เมื่อคุณตัดสินใจทำความสะอาดบ้านหลังไม่ได้ทำสัปดาห์ๆ คุณจะพบสิ่งหลายอย่างอยู่ในสถานที่ผิด คุณจึงคิดสร้างระบบเพื่อให้ทุกคนเก็บของไว้ที่เหมาะสม กำหมวดหมู่และจัดประเภทของในบ้าน แม้จะทำแล้วยังอาจพบข้อบกพร่อง เพราะการวางแผนและการดำเนินการต่างกัน
เช่นเดียวกัน องค์กรสามารถจัดการข้อมูลมีค่า (Company Database) สร้างและจัดการหลายฐานข้อมูลผ่านระบบ เรียกว่า Database Management System (DBMS) ให้ผู้ใช้และโปรแกรมเมอร์สร้าง ดึง อัปเดต และจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ
นี่คือวิธีสร้างและใช้ DBMS ที่ดีในชีวิตและงาน
1. ตรรกะมนุษย์สร้าง DBMS
เราเป็นมนุษย์มีเหตุผลดี ใช้จัดการความรู้ เพื่อเชื่อมโยง ติดตาม และรายงานข้อมูลที่รวบรวมขององค์กร
2. คอมพิวเตอร์ให้คำตอบเร็ว
ข้อมูลรวมกลายเป็น Centralized Database ในคอมพิวเตอร์ เรียกได้ว่า One Stop Help Center ทุกคนในองค์กรได้คำตอบเร็วผ่านซอฟต์แวร์
3. ตอบคำถามหลายเกณฑ์ (Multiple Criteria)
DBMS ต้องมีระดับลำดับชั้น (Hierarchy) เพื่อตอบคำถามหลายเกณฑ์ ระบบดีต้องแจ้งข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรู้
4. อินเตอร์เฟซซอฟต์แวร์ต้องใช้งานง่าย
ผู้ใช้ต้องได้คำตอบในไม่กี่คลิก อินเตอร์เฟซต้องโครงสร้าง User-friendly คำศัพท์และแนวคิดในข้อมูลต้องตรงความสามารถของผู้ใช้ ผู้ใช้โฟกัสที่ข้อมูล ไม่ใช่ความซับซ้อนของลิงก์และฟอร์มฐานข้อมูล ฐานข้อมูลจัดระเบียบดี = สมบัติข้อมูลที่ให้เฉพาะสิ่งที่ต้องการ
5. การทำงานอัตโนมัติ (Automation) เป็นกุญแจประสิทธิภาพ
โลกซับซ้อน ต้องใช้การเรียงลำดับและการจัดหมู่หลากหลายเพื่อแก้คำถาม DBMS ต้องเป็นเครื่องมือครอบคลุมเป้าหมายระยะยาวขององค์กร
6. DBMS ดีกว่ากระบวนการด้วยมือ
คน, กระบวนการ, ข้อมูล, ฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์ = สภาพแวดล้อมข้อมูล แอปพลิเคชันเดียวจัดการฐานข้อมูลที่เดียว แทนที่จะหลายคนทำงานกระจายด้วยเอกสารกระดาษ
7. ประสิทธิภาพ (Efficiency) เป็นคำสำคัญ
DBMS สร้างประสิทธิภาพในชีวิตและงาน ระบบ One-stop รวมคนและกระบวนการ ให้ความสม่ำเสมอของคำสะกดและไวยากรณ์ กำจัดการทำงานซ้ำ คุ้มค่ากับเวลา เงิน และความพยายามที่ใช้สร้างฐานข้อมูลให้มีประโยชน์
สรุป
เหตุผลที่ถูกต้องช่วยเผชิญปัญหาชีวิตได้ ตรงกันข้าม การจัดการที่แข็งแกร่งก็เป็นส่วนสำคัญของ DBMS ต้องมีแนวทางที่ถูกต้องในการป้อน จับ รับรู้ วิเคราะห์ และรายงานข้อมูล
