เหตุผลที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งที่ทำให้องค์กรเปลี่ยนเอกสารทั้งหมดไปยังระบบคลาวด์คือการทำให้การแบ่งปันและการทำงานร่วมกันสามารถเข้าถึงได้ นอกจากนี้ยังช่วยลดเวลาและงานเอกสารทำให้สะดวกยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม การดูแลให้เป็นระเบียบและปลอดภัยนั้นเป็นอีกงานหนึ่งที่ต้องจัดการ นั่นคือเวลาที่คุณต้องการซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเพื่อช่วยจัดการกับเอกสารทั้งหมดบนคลาวด์
ระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดคืออะไร
บริษัทสามารถใช้ซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดเพื่อจัดเรียงงาน การจัดการไฟล์ทุกประเภทในที่เดียวคือการสนับสนุนเวิร์กโฟลว์ซึ่งจะช่วยทุกคนในระยะยาว ระบบจัดการเอกสาร เช่น โปรแกรมอ่าน PDF ช่วยให้คุณอ่านไฟล์ได้ทุกชนิด สามารถแชร์ออนไลน์ผ่านแพลตฟอร์มต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เป็นระบบเอกสารที่ต้องจัดการออนไลน์บนบริการบนคลาวด์ องค์กรใดที่ต้องการติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องใช้หนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารต่อไปนี้
1. Zoho Workdrive-
ด้วย Zoho Workdrive ทำให้ทีมของคุณอยู่ด้วยกัน เพราะคุณสามารถเชื่อมต่อเพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์ในนั้นได้จากทุกที่ เก็บเอกสารทั้งหมดไว้ในที่ที่ง่ายต่อการเข้าถึงบนแพลตฟอร์มต่างๆ ข้อมูลมีความปลอดภัยในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้ และนี่คือสิ่งที่ทำให้เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุด คุณใช้บริการที่ถ่ายโอนไฟล์ผ่านโมดูลที่เข้ารหัส เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัย ชุดโปรแกรม Zoho มาพร้อมกับ Zoho Writer, Zoho Show และ Zoho Sheet สำหรับเอกสารคำ สไลด์โชว์ และสเปรดชีต จัดระเบียบแต่ละโครงการในโฟลเดอร์อื่นซึ่งสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายสามารถเข้าถึงได้ อัปเดตการเปลี่ยนแปลงที่บันทึกพร้อมกับวันที่สำหรับสมาชิกในทีมของคุณ ให้สิทธิ์ที่แตกต่างกันในการเข้าถึง แก้ไข หรือดูในระดับทีมที่แตกต่างกัน ตรวจสอบกิจกรรม ติดตามการเช็คอินและเช็คเอาท์สำหรับไฟล์
เยี่ยมชมที่นี่
2. FileHold
FileHold เป็นหนึ่งในระบบจัดการเอกสารบนไคลเอนต์เซิร์ฟเวอร์ที่ดีที่สุดที่ใช้งานง่าย คุณสามารถรวมเข้ากับ Microsoft Suite ได้อย่างง่ายดายซึ่งจะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับผู้อื่น แชร์เอกสารได้ไม่จำกัดจำนวนและประหยัดพื้นที่ทั้งหมดที่คุณต้องการในการรวบรวมเอกสาร สามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดและแบ่งปันได้ในสภาพแวดล้อมนี้ Filehold สามารถใช้กับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน สิ่งนี้ทำให้การเข้าถึงเอกสารทั้งหมดบน Sharepoint เป็นเรื่องง่ายเช่นกัน ด้วยคุณสมบัติขั้นสูงในระบบการจัดการเอกสารนี้ คุณจะสามารถตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ได้ตลอดเวลา ระบบรวมศูนย์จะเก็บเอกสารเวอร์ชันต่างๆ ไว้ให้ดูและแชร์กับโครงสร้างอัจฉริยะในซอฟต์แวร์นี้ การค้นหาและเรียกใช้เอกสารใดๆ อย่างรวดเร็วจากกองข้อมูลในระบบซอฟต์แวร์เอกสารนี้ทำให้มีแนวโน้มที่จะถูกใช้งานมากขึ้น เอกสารต่างๆ จะถูกแยกออกจากเมตาแท็ก อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายทำให้ผู้ใช้สามารถใช้คุณสมบัติต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น เพื่อค้นหาเอกสารที่สแกน สามารถกำหนดบทบาทต่างๆ เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้ เช่น ผู้ดูแลระบบแบบอ่านอย่างเดียว ผู้จัดพิมพ์ ผู้จัดงาน และตู้
เยี่ยมชมที่นี่
3. OpenKM
OpenKM เป็นระบบจัดการเอกสารโอเพ่นซอร์สสำหรับองค์กรของคุณ เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ดีขึ้น คุณสามารถสร้างบันทึกเอกสารโดยให้สิทธิ์แก่ทุกคน ซึ่งรวมถึงการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามสำหรับการใช้งานที่หลากหลาย เช่น Microsoft Office ทุกสิ่งสามารถอธิบายได้อย่างถูกต้องในซอฟต์แวร์นี้ว่าเป็นเว็บอินเทอร์เฟซสำหรับจัดการไฟล์
แค็ตตาล็อกอัตโนมัติช่วยด้วยการแสดงตัวอย่างขั้นสูงจะช่วยให้คุณดูไฟล์ประเภทต่างๆ พร้อมกับไฟล์ AutoCAD และ DICOM มากมาย ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเอกสารเพื่อเก็บบันทึกพร้อมกับเวลาสำหรับการทดลองตรวจสอบ การควบคุมเวอร์ชันช่วยให้ผู้จัดการทีมตัดสินใจว่าจะมอบหมายบทบาทใดให้กับเพื่อนร่วมทีมเฉพาะสำหรับการจัดการเอกสาร
เลือกข้อมูลเมตาเพื่อสร้างชุดเอกสารประเภทหนึ่งเพื่อจัดระเบียบสำหรับธุรกิจ สามารถใช้งานได้ง่ายบนสมาร์ทโฟนของคุณเนื่องจากรองรับทั้งอุปกรณ์ Android และ iOS คุณยังสามารถรับภาระจาก Firefox, Safari และ Chrome
เยี่ยมชมที่นี่
4. แชร์พอยท์ –
Sharepoint เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่มีประโยชน์จาก Microsoft ซึ่งเป็นตัวช่วยที่ดีเมื่อคุณต้องการระบบจัดการเอกสาร มีการรวมเข้ากับ Microsoft Office บนแพลตฟอร์มบนเว็บ ดังนั้นจึงรองรับรูปแบบไฟล์ส่วนใหญ่เนื่องจากเป็นหนึ่งในรูปแบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุด องค์กรธุรกิจใช้สิ่งนี้เพื่อเก็บเอกสารทั้งหมดอย่างปลอดภัยบนที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
ส่วนใหญ่ใช้โดยองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่เพื่อใช้งานกับ Office365, Skype สำหรับธุรกิจ, Microsoft Exchange เป็นการจัดการตามใบอนุญาตซึ่งนำเสนอแพลตฟอร์มสำหรับบริษัทต่างๆ ในการจัดการเนื้อหา ระบบจัดการเอกสารและพื้นที่จัดเก็บนี้เป็นตัวเลือกที่ดีในการเลือกว่าคุณต้องการทำงานเกี่ยวกับการแบ่งปันเอกสารภายในองค์กรหรือไม่ ข้อดีอีกอย่างคือคุณสามารถใช้งานได้ตามความต้องการและปรับแต่งตามความต้องการขององค์กร เพิ่มฟีเจอร์ที่จะทำให้ทุกคนเข้าใจได้ง่ายขึ้นและเป็นประโยชน์ต่อเวิร์กโฟลว์
5. เฉพาะสำนักงาน
มีเพียง Office ซึ่งเดิมชื่อ Teamlab เท่านั้นที่เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสารที่ประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการสื่อสารองค์กร จดหมาย และการจัดการโครงการ มันแบ่งปันไฟล์ OnlyOffice ได้อย่างง่ายดายบนแพลตฟอร์มและโมดูลเอกสารเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร ซึ่งมีไฟล์ประเภทต่างๆ ในรูปแบบข้อความ สเปรดชีต และงานนำเสนอ นอกจากนี้ จัดการโครงการผ่านโมดูลโครงการและทำให้การมอบหมายงานเป็นเรื่องง่าย เรียนรู้จากแผนภูมิที่แสดงความคืบหน้าของโครงการในช่วงเวลาต่างๆ ด้วยขั้นตอนต่างๆ คุณสมบัติอื่นๆ ได้แก่ ปฏิทิน, CRM, Talk ไฟล์สื่อรวมสามารถเล่นได้บนแพลตฟอร์ม
สรุป:
หนึ่งในซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดที่จะใช้ในการจัดการเอกสารคือ OpenKM บริษัทต่างๆ สามารถนำไปใช้เป็นวิธีการต่างๆ ด้วยคุณสมบัติที่หลากหลายและอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย Zoho Worksuite จึงเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับบริษัทขนาดเล็กถึงขนาดกลาง
โปรดแจ้งให้เราทราบการเลือกของคุณจากรายการซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสารในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง นอกจากนี้ เรายังต้องการทราบเกี่ยวกับมุมมองของคุณเกี่ยวกับซอฟต์แวร์เหล่านี้รวมถึงซอฟต์แวร์อื่นๆ หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว นอกจากนี้ สมัครรับจดหมายข่าวของเราเพื่อรับข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับโลกเทคโนโลยีอยู่เสมอ นอกจากนี้ ติดตามเราบนโซเชียลมีเดีย - Facebook, Twitter, LinkedIn และ YouTube
