Shadow IT คืออะไร? จัดการภัยคุกคามความปลอดภัยอย่างไร?

ความก้าวหน้าของ IT สร้างสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วย Cloud Computing การเข้าถึงเครื่องมือดิจิทัลทำงานไม่เคยง่ายเท่านี้

พนักงานเข้าถึงซอฟต์แวร์ที่ทำให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพ พนักงานที่มีประสิทธิภาพสร้างองค์กรที่มีประสิทธิภาพ — ถูกต้องไหม? แต่ก็มีนัยสำคัญด้านไซเบอร์ความปลอดภัยด้วย

Shadow IT คืออะไร? ข้อดีข้อเสียคืออะไร? และจัดการภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นกับบริษัทอย่างไร?

Shadow IT คืออะไร?

Shadow IT คือการใช้อุปกรณ์ เครื่องมือ ระบบ แอป ซอฟต์แวร์ และบริการเทคโนโลยีอื่นๆ โดยเฉพาะโดยพนักงาน โดยไม่ได้รับอนุมัติจากแผนก IT

พนักงานส่วนใหญ่ที่ใช้ Shadow IT ไม่มีเจตนาร้าย แตต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ แต่แรงจูงใจถูกติดคำถาม เพราะแผนก IT ไม่รู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไร

Shadow IT ดีหรือแย่?

มีการโต้เถียงเรื่องการใช้ Shadow IT ในที่ทำงาน บางคนว่าดี บางคนว่าไม่

ยุติธรรมแล้ว Shadow IT มาจากเจตนาที่ดี องค์กรได้ประโยชน์เมื่อพนักงานนำเครื่องมือมาใช้เพื่อทำงานได้มีประสิทธิภาพ

แต่เครื่องมือเหล่านั้นอาจเปิดโอกาสให้ข้อมูลบนคลาวด์ถูกสาธารณู่อันตรายไซเบอร์

เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้มองไม่เห็นโดยแผนก IT การโจมตีอาจไม่ถูกตรวจพบทันเวลา ก่อให้เกิดความเสียหาย

ทำไม Shadow IT จึงพบได้บ่อยในที่ทำงาน

ไม่ว่าจะมีการวิพากษ์วิจารณ์เท่าไหร่ Shadow IT กลับแพร่หลายในองค์กรมาก

นวัตกรรมเทคโนโลยีทำให้เพิกเฉย Shadow IT ไม่ได้ พนักงานคาดหวังให้ทำงานได้ดีในภูมิทัศน์ธุรกิจที่เติบโต จึงหันไปใช้ซอฟต์แวร์อื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

กระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเครื่องมือในบางองค์กรราวนานและน่าเบื่อ พนักงานเลือกใช้เครื่องมือที่ต้องการในความลับดีกว่าการผ่านกระบวนการเหนื่อยล้า

ข้อดีของ Shadow IT

การนำ Shadow IT มาใช้ในสภาพแวดล้อมงานอาจประโยชน์ต่อองค์กรหลายด้าน หากพนักงานเก่งในหน้าที่ ธุรกิจก็จะเก่งตาม

นี่คือวิธีที่ Shadow IT ประโยชน์ต่อบริษัท:

1. เพิ่มประสิทธิภาพพนักงาน

เครื่องมือที่คุณให้พนักงาน ควรเพิ่มประสิทธิภาพงาน แต่จะดีกว่านั้นหากพนักงานเลือกเครื่องมือเอง

พนักงานอาจไม่สะดวกกับเครื่องมือที่บริษัทให้ แต่ต้องใช้อยู่ดีๆ อาจต้องต่อสู้กับเครื่องมือเหล่านั้น ซึ่งเป็นผลต่อตัวตรงข้าม กรณีกลับกัน เมื่อพวกเขาทำงานกับเครื่องมือที่เลือกเอง พวกเขาคุ้นเคย ผลิตภาพควรสูงสุด

2. ลดภาระงานแผนก IT

แผนก IT ทั่วไปมักยุ่งมาก ในที่ทำงานสมัยใหม่ที่ทำงานบน Cloud ระบบต้องทำงาน และ IT ต้องดูแลให้ทำงานต่อเนื่อง การให้ IT ไปหาและอนุมัติเครื่องมือทุกตัว เป็นภาระเพิ่มเติมบนภาระที่หนาแน่นแล้ว

เมื่อพนักงานหาและใช้เครื่องมือบางอย่างเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ พวกเขาลดภาระงาน IT ได้ โดยเฉพาะเมื่อเครื่องมือเหล่านั้นมีประสิทธิภาพและไม่มีผลกระทบเชิงลบ

3. ขับเคลื่อนนวัตกรรม

การรอแผนก IT ให้เทคโนโลยีทุกอย่างอาจทำช้าประสิทธิภาพ เครื่องมือที่มีอยู่อาจล้าสมัย และ IT ใช้เวลานานเกินไปในการเปลี่ยน

พนักงานอาจรู้จักเครื่องมือที่เพิ่มประสิทธิภาพงาน เมื่อพวกเขาเริ่มนำเครื่องมือเหล่านั้นมาใช้ พวกเขาจะขับเคลื่อนนวัตกรรมในองค์กร นำไปสู่การเติบโตและพัฒนา — ชนะเลิศสำหรับองค์กร

ข้อเสียของ Shadow IT

การข้ามแผนก IT เป็นเรื่องไม่ได้จริยธรรม เมื่อพนักงานทำเช่นนั้น อาจเปิดโอกาสให้องค์กรเผชิญความเสี่ยงและการโจมตีทางไซเบอร์ Shadow IT จึงอาจเป็นอันตรายต่อธุรกิจหลายทาง

1. ไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Non-Compliance)

องค์กรถูกควบคุมด้วยกฎหมายและระเบียบเพื่อรักษาลำดับในอุตสาหกรรม ระเบียบเหล่านี้ขยายไปถึงการใช้ระบบและการจัดการข้อมูล

ระบบที่ธุรกิจใช้ อาจทำให้คุณปฏิบัติตามมาตรฐานที่บังคับได้ หรือทำให้ล้มเหลว การใช้เครื่องมือที่ไม่ได้รับอนุมัติโดยพนักงาน อาจวางธุรกิจอยู่ฝั่งผิดของกฎหมาย และโดนลงโทษ

2. ขาดการมองเห็นและควบคุม (Lack of Visibility and Control)

แผนก IT ควรเฝ้าระวังทุกอย่างที่ใช้ในองค์กร พวกเขาถูกบังคับให้สูญโอกาสดำเนหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพด้วยกลยุทธ์ความปลอดภัยเชิงรุก เมื่อบางระบบถูกซ่อนไว้เนื่องจาก Shadow IT

การขาด Visibility ทำให้ทีม IT ตรวจจับภัยคุกคามไซเบอร์ไม่ได้

3. การรั่วไหลของข้อมูล (Data Leaks)

ทีม IT ที่เก่งสามารถประเมินนัยสำคัญด้านความปลอดภัยของเทคโนโลยี ซอฟต์แวร์บางตัวอาจมีประสิทธิภาพแต่มีข้อกำหนดความปลอดภัยซับซ้อน พนักงานที่ใช้ระบบเหล่านี้อาจขาดความรู้ในการตั้งค่าให้มีประสิทธิภาพ ทำให้ข้อมูลของคุณถูกสาธารณู่อันตราย

ระบบใน Shadow IT อาจต้องการอัปเดตและบำรุงรักษาเป็นประจำ พนักงานอาจไม่มีความเชี่ยวชาญหรือเวลาทำ ทำให้ระบบบริษัทเสี่ยงต่อการรั่วไหล

จัดการความเสี่ยง Shadow IT อย่างไร?

กำจัด Shadow IT ให้หมดในองค์กรอาจเป็นเรื่องยาก เพื่อความปลอดภัย ควรเรียนรู้การจัดการ เพราะพนักงานอาจกำลังทำอยู่เบื้องหลัง

สามารถแก้ไขปัญหาและหาจุดตกลงด้วยวิธีเหล่านี้:

1. สร้างความเข้าใจให้พนักงาน (Educate Employees)

พนักงานจะไม่ใช้ Shadow IT หากเข้าใจว่าทำไมมันแย่ บางคนอาจไม่รู้อันตราย เพราะใช้เครื่องมือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ แทนที่จะลงมาทรมานหนักๆ ควรสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับอันตรายต่อองค์กร

สร้างวัฒนธรรมไซเบอร์ความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง ทุกคนเข้าใจความจำเป็นต้องปฏิบัติกรณีย์ความปลอดภัยที่ดีตลอดเวลา แม้ไม่มีใครดู

2. เสริมสร้างพนักงานด้วยเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ

แทนที่จะบังคับเครื่องมือให้พนักงาน สร้างการสื่อสารที่เปิดเผยเกี่ยวกับเครื่องมือที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงานได้มีประสิทธิภาพ และจัดหาให้

เมื่อมีการสื่อสารที่เปิดเผย พนักงานจะยินดีแจ้งเกี่ยวกับสิ่งที่เพิ่มประสิทธิภาพงาน แทนที่จะใช้โดยไม่บอก

3. ลดความซับซ้อนของกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติ

เมื่อได้ความไว้วिशวาสจากพนักงานให้สื่อสารความต้องการ IT สร้างโครงสร้างดำเนินการ

ปรับกระบวนการตรวจสอบให้ราบรื่น ไม่ให้ IT ใช่นานมากในการอนุมัติเครื่องมือที่แนะนำ มิฉะนั้น พนักงานจะกลับสู่วิธีเดิม ใช้ระบบเบื้องหลัง

4. ให้ความสำคัญกับสินทรัพย์ (Prioritize Assets)

โจมตีทางไซเบอร์ไม่เสียเวลากับสินทรัพย์ที่ไม่มีค่า พวกเขาเป้าหมายสิ่งที่มีค่าที่สุด

จัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพโดยให้ความสำคัญกับสินทรัพย์ดิจิทัลที่มีค่ามากที่สุด อย่าปวดหัวกับเครื่องมือ Shadow IT ที่ไม่เป็นอันตราย โดยเฉพาะที่ไม่ได้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตโดยตรง เมื่อคุณควรโฟกัสที่สินทรัพย์ใหญ่ที่สุด

5. ใช้เครื่องมือขั้นสูงจัดการโครงสร้าง Shadow IT

Shadow IT เป็นภัยคุกคามเมื่อเครื่องมือไม่ถูกตรวจพบ หากตรวจพบและเฝ้าระวังได้ คุณมีเรื่องกังวลน้อยลง สามารถเฝ้าระวังโครงสร้างพื้นฐานด้วยเครื่องมือไซเบอร์ความปลอดภัยขั้นสูง

หัน Shadow IT ให้เป็นข้อได้เปรียบ

ตราบใดที่ยังมีพนักงานในองค์กร จะมี Shadow IT อยู่ เพราะพนักงานจะหาวิธีทำงานให้ง่ายขึ้นโดยธรรมชาติ โดยเฉพาะเมื่อไม่มีเจตนาร้าย

หากคุณทำให้พวกเขานำเครื่องมือเหล่านั้นเข้าผ่านประตูหน้าแทน คุณจะได้ประโยชน์จาก Shadow IT โดยไม่ต้องมีมันอยู่ในเงามืด