ใช้ OneNote เป็น Task Manager, Notepad และ Journal ได้อย่างไร

มีแอปมือถือและเดสก์ท็อปยอดเยียมมากสำหรับ ติดตามรายการทำ, จดบันทึก และ ตั้งเป้า แตหลายคนยังชอบปากกากับกระดาษ สิ่งที่วิธีปากกากระดาษขาดคือ การแท็ก (tagging) ที่สะดวก การเตือน (reminders) และ ความสามารถในการค้นหาของเครื่องมือดิจิทัล รวมวิธี Bullet Journal บนกระดาษ กับพลังดิจิทัลของ OneNote เพื่อได้ประโยชน์จากทั้งสองโลก

Bullet Journals คืออะไร?

Bullet journals จัดระเบียบสมุดกระดาษ เพื่อบันทึกและค้นหางาน บันทึก เหตุการณ์ และอื่นๆ ให้รวดเร็ว เพื่อให้คุณมีโครงสร้างและมีประสิทธิภาพมากขึ้น OneNote เหมาะสำหรับวิธีจดบันทึกนี้มาก เพราะมันใกล้เคียงกับการดูและทำงานเหมือนสมุดจริงที่สุด

พื้นฐานเล็กน้อยเกี่ยวกับระบบ Bullet Journal:

• บนแต่ละหน้า คุณจดข้อมูลที่พยายามจับได้อย่างรวดเร็ว เรียกว่า rapid logging
• หน้าสามารถรวมงาน บันทึก และเหตุการณ์ได้
• สำหรับงาน ให้สร้างหน้าสำหรับกิจกรรมของเดือนปัจจุบัน (เช่น การประชุม หรือวันเกิด) และอีกหน้าสำหรับ to-dos ของเดือน หลังจากหน้านั้น ให้สร้างปฏิทินรายวัน ย้ายงานจากรายการเดือนไปวันที่ปัจจุบัน
• ใช้ checkbox หมายถึงงาน, bullet สำหรับบันทึกทั่วไป, เครื่องหมาย exclamation สำหรับไอเดียดี, ตาสำหรับ research, และดาวสำหรับทำเครื่องหมาย priority
• Bullet journals มีหน้า index ตอนต้นสมุด ที่คุณทำเครื่องหมายหมายเลขหน้าสำหรับหัวข้อต่างๆ คุณไม่ต้องสร้างหน้า index ใน OneNote เพราะโปรแกรมทำให้เอง

สร้าง OneNote Bullet Journal

การนำระบบ Bullet Journal มาใช้กับ OneNote ต้องตั้งค่าเล็กน้อย

1. เปิด OneNote

2. ไปที่แท็บ View

   

3. ในกลุ่ม Page Setup ให้เลือก Paper Size

   

4. ในแผง Paper Size ที่เปิดทางซ้าย ให้เลือกเมนูดรอปดาวน์ Size และเลือก A4

   

5. เปลี่ยนขนาดในส่วน Print Margins หากต้องการ แล้วเลือก Save current page as a template เพื่อทำให้เป็นขนาดกระดาษเริ่มต้น

   

6. ป้อนชื่อเทมเพลต เลือก Set as default template for new pages in the current section แล้วเลือก Save

   

7. เลือก File > Print > Print Preview

   

8. เลือก Scale content to paper width และเลือก Close

   

9. หลังจากตั้งค่าเทมเพลตนี้เป็นค่าเริ่มต้นของ section แล้ว ให้สร้าง custom tags ที่ตรงกับ shortcuts (หรือเปลี่ยน tags ตามที่คุณชอบ) ไปที่แท็บ Home

   

10. ในกลุ่ม Tags ให้เลือกลูกศร More ถัดจากกล่อง Tags

    

11. เลือก Customize Tags ที่ด้านล่างของรายการ

    

12. เลือกแท็กที่ต้องการเปลี่ยน และเลือก Modify Tag

    

13. ทำการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการใน ชื่อแสดงแท็ก, สัญลักษณ์, สีฟอนต์ หรือสีไฮไลท์ แล้วเลือก OK ทำซ้ำสำหรับการปรับแต่งอื่นๆ ที่ต้องการ

    

ใช้ Bullet Journal ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ด้วยเทมเพลตและแท็กที่ตั้งค่าแล้ว คุณพร้อมใช้ OneNote เป็นสมุดบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ นี่คือคำแนะนำสำหรับการใช้ประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือนี้

หัวข้อและรายการ (Topics and Entries)

ใช้รายการบรรทัดเดียวสั้นๆ พร้อมสัญลักษณ์ที่แนะนำ (แท็ก OneNote) เพื่อจัดเรียงบันทึก เหตุการณ์ และงานอย่างมีประสิทธิภาพ หากเพิ่มรายการทั่วไป อย่าใช้วันที่เป็นหัวข้อ เพราะ OneNote ทำให้อัตโนมัติ เทคนิคนี้ใช้ได้ดีร่วมกับ Onetastic OneCalendar add-in เพื่อตรวจสอบบันทึกแต่ละวันด้วยการคลิกน้อยที่สุด

อย่างไรก็ตาม หากเป็นหัวข้อเฉพาะเจาะจง ให้ใช้พื้นที่หัวข้อบนหน้า OneNote การติดฉลากหน้าจะช่วยตอนค้นหารายการเหล่านี้ เมื่อโตใหญ่เป็นหัวข้อยุ่งยาก (เช่น หลาย spreads หรือหน้า) พิจารณาสร้าง section ด้วยชื่อที่แตกต่าง

หมายเลขหน้าและการจัดเรียง (Page Numbers and Sorting)

หมายเลขหน้ากลายเป็นไม่เกี่ยวข้องมาก หากคุณใช้ OneNote เพราะการค้นหาทรงพลาว (Ctrl+E) ทำการจัดเรียงให้เอง

คุณสามารถจัดระเบียบหน้าได้โดยลากหน้าในลำดับใดก็ตามที่คุณชอบ คุณอาจจัดกลุ่มหน้าเป็น subpages เพื่อหลีกเลี่ยงการสร้าง section สำหรับหัวข้อที่อยู่ระหว่าง simple (หน้เดียว) และ complex (หนึ่ง section)

ฟีเจอร์อีกอย่างที่มีประโยชน์คือการใช้ internal hyperlinks ของ OneNote คลิกขวาที่รายการใดก็ตามและคัดลอกลิงก์ไป แล้วคลิกขวาและลิงก์ (หรือกด Ctrl+K) ที่อื่นแล้ววางลิงก์

ปฏิทินรายเดือน รายสัปดาห์ และรายวัน (Monthly, Weekly, and Daily Calendars)

วิธีที่ดีที่สุดในเลียนแบบปฏิทินรายเดือนหรือรายวันของ Bullet Journal คือใช้เครื่องมือ Onetastic OneCalendar รวมกับ OneNote Tag Summary เพื่อใช้ Tag Summary ให้ไปที่แท็บ Home และในกลุ่ม Tags ให้เลือก Find Tags แผง Tags Summary จะปรากฏ

ย้าย (Migration) หรือ ไม่เกี่ยวข้อง (Irrelevant)

ต้นเดือนแต่ละเดือน ให้ตรวจสอบรายการงานของเดือนที่แล้ว ย้ายงานไปหน้าเดือนใหม่ และทำเครื่องหมายงานเหล่านั้นว่า Migrated ขั้นตอนนี้ทำให้รายการเดือนก่อนได้รับการจัดการครบถ้วน ทำให้คุณรู้ว่าไม่ได้ทิ้งอะไรไว้ หากงานไหนไม่เกี่ยวข้องแล้ว ให้แท็กมันไว้ ดרךนี้ เมื่อคุณตรวจสอบรายการอดีต คุณจะรู้ว่ารายการเหล่านี้จะไม่กลับมาในอนาคต เพราะสูญเสยความหมายไปแล้ว

เพื่อรักษาระดับลำดับชั้น พิจารณาจัดกลุ่ม sections เข้าไปในสมุดบันทึก OneNote อีกเล่ม เนื่องจาก OneNote ค้นหาผ่านทุกสมุดที่เปิดอยู่ คุณจะไม่สูญเสียการติดตามรายการในสมุดต่างๆ เก็บสมุดหลัก (ปกติคือ Personal Notebook เริ่มต้น) เป็นสมุดบันทึกปกติของคุณ

ไปไกลกว่านี้กับ OneNote

OneNote เป็นเครื่องมือทรงพลัง การจับคู่กับระบบ Bullet Journal เป็นวิธีฉลาดจัดระเบียบบันทึกและตารางเวลา ส่วนที่ดีที่สุดของระบบนี้คือการรวม OneNote กับ Outlook เพื่อรับการเตือนสำหรับงานและเหตุการณ์

ยิ่งดียิ่งขึ้นหากคุณมี Windows tablet PC พร้อม stylus เพราะคุณสามารถเขียนในสมุด OneNote ได้เหมือนกระดาษจริง — แต่พร้อมข้อได้เปรียบของการค้นหา แท็ก ซิงค์ข้ามอุปกรณ์ การจดจำมือเขียน และประโยชน์คล้ายๆ กันอื่นๆ