บางครั้ง เมื่อคุณดาวน์โหลดเอกสารจากอินเทอร์เน็ต คุณจะสังเกตเห็นว่าเอกสารมาในรูปแบบ .PDF คุณอาจสังเกตเห็นด้วยว่าการแก้ไขนั้นยาก (หากไม่เป็นไปไม่ได้!) และต้องใช้โปรแกรมอ่านของตัวเองในการเปิด สำหรับผู้ใช้ใหม่ อาจดูเหมือนการเลือกประเภทไฟล์เอกสารที่สับสน ทำไมผู้คนถึงใช้ไฟล์ PDF? ไฟล์ .DOCX จะดีกว่าไหม
อันที่จริง ไฟล์ PDF มีประโยชน์มากในสิ่งที่พวกเขาทำ! เป็นวิธีการส่งเอกสารแบบดิจิทัลมาช้านานแล้ว และไม่เห็นวี่แววของจะหายไปในเร็วๆ นี้ เหตุใดผู้คนจึงใช้ไฟล์ PDF เมื่อส่งเอกสาร และคุณใช้ที่ไหนในชีวิตประจำวันได้
ประโยชน์ของไฟล์ PDF
เพื่ออธิบาย ให้กลับไปที่คำถาม "จะไม่ไฟล์ .DOCX ดีกว่า ปัญหาอยู่ที่สมมติว่าทุกคนสามารถใช้ไฟล์ DOCX บนอุปกรณ์ของตนได้ DOCX เป็นนามสกุลไฟล์ที่มาจาก Microsoft Word ถ้าคนอื่นต้องการเปิดเอกสาร พวกเขาจำเป็นต้องใช้ Word หรือใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความที่สามารถเปิด/นำเข้าไฟล์ DOCX ได้ แม้ว่าจะทำได้ แต่การจัดรูปแบบอาจสับสนในกระบวนการ การทำเช่นนี้จะทำให้ทุกคนสามารถอ่านเอกสารได้ค่อนข้างยุ่งยาก
โชคดีที่ระบบปฏิบัติการจำนวนมากรองรับเอกสาร PDF ได้อย่างเต็มที่ ซึ่งหมายความว่าเราไม่ต้องสร้างเอกสารสำหรับผู้ใช้ Microsoft Windows โดยเฉพาะ สำหรับ iOS และสำหรับ Linux เราสามารถใส่ลงในไฟล์ PDF และทุกคนสามารถอ่านได้
เมื่อใดควรใช้รูปแบบ .PDF
ดังนั้น เวลาที่ดีที่สุดในการใช้ไฟล์ PDF คือเมื่อคุณไม่รู้ว่าไฟล์นั้นจะเปิดขึ้นในระบบปฏิบัติการใด สมมติว่าคุณกำลังเขียนคู่มือสำหรับเว็บไซต์ให้ผู้ใช้ดาวน์โหลด เว็บไซต์นี้สามารถเข้าชมได้โดยผู้ใช้ Windows, iOS, Linux และอุปกรณ์มือถือ ดังนั้นเราจึงต้องรองรับความต้องการของทุกคน ในกรณีนี้ การใช้รูปแบบ .PDF จะทำให้ทุกคนพอใจโดยไม่ทำให้ทุกอย่างซับซ้อน
ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อมีคนดาวน์โหลดคู่มือ ก็สามารถเปิดได้โดยอัตโนมัติภายในเบราว์เซอร์ของผู้ใช้ เบราว์เซอร์ เช่น Chrome และ Firefox มีโปรแกรมอ่าน PDF ในตัว ดังนั้นผู้คนจึงสามารถอ่านเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
นอกจากนี้ยังเป็นการดีเมื่อคุณส่งเอกสารทางอีเมล เมื่อคุณต้องการส่งเอกสาร (เช่น ประวัติย่อของคุณ) ให้ผู้อื่น คุณสามารถใช้ไฟล์ DOCX เพื่อดำเนินการนี้ได้ ซึ่งอาจเป็นเรื่องปกติหากผู้รับใช้พีซี แต่ถ้าพวกเขาอยู่ข้างนอกและอยู่บนโทรศัพท์ อาจเป็นเรื่องยากสำหรับพวกเขาที่จะอ่านเอกสาร ในสถานการณ์นี้ คุณอาจต้องการแนบเวอร์ชัน PDF เพื่อให้ครอบคลุมทุกฐาน
ข้อเสียของรูปแบบ .PDF
หากมีใครเคยส่งเอกสารในรูปแบบ .PDF ให้กับคุณ และคุณต้องการแก้ไข แสดงว่าคุณเคยเจอข้อเสียที่สำคัญข้อหนึ่งแล้ว! เพื่อให้แสดงบนระบบปฏิบัติการหลายระบบ ไฟล์ PDF เปรียบเสมือนการจับภาพดิจิทัลของเอกสารต้นฉบับมากกว่าไฟล์จริง ดังนั้น การแก้ไขไฟล์ DOCX กับไฟล์ PDF จึงเหมือนกับการแก้ไขข้อความบนไวท์บอร์ดกับการแก้ไขรูปภาพของไวท์บอร์ดดังกล่าว เป็นไปได้ แต่ยากกว่ามาก!
เมื่อไม่ต้องการใช้รูปแบบ .PDF
อย่าใช้รูปแบบ .PDF เมื่อคุณต้องการ "เอกสารสด" ที่ผู้อื่นสามารถแก้ไขได้ คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ที่แก้ไขได้ลงในไฟล์ PDF แต่สำหรับการแก้ไขแบบเต็มรูปแบบ .PDF นั้นไม่เหมาะ หวังว่า หากคุณกำลังทำงานกับผู้อื่น คุณจะรู้ว่าพวกเขากำลังใช้ระบบปฏิบัติการใด และสามารถยอมรับประเภทไฟล์ที่เหมาะกับทุกคน อย่างน้อยที่สุด ทุกคนสามารถใช้บริการเอกสารบนคลาวด์ได้ เช่น Google Docs บันทึก PDF เมื่อคุณต้องการให้ทุกคนสามารถอ่าน เอกสาร; ห้ามใช้เมื่อทุกคนสามารถแก้ไข .ได้ มัน.
การตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสาร
เนื่องจากแตกต่างจากเอกสารอื่นๆ จึงอาจสร้างความสับสนว่าทำไมจึงใช้รูปแบบ .PDF เลย ตอนนี้คุณทราบสาเหตุและวิธีการใช้แล้ว รวมถึงบางกรณีที่ควรปล่อยทิ้งไว้
คุณใช้ไฟล์ PDF ในชีวิตประจำวันมากแค่ไหน? บอกเราด้านล่าง!
