หนึ่งในเหตุผลสำคัญที่สุดที่องค์กรย้ายเอกสารทั้งหมดไปยังคลาวด์คือ การแชร์และร่วมมือทำงานกลายเป็นเข้าถึงได้ง่าย นอกจากนี้ ยังลดเวลาพร้อมกับการทำงานเอกสารกระดาษ ทำให้สะดวกสบายมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การเก็บรักษาให้เป็นระเบียบและปลอดภัย เป็นอีกภาระที่ต้องจัดการ นั่นคือเวลาที่คุณต้องการซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร เพื่อช่วยคุณจัดการกับเอกสารทั้งหมดบนคลาวด์
ระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดคืออะไร?
ซอฟต์แวร์ระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุด สามารถใช้โดยบริษัทเพื่อจัดระเบียบงาน จัดการไฟล์ทุกประเภทในที่เดียว เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ที่จะช่วยทุกคนในระยะยาว ระบบจัดการเอกสาร เช่น โปรแกรมอ่าน PDF ช่วยอ่านไฟล์ทุกประเภท แชร์ได้ง่ายออนไลน์ผ่านแพลตฟอร์มต่างๆ เป็นประเภทของระบบเอกสารที่ต้องจัดการออนไลน์บนบริการคลาวด์ องค์กรใดก็ตามที่ต้องการติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต้องใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารหนึ่งในตัวต่อไปนี้
1. Zoho Workdrive
ด้วย Zoho Workdrive รักษาทีมของคุณให้อยู่ด้วยกัน เพราะคุณสามารถเชื่อมต่ออยู่เพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์บนมันจากที่ไหนก็ได้ จัดเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ในที่เดียวที่เข้าถึงง่ายบนแพลตฟอร์มต่างๆ ข้อมูลปลอดภะบนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารนี้ และนี่คือสิ่งที่ทำให้มันเป็นหนึ่งในตัวดีที่สุด คุณได้รับบริการที่ไฟล์ถูกโอนผ่านโมดูลที่เข้ารหัส (encrypted) รับรองความปลอดภัย Zoho suite มาพร้อมกับ Zoho Writer, Zoho Show และ Zoho Sheet สำหรับเอกสารคำ สไลด์โชว์ และสเปรดชีต จัดระเบียบแต่ละโปรเจกต์ในโฟลเดอร์ต่างกัน ซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมาย ติดตามการอัปเดตกับการเปลี่ยนแปลงที่บันทึกพร้อมวันที่สำหรับสมาชิกทีม ให้สิทธิ์ต่างๆ เพื่อเข้าถึง แก้ไข หรือดู ในระดับทีมต่างๆ ตรวจสอบกิจกรรม ติดตามการเช็คอินและเช็คเอาต์ของไฟล์
เยี่ยมชมที่นี่
2. FileHold
FileHold เป็นหนึ่งในตัวที่ดีที่สุดสำหรับระบบจัดการเอกสารแบบ client-server ที่ง่ายต่อผู้ใช้ คุณสามารถรวมกับ Microsoft Suite ได้ง่าย ซึ่งจะช่วยเชื่อมต่อกับผู้อื่น แชร์เอกสารได้ไม่จำกัดจำนวน บนมัน และประหยัดพื้นที่ทั้งหมดที่คุณต้องการเก็บเอกสารกระดาษ มันสามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมด และการแชร์เป็นไปได้ในสภาพแวดล้อมนี้ FileHold สามารถใช้บนคอมพิวเตอร์ส่วนตัว แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน ทำให้การเข้าถึงเอกสารทั้งหมดบน SharePoint ง่ายขึ้น ด้วยคุณสมบัติขั้นสูงบนระบบจัดการเอกสารนี้ คุณจะสามารถติดตามเวิร์กโฟลว์ได้ตลอดเวลา ระบบรวมกลาง (centralized system) เก็บเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารไว้เพื่อดูและแชร์ด้วยโครงสร้างอัจฉริยะในซอฟต์แวร์นี้ การค้นหาและดึงข้อมูลเอกสารใดๆ จากกองข้อมูลมากมายในระบบซอฟต์แวร์เอกสารนี้ ทำให้มันน่าจะถูกใช้งานมากขึ้น เอกสารต่างๆ ถูกแยกจาก meta-tagging (การติดป้ายข้อมูลเมตา) อินเทอร์เฟซที่เข้าใจง่าย มีผู้ใช้ใช้ฟีเจอร์ได้ง่าย เช่น การค้นหาเอกสารที่สแกนมา บทบาทต่างๆ สามารถมอบหมายให้เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงเอกสาร เช่น read-only (อ่านอย่างเดียว), publisher (ผู้เผยแพร่), organizer (ผู้จัดระเบียบ), และ cabinet administrators (ผู้ดูแลตู้เก็บเอกสาร)
เยี่ยมชมที่นี่
3. OpenKM
OpenKM เป็นระบบจัดการเอกสารโอเพนซอร์สสำหรับองค์กรของคุณ เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ดีขึ้น มันช่วยคุณสร้างบันทึกของเอกสารพร้อมให้สิทธิ์กับทุกคน รวมถึงการรวมกับแอปพลิเคชันภายนอกสำหรับการใช้งานหลายอย่าง เช่น Microsoft Office ทุกอย่างสามารถบันทึกได้อย่างเหมาะสมในซอฟต์แวร์นี้ด้วยอินเทอร์เฟซเว็บเพื่อจัดการไฟล์
การจัดทำแคตตาล็อกอัตโนมัติ (Automatic cataloguing) ช่วยกับ Advanced Previews (ตัวอย่างขั้นสูง) จะช่วยคุณดูประเภทไฟล์ต่างๆ พร้อมไฟล์ AutoCAD และ DICOM ที่กว้างขวาง ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำในเอกสารสำหรับการเก็บบันทึกพร้อมเวลาสำหรับ audit trails (การตรวจสอบย้อนหลัง) Version Control (ควบคุมเวอร์ชัน) ช่วยหัวหน้าทีมตัดสินใจว่าบทบาทไหนมอบให้เพื่อนร่วมทีมเฉพาะสำหรับการจัดการเอกสาร
มันเลือกข้อมูลเมตา (metadata) เพื่อสร้างชุดของเอกสารประเภทเดียวกัน เพื่อเก็บไว้เป็นระเบียบสำหรับธุรกิจ สามารถใช้งานง่ายบนสมาร์ทโฟนของคุณ เพราะรองรับอุปกรณ์ Android และ iOS ทั้งคู่ คุณยังสามารถควบคุมได้จาก Firefox, Safari และ Chrome
เยี่ยมชมที่นี่
4. SharePoint
SharePoint เป็นเครื่องมืออีกตัวที่มีประโยชน์จาก Microsoft ซึ่งช่วยได้มากเมื่อคุณต้องการระบบจัดการเอกสาร มันรวมกับ Microsoft Office บนแพลตฟอร์มเว็บ และดังนั้น รูปแบบไฟล์ส่วนใหญ่จึงได้รับการรองรับ เพราะเป็นหนึ่งในรูปแบบที่นิยมมากที่สุด นี่ถูกใช้โดยองค์กรธุรกิจเพื่อเก็บเอกสารทั้งหมดอย่างปลอดภะบนที่จัดเก็บแบบคลาวด์
ส่วนใหญ่ใช้โดยองค์กรขนาดกลางและใหญ่ เพื่อใช้ร่วมกับ Office365, Skype for Business, Microsoft Exchange เป็นการจัดการแบบลิขสิทธิ์ (license based) ที่เสนอแพลตฟอร์มให้บริษัทจัดการเนื้อหา ระบบจัดการเอกสารและที่จัดเก็บนี้เป็นตัวเลือกที่ดี หากคุณต้องการทำงานบนการแชร์เอกสารภายในองค์กร (in-house) อีกจุดบวกคือ คุณสามารถใช้งานได้ตามความต้องการของคุณ และปรับแต่งตามความต้องการขององค์กรของคุณ เพิ่มฟีเจอร์ที่จะทำให้ทุกคนเข้าใจง่าย และมีประโยชน์ต่อเวิร์กโฟลว์
5. OnlyOffice
OnlyOffice ซึ่งก่อนหน้านี้รู้จักในชื่อ Teamlab เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ระบบจัดการเอกสารที่ประสบความสำเร็จ มันยังเกี่ยวข้องกับการสื่อสารองค์กร อีเมล และการจัดการโครงการ แชร์ไฟล์ OnlyOffice ได้ง่ายผ่านแพลตฟอร์ม และโมดูลเอกสารเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร นี่มีประเภทไฟล์ต่างๆ ในข้อความ สเปรดชีต และการนำเสนอ นอกจากนี้ จัดการโครงการผ่านโมดูลโครงการ และทำให้การมอบหมายงานง่ายขึ้น เรียนรู้จากแผนภูมิที่แสดงความก้าวหน้าของโครงการตลอดเวลา ด้วยขั้นตอนต่างๆ ฟีเจอร์อื่นๆ เกี่ยวข้องกับ Calendar, CRM, Talk ไฟล์สื่อที่รวมไว้สามารถเล่นบนแพลตฟอร์มได้
สรุป:
หนึ่งในซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารคือ OpenKM สามารถใช้โดยบริษัทในแต่ละวิธีของพวกเขา สามารถปรับแต่งได้เพราะเป็นโอเพนซอร์ส ด้วยหลายฟีเจอร์และอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย Zoho Worksuite สามารถเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับบริษัทขนาดเล็กถึงกลาง
โปรดบอกเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่างเกี่ยวกับการเลือกของคุณจากรายการสำหรับซอฟต์แวร์ระบบจัดการเอกสาร เรายังอยากรู้มุมมองของคุณเกี่ยวกับพวกเขา รวมถึงซอฟต์แวร์อื่นๆ หากคุณใช้ อย่าลืมสมัครรับจดหมายข่าวของเราเพื่อรับอัปเดตโลกเทคโนโลยีเป็นประจำ ติดตามเราบนโซเชียลมีเดีย - Facebook, Twitter, LinkedIn, และ YouTube
