Shadow IT คืออะไรและคุณจะจัดการภัยคุกคามด้านความปลอดภัยได้อย่างไร

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ได้สร้างสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น และเช่นเดียวกับคลาวด์คอมพิวติ้ง การเข้าถึงเครื่องมืองานดิจิทัลไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน

พนักงานสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์ที่ทำให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานที่มีประสิทธิภาพทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพใช่มั้ย? แต่ก็มีนัยด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ด้วยเช่นกัน

ดังนั้นเงาไอทีหมายถึงอะไร? ข้อดีและข้อเสียของมันคืออะไร? และคุณจะจัดการกับภัยคุกคามที่อาจก่อให้เกิดกับบริษัทของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

มันคือเงาอะไร

Shadow IT คือการใช้อุปกรณ์ เครื่องมือ ระบบ แอป ซอฟต์แวร์ และบริการเทคโนโลยีอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งโดยพนักงาน โดยไม่ได้รับการอนุมัติจากแผนกไอที

พนักงานส่วนใหญ่ที่ใช้ Shadow IT ไม่ได้หมายถึงอันตรายแต่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม แรงจูงใจของพวกเขานั้นน่าสงสัยเพราะฝ่ายไอทีไม่รู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่

Shadow IT ดีหรือไม่ดี

มีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับการใช้เงาไอทีในที่ทำงาน ในขณะที่บางคนเถียงว่าดี บางคนเถียงอย่างอื่น

ในความเป็นธรรม เงา IT ส่วนใหญ่มาจากความตั้งใจที่ดี องค์กรจะได้รับประโยชน์เมื่อพนักงานนำเครื่องมือมาใช้ในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ในทางกลับกัน เครื่องมือที่ใช้อาจทำให้ข้อมูลของคุณในระบบคลาวด์ถูกคุกคามทางไซเบอร์ได้

เนื่องจากแผนกไอทีมองไม่เห็นเครื่องมือดังกล่าว จึงอาจตรวจไม่พบการโจมตีเร็วเพียงพอ ซึ่งก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร

เหตุใด Shadow IT จึงเป็นเรื่องธรรมดาในที่ทำงาน

โดยไม่คำนึงถึงการวิพากษ์วิจารณ์ต่อเงาไอที มันแพร่หลายในหลายองค์กร

นวัตกรรมทางเทคโนโลยีทำให้ยากที่จะละเลยเงาไอที พนักงานได้รับการคาดหวังให้ทำงานได้ดีเยี่ยมในแนวธุรกิจที่กำลังเติบโต ดังนั้นพวกเขาจึงหันไปใช้ซอฟต์แวร์อื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

กระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเครื่องมือในบางองค์กรนั้นใช้เวลานานและน่าเบื่อหน่าย พนักงานค่อนข้างจะใช้เครื่องมือที่พวกเขาต้องการอย่างลับๆ มากกว่าที่จะผ่านกระบวนการที่เหน็ดเหนื่อย

ข้อดีของ Shadow IT คืออะไร

การปรับใช้ Shadow IT ในสภาพแวดล้อมการทำงานสามารถเป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้หลายวิธี หากพนักงานของคุณปฏิบัติหน้าที่ได้ทะยาน ธุรกิจของคุณก็เติบโตเช่นกัน

นี่คือวิธีที่ Shadow IT มีประโยชน์ต่อบริษัทของคุณ

1. เพิ่มประสิทธิภาพพนักงาน

เครื่องมือที่คุณมอบให้กับพนักงานของคุณมีไว้เพื่อปรับปรุงงานของพวกเขา จะดียิ่งขึ้นไปอีกเมื่อพนักงานเลือกเครื่องมือเหล่านี้ด้วยตนเอง

พนักงานของคุณอาจไม่พอใจกับสิ่งที่คุณจัดหาให้พวกเขา แต่พวกเขาก็ยังต้องใช้มันอยู่ดี พวกเขาอาจจบลงด้วยการดิ้นรนกับการใช้เครื่องมือเหล่านั้นและนั่นก็เป็นการต่อต้าน สิ่งที่ตรงกันข้ามคือกรณีที่พวกเขาทำงานกับเครื่องมือที่พวกเขาเลือกเอง เนื่องจากคุ้นเคยกับพวกเขา จึงควรให้ประสิทธิภาพการทำงานสูงเป็นประวัติการณ์

2. ลดภาระงานของแผนกไอที

แผนกไอทีทั่วไปมีงานยุ่งมาก ในที่ทำงานสมัยใหม่ที่ทำงานบนคลาวด์คอมพิวติ้ง ระบบงานจะต้องใช้งานได้และเป็นความรับผิดชอบของแผนกไอทีในการทำให้ระบบทำงานต่อไปได้ การให้ทีมไอทีค้นหาและอนุมัติเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดเป็นงานเพิ่มเติมสำหรับปริมาณงานที่แน่นหนาอยู่แล้ว

เมื่อพนักงานค้นหาและใช้เครื่องมือบางอย่างเพื่อปรับปรุงงาน พวกเขากำลังลดภาระงานของทีมไอทีโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีประสิทธิภาพและไม่มีผลเสีย

3. ขับเคลื่อนนวัตกรรม

การรอแผนกไอทีให้ทุกเทคโนโลยีที่ใช้กับงานอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลง เครื่องมือที่มีอยู่จริงบางรายการอาจล้าสมัยและทีมไอทีอาจใช้เวลานานเกินไปในการเปลี่ยน

พนักงานอาจเป็นองคมนตรีกับเครื่องมือที่สามารถปรับปรุงงานของตนได้ เมื่อพวกเขาริเริ่มใช้เครื่องมือเหล่านั้นในหน้าที่ พวกเขาจะขับเคลื่อนนวัตกรรมในองค์กร ทำให้เกิดการเติบโตและการพัฒนา ซึ่งเป็นชัยชนะขององค์กร

อะไรคือข้อเสียของ Shadow IT

การเลี่ยงผ่านแผนกไอทีถือเป็นการผิดจรรยาบรรณ เมื่อพนักงานทำเช่นนั้น พวกเขาอาจทำให้องค์กรของคุณมีความเสี่ยงและการโจมตีทางไซเบอร์หลายประการ ด้วยเหตุนี้ Shadow IT อาจเป็นอันตรายต่อธุรกิจของคุณได้หลายวิธี

1. ไม่ปฏิบัติตาม

องค์กรต่างๆ ได้รับคำแนะนำจากกฎหมายและข้อบังคับเพื่อรักษาความสงบเรียบร้อยในอุตสาหกรรมของตน ข้อบังคับเหล่านี้ครอบคลุมถึงการใช้ระบบและการจัดการข้อมูล

ระบบที่ธุรกิจของคุณใช้สามารถสร้างหรือทำลายการยึดมั่นในมาตรฐานที่คุณต้องรักษาไว้ได้ การใช้เครื่องมือที่ไม่ได้รับอนุญาตโดยพนักงานของคุณอาจทำให้ธุรกิจของคุณอยู่ผิดด้านของกฎหมาย และคุณอาจถูกลงโทษหากมีการละเมิด

2. ขาดการมองเห็นและการควบคุม

แผนกไอทีมีหน้าที่คอยจับตาดูทุกสิ่งที่ใช้ในองค์กร พวกเขาขาดโอกาสในการปฏิบัติหน้าที่นี้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้กลยุทธ์การรักษาความปลอดภัยเชิงรุกเมื่อระบบบางระบบถูกซ่อนจากระบบเนื่องจากเงาไอที

การขาดการมองเห็นทำให้ทีมไอทีไม่สามารถตรวจจับภัยคุกคามความปลอดภัยทางไซเบอร์ได้

3. ข้อมูลรั่วไหล

ทีมงานไอทีที่มีความสามารถสามารถกำหนดนัยด้านความปลอดภัยของเทคโนโลยีได้ ซอฟต์แวร์บางตัวอาจมีประสิทธิภาพ แต่มีข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่ซับซ้อน พนักงานที่ใช้ระบบเหล่านี้อาจขาดความรู้ในการกำหนดค่าอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะทำให้ข้อมูลของคุณถูกเปิดเผย

ระบบในเงามืด IT อาจต้องมีการอัปเดตและบำรุงรักษาเป็นประจำเพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง พนักงานอาจไม่มีความเชี่ยวชาญหรือเวลาในการทำสิ่งเหล่านี้ ดังนั้นจึงทำให้ระบบของบริษัทถูกละเมิด

วิธีจัดการความเสี่ยงด้านไอทีที่เป็นเงา

การกำจัดเงาไอทีในองค์กรของคุณให้หมดไปอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก เพื่อความปลอดภัย คุณควรเรียนรู้วิธีจัดการมันเนื่องจากพนักงานของคุณอาจเผลอทำไปลับๆ ล่อๆ

คุณสามารถแก้ไขปัญหาและค้นหาจุดร่วมด้วยวิธีต่อไปนี้

1. ให้ความรู้แก่พนักงานของคุณ

พนักงานมักจะไม่ใช้ Shadow IT เมื่อทราบสาเหตุว่าทำไมมันถึงไม่ดี บางคนอาจไม่รู้ถึงอันตรายด้วยซ้ำไป เนื่องจากพวกเขากำลังใช้เครื่องมือเพื่อยกระดับงานของตน คุณควรให้ความรู้แก่พวกเขาเกี่ยวกับอันตรายต่อองค์กรของคุณ แทนที่จะเน้นหนักกับพวกเขา

ปลูกฝังวัฒนธรรมความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ดีทั่วทั้งองค์กรของคุณ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจถึงความจำเป็นในการปฏิบัติตามหลักปฏิบัติด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ดีตลอดเวลาแม้จะไม่มีใครดูอยู่

2. เพิ่มศักยภาพพนักงานของคุณด้วยเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ

แทนที่จะใช้เครื่องมือกับพนักงาน ให้สื่อสารกับพวกเขาอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและจัดเตรียม

เมื่อมีการสื่อสารแบบเปิด พนักงานยินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถปรับปรุงงานของตนได้ แทนที่จะใช้โดยที่คุณไม่รู้ตัว

3. ลดความซับซ้อนของกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติ

เมื่อได้รับความไว้วางใจจากพนักงานในการสื่อสารความต้องการด้านไอทีให้กับคุณ ให้สร้างโครงสร้างเพื่อดำเนินการตามกระบวนการ

ปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบเพื่อให้แผนกไอทีไม่ต้องใช้เวลานานในการอนุมัติเครื่องมือที่แนะนำ มิฉะนั้น พนักงานของคุณจะกลับไปใช้ระบบแบบเดิมที่อยู่เบื้องหลังคุณ

4. จัดลำดับความสำคัญของทรัพย์สินของคุณ

ผู้โจมตีทางอินเทอร์เน็ตไม่ต้องเสียเวลากับทรัพย์สินที่ไม่มีคุณค่าสำหรับพวกเขา พวกเขากำหนดเป้าหมายที่มีคุณค่ามากที่สุด

จัดการทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพโดยจัดลำดับความสำคัญของสินทรัพย์ดิจิทัลที่มีค่าที่สุดของคุณ อย่ามัวแต่หมกมุ่นอยู่กับเครื่องมือไอทีในเงามืดที่ไม่เป็นอันตราย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่องมือที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตโดยตรง เมื่อคุณควรจะมุ่งความสนใจไปที่ทรัพย์สินที่ใหญ่ที่สุดของคุณ

5. ใช้เครื่องมือขั้นสูงเพื่อจัดการโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีเงาของคุณ

Shadow IT ก่อให้เกิดภัยคุกคามเมื่อตรวจไม่พบเครื่องมือ เมื่อคุณตรวจพบเครื่องมือและเก็บไว้ดูแล้ว คุณก็ไม่ต้องกังวลอะไรมากนัก คุณสามารถเฝ้าติดตามโครงสร้างพื้นฐานของคุณโดยใช้เครื่องมือความปลอดภัยทางไซเบอร์ขั้นสูงเพื่อตรวจสอบระบบของคุณ

เปลี่ยนเงาไอทีให้เป็นประโยชน์

ตราบใดที่มีพนักงานในองค์กร ก็ย่อมมีเงาไอที และนั่นเป็นเพราะว่าพนักงานมักจะหาวิธีที่จะทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาไม่มีเจตนาร้ายในการทำเช่นนั้น

หากคุณทำให้พวกเขานำเครื่องมือเหล่านั้นมาที่ประตูหน้าแทนได้ คุณก็จะได้ประโยชน์จาก Shadow IT โดยไม่ต้องอยู่ในเงามืด