ไม่จำเป็นต้องเน้นย้ำว่ Microsoft Word สำคัญเพียงใด เอกสาร Word ถูกใช้เกือบทุกที่ และสำคัญที่เราต้องแน่ใจว่ามันใช้งานได้ตลอดเวลา ปัญหาหนึ่งที่คนอาจพบกับเอกสาร Word คือขนาดไฟล์ อาจใหญ่เกินไปบางครั้ง แม้จะไม่ใช่ปัญหาที่คนเผชิญบ่อย แต่การรู้ว่าควรทำอะไรเมื่อต้องการลดขนาดเอกสาร Word จะช่วยได้ ในบทความนี้ เราจะอภิปรายทุกมาตรการที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อลดขนาดไฟล์เอกสาร Word ของคุณ
วิธีลดขนาดไฟล์เอกสาร Word?
นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้ทั้งหมดเพื่อบีบอัดและลดขนาดเอกสาร Word ของคุณ
- บีบอัดรูปภาพในเอกสาร
- อย่าฝังแบบอักษร (Fonts)
- บันทึกเป็นไฟล์ .docx
- อย่าเก็บภาพขนาดย่อ (Thumbnail) สำหรับเอกสารของคุณ
1] บีบอัดรูปภาพในเอกสาร
มีพื้นที่ดิสก์จำกัดที่ข้อความในเอกสารอาจใช้ไป แต่เป็นรูปภาพที่คุณอัปโหลดในเอกสารที่กินพื้นที่ วิธีหนึ่งในการแก้ไขคือการบีบอัดรูปภาพเหล่านี้ นี่คือวิธีการบีบอัดรายการสื่อใน MS Word:
- คลิกที่รูปภาพในเอกสารของคุณ
- เมื่อถูกเลือกแล้ว ชุดตัวเลือกการจัดรูปแบบรูปภาพ (Picture Formatting) จะปรากฏบนแถบงาน Word ที่นั่นคุณจะเห็นตัวเลือกชื่อ ปรับ (Adjust) ซึ่งมีการตั้งค่าสำหรับบีบอัดรูปภาพ คลิกที่นั่น
- จะเปิดกล่องโต้ตอบเล็กๆ ขึ้นมา สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือ ยกเลิกการติ๊กถูกกล่อง ใช้กับรูปภาพนี้เท่านั้น (Apply only to this picture) เพราะเพื่อลดขนาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราต้องนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้กับรูปภาพทั้งหมดในเอกสาร
- เก็บการติ๊กถูกกล่อง ลบพื้นที่ที่ตัดทอนของรูปภาพ (Delete cropped areas of pictures) โปรดทราบว่าพื้นที่ที่ลบที่นี่จะไม่สามารถกู้คืนได้
- ภายใต้ ความละเอียด (Resolution) ตัวเลือกส่วนใหญ่จะเป็นสีจาง คุณแนะนำให้เลือก 'ใช้ความละเอียดเริ่มต้น (Use default resolution)'
กลยุทธ์อีกอย่างที่อาจเข้ามามีส่วนคือ คุณควรแทรกภาพลงใน Word เป็นวัตถุสื่อ (media objects) แทนที่จะแค่คัดลอกและวาง สังเกตเห็นว่าขนาดไฟล์จะเล็กลงเมื่อทำวิธีแรก
2] อย่าฝังแบบอักษร
แบบอักษรที่ฝังไว้ (Embedded fonts) ก็สามารถทำให้ขนาดไฟล์ใหญ่ขึ้นได้ ดังนั้นการปิดใช้งานตัวเลือกนี้จึงช่วยได้ นี่คือวิธีทำ:
- คลิก ไฟล์ (File) จากมุมขวาบนของ MS Word > ตัวเลือก (Options) และจากแถบด้านซ้ายคลิกที่ บันทึก (Save)
- ภายใต้ รักษาความเที่ยงตรงเมื่อบันทึกเอกสารนี้ (Preserve fidelity when saving this document) ให้แน่ใจว่ากล่อง ฝังแบบอักษรในไฟล์ (Embed fonts in the file) ไม่ได้ถูกติ๊กถูก
- หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องฝังแบบอักษร ให้ติ๊กถูกกล่องนั้น แต่เลือกเพิ่มเติม ฝังเฉพาะตัวอักษรที่ใช้ในเอกสาร (Embed only the characters used in the document - best for reducing file size) และ อย่าฝังแบบอักษรระบบทั่วไป (Do not embed common system fonts)
สิ่งนี้ควรช่วยลดขนาดไฟล์ได้มาก
3] บันทึกเป็นไฟล์ .docx
Microsoft ได้นำรูปแบบ .docx มาใน Word 2007 ดังนั้นหากคุณเป็นคนที่ยังใช้เวอร์ชันเก่ากว่านั้น คุณสามารถลองเปลี่ยนรูปแบบไฟล์ ซึ่งคาดเดาว่าเป็น .doc ให้เป็น .docx ไปที่ ไฟล์ (File) แล้ว ข้อมูล (Info) ที่นี่คุณจะเห็นตัวเลือก แปลง (Convert) คลิกที่นั่นและคลิก ตกลง (Ok) ในกล่องแจ้งเตือนถัดไป ไฟล์ .docx โดยปฏิบัติแล้วทำงานเหมือนโฟลเดอร์ .ZIP ซึ่งสามารถบีบอัดข้อมูลจำนวนมากในไฟล์ขนาดเล็กได้
4] อย่าเก็บภาพขนาดย่อสำหรับเอกสารของคุณ
นี่ไม่ใช่สิ่งที่คนส่วนใหญ่ทำ แต่คุ้มค่าที่จะกล่าวถึงขณะที่เรากำลังพูดถึงเรื่องนี้ ใน MS Word คุณสามารถบันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ได้ เพื่อให้เมื่อดูในตัวจัดการไฟล์ คุณสามารถดูตัวอย่างและระบุได้ง่ายขึ้นว่าไฟล์ไหนคือไฟล์ไหน หากตัวเลือกนี้เปิดอยู่ คุณอาจเห็นการเพิ่มขึ้นของขนาดไฟล์อย่างมีนัยสำคัญ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้เปิดอยู่ และหากเปิดอยู่ ให้ปิดใช้งานอย่างไร:
- คลิก ไฟล์ (File) > ข้อมูล (Info) คลิกเมนูดรอปดาวน์ คุณสมบัติ (Properties) และเลือก คุณสมบัติขั้นสูง (Advanced Properties)
- จากกล่องโต้ตอบถัดไป ยกเลิกการติ๊กถูกกล่อง บันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ทั้งหมด (Save thumbnails for all Word documents) และบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยคลิก ตกลง (Ok)
มีโอกาสน้อยมากที่ตัวเลือกนี้จะเปิดอยู่บนระบบของคุณ วิธีทางเลือกในการปิดใช้งานคือจากกล่อง "บันทึกเป็น (Save As)" ของตัวจัดการไฟล์ ซึ่งคุณสามารถแน่ใจได้ว่ากล่อง 'บันทึกภาพขนาดย่อ (Save thumbnail)' ไม่ได้ถูกเลือก
หากไม่มีวิธีดังกล่าวข้างต้นช่วยได้ และคุณต้องการลดขนาดไฟล์ Word อีกนิดหน่อย คุณสามารถบีบอัดได้ตลอดเวลา ระดับการบีบอัดต่างๆ จะลดขนาดและส่งผลต่อคุณภาพเอกสารต่างกัน จึงแนะนำให้ทำอย่างฉลาด
วิธีลดขนาดไฟล์ Word ออนไลน์ฟรี?
เครื่องมือออนไลน์ที่ใช้บีบอัดเอกสาร Word บ่อยที่สุดคือ SmallPDF และ WeCompress คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์บีบอัดไฟล์ฟรีได้
เราหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อคุณ!
