SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของ Microsoft คล้ายกับ Google Drive แต่มีความสามารถมากกว่านั้นมาก มันเป็นสถานที่ที่สมาชิกในทีมสามารถสื่อสาร แลกเปลี่ยนข้อมูล และทำงานร่วมกันได้ ได้แก่ ที่เก็บไฟล์ร่วม บล็อก ระบบจัดการเนื้อหาเว็บ และอินทราเน็ต
ข้อมูลและคำแนะนำในบทความนี้ใช้ได้กับ SharePoint Online, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Foundation 2010 และ SharePoint Server 2010
SharePoint ในฐานะไดรฟ์ไฟล์ที่ดีกว่า
หลายปีก่อน การทำงานร่วมกันระดับนำของ Microsoft มีสองส่วนประกอบ: Exchange ซึ่งขับเคลื่อนอีเมลและปฏิทินร่วม และ network file drives ไดรฟ์เหล่านี้ ซึ่งคุณอาจจำได้ว่ามีตัวอักษรไดรฟ์อย่าง "S" และ "X" เก็บไฟล์ที่ทีมทั้งทีมเข้าถึงได้ แต่ มีเพียงคนเดียวที่แก้ไขได้ในเวลาเดียวกัน ในการแก้ปัญหา คุณสามารถคัดลอกไปที่เครื่องโลคอลและแก้ไขที่นั่น ซึ่งบางครั้งนำไปสู่ความสับสน การเขียนทับซ้อนมาก และชื่อไฟล์ที่ลี้ลับ
Microsoft สร้าง SharePoint ซึ่งให้ข้อได้เปรียบดังนี้:
- การจัดเวอร์ชันไฟล์ (File Versioning): หมายความว่าคุณสามารถมีไฟล์ "Our Important Report.doc" เพียงไฟล์เดียว SharePoint จะจัดการ "revision 1", "revision 2" ฯลฯ มันยังให้ฟังก์ชันความคิดเห็น ดังนั้นคุณจึงอธิบายได้ว่าการแก้ไขแต่ละ revision นำเสนออะไรบ้าง เช่น "นี้มีความคิดเห็นของ Aaron"
- Check-in/Check-out: ความสามารถสำหรับผู้ใช้ในการล็อกไฟล์ไม่ให้ผู้ใช้คนอื่นแก้ไข หากมีคนพยายามเข้าถึงไฟล์ที่อีกคนเช็กเอาท์อยู่ SharePoint จะแจ้งให้ดาวน์โหลดในเครื่อง แต่เตือนด้วยว่าการเปลี่ยนแปลงอาจไม่อยู่ในสถานะซิงค์กับสิ่งที่ผู้ใช้ปัจจุบันกำลังทำ ซึ่งให้เวิร์กโฟลว์ง่ายๆ ที่ควรรอจนอีกคนเสร็จ เวอร์ชันใหม่กว่ายังเสนอการแจ้งเตือนเมื่อไฟล์ว่าง
- การจัดทำดัชนีและค้นหาที่ทรงพลัง: กลายเป็นคุณสมบัติ حجر الزاوية เมื่อโลกเคยชินกับการ Google ทุกอย่าง ไปแล้วสมัยที่คุณต้องขุดลงไปหลายโฟลเดอร์และหวังว่าจำได้ถูกต้อง
- อินเตอร์เฟซเว็บ: ร่วมกับการค้นหาที่ดีขึ้น ทำให้ SharePoint กลายเป็น one-stop shop สำหรับการทำงานร่วมกันบนเนื้อหาองค์กร
- การรวมกับแอป Windows: ความสามารถในการรับไฟล์จาก SharePoint ผ่านกล่องโต้ตอบ File > Open ที่เห็นในโปรแกรม Windows เช่น Microsoft Office
ในการเคลื่อนไหวที่ฉลาด Microsoft ยังคงแนวคิดไดรฟ์ไฟล์เก่าไว้ หมายความว่าคุณสามารถเปิดไฟล์ Excel จากไดรฟ์ "X" ของคุณ แก้ไข แล้วบันทึกเหมือนเดิม แต่ในเบื้องหลัง SharePoint จะเช็กเอาท์ไฟล์ให้คุณ แล้วเช็กอินและจัดเวอร์ชันให้คุณอัตโนมัติ คุณสมบัติเหล่านี้ยังคงมีอยู่และทำงานได้ดี แต่วันนี้ SharePoint ไม่ได้เป็นแค่ไดรฟ์ไฟล์หรูหราแล้ว
Microsoft 365 และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของ SharePoint
เมื่อ Google, Apple, DropBox และอื่นๆ ปรับปรุงความสามารถของบริการคลาวด์ของพวกเขา Microsoft ก็กำลังทำงานบนของพวกเขา บริการแชร์ไฟล์ใหม่ชื่อ SkyDrive (ตอนนี้คือ OneDrive) ทำหน้าที่แชร์ไฟล์อย่างง่าย ด้วยนั้น SharePoint กลายเป็นส่วนประกอบสำคัญของผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 ซึ่งจับคู่การทำงานร่วมกันบนคลาวด์กับการเข้าถึง Office แบบสมาชิก
SharePoint เป็นแพลตฟอร์มเนื้อหาเว็บ แต่ไม่ได้เป็น WordPress หรือ Squarespace ที่คุณคุ้นเคยอย่างแน่นอน คุณสามารถใช้ SharePoint สร้างหน้าและเผยแพร่เป็นเว็บไซต์ได้ แต่คุณยังสามารถสร้างไซต์สำหรับทีมแผนก แล้ววาง Web Parts ลงไปที่อาจรวมถึงบล็อกพร้อมประกาศ รายชื่อสมาชิกทีมจาก Exchange ไลบรารีเอกสาร และกริดข้อมูลที่ขับเคลื่อนโดยสมุดงาน Excel
ในฐานะเว็บ CMS สาธารณะ มันพอใช้ได้ แต่ในฐานะอินทราเน็ตที่แสดงบิตของข้อมูลองค์กร มันค่อนข้างเก๋
SharePoint วันนี้คืออะไร?
SharePoint วันนี้สร้างบนจุดแข็งของมันและเข้ากันได้กับ Windows, macOS, Android, iOS และเว็บเบราว์เซอร์ มันยังคงแนวคิดไซต์เดิม แต่วอร์ชันล่าสุดนำเสนอความสามารถในการเพิ่มแอปเข้าไปในไซต์ นักพัฒนาภายนอกแม้แต่มีตลาดที่สามารถเสนอของตัวเองได้
SharePoint เหมือนฐานแม่ข่ายสำหรับทีมของคุณ ที่คุณสามารถรวบรวมไฟล์ การอภิปราย ประกาศ และทุกforms การทำงานร่วมกันที่คุณจินตนาการได้
เคล็ดลับการใช้งาน SharePoint
- SharePoint พร้อมใช้งานเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 แต่เฉพาะบัญชีธุรกิจ ซึ่งบัญชีเหล่านี้สามารถมีได้ต่ำถึง $5/เดือน
- แนวคิดหลักใน SharePoint คือ Site (ไซต์) คุณต้องตั้งค่าไซต์ก่อน แล้วจึงเพิ่มเนื้อหาหรือวิดเจ็ตได้
- ในขณะที่ SharePoint เดิมเป็น CMS คล้าย WordPress ที่คุณป้อนเนื้อหาและเผยแพร่สู่เว็บไซต์สาธารณะ เวอร์ชัน Microsoft 365 มักใช้เป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันมากกว่า
