บทแนะนำ Microsoft Excel Basics – การเรียนรู้วิธีใช้ Excel

ในบทความที่เขียนในปี 2018 Robert Half ซึ่งเป็นบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและอุตสาหกรรมการเงิน เขียนว่า 63% ของบริษัททางการเงินยังคงใช้ Excel ในระดับพื้นฐาน จริงอยู่ที่ว่าไม่ 100% และถือว่า เป็นการใช้งานที่ลดลง! แต่เมื่อพิจารณาว่าซอฟต์แวร์เป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตและไม่ได้ออกแบบมาเฉพาะสำหรับซอฟต์แวร์อุตสาหกรรมการเงิน 63% ยังคงเป็นส่วนสำคัญของอุตสาหกรรมและช่วยแสดงให้เห็นว่า Excel มีความสำคัญเพียงใด

การเรียนรู้วิธีใช้ Excel ไม่ใช่เรื่องยาก การทำทีละขั้นจะช่วยให้คุณเปลี่ยนจากมือใหม่เป็นผู้เชี่ยวชาญ (หรืออย่างน้อยก็เข้าใกล้จุดนั้นมากขึ้น) ตามที่คุณต้องการ

เพื่อดูตัวอย่างสิ่งที่เราจะกล่าวถึงในบทความนี้ ให้นึกถึงเวิร์กชีต ฟังก์ชันและสูตรพื้นฐานที่ใช้งานได้ และการนำทางในเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊ก จริงอยู่ที่ เราจะไม่ครอบคลุมทุกฟังก์ชันของ Excel ที่เป็นไปได้ แต่เราจะครอบคลุมมากพอที่จะช่วยให้คุณมีแนวคิดว่าจะเข้าหาฟังก์ชันอื่นๆ อย่างไร

คำจำกัดความพื้นฐาน

มีประโยชน์มากถ้าเราครอบคลุมคำจำกัดความบางอย่าง มากกว่าที่คุณเคยได้ยินคำเหล่านี้ (หรือรู้อยู่แล้วว่าคืออะไร) แต่เราจะครอบคลุมทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจและพร้อมสำหรับกระบวนการที่เหลือในการเรียนรู้วิธีใช้ Excel

สมุดงานกับแผ่นงาน

เอกสาร Excel เรียกว่าสมุดงาน และเมื่อคุณสร้างเอกสาร Excel (สมุดงาน) ในครั้งแรก เวอร์ชัน Excel จำนวนมาก (ไม่ใช่ทั้งหมด) จะรวมแท็บสามแท็บโดยอัตโนมัติ โดยแต่ละแท็บจะมีแผ่นงานเปล่าเป็นของตัวเอง หากเวอร์ชัน Excel ของคุณไม่เป็นเช่นนั้น ไม่ต้องกังวล เราจะเรียนรู้วิธีสร้างมัน

แผ่นงานเป็นส่วนจริงที่คุณป้อนข้อมูล ถ้ามันง่ายกว่าที่จะคิดด้วยสายตา ให้คิดว่าเวิร์กชีตเป็นแท็บเหล่านั้น คุณสามารถเพิ่มแท็บหรือลบแท็บได้ด้วยการคลิกขวาและเลือกตัวเลือกการลบ แผ่นงานเหล่านี้เป็นสเปรดชีตจริงที่เราใช้งานและอยู่ในไฟล์สมุดงาน

ริบบิ้น

Ribbon จะกระจายไปทั่วแอปพลิเคชัน Excel เช่นเดียวกับแถวของทางลัด แต่ทางลัดที่แสดงเป็นภาพ (พร้อมคำอธิบายข้อความ) สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการทำบางสิ่งในระยะเวลาอันสั้น และโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการความช่วยเหลือในการกำหนดสิ่งที่คุณต้องการทำ

มีการจัดกลุ่มปุ่มริบบอนที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับส่วน/กลุ่มที่คุณเลือกจากตัวเลือกเมนูด้านบน (เช่น หน้าแรก แทรก ข้อมูล ตรวจทาน ฯลฯ) และตัวเลือกภาพที่นำเสนอจะสัมพันธ์กับการจัดกลุ่มเหล่านั้น

ทางลัด Excel

คำสั่งลัดมีประโยชน์ในการนำทางซอฟต์แวร์ Excel อย่างรวดเร็ว ดังนั้นจึงมีประโยชน์ (แต่ไม่จำเป็นอย่างยิ่ง) ในการเรียนรู้ บางส่วนเรียนรู้จากการดูทางลัดที่ระบุไว้ในเมนูของแอปพลิเคชัน Excel เวอร์ชันเก่า แล้วลองใช้ด้วยตนเอง

อีกวิธีหนึ่งในการเรียนรู้ทางลัดของ Excel คือการดูรายการทางลัดเหล่านี้บนเว็บไซต์ของนักพัฒนา Excel แม้ว่า Excel เวอร์ชันของคุณจะไม่แสดงปุ่มลัด แต่ส่วนใหญ่ก็ยังใช้งานได้

สูตรเทียบกับฟังก์ชัน

ฟังก์ชันเป็นความสามารถในตัวของ Excel และใช้ในสูตร ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแทรกสูตรที่คำนวณผลรวมของตัวเลขในเซลล์ต่างๆ ของสเปรดชีต คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน SUM() เพื่อทำอย่างนั้นได้

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันนี้ (และฟังก์ชันอื่นๆ) เพิ่มเติมเล็กน้อยในบทความนี้

แถบสูตร

แถบสูตรคือพื้นที่ที่ปรากฏด้านล่าง Ribbon ใช้สำหรับสูตรและข้อมูล คุณป้อนข้อมูลในเซลล์และจะปรากฏในแถบสูตรด้วยหากคุณวางเมาส์ไว้ที่เซลล์นั้น

เมื่อเราอ้างอิงแถบสูตร แสดงว่าเราควรพิมพ์สูตรในจุดนั้นในขณะที่เลือกเซลล์ที่เหมาะสม (ซึ่งจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติหากคุณเลือกเซลล์และเริ่มพิมพ์)

การสร้างและจัดรูปแบบตัวอย่างเวิร์กชีต

มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยเวิร์กชีต Excel ของคุณ เราจะยกตัวอย่างขั้นตอนบางส่วนในบทความนี้เพื่อให้คุณสามารถลองใช้เองได้

สมุดงานเล่มแรก

การเริ่มต้นด้วยสมุดงานเปล่าจะเป็นประโยชน์ ดังนั้น เลือก ใหม่ . อาจแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันของ Excel แต่โดยทั่วไปจะอยู่ใน ไฟล์ พื้นที่

หมายเหตุ:  รูปภาพด้านบนระบุว่า เปิด ที่ด้านบนเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถไปที่ ใหม่ (ด้านซ้ายมือ ชี้ไปที่ลูกศรสีเขียว) จากที่ใดก็ได้ นี่คือภาพหน้าจอของ Excel ที่ใหม่กว่า

เมื่อคุณคลิก ใหม่ คุณมีแนวโน้มที่จะได้รับเทมเพลตตัวอย่างมากกว่า เทมเพลตอาจแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันต่างๆ ของ Excel แต่คุณควรได้รับตัวเลือกบางอย่าง

วิธีหนึ่งในการเรียนรู้วิธีการใช้ Excel คือการเล่นกับเทมเพลตเหล่านั้นและดูว่าอะไรทำให้พวกเขา "ติ๊ก" สำหรับบทความของเรา เราจะเริ่มด้วยเอกสารเปล่าและลองใช้ข้อมูลและสูตร เป็นต้น  

ดังนั้นไปข้างหน้าและเลือกตัวเลือกเอกสารเปล่า อินเทอร์เฟซจะแตกต่างกันไปในแต่ละเวอร์ชัน แต่ควรจะคล้ายกันมากพอที่จะเข้าใจแนวคิด อีกสักครู่เราจะดาวน์โหลดแผ่นงาน Excel ตัวอย่างอื่นด้วย

การใส่ข้อมูล

มีหลายวิธีในการรับข้อมูลลงในสเปรดชีตของคุณ (เวิร์กชีต) วิธีหนึ่งคือเพียงแค่พิมพ์สิ่งที่คุณต้องการในที่ที่คุณต้องการ เลือกเซลล์ที่ต้องการแล้วเริ่มพิมพ์

อีกวิธีหนึ่งคือการคัดลอกข้อมูลแล้ววางลงในสเปรดชีตของคุณ จริงอยู่ที่ หากคุณกำลังคัดลอกข้อมูลที่ไม่อยู่ในรูปแบบตาราง อาจมีความน่าสนใจเล็กน้อยว่าข้อมูลไปอยู่ที่ใดในเอกสารของคุณ แต่โชคดีที่เราสามารถแก้ไขเอกสารและคัดลอกและวางที่อื่นได้ตามต้องการ

คุณสามารถลองใช้วิธีการคัดลอก/วางตอนนี้โดยเลือกส่วนหนึ่งของบทความนี้ คัดลอก แล้ววางลงในสเปรดชีตเปล่าของคุณ

หลังจากเลือกส่วนของบทความและคัดลอกแล้ว ให้ไปที่สเปรดชีตของคุณแล้วคลิกเซลล์ที่ต้องการซึ่งคุณต้องการเริ่มวางและทำอย่างนั้น วิธีการที่แสดงด้านบนคือการใช้เมนูคลิกขวาแล้วเลือก “วาง” ในรูปแบบของไอคอน

เป็นไปได้ว่าคุณอาจได้รับข้อผิดพลาดเมื่อใช้วิธีการวางในตัวของ Excel แม้จะใช้วิธีอื่นๆ ในตัวของ Excel ก็ตาม โชคดีที่คำเตือนข้อผิดพลาด (ด้านบน) ช่วยชี้แนะแนวทางที่ถูกต้องในการรับข้อมูลที่คุณคัดลอกลงในชีต

เมื่อวางข้อมูล Excel จะตีความข้อมูลได้ดีทีเดียว ในตัวอย่างของเรา ฉันคัดลอกสองย่อหน้าแรกของส่วนนี้และ Excel นำเสนอเป็นสองแถว เนื่องจากมีช่องว่างจริงระหว่างย่อหน้า Excel จึงทำซ้ำสิ่งนั้นเช่นกัน (ด้วยแถวว่าง) หากคุณกำลังคัดลอกตาราง Excel จะทำซ้ำในแผ่นงานได้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ปุ่มใน Ribbon เพื่อวางได้ สำหรับคนที่มองเห็นสิ่งนี้มีประโยชน์จริงๆ ดังแสดงในภาพด้านล่าง

Excel บางเวอร์ชัน (โดยเฉพาะรุ่นเก่ากว่า) อนุญาตให้คุณนำเข้าข้อมูล (ซึ่งทำงานได้ดีที่สุดกับไฟล์ที่คล้ายกันหรือ CSV – ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค – ไฟล์) Excel รุ่นใหม่กว่าบางรุ่นไม่มีตัวเลือกนั้น แต่คุณยังสามารถเปิดไฟล์อื่นได้ (ไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้า) ให้ใช้ เลือกทั้งหมด แล้วคัดลอกและวางลงในสเปรดชีต Excel ของคุณ

เมื่อนำเข้าได้ โดยทั่วไปจะอยู่ภายใต้ ไฟล์ เมนู. ใน Excel เวอร์ชันใหม่ คุณอาจถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังส่วนติดต่อผู้ใช้แบบกราฟิกเพิ่มเติมเมื่อคุณคลิกที่ ไฟล์ . เพียงคลิกลูกศรที่ด้านบนซ้ายเพื่อกลับไปยังเวิร์กชีตของคุณ

ไฮเปอร์ลิงก์

การเชื่อมโยงหลายมิตินั้นค่อนข้างง่าย โดยเฉพาะเมื่อใช้ Ribbon คุณจะพบปุ่มไฮเปอร์ลิงก์ใต้ แทรก เมนูใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่า นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางทางลัดเช่น command-K .

การจัดรูปแบบข้อมูล (ตัวอย่าง:ตัวเลขและวันที่)

บางครั้งก็มีประโยชน์ในการจัดรูปแบบข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับตัวเลข ทำไม บางครั้งตัวเลขจะอยู่ในรูปแบบทั่วไปโดยอัตโนมัติ (ประเภทค่าเริ่มต้น) ซึ่งคล้ายกับรูปแบบข้อความมากกว่า แต่บ่อยครั้ง เราต้องการให้ตัวเลขของเราทำงานเป็นตัวเลข

อีกตัวอย่างคือวันที่ ซึ่งเราอาจต้องการจัดรูปแบบเพื่อให้แน่ใจว่าวันที่ทั้งหมดของเรามีความสอดคล้องกัน เช่น 20200101 หรือ 01/01/20 หรือรูปแบบใดก็ตามที่เราเลือกสำหรับรูปแบบวันที่ของเรา

คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกเพื่อจัดรูปแบบข้อมูลของคุณได้หลายวิธี ดังแสดงในภาพด้านล่าง

เมื่อคุณเข้าถึงได้แล้ว ให้พูดว่า หมายเลข รูปแบบ คุณจะมีหลายทางเลือก ตัวเลือกเหล่านี้จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณใช้วิธีคลิกขวา เมื่อคุณใช้ Ribbon ตัวเลือกของคุณจะอยู่ที่นั่นใน Ribbon ทุกอย่างขึ้นอยู่กับว่าง่ายกว่าสำหรับคุณ

ถ้าคุณใช้ Excel มาสักระยะหนึ่ง วิธีการคลิกขวาพร้อมกล่องโต้ตอบรูปแบบตัวเลขที่เป็นผลลัพธ์ (ที่แสดงด้านล่าง) อาจเข้าใจง่ายขึ้น ถ้าคุณใหม่กว่าหรือเห็นภาพมากขึ้น วิธี Ribbon อาจเหมาะสมกว่า (และใช้งานได้เร็วกว่ามาก) ทั้งสองมีตัวเลือกการจัดรูปแบบตัวเลขให้คุณ

ถ้าคุณพิมพ์อะไรที่คล้ายกับวันที่ Excel เวอร์ชันใหม่กว่าจะดีพอที่จะสะท้อนถึงสิ่งนั้นใน Ribbon ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

จาก Ribbon คุณสามารถเลือกรูปแบบสำหรับวันที่ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกวันที่แบบสั้นหรือวันที่แบบยาวได้ ไปข้างหน้าและลองใช้และดูผลลัพธ์ของคุณ

การจัดรูปแบบการนำเสนอ (ตัวอย่าง:การจัดแนวข้อความ)

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการทำความเข้าใจวิธีจัดแนวข้อมูลของคุณ ไม่ว่าคุณต้องการให้ทั้งหมดเรียงชิดซ้ายหรือขวา (หรือจัดชิดขอบ ฯลฯ) ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ผ่านทาง Ribbon

ดังที่คุณเห็นจากภาพด้านบน การจัดตำแหน่งข้อความ (เช่น ขวา ซ้าย ฯลฯ) จะอยู่ที่แถวที่สองของตัวเลือก Ribbon คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกการจัดตำแหน่งอื่นๆ (เช่น บน ล่าง) ใน Ribbon

นอกจากนี้ หากคุณสังเกตเห็น การจัดตำแหน่งสิ่งต่างๆ เช่น ตัวเลขอาจดูไม่ถูกต้องเมื่อจัดชิดซ้าย (โดยที่ข้อความดูดีกว่า) แต่จะดูดีขึ้นเมื่อจัดชิดขวา การจัดตำแหน่งจะคล้ายกันมากกับสิ่งที่คุณเห็นในแอปพลิเคชันประมวลผลคำ

คอลัมน์ &แถว

การทราบวิธีการทำงาน ตลอดจนการปรับความกว้างและขนาดของคอลัมน์และแถวจะเป็นประโยชน์ โชคดีที่เมื่อคุณคุ้นเคยกับมันแล้ว มันค่อนข้างง่ายที่จะทำ

มีสองส่วนในการเพิ่มหรือลบแถวหรือคอลัมน์ ส่วนแรกคือกระบวนการเลือก ส่วนอีกส่วนคือการคลิกขวาและเลือกตัวเลือกแทรกหรือลบ

จำข้อมูลที่เราคัดลอกจากบทความนี้และวางลงในแผ่นงาน Excel เปล่าของเราในตัวอย่างข้างต้นได้หรือไม่ เราอาจไม่ต้องการมันแล้ว ดังนั้นมันจึงเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบสำหรับกระบวนการลบแถว

จำก้าวแรกของเราได้ไหม เราต้องเลือกแถว ไปข้างหน้าและคลิกที่หมายเลขแถว (ทางด้านซ้ายของเซลล์บนซ้าย) และลากเมาส์ลงไปยังแถวด้านล่างที่คุณต้องการลบ ในกรณีนี้ เรากำลังเลือกสามแถว

จากนั้น ส่วนที่สองของขั้นตอนของเราคือคลิกที่ ลบแถว และดู Excel ลบแถวเหล่านั้น

กระบวนการแทรกแถวจะคล้ายกัน แต่คุณไม่จำเป็นต้องเลือกมากกว่าหนึ่งแถว Excel จะกำหนดตำแหน่งที่คุณคลิกคือตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกแถว

ในการเริ่มต้นกระบวนการ ให้คลิกหมายเลขแถวที่คุณต้องการให้อยู่ใต้แถวใหม่ สิ่งนี้จะบอก Excel ให้เลือกทั้งแถวสำหรับคุณ จากจุดที่คุณอยู่ Excel จะแทรกแถวด้านบนนั้น โดยคลิกขวาและเลือก แทรกแถว

ดังที่คุณเห็นด้านบน เราพิมพ์ 10 ในแถวที่ 10  จากนั้น หลังจากเลือก 10 (แถวที่ 10) คลิกขวาแล้วเลือก แทรกแถว , หมายเลข 10 ลงไปหนึ่งแถว. ส่งผลให้ 10 ตอนนี้อยู่ในแถวที่ 11  

นี่แสดงให้เห็นว่าแถวที่แทรกถูกวางไว้เหนือแถวที่เลือกอย่างไร ไปข้างหน้าและลองด้วยตัวคุณเอง เพื่อดูว่ากระบวนการแทรกทำงานอย่างไร

ถ้าคุณต้องการมากกว่าหนึ่งแถว คุณสามารถทำได้โดยเลือกมากกว่าหนึ่งแถวและสิ่งนี้จะบอก Excel ว่าคุณต้องการจำนวนเท่าใดและปริมาณนั้นจะถูกแทรกเหนือหมายเลขแถวที่เลือก

รูปภาพต่อไปนี้แสดงสิ่งนี้ในรูปแบบภาพ รวมถึงวิธีที่ 10 ลงไปสามแถว จำนวนแถวที่แทรก

การแทรกและการลบคอลัมน์โดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกัน ยกเว้นว่าคุณกำลังเลือกจากด้านบน (คอลัมน์) แทนที่จะเป็นด้านซ้าย (แถว)

ตัวกรองและรายการซ้ำ

เมื่อเรามีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องใช้งาน ข้อมูลดังกล่าวจะช่วยได้หากเรามีเคล็ดลับสองสามข้อเพื่อให้ทำงานกับข้อมูลนั้นได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีข้อมูลทางการเงินจำนวนมาก แต่คุณต้องดูเฉพาะข้อมูลเท่านั้น วิธีหนึ่งในการทำเช่นนั้นคือการใช้ “ตัวกรอง” ของ Excel

อันดับแรก ให้หาแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลจำนวนมากเพื่อให้เรามีบางอย่างที่จะทดสอบ (โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลทั้งหมดเอง) คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างดังกล่าวได้จาก Microsoft โปรดทราบว่านั่นคือลิงก์โดยตรงไปยังการดาวน์โหลด ดังนั้นไฟล์ตัวอย่าง Excel ควรเริ่มดาวน์โหลดทันทีเมื่อคุณคลิกที่ลิงก์นั้น

เมื่อได้เอกสารแล้ว มาดูปริมาณข้อมูลกัน ไม่น้อยใช่มั้ย? หมายเหตุ:รูปภาพด้านบนจะดูแตกต่างไปจากที่คุณมีในไฟล์ตัวอย่างเล็กน้อย ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติ

สมมติว่าคุณต้องการดูข้อมูลจากเยอรมนีเท่านั้น ใช้ตัวเลือก "ตัวกรอง" ใน Ribbon (ใต้ "หน้าแรก") โดยจะรวมกับตัวเลือก "จัดเรียง" ทางด้านขวา (ในเวอร์ชัน Excel ที่ใหม่กว่า)

ตอนนี้ บอก Excel ว่าต้องการตัวเลือกใด ในกรณีนี้ เรากำลังมองหาข้อมูลเกี่ยวกับประเทศเยอรมนีเป็นประเทศที่เลือก

คุณจะสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณเลือกตัวเลือกตัวกรอง ลูกศรแบบเลื่อนลงเล็กๆ จะปรากฏขึ้นในคอลัมน์ เมื่อเลือกลูกศรแล้ว คุณจะมีตัวเลือกมากมาย รวมถึงตัวเลือก "ตัวกรองข้อความ" ที่เราจะใช้ คุณมีตัวเลือกในการเรียงลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อย

เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลว่าทำไม Excel จึงรวมสิ่งเหล่านี้ไว้ใน Ribbon เนื่องจากตัวเลือกทั้งหมดเหล่านี้ปรากฏในรายการแบบดึงลง เราจะเลือก “เท่ากับ…” ใต้ “ตัวกรองข้อความ”

หลังจากที่เราเลือกสิ่งที่เราต้องการจะทำ (ในกรณีนี้คือ Filter) ให้ระบุข้อมูล/หลักเกณฑ์ เราต้องการดูข้อมูลทั้งหมดจากประเทศเยอรมนีเพื่อให้เป็นสิ่งที่เราพิมพ์ลงในช่อง จากนั้นคลิก “ตกลง”

คุณจะสังเกตเห็นว่าตอนนี้เราเห็นเฉพาะข้อมูลจากประเทศเยอรมนี ข้อมูลได้รับการกรองแล้ว ข้อมูลอื่นยังคงอยู่ที่นั่น มันถูกซ่อนจากการมองเห็นเท่านั้น จะมีเวลาที่คุณต้องการหยุดตัวกรองและดูข้อมูลทั้งหมด เพียงกลับไปที่เมนูแบบเลื่อนลงและเลือกล้างตัวกรองดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

บางครั้งคุณจะมีชุดข้อมูลที่มีข้อมูลที่ซ้ำกัน มันง่ายกว่ามากถ้าคุณมีข้อมูลเดียว ตัวอย่างเช่น เหตุใดคุณจึงต้องการบันทึกข้อมูลทางการเงินที่เหมือนกันทุกประการสองครั้ง (หรือมากกว่า) ในแผ่นงาน Excel ของคุณ

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างชุดข้อมูลที่มีข้อมูลบางส่วนซ้ำ (แสดงเป็นสีเหลือง)

หากต้องการลบรายการที่ซ้ำกัน (หรือมากกว่านั้นในกรณีนี้) ให้เริ่มโดยคลิกที่แถวใดแถวหนึ่งที่แสดงข้อมูลที่ซ้ำกัน (ที่มีข้อมูลที่ซ้ำกัน) ดังแสดงในภาพด้านล่าง

ไปที่แท็บหรือส่วน "ข้อมูล" จากนั้นคุณจะเห็นปุ่มบน Ribbon ที่ระบุว่า "ลบรายการที่ซ้ำกัน" คลิกเลย

ส่วนแรกของกระบวนการนี้จะแสดงกล่องโต้ตอบที่คล้ายกับที่คุณเห็นในภาพด้านล่าง อย่าปล่อยให้สิ่งนี้ทำให้คุณสับสน เป็นเพียงการถามคุณว่าคอลัมน์ใดที่จะดูเมื่อระบุข้อมูลที่ซ้ำกัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแถวหลายแถวที่มีชื่อและนามสกุลเหมือนกัน แต่โดยพื้นฐานแล้ว พูดไม่ชัดในคอลัมน์อื่นๆ (เช่น คัดลอก/วางจากเว็บไซต์ เป็นต้น) และคุณต้องการเฉพาะแถวที่ไม่ซ้ำกันสำหรับชื่อและนามสกุล คุณจะต้องเลือก คอลัมน์เหล่านั้นเพื่อไม่ให้คำที่ไม่มีความหมายที่ซ้ำกันจะไม่นำมาพิจารณาในการลบข้อมูลส่วนเกิน

ในกรณีนี้ เราปล่อยให้การเลือกเป็น "คอลัมน์ทั้งหมด" เนื่องจากเราสร้างแถวที่ซ้ำกันด้วยตนเอง เราจึงรู้ว่าคอลัมน์ทั้งหมดเหมือนกันทุกประการในตัวอย่างของเรา (คุณสามารถทำเช่นเดียวกันกับไฟล์ตัวอย่าง Excel และทดสอบได้)

หลังจากที่คุณคลิก "ตกลง" ในกล่องโต้ตอบด้านบน คุณจะเห็นผลลัพธ์ ในกรณีนี้ มีการระบุแถวสามแถวว่าตรงกัน และลบออกสองแถว

ตอนนี้ ข้อมูลผลลัพธ์ (แสดงด้านล่าง) ตรงกับข้อมูลที่เราเริ่มต้นก่อนที่เราจะดำเนินการเพิ่มและลบรายการที่ซ้ำกัน

คุณเพิ่งเรียนรู้เคล็ดลับสองสามข้อ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้องรับมือกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ไปข้างหน้าและลองใช้ปุ่มอื่นๆ ที่คุณเห็นบน Ribbon และดูว่าพวกเขาทำอะไร คุณยังสามารถทำสำเนาไฟล์ตัวอย่าง Excel ของคุณได้หากต้องการคงรูปแบบเดิมไว้ เปลี่ยนชื่อไฟล์ที่คุณดาวน์โหลดและดาวน์โหลดสำเนาใหม่อีกครั้ง หรือทำซ้ำไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

สิ่งที่ฉันทำคือทำซ้ำแท็บด้วยข้อมูลทางการเงินทั้งหมด (หลังจากคัดลอกไปยังไฟล์ตัวอย่างอื่นของฉัน ไฟล์ที่เราเริ่มต้นด้วยนั้นว่างเปล่า) และด้วยแท็บที่ซ้ำกัน ฉันมีสองเวอร์ชันให้เล่นตามใจชอบ คุณสามารถลองทำสิ่งนี้ได้โดยใช้การคลิกขวาบนแท็บและเลือก “ทำซ้ำ”

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ส่วนนี้ของบทความนี้รวมอยู่ในหัวข้อการสร้างเวิร์กบุ๊กเนื่องจากมีประโยชน์ในการแสดงผล หากดูซับซ้อนเล็กน้อยหรือคุณกำลังมองหาฟังก์ชันและสูตร ให้ข้ามส่วนนี้และกลับมาอ่านใหม่ได้ตามต้องการ

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมีประโยชน์หากคุณต้องการเน้นข้อมูลบางอย่าง ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ไฟล์ตัวอย่าง Excel (พร้อมข้อมูลทางการเงินทั้งหมด) และมองหา "ยอดขายรวม" ที่มีมูลค่ามากกว่า 25,000 เหรียญสหรัฐ

ในการทำเช่นนี้ ก่อนอื่นเราต้องเน้นกลุ่มเซลล์ที่เราต้องการประเมิน โปรดจำไว้ว่า คุณไม่ต้องการเน้นทั้งคอลัมน์หรือแถว คุณต้องการเน้นเฉพาะเซลล์ที่คุณต้องการประเมินเท่านั้น มิฉะนั้น เซลล์อื่นๆ (เช่น ส่วนหัว) จะได้รับการประเมินด้วย และคุณจะแปลกใจกับสิ่งที่ Excel ทำกับส่วนหัวเหล่านั้น (ตัวอย่าง)

ดังนั้น เราได้ไฮไลต์เซลล์ที่ต้องการแล้ว และตอนนี้เราคลิกที่ส่วน/กลุ่ม "หน้าแรก" แล้วคลิก "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข"

เมื่อเราคลิกที่ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ใน Ribbon เรามีตัวเลือกบางอย่าง ในกรณีนี้ เราต้องการเน้นเซลล์ที่มีมูลค่ามากกว่า $25,000 เพื่อให้เราเลือกได้ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

ตอนนี้เราจะเห็นกล่องโต้ตอบและเราสามารถพิมพ์ค่าในกล่อง เราพิมพ์ 25000 คุณไม่ต้องกังวลกับเครื่องหมายจุลภาคหรืออะไรทั้งนั้น และที่จริงแล้ว มันจะดีกว่าถ้าคุณแค่พิมพ์ตัวเลขดิบ

หลังจากที่เราคลิก "ตกลง" เราจะเห็นว่าฟิลด์ต่างๆ จะถูกระบายสีโดยอัตโนมัติตามที่เราเลือก (ทางด้านขวา) ในกล่องโต้ตอบ "มากกว่า" ด้านบน ในกรณีนี้ ให้ “เติมสีแดงอ่อนด้วยข้อความสีแดงเข้ม) เราสามารถเลือกตัวเลือกการแสดงผลอื่นได้เช่นกัน

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูข้อมูลที่สำคัญสำหรับโครงการใดโครงการหนึ่งโดยสรุป ในกรณีนี้ เราจะเห็น “กลุ่ม” (ตามที่อ้างถึงในไฟล์ตัวอย่าง Excel) ที่มียอดขายรวมเกิน $25,000

การทำงานกับสูตรและฟังก์ชัน

การเรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชันใน Excel มีประโยชน์มาก เป็นความกล้าพื้นฐานของสูตร หากคุณต้องการดูรายการฟังก์ชันเพื่อให้ทราบว่ามีอะไรบ้าง ให้คลิกที่เมนู/กลุ่ม "แทรก" จากนั้นเลือก "ฟังก์ชัน/ฟังก์ชัน" ที่ด้านซ้ายสุด

แม้ว่าจุดประสงค์ของปุ่มนี้ใน Excel Ribbon คือการแทรกฟังก์ชันจริง (ซึ่งสามารถทำได้โดยการพิมพ์ในแถบสูตร เริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับแล้วเริ่มพิมพ์ฟังก์ชันที่ต้องการ) เราก็สามารถใช้สิ่งนี้ได้เช่นกัน เพื่อดูว่ามีอะไรบ้าง คุณสามารถเลื่อนดูฟังก์ชันต่างๆ เพื่อรับแนวคิดว่าคุณสามารถใช้อะไรในสูตรของคุณได้

จริงอยู่ที่มันมีประโยชน์มากเช่นกันที่จะลองใช้พวกเขาและดูว่าพวกเขาทำอะไร คุณสามารถเลือกกลุ่มที่ต้องการอ่านได้โดยเลือกหมวดหมู่ เช่น "ใช้ทั่วไป" สำหรับรายการฟังก์ชันที่สั้นกว่าแต่เป็นรายการที่มักใช้ (และสำหรับฟังก์ชันบางรายการจะกล่าวถึงในบทความนี้)

เราจะใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ในตัวอย่างของสูตรที่เราพูดถึงในบทความนี้

ความเท่าเทียมกัน = ลงชื่อ

เครื่องหมายเท่ากับ ( =) มีความสำคัญมากใน Excel มันมีบทบาทสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของสูตร โดยทั่วไป คุณไม่มีสูตรโดยไม่ต้องนำหน้าด้วยเครื่องหมายเท่ากับ และหากไม่มีสูตร ก็เป็นเพียงข้อมูล (หรือข้อความ) ที่คุณป้อนในเซลล์นั้น

ดังนั้น โปรดจำไว้ว่า ก่อนที่คุณจะขอให้ Excel คำนวณหรือดำเนินการใดๆ ให้กับคุณโดยอัตโนมัติ คุณต้องพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ ( =) ลงในเซลล์

หากคุณใส่เครื่องหมาย $ แสดงว่า Excel จะไม่ย้ายสูตร โดยปกติ การปรับสูตรอัตโนมัติ (โดยใช้สิ่งที่เรียกว่าการอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์) การเปลี่ยนแปลงในเวิร์กชีตเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ แต่บางครั้งคุณอาจไม่ต้องการและด้วยเครื่องหมาย $ นั้น คุณจะสามารถบอก Excel ได้ คุณเพียงแค่ใส่ $ หน้าตัวอักษรและหมายเลขของการอ้างอิงเซลล์

ดังนั้นการอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์ของ D25 จึงกลายเป็น $D$25 หากส่วนนี้ทำให้สับสนก็ไม่ต้องกังวลไป คุณสามารถกลับมาใช้งานได้ (หรือเล่นกับสมุดงาน Excel เปล่า)

เครื่องหมายอัศจรรย์>> &

เครื่องหมายและ ( &) คือ "เครื่องมือ" สูตรเล็กๆ น้อยๆ ที่ให้คุณรวมเซลล์ได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีคอลัมน์สำหรับชื่อและคอลัมน์อื่นสำหรับนามสกุล และคุณต้องการสร้างคอลัมน์สำหรับชื่อเต็ม คุณสามารถใช้ &เพื่อทำเช่นนั้นได้

มาลองใช้กันในเวิร์กชีต Excel สำหรับตัวอย่างนี้ ลองใช้แผ่นเปล่าเพื่อที่เราจะไม่รบกวนโครงการอื่น ไปข้างหน้าและพิมพ์ชื่อของคุณใน A1 และพิมพ์นามสกุลของคุณใน B1 ในการรวมเข้าด้วยกัน ให้คลิกเมาส์ของคุณบนเซลล์ C1 แล้วพิมพ์สูตรนี้:  =A1 &“ “ &B1 . โปรดใช้เฉพาะส่วนที่เป็นตัวเอียงเท่านั้น อย่าใช้ส่วนที่เหลือ (เช่น อย่าใช้จุด)

คุณเห็นอะไรใน C1? คุณควรเห็นชื่อเต็มของคุณมีช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุลของคุณตามปกติในการพิมพ์ชื่อเต็มของคุณ ส่วน &“ “ &ของสูตรคือสิ่งที่สร้างช่องว่างนั้น หากคุณไม่ได้ใส่ “ “ คุณจะมีชื่อและนามสกุลของคุณโดยไม่มีช่องว่างระหว่างพวกเขา (ไปข้างหน้าและลองใช้ถ้าคุณต้องการเห็นผล)

สูตรอื่นที่คล้ายคลึงกันใช้ CONCAT แต่เราจะเรียนรู้เพิ่มเติมในภายหลัง ในตอนนี้ ให้จำไว้ว่าเครื่องหมายและ ( &) ทำอะไรให้คุณได้บ้าง เพราะเคล็ดลับเล็กน้อยนี้มีประโยชน์ในหลายสถานการณ์

ฟังก์ชัน SUM()

ฟังก์ชัน SUM() มีประโยชน์มากและทำตามที่อธิบายไว้ จะเพิ่มตัวเลขที่คุณบอกให้ Excel รวมและให้ผลรวมของค่าต่างๆ แก่คุณ คุณสามารถทำเช่นนี้ได้หลายวิธี

เราเริ่มต้นด้วยการพิมพ์ตัวเลขบางส่วน ดังนั้นเราจึงมีข้อมูลบางส่วนที่จะใช้งานในการใช้ฟังก์ชันนี้ เราเพียงแค่ใช้ 1, 2, 3, 4, 5 และเริ่มต้นใน A1 และพิมพ์ในแต่ละเซลล์ลงไปที่ A5

ในการใช้ฟังก์ชัน SUM() ให้เริ่มต้นด้วยการคลิกในเซลล์ที่ต้องการ ในกรณีนี้ เราใช้ A6 และพิมพ์ =SUM( ในแถบสูตร ในตัวอย่างนี้ ให้หยุดเมื่อคุณไปที่ “(” ตัวแรก ตอนนี้ ให้คลิกใน A1 (เซลล์บนสุด) แล้วลากเมาส์ไปที่ A5 (หรือเซลล์ล่างสุดที่คุณต้องการรวม) จากนั้นกลับไปที่แถบสูตรแล้วพิมพ์การปิด ")"  ไม่ต้องใส่จุด หรือเครื่องหมายคำพูดและวงเล็บเท่านั้น 

อีกวิธีหนึ่งในการใช้ฟังก์ชันนี้คือการพิมพ์ข้อมูลในแถบสูตรด้วยตนเอง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณมีตัวเลขค่อนข้างน้อยและการเลื่อนเพื่อคว้ามันค่อนข้างยาก เริ่มวิธีนี้ด้วยวิธีเดียวกับที่คุณทำกับตัวอย่างด้านบนโดยใช้ “=SUM(.”

จากนั้นพิมพ์การอ้างอิงเซลล์บนสุดของเซลล์ ในกรณีนี้ นั่นคือ A1 รวมเครื่องหมายทวิภาค ( :) แล้วพิมพ์การอ้างอิงเซลล์ที่อยู่ด้านล่างสุดของเซลล์ ในกรณีนี้ จะเป็น A5

ฟังก์ชัน AVERAGE()

เกิดอะไรขึ้นถ้าคุณต้องการหาว่าค่าเฉลี่ยของกลุ่มตัวเลขคืออะไร? คุณสามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยฟังก์ชัน AVERAGE() คุณจะสังเกตได้ในขั้นตอนด้านล่างว่าโดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกับฟังก์ชัน SUM() ด้านบน แต่มีฟังก์ชันอื่น

ด้วยเหตุนี้ เราจึงเริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ที่เราต้องการใช้สำหรับผลลัพธ์ (ในกรณีนี้คือ A6) จากนั้นเริ่มพิมพ์ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ ( =) และคำว่า AVERAGE คุณจะสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณเริ่มพิมพ์ คุณจะได้รับคำแนะนำและสามารถคลิก AVERAGE แทนการพิมพ์คำเต็มได้หากต้องการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวงเล็บเปิดในสูตรของคุณ ก่อนที่เราจะเพิ่มช่วงเซลล์ของเรา มิฉะนั้น คุณจะได้รับข้อผิดพลาด

ตอนนี้เรามี “=AVERAGE(“ พิมพ์ในเซลล์ A6 ของเราแล้ว (หรือเซลล์ใดก็ตามที่คุณใช้สำหรับผลลัพธ์) เราสามารถเลือกช่วงเซลล์ที่เราต้องการใช้ ในกรณีนี้ เราใช้ A1 ถึง A5  

โปรดทราบว่าคุณสามารถพิมพ์ด้วยตนเองแทนที่จะใช้เมาส์เพื่อเลือกช่วง หากคุณมีชุดข้อมูลขนาดใหญ่ การพิมพ์ในช่วงนั้นน่าจะง่ายกว่าการเลื่อนที่จะต้องเลือก แต่แน่นอนว่ามันขึ้นอยู่กับคุณ

ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นเพียงพิมพ์วงเล็บปิด ")" แล้วคุณจะได้รับค่าเฉลี่ยของตัวเลขห้าตัว อย่างที่คุณเห็น กระบวนการนี้คล้ายกับกระบวนการ SUM() และฟังก์ชันอื่นๆ มาก เมื่อคุณคุ้นเคยกับฟังก์ชันหนึ่งแล้ว ฟังก์ชันอื่นๆ จะง่ายขึ้น

ฟังก์ชัน COUNTIF()

สมมติว่าเราต้องการนับจำนวนครั้งที่จำนวนหนึ่งปรากฏในชุดข้อมูล ขั้นแรก มาเตรียมไฟล์ของเราสำหรับฟังก์ชั่นนี้กันก่อน เพื่อที่เราจะได้มีอะไรมานับ ลบสูตรใด ๆ ที่คุณอาจมีใน A6 ตอนนี้ ให้คัดลอก A1 ถึง A5 แล้ววางโดยเริ่มใน A6 หรือเพียงพิมพ์ตัวเลขเดียวกันในเซลล์ที่เลื่อนลงมาโดยเริ่มจาก A6 และค่า 1 แล้วตามด้วย A7 ด้วย 2 เป็นต้น

ตอนนี้ ใน A11 มาเริ่มฟังก์ชัน/สูตรของเรากัน ในกรณีนี้ เราจะพิมพ์ “=COUNTIF(.”  จากนั้นเราจะเลือกเซลล์ A1 ถึง A10

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพิมพ์หรือเลือก “COUNTIF” และไม่ใช่หนึ่งในฟังก์ชันที่เหมือน COUNT อื่นๆ มิฉะนั้นเราจะไม่ได้ผลลัพธ์แบบเดียวกัน

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( &) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function. Go ahead and try it, using our same example.

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note:This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT(). That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula. In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”). This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”).

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell. Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1.

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks. The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file. Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel. You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here:

If you do not receive that response, that is ok. You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs. You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.