Dropbox เป็นบริการ cloud storage ยอดนิยมที่สุด หน้าที่หลักคือให้คุณมีที่ปลอดภัยเก็บไฟล์ แต่มันทำได้มากกว่านั้น
คุณทำงานอย่าง comment ไฟล์ หรือ request ไฟล์จากคนอื่นได้ เทคนิคเหล่านี้ช่วยให้คุณใช้ Dropbox อย่างมืออาชีพ บางอันอยู่ที่มองเห็นได้ แตบางอันต้องขุดลึกหน่อย
1. ขอไฟล์จากคนที่ไม่ได้ใช้ Dropbox
จะมีเวลาที่ไฟล์ที่คุณต้องการเก็บบน Dropbox อยู่ในมือคนอื่น หากคุณต้องการใครส่งไฟล์ให้ Dropbox มีฟีเจอร์ integrated สำหรับนี้
เพื่อ request ไฟล์ คลิก File option ด้านซ้าย "File requests" จะเป็นตัวเลือกที่ 3 จากบน หลังคลิก คลิกปุ่มสีน้ำเงิน "Create a file request"
ตอนสร้าง file request คุณระบุว่า ขอไฟล์อะไร และเก็บใน folder ไหน หากชื่อ default folder ต่างจากที่คิด คลิก "change folder" สีน้ำเงิน เพื่อเปลี่ยน folder
ขั้นสุดท้าย ให้ Dropbox ส่งลิงก์ให้คนที่มีไฟล์ของคุณ หรือคุณ copy ส่งลิงก์เองก็ได้
2. Preview รูปแบบไฟล์ต่างๆ
Dropbox ให้ preview ไฟล์อย่าง PSD, PDF, BMP, JPG และอื่นๆ เพื่อ preview ไฟล์ ให้เปิดไฟล์ และวาง cursor บนไฟล์ที่อยาก preview จะมีตัวเลือก "open with" พร้อม dropdown menu คลิกเพื่อเลือกวิธี preview
3. เข้าถึงไฟล์ Dropbox แบบออฟไลน์
ดูน่ากลัว แตจะมีเวลาที่คุณไม่มี Internet แม้ไม่ access web ได้ คุณยังเข้าถึงไฟล์ Dropbox ได้ ขอบคุณ offline feature บนสมาร์ทโฟน
คุณต้อง mark ไฟล์ที่อยากดูออฟไลน์ เปิดไฟล์ที่อยาก mark โดยแตะ 3 จุดมุมขวาบน เมนูขึ้นจากล่าง swipe ขึ้น ตัวเลือก make available offline จะเป็นตัวสุดท้าย
เมื่อ toggle on offline option ไฟล์นั้นจะมีสัญลักษณ์ download สีเขียว รู้ได้ว่าไฟล์ไหนพร้อมออฟไลน์
4. Comment, Delete, Download, และ Version History ด้วยคลิกเดียว
เพื่อความสะดวก คุณ erase, download, comment หรือ access version history ของไฟล์ได้โดยคลิก 3 จุดขวาของไฟล์ ตัวอย่าง หากอยาก comment คลิกตัวเลือกนั้น จะ preview ไฟล์ได้
มุมขวาบน พิมพ์ comment และ tag คนได้โดยกดสัญลักษณ์ "@" หากคุณเป็น primary Dropbox account จะเห็น zeros ข้าง comment box
นี่คือฟีเจอร์ comment บนเวลาเฉพาะของไฟล์วิดีโอ (เฉพาะ Dropbox Professional, Business Advanced, Enterprise, หรือ Education accounts)
5. ลบไฟล์ Dropbox อย่างถาวร
จำไว้ว่าหาก permanently delete ไฟล์ ไม่ได้กลับมา ยกเว้นคุณเป็น owner ของ shared folder Dropbox ทำให้คุณลบไฟล์ 2 ครั้งก่อนจะหาย เพื่อเผื่อคุณเปลี่ยนใจ
เลือกไฟล์ที่อยากลบ คลิก "Delete" ขวา หลังลบแล้ว คลิก "Deleted files" ซ้าย
จะเห็นลิสต์ไฟล์ที่ลบแล้ว เลือกไฟล์ที่อยากลบถาวร และเลือกวันที่ที่ต้องการจาก dropdown menus ขวา เมื่อเลือกแล้ว คลิก "Permanently delete" ขวา
6. เข้าร่วม Shared Folders ใหม่ (Rejoin)
หากคุณอยากกลับเข้า shared folder แค่คลิก "Sharing" ด้านซ้าย sidebar แล้วคลิก "Rejoin link" สีน้ำเงินขวา นั่นแหละ
สรุป
มีสิ่งหลายอย่างทำได้กับ Dropbox ฟรี เพื่อหาบางฟีเจอร์ ต้องขุดลึกหน่อย เทคนิค Dropbox โปรดของคุณคืออะไร?
