วิธีบีบอัดและลดขนาดของเอกสาร Word

ไม่จำเป็นต้องย้ำว่า Microsoft Word มีความสำคัญเพียงใด เอกสาร Word มีการใช้งานเกือบทุกที่ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่เราจะต้องแน่ใจว่าเอกสารเหล่านั้นสามารถใช้งานได้ตลอดเวลา ปัญหาหนึ่งที่ผู้คนอาจพบเจอกับเอกสาร Word คือขนาดไฟล์ของพวกเขา มันอาจจะใหญ่เกินไปในบางครั้ง แม้ว่าจะไม่ใช่ปัญหาที่ผู้คนพบเจอบ่อยนัก แต่ก็ช่วยให้รู้ว่าคุณควรทำอย่างไรหากคุณต้องการลดขนาดเอกสารคำของคุณ ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะพูดถึงมาตรการทั้งหมดที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อลดขนาดไฟล์ของเอกสารคำของคุณ

จะลดขนาดไฟล์ของเอกสาร Word ได้อย่างไร

นี่คือทั้งหมดที่คุณทำได้เพื่อบีบอัดและลดขนาดเอกสาร Word ของคุณ

1. บีบอัดรูปภาพในเอกสาร
2. ห้ามฝังฟอนต์
3. บันทึกเป็นไฟล์ .docx
4. อย่าเก็บภาพขนาดย่อสำหรับเอกสารของคุณ

1] บีบอัดรูปภาพในเอกสาร

มีพื้นที่ว่างในไดรฟ์มากเท่านั้นที่คำในเอกสารอาจกินเนื้อที่ เป็นรูปภาพที่คุณอัปโหลดในเอกสารของคุณซึ่งกินพื้นที่ วิธีการแก้ไขคือบีบอัดภาพเหล่านี้ วิธีบีบอัดรายการสื่อใน MS Word มีดังนี้

• คลิกที่รูปภาพในเอกสารของคุณ
• เมื่อเลือกแล้ว ชุดตัวเลือกการจัดรูปแบบรูปภาพจะปรากฏขึ้นบนทาสก์บาร์ของ Word ในนั้นคุณจะเห็นตัวเลือกตามชื่อปรับซึ่งมีการตั้งค่าให้บีบอัดรูปภาพ คลิกเลย
• จะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบขนาดเล็กที่แยกจากกัน สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือยกเลิกการเลือก Apply only to this picture box เพราะในการลดขนาดอย่างมีประสิทธิภาพ เราจะต้องนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้กับรูปภาพทั้งหมดในเอกสาร
• เลือกกล่องลบพื้นที่ครอบตัดของรูปภาพไว้ โปรดทราบว่าพื้นที่ที่ถูกลบที่นี่จะอยู่นอกเหนือการบูรณะ
• ภายใต้ความละเอียด ตัวเลือกส่วนใหญ่จะเบลอ ขอแนะนำให้คุณเลือก "ใช้ความละเอียดเริ่มต้น"

กลวิธีอีกอย่างที่อาจเพิ่งเกิดขึ้นที่นี่คือ คุณควรแทรกรูปภาพลงใน Word เป็นวัตถุสื่อแทนการคัดลอกและวางที่นี่ โดยจะสังเกตได้ว่าขนาดไฟล์มีขนาดเล็กลงเมื่อสร้างแบบเดิมเสร็จ

2] ห้ามฝังฟอนต์

ฟอนต์แบบฝังสามารถช่วยให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้นได้ ดังนั้นการปิดใช้งานตัวเลือกดังกล่าวจึงมีประโยชน์ โดยทำดังนี้:

• คลิกที่ไฟล์จากมุมบนขวาของ MS Word> ตัวเลือก และจากแถบด้านข้างด้านซ้ายให้คลิกที่บันทึก
• ภายใต้ คงความถูกต้องเมื่อบันทึกเอกสารนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกแบบอักษรฝังในกล่องไฟล์
• หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องฝังแบบอักษร ให้เลือกช่องนั้นแต่เลือกเพิ่มเติม ฝังเฉพาะอักขระที่ใช้ในเอกสาร (ดีที่สุดสำหรับการลดขนาดไฟล์) และ ห้ามฝังแบบอักษรทั่วไปของระบบ

สิ่งนี้จะช่วยคุณได้อย่างมากเกี่ยวกับขนาดไฟล์

3] บันทึกเป็นไฟล์ .docx

Microsoft เปิดตัวรูปแบบ .docx ใน Word 2007 ดังนั้นหากคุณเป็นคนที่ยังคงใช้เวอร์ชันที่เก่ากว่านั้น คุณสามารถลองเปลี่ยนรูปแบบไฟล์ของคุณ ซึ่งฉันเดาว่าน่าจะเป็น .doc เป็น .docx ไปที่ไฟล์แล้วคลิกข้อมูล ที่นี่ คุณจะเห็นตัวเลือกการแปลง คลิกที่มันและคลิกตกลงในพรอมต์ที่ตามมา ไฟล์ .docx ทำหน้าที่เป็นโฟลเดอร์ .ZIP ซึ่งสามารถบีบอัดข้อมูลจำนวนมากในไฟล์ที่มีขนาดค่อนข้างเล็กได้

4] อย่าเก็บภาพขนาดย่อสำหรับเอกสารของคุณ

นี่ไม่ใช่สิ่งที่คุณจะพบว่าคนส่วนใหญ่ทำ แต่ก็ควรค่าแก่การกล่าวถึงในขณะที่เราอยู่ในเรื่องนี้ ใน MS Word คุณสามารถบันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word เพื่อให้เมื่อดูในตัวจัดการไฟล์ คุณจะสามารถดูตัวอย่างและระบุได้ดีขึ้นว่าไฟล์ใดเป็นไฟล์ใด หากพบว่าตัวเลือกนี้เปิดอยู่ คุณอาจเห็นขนาดไฟล์เพิ่มขึ้นอย่างมาก ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อให้แน่ใจว่าไม่เป็นเช่นนั้น และหากเป็นเช่นนั้น จะปิดได้อย่างไร:

• คลิกที่ ไฟล์> ข้อมูล คลิกที่รายการแบบเลื่อนลงคุณสมบัติและเลือกคุณสมบัติขั้นสูงเพิ่มเติม
• จากกล่องโต้ตอบถัดไป ให้ยกเลิกการเลือกช่องบันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ทั้งหมด และบันทึกการเปลี่ยนแปลงนี้โดยคลิกที่ตกลง

มีโอกาสน้อยมากที่ตัวเลือกนี้อาจเปิดใช้งานในระบบของคุณ อีกวิธีหนึ่งในการปิดใช้งานสิ่งนี้คือจากกล่องบันทึกเป็นตัวจัดการไฟล์ ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกกล่อง "บันทึกภาพขนาดย่อ"

หากไม่มีวิธีการใดที่ช่วยได้ และคุณจำเป็นต้องลดขนาดไฟล์ Word ของคุณอีกเล็กน้อย คุณสามารถบีบอัดไฟล์ได้ตลอดเวลา ระดับการบีบอัดที่ต่างกันจะลดขนาดและส่งผลกระทบต่อคุณภาพของเอกสารต่างกันไป ดังนั้นขอแนะนำให้ทำอย่างชาญฉลาด

จะลดขนาดไฟล์ Word ออนไลน์ฟรีได้อย่างไร

เครื่องมือออนไลน์ที่ใช้บ่อยที่สุดสำหรับการบีบอัดเอกสาร Word ได้แก่ SmallPDF และ WeCompress คุณยังใช้ซอฟต์แวร์บีบอัดไฟล์ได้ฟรีอีกด้วย

เราหวังว่าโพสต์นี้จะช่วยคุณได้!