ผมค่อนข้างคิดมากกับการสำรองข้อมูล (Backup) นอกจากใช้ Dropbox สำรองบนคลาวด์ และ Genie Timeline สำรองข้อมูลไปฮาร์ดดิสก์ภายนอกแบบ Incremental ผมยังเก็บสำเนาข้อมูลล่าสุดทั้งหมดบนฮาร์ดดิสก์ภายนอกอีกตัวด้วย Microsoft SyncToy
ตั้งค่า SyncToy เพื่อสำรอง/ซิงค์ไฟล์
การตั้งค่า SyncToy ไม่ยุ่งยากมาก แต่อย่างจำเป็นต้องใส่ใจว่าต้องการให้ซิงค์ทำงานอย่างไร มิฉะนั้นอาจลบข้อมูลทั้งหมด!
SyncToy ใช้วิธีซิงค์ใหม่เรียกว่า Folder Pairs (คู่โฟลเดอร์) แทนที่จะกำหนดตัวเลือกซิงค์กว้างๆ แล้วเลือกโฟลเดอร์แต่ละตัว สามารถตัดสินใจแบบแยกส่วน (Piecemeal) ได้ว่า ต้องการซิงค์โฟลเดอร์ไหน และจะซิงค์แบบไหน
หลังดาวน์โหลดและติดตั้ง ให้เปิดโปรแกรม และคลิก "Create New Folder Pair"
เลือกโฟลเดอร์ (ขั้นตอนที่ 1)
หน้าถัดไป เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการซิงค์
ก่อนอื่น "Left Folder" โดยทั่วไปคือ "Base Folder" (โฟลเดอร์ฐาน) หมายถึง คุณจะทำ การเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่ ในโฟลเดอร์นี้ และซิงค์การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นไปที่อื่น ในกรณีของผม "Base Folder" คือโฟลเดอร์ "Documents"
"Right Folder" คือโฟลเดอร์ที่ต้องการให้ข้อมูลซิงค์ไป ในกรณีของผม คือโฟลเดอร์ "Documents" บนฮาร์ดดิสก์ภายนอก (H:\)
การกระทำซิงค์ (Sync Action - ขั้นตอนที่ 2)
ขั้นตอนนี้ซับซ้อนที่สุด และจะกำหนดว่า SyncToy จะทำงานอย่างไร
ในเวอร์ชัน 2.0 มีตัวเลือกซิงค์ 3 แบบ: Synchronize, Echo และ Contribute
Synchronize: การกระทำนี้จะ Mirror (กระจก) โฟลเดอร์สองตัว (Left และ Right) เก็บการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของไฟล์ในทั้งสองโฟลเดอร์ ไฟล์ใหม่และที่อัปเดตจะถูกคัดลอกทั้งสองทาง การเปลี่ยนชื่อและลบในด้านหนึ่งจะทำซ้ำอีกด้าน โฟลเดอร์ใหม่และที่ลบก็จะแพร่กระจายทั้งสองทาง สรุปคือ ให้ฟังก์ชัน "ซิงค์" มาตรฐาน (เหมือน Dropbox) เหมาะสำหรับสถานการณ์ที่อัปเดตไฟล์และโฟลเดอร์บนอุปกรณ์ 2 ชุดบ่อยครั้ง
Echo: การกระทำนี้จะ Mirror โฟลเดอร์ Right ให้เป็นภาพสะท้อนที่ตรงกันทุกประการของโฟลเดอร์ Left การเปลี่ยนแปลงใน Left จะซิงค์และสะท้อนใน Right ส่วนการเปลี่ยนแปลงใน Right จะถูกลบเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของภาพสะท้อน นี่คือการกระทำซิงค์ที่ควรใช้ หากต้องการเพียงสำรองข้อมูลจาก Left Folder ไป Right Folder
Contribute: การกระทำนี้จะเพิ่มการเปลี่ยนแปลงจาก Left Folder ไป Right Folder ไฟล์ใหม่และที่อัปเดตจะถูกคัดลอกจาก Left ไป Right คล้าย Echo แต่ความแตกต่างสำคัญคือ ไม่มีการลบอะไรใน Right Folder (ต่างจาก Echo)
สรุป: หากต้องการให้อุปกรณ์ 2 ชุดซิงค์กันสมบูรณ์ ใช้ Synchronize หากต้องการให้ชุดข้อมูลหนึ่งถูกสำรอง ใช้ Echo หรือ Contribute
ตั้งชื่อการกระทำซิงค์ (ขั้นตอนที่ 3)
สุดท้าย ต้องตั้งชื่อให้การกระทำซิงค์ที่เพิ่งสร้าง
เปลี่ยนการตั้งค่า (Change Settings)
หลังสร้างการกระทำซิงค์แล้ว สามารถแก้ไขได้โดยคลิก "Change Action…" และเปลี่ยนตัวเลือกซิงค์ได้โดยคลิก "Change Options…"
สามารถเปลี่ยนตัวเลือกหลายอย่าง ได้ปรับแต่งการตั้งค่ารวมถึงโฟลเดอร์เฉพาะที่ต้องการ Exclude (ยกเว้น)
รันการกระทำซิงค์ (Running the Sync Action)
เมื่อสร้างการกระทำซิงค์แล้ว สามารถรันได้โดยคลิก "Preview" หรือ "Run" เพื่อเริ่มการกระทำซิงค์
คลิก Preview จะแสดงการเปลี่ยนแปลง (การลบ การเขียนทับ การเปลี่ยนชื่อ และการสร้าง) ที่จะเกิดกับไฟล์และโฟลเดอร์ใน Folder Pair และ Run จะเริ่มกระบวนการอัตโนมัติ แนะนำให้คลิก Preview และตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นไปตามที่คาดหรือไม่
เนื่องจากนี่คือครั้งแรกที่รันซิงค์ มีไฟล์ใหม่ 6,735 ไฟล์ และโฟลเดอร์ 916 โฟลเดอร์ที่จะถูกสร้าง ในครั้งต่อๆ ไป จะมีการลบ เขียนทับ และเปลี่ยนชื่อมากขึ้น
หากพอใจ กด "Run"
ขึ้นอยู่กับจำนวนไฟล์และโฟลเดอร์ที่จะเปลี่ยนแปลง อาจใช้เวลานาน למדי
เสร็จแล้ว สามารถรันโปรแกรมนี้บ่อยครั้งเท่าที่ต้องการ เพื่อเก็บข้อมูลสำรองไว้
สรุป
แหล่งรายได้หลักของ Microsoft คือ Office และ Windows แต่มีอัญมณีหลายอย่าง เช่น SyncToy ที่มักถูกมองข้าม แต่ให้โซลูชันฟรีและง่ายสำหรับปัญหาที่ยาก
SyncToy เป็นโปรแกรมที่หลากหลาย สามารถซิงค์ข้อมูลไม่จำกัดปริมาณระหว่าง 2 แหล่ง ในบทความหน้า จะ रूपร่างวิธีที่ผมใช้ SyncToy รักษา Netbook และ Desktop ให้ซิงค์กัน
คุณจะใช้ SyncToy อย่างไร?
