รัดกุมเพื่อหลีกเลี่ยงการบุกรุก นอกจากนี้ ให้ใช้ระบบตรวจจับการบุกรุกบนเครือข่ายและโฮสต์ร่วมกัน เครือข่ายบริษัทของคุณควรสามารถระบุพฤติกรรมแปลก ๆ เช่น ขนาดแพ็คเก็ตที่เพิ่มขึ้น ปริมาณการรับส่งข้อมูล หรือการโจมตีข้อมูลที่เข้ารหัส
น่าเสียดายที่ไม่มีแนวทางเดียวในการปฏิบัติตามหลักจริยธรรมในการสอดส่องของพนักงานบนอุปกรณ์ส่วนบุคคล ความละเอียดอ่อนของข้อมูลอาจต้องใช้ภาพหน้าจอตามกำหนดเวลา การจำกัดไฟล์ การออกจากระบบอัตโนมัติ และอื่นๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจของคุณ
ข้อจำกัดของเครือข่ายควรได้รับการประเมินเป็นประจำ เนื่องจากความต้องการของบริษัทของคุณเปลี่ยนแปลงไปตามการเติบโต ในบางจุด คุณอาจต้องรวม VLAN หลายตัว แนะนำขั้นตอนการอนุญาตที่เข้มงวดยิ่งขึ้น หรือเพิ่มการป้องกันไฟร์วอลล์
IT Off-Boarding
แม้ว่าทุกบริษัทจะมีขั้นตอนการออกจากงาน แต่กระบวนการที่ไม่ดีสำหรับบริษัทที่นำอุปกรณ์มาเองเป็นสูตรสำหรับภัยพิบัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานลาออกด้วยเงื่อนไขที่ไม่ดี
ขั้นตอนการออกจากระบบการรักษาความปลอดภัยที่ดีช่วยลดโอกาสที่ข้อมูลที่เป็นความลับจะรั่วไหล นอกจากนี้ยังปรับปรุงหลักปฏิบัติด้านสุขอนามัยข้อมูลของบริษัทโดยรวมและป้องกันการสูญหายของข้อมูลสถาบัน
กระบวนการนอกบอร์ดไอทีที่ดีจะพิจารณาว่าพนักงานมีข้อมูลประเภทใด เก็บไว้ที่ไหน และนำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง บริษัทต่างๆ ควรทำแผนที่เจตนาในการออกจากงานของพนักงานและติดธงว่าผู้ที่เข้าร่วมเป็นคู่แข่งหรือเริ่มธุรกิจที่แข่งขันกัน
สุดท้ายนี้ อย่าลืมเตือนพนักงานถึงความเสี่ยงทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการขโมยข้อมูลระหว่างการสัมภาษณ์เพื่อออกจากงาน เพื่อไม่ให้มีการดำเนินการที่ค้างอยู่
สมดุลความสะดวกและความปลอดภัย
สำหรับสำนักงานขนาดเล็ก ข้อจำกัดของเครือข่ายไม่จำเป็นเสมอไป อย่างไรก็ตาม สำนักงานขนาดเล็กที่มีความฝันอันยิ่งใหญ่ยังคงต้องการหลักปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่พิสูจน์ได้ในอนาคต เป็นการดีเสมอที่จะเตรียมองค์กรของคุณให้พร้อมสำหรับการปรับขนาดโดยการปกป้องข้อมูลของคุณตั้งแต่เริ่มต้น
BYOD เป็นเรื่องจริงสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก องค์กรไม่แสวงผลกำไร และองค์กรที่ไม่เป็นที่ยอมรับ แม้ว่าการเริ่มต้นธุรกิจระดับโลกจะมีราคาไม่แพงหรือง่ายอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน แต่ก็ไม่เคยมีความเสี่ยงในแง่ของความปลอดภัย ด้วยช่วงการเรียนรู้ที่สั้นลงและกระบวนการเริ่มต้นระบบราชการที่น้อยลง BYOD ยังคงเป็นความเสี่ยงที่คุ้มค่าสำหรับบางบริษัท
ด้วยเหตุผลนี้ คุณควรคำนึงถึงจำนวนเงินที่คุณอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลสำคัญที่สามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจของคุณได้ ควรทำความชัดเจนให้ทุกคนในทีมทราบถึงความสำคัญของแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่ดี แม้จะใช้งานอุปกรณ์ส่วนตัวก็ตาม
นโยบายของบริษัทเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของภูเขาน้ำแข็ง ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์ พื้นที่เก็บข้อมูล และช่องทางการสื่อสารที่เพิ่มขึ้น หน้าต่างแห่งโอกาสในการแฮ็กจึงชัดเจนขึ้นทุกปี เพื่อให้ BYOD ทำงานได้ ทุกคนต้องระมัดระวังในการเข้าและออกจากสำนักงาน
