SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของ Microsoft คล้ายกับ Google Drive และยังมีอีกมาก เป็นที่ที่สมาชิกในทีมสามารถสื่อสาร แลกเปลี่ยนข้อมูล และทำงานร่วมกันได้ ที่เก็บไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน บล็อก ระบบจัดการเนื้อหาเว็บ และอินทราเน็ต
ข้อมูลและคำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ SharePoint Online, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Foundation 2010 และ SharePoint Server 2010
SharePoint เป็นไดรฟ์ไฟล์ที่ได้รับการปรับปรุง
เมื่อหลายปีก่อน การทำงานร่วมกันของ Microsoft ที่ล้ำสมัยมีสององค์ประกอบ:Exchange ซึ่งขับเคลื่อนอีเมลและปฏิทินที่แชร์ และไดรฟ์ไฟล์เครือข่าย ไดรฟ์เหล่านี้ ซึ่งคุณอาจจำได้ว่ามีอักษรระบุไดรฟ์ เช่น "S" และ "X" ซึ่งจัดเก็บไฟล์ไว้ทั้งทีมของคุณ แต่ มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้ในแต่ละครั้ง วิธีแก้ปัญหา คุณสามารถคัดลอกไปยังเครื่องท้องถิ่นของคุณและแก้ไขที่นั่น บางครั้งอาจนำไปสู่ความสับสน การเขียนทับจำนวนมาก และชื่อไฟล์ที่คลุมเครือ
Microsoft ได้สร้าง SharePoint ซึ่งมีข้อดีบางประการ:
- การกำหนดเวอร์ชันไฟล์ :หมายความว่าคุณสามารถมีไฟล์ "Our Important Report.doc" ได้เพียงไฟล์เดียว SharePoint จะจัดการ "รุ่น 1" "รุ่น 2" เป็นต้น และยังมีฟังก์ชันการแสดงความคิดเห็น ดังนั้นคุณจึงสามารถอธิบายการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำให้แก้ไขได้ เช่น "มีความคิดเห็นของแอรอน"
- เช็คอิน/เช็คเอาท์ :ความสามารถสำหรับผู้ใช้ในการล็อกไฟล์จากการเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้รายอื่น ถ้ามีคนพยายามเข้าถึงไฟล์ที่ผู้ใช้รายอื่นได้เช็คเอาท์ SharePoint จะแจ้งให้พวกเขาดาวน์โหลดภายในเครื่อง แต่ยังเตือนด้วยว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำขึ้นอาจไม่ตรงกับสิ่งที่ผู้ใช้ปัจจุบันกำลังทำอยู่ นี่เป็นขั้นตอนการทำงานง่ายๆ ที่อย่างน้อยควรมีบางคนรอจนกว่าบุคคลอื่นจะเสร็จสิ้น เวอร์ชันล่าสุดยังเสนอให้แจ้งเตือนบุคคลเมื่อไฟล์ว่าง
- การจัดทำดัชนีและการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ :สิ่งนี้กลายเป็นคุณสมบัติที่สำคัญเมื่อโลกคุ้นเคยกับ Googling ทุกอย่าง ไปเป็นวันที่คุณจะต้องเจาะลึกลงไปในโฟลเดอร์หลายสิบระดับและหวังว่าคุณจะจำโฟลเดอร์เหล่านี้ได้ถูกต้อง
- อินเทอร์เฟซเว็บ :สิ่งนี้รวมกับการค้นหาที่ได้รับการปรับปรุงทำให้ SharePoint เป็นร้านค้าแบบครบวงจรสำหรับการทำงานร่วมกันในเนื้อหาขององค์กร
- การผสานรวมกับแอป Windows :ความสามารถในการรับไฟล์จาก SharePoint โดยใช้ ไฟล์ > เปิด กล่องโต้ตอบที่เห็นในโปรแกรม Windows เช่น Microsoft Office
ในการดำเนินการที่ชาญฉลาด Microsoft ยังคงใช้แนวคิดไดรฟ์ไฟล์แบบเก่า ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเปิดไฟล์ Excel จากไดรฟ์ "X" ของคุณ แก้ไข และบันทึกได้เหมือนเดิม อย่างไรก็ตาม ในเบื้องหลัง SharePoint จะตรวจสอบไฟล์ให้คุณ จากนั้นตรวจสอบอีกครั้งและกำหนดเวอร์ชันให้กับคุณ ฟีเจอร์เหล่านี้ยังคงมีอยู่และทำงานได้ดี แต่ SharePoint เป็นมากกว่าไดรฟ์ไฟล์แฟนซีในปัจจุบัน
Microsoft 365 และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของ SharePoint
ในขณะที่ Google, Apple, DropBox และอื่นๆ ได้ปรับปรุงความสามารถของบริการคลาวด์ของตน Microsoft ก็ทำงานด้วยตัวเอง บริการแชร์ไฟล์ใหม่ที่เรียกว่า SkyDrive (ปัจจุบันคือ OneDrive) เข้ามาแทนที่การแชร์ไฟล์อย่างง่าย ด้วยเหตุนี้ SharePoint จึงกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญของผลิตภัณฑ์ 365 ของ Microsoft ซึ่งจับคู่การทำงานร่วมกันบนคลาวด์กับการเข้าถึง Office ตามการสมัครรับข้อมูล
SharePoint เป็นแพลตฟอร์มเนื้อหาเว็บ แต่ไม่ใช่ WordPress หรือ Squarespace ที่คุณอาจเชื่อมโยงกับคำนี้ คุณสามารถใช้ SharePoint เพื่อสร้างหน้าและประกาศเป็นเว็บไซต์ แต่คุณยังสามารถสร้างไซต์สำหรับทีมแผนก แล้ววาง Web Part ลงในหน้าซึ่งอาจรวมถึงบล็อกที่มีประกาศ รายชื่อสมาชิกในทีมจาก Exchange ไลบรารี ของเอกสาร และตารางของข้อมูลที่ขับเคลื่อนโดยสมุดงาน Excel
ในฐานะที่เป็น CMS ของเว็บสาธารณะ ก็เพียงพอแล้ว แต่ในฐานะอินทราเน็ตที่สามารถแสดงข้อมูลองค์กรได้บางส่วน ถือว่าดีมาก
วันนี้ SharePoint คืออะไร
SharePoint ในปัจจุบันสร้างขึ้นจากจุดแข็งและเข้ากันได้กับ Windows, macOS, Android, iOS และเว็บเบราว์เซอร์ ยังคงแนวคิดเดิมของไซต์ แต่เวอร์ชันล่าสุดได้เพิ่มความสามารถในการเพิ่มแอปลงในไซต์นั้น นักพัฒนาบุคคลที่สามยังมีตลาดที่พวกเขาสามารถนำเสนอของตนเองได้
SharePoint เป็นเหมือนฐานบ้านสำหรับทีมของคุณ ซึ่งคุณสามารถรวบรวมไฟล์ การอภิปราย ประกาศ และการทำงานร่วมกันในรูปแบบอื่นๆ ที่คุณสามารถจินตนาการได้
เคล็ดลับสำหรับวิธีใช้ SharePoint
- SharePoint พร้อมใช้งานเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 แต่สำหรับบัญชีธุรกิจเท่านั้น ที่กล่าวว่าบัญชีเหล่านี้สามารถมีได้เพียง $5/เดือน
- แนวคิดหลักใน SharePoint คือไซต์ คุณต้องตั้งค่าเว็บไซต์ก่อน จากนั้นจึงเพิ่มเนื้อหาหรือวิดเจ็ตได้
- ในขณะที่ SharePoint เคยเป็น CMS เหมือนกับ WordPress โดยที่คุณป้อนเนื้อหาและเผยแพร่ไปยังเว็บไซต์สาธารณะ เวอร์ชัน Microsoft 365 มักใช้เป็นพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกัน
