บางครั้งเมื่อคุณดาวน์โหลดเอกสารจากอินเทอร์เน็ต คุณจะสังเกตว่ามันมาในรูปแบบ .PDF คุณอาจสังเกตอีกว่ามันยาก (ถ้าไม่ใช่เป็นไปไม่ได้!) ที่จะแก้ไข และต้องใช้โปรแกรมอ่านของตัวเอง สำหรับผู้ใช้ใหม่ สิ่งนี้อาจดูเหมือนการเลือกประเภทไฟล์เอกสารที่สับสน ทำไมคนถึงใช้ไฟล์ PDF? ไฟล์ .DOCX จะดีกว่าไหม?
จริงๆ แล้ว ไฟล์ PDF มีประโยชน์มากในสิ่งที่มันทำ! มันเป็นวิธีส่งเอกสารดิจิทัลมานานแล้ว และไม่มี跡象 (sign) ว่าจะหายไปเร็วๆ นี้ ดังนั้น ทำไมคนถึงใช้ไฟล์ PDF เมื่อส่งเอกสาร และคุณสามารถใช้ได้อย่างไรในชีวิตประจำวัน?
ข้อดีของไฟล์ PDF
เพื่ออธิบาย มาเริ่มที่คำถาม "ไฟล์ .DOCX จะดีกว่าหรือไม่" ปัญหาที่นี่คือการสมมติว่าทุกคนจะยอมใช้ไฟล์ DOCX บนอุปกรณ์ของพวกเขา DOCX คือนามสกุลไฟล์ที่มาจาก Microsoft Word หากคนอื่นต้องการเปิดเอกสาร พวกเขาต้องใช้ Word หรือ text editor ที่เปิด/นำเข้าไฟล์ DOCX ได้ แม้จะทำได้ การจัดรูปแบบอาจสับสนในกระบวนการ ทำให้ยากที่จะมั่นใจว่าทุกคนอ่านเอกสารได้
ขอบคุณที่ระบบปฏิบัติการหลายระบบมีการสนับสนุนเต็มรูปแบบสำหรับเอกสาร PDF หมายถึงเราไม่ต้องสร้างเอกสารเฉพาะสำหรับผู้ใช้ Windows, iOS, Linux — เราสามารถใส่ในไฟล์ PDF และทุกคนอ่านได้
เมื่อไหร่ควรใช้รูปแบบ .PDF
ดังนั้น เวลาที่ดีที่สุดในการใช้ไฟล์ PDF คือเมื่อคุณไม่รู้ว่าไฟล์จะถูกเปิดในระบบปฏิบัติการอะไร สมมติว่าคุณเขียนคู่มือสำหรับเว็บไซต์ให้ผู้ใช้ดาวน์โหลด เว็บไซต์นี้อาจมีผู้เยี่ยมชมจาก Windows, iOS, Linux และมือถือ ดังนั้นเราต้องรองรับความต้องการทุกคน ในกรณีนี้ การใช้รูปแบบ .PDF ทำให้ทุกคนพอใจโดยไม่ทำให้ซับซ้อน
ดีกว่านั้น เมื่อคนดาวน์โหลดคู่มือ มันสามารถเปิดอัตโนมัติภายในเบราว์เซอร์ของผู้ใช้ เบราว์เซอร์อย่าง Chrome และ Firefox มี PDF viewer built-in ดังนั้นคนสามารถอ่านเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็วและง่าย
มันยอดเยี่ยมเช่นกันเมื่อคุณส่งเอกสารทางอีเมล เมื่อคุณต้องการส่งเอกสาร (อย่างประวัติส่วนตัว) ให้ใคร คุณอาจใช้ไฟล์ DOCX นี่อาจโอเคหากผู้รับอยู่บน PC แตถ้าพวกเขาออกไปข้างนอกบนโทรศัพท์ อาจยากที่จะอ่านเอกสาร ในสถานการณ์นี้ คุณอาจอยากแนบไฟล์ PDF ไปด้วยเพื่อครอบคลุมทุกกรณี
ข้อเสียของรูปแบบ .PDF
หากใครส่งเอกสารในรูปแบบ .PDF ให้คุณ และคุณต้องการแก้ไข คุณได้ประสบข้อเสียหลักหนึ่งแล้ว! เพื่อแสดงบนระบบปฏิบัติการหลายระบบ ไฟล์ PDF คล้ายการจับภาพดิจิทัล (digital capture) ของเอกสารต้นฉบับมากกว่าเอกสารจริง การแก้ไขไฟล์ DOCX เทียบกับ PDF คล้ายการแก้ไขข้อความบนกระดานไวท์บอร์ด เทียบกับแก้ไขรูปถ่ายของกระดานนั้น เป็นไปได้ แตยุ่งยากกว่ามาก!
เมื่อไหร่ไม่ควรใช้รูปแบบ .PDF
อย่าใช้รูปแบบ .PDF เมื่อคุณต้องการ "live document" ที่คนอื่นแก้ไขได้ คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ที่แก้ไขได้ใน PDF แตสำหรับการแก้ไขเต็มรูปแบบ รูปแบบ .PDF ไม่เหมาะสม หวังว่าหากคุณทำงานกับผู้อื่น คุณจะรู้ระบบปฏิบัติการที่พวกเขาใช้ และตกลงกันในประเภทไฟล์ที่เหมาะกับทุกคน อย่างน้อย ทุกคนสามารถใช้บริการเอกสารบนคลาวด์ เช่น Google Docs เก็บ PDF ไว้สำหรับเมื่อคุณต้องการให้ทุกคน อ่าน เอกสาร อย่าใช้เมื่อทุกคนควร แก้ไข ได้
การตัดสินใจเรื่องเอกสาร (Document Decisions)
เนื่องจากต่างจากเอกสารอื่นๆ มาก การที่รูปแบบ .PDF ถูกใช้งานอาจสับสน ตอนนี้คุณรู้ว่าทำไมและว่ามันถูกใช้อย่างไร รวมถึงกรณีที่ควรหลีกเลี่ยง
คุณใช้ไฟล์ PDF ในชีวิตประจำวันบ่อยแค่ไหน? บอกเราได้ด้านล่าง!
