ตั้งแต่เปิดตัวในปี 2016 Notion ได้สร้างคลื่นในพื้นที่ผลิตภาพ (productivity space) และมีเหตุผลที่ดี มันกำจัดความจำเป็นที่ต้องกระจายงานไปหลายแอป และทำหน้าที่เป็นเครื่องมือจดบันทึก (note-taking), จัดการงาน (task management) และร่วมมือ (collaboration) แบบ all-in-one แนวทางแบบโมดูลาร์ (modular-based approach) ของ Notion ต่อทุกอย่างก็หมายถึงคุณได้ขึ้นรูปมันเป็นอะไรก็ได้ตามที่คุณต้องการ
หากคุณเพิ่งสมัคร Notion ไม่มีข้อสงสัยว่าคุณจะพบอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบ minimalistic (ขั้นพื้นฐาน) น่สับสน ไม่เหมือนเครื่องมือผลิตภาพอื่นๆ คุณจะไม่เห็นแถบเครื่องมือหรือตัวเลือกจัดรูปแบบอะไรสวยงามให้เล่น
แต่วิธีการออกแบบที่เรียบง่ายและความสวยงามของ Notion คือจุดแข็งที่สุด มันไม่บังคับคุณเข้าโครงสร้างหรือลำดับชั้นเฉพาะ มันขึ้นอยู่กับคุณสมบูรณ์ว่าจะใช้มันอย่างไร
ในรีวิวแอป Notion นี้ คุณควรพบเคล็ดลับหนึ่งกำลังมือที่ช่วยเริ่มต้นและเร่งความเร็วในการใช้ Notion
1. แทรกบล็อก (Insert Blocks)
ใน Notion ทุกอย่างคือบล็อก (block) ทุกครั้งที่คุณเริ่มพิมพ์ คุณเริ่มด้วยบล็อกข้อความเริ่มต้น (default text block) แตคุณสามารถแทรกสิ่งอื่นนอกจากบล็อกข้อความได้
กดปุ่ม forward-slash (/) และคุณควรเห็นแผงลอย (floating pane) พร้อมบล็อกทั้งหมดที่สร้างได้ คุณมีบล็อกพื้นฐาน (basic blocks) ที่ด้านบนของรายการ ให้คุณฝังหน้า (embed pages) — จะอธิบายทีหลัง — สร้างหัวข้อย่อย (subheadings), แทรก to-do lists, เพิ่ม divider, quote ข้อความ ฯลฯ คุณจะใช้พวกนี้บ่อย
จากนั้นคุณมี database blocks, media blocks และ advanced blocks พวกเขาทรงพลังมาก ให้คุณทำอะไรก็ได้ ตั้งแต่อัปโหลดไฟล์, แทรกบอร์ดแบบ Kanban, ถึงฝังปฏิทิน ลองทดลองแต่ละบล็อก Notion จะเริ่มมีความหมายมากขึ้นเมื่อคุณเพิ่มบล็อกมากขึ้น
เพื่อให้ง่ายขึ้น คุณสามารถกรองบล็อกได้โดยพิมพ์ชื่อทันทีหลังกด forward-slash (/) แล้วกด Enter เพื่อแทรกโดยตรง จดจำบล็อกโปรดของคุณ การเพิ่มพวกมันจะเป็นเรื่องง่าย
2. ย้ายบล็อก (Move Blocks)
กับ Notion คุณไม่ต้องทำให้ถูกต้องครั้งแรก เมื่อคุณวางโน้ตและงานลงในหน้าแล้ว คุณสามารถจัดเรียงใหม่ในลำดับที่ต้องการ เรื่องนี้ใช้ได้กับทุกประเภทของบล็อกใน Notion
วางเคอร์เซอร์เหนือบล็อก แล้วลาก block handle ที่โชว์ทางซ้ายของมัน เพื่อย้ายบล็อก ไปรอบๆ เส้นสีน้ำเงินควรแสดงจุดเฉพาะที่คุณสามารถปล่อยบล็อกแต่ละอันได้
Notion ยังให้คุณสร้างคอลัมน์ (columns) ได้ เพียงลากบล็อกแนวนอนและปล่อยเมื่อเห็นเส้นแนวตั้งสีน้ำเงิน
3. แปลงบล็อก (Convert Blocks)
คุณสามารถแปลงบล็อกพื้นฐานเป็นอีกประเภทหนึ่งได้ แม้หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นการเพิ่มเนื้อหาแล้ว เริ่มด้วยการเลือก block handle แล้วชี้ไปที่ Turn into บนเมนูบริบท (context menu) และเลือกประเภทบล็อกที่ต้องการ
หากคุณอยากเปลี่ยนบล็อกข้อความมาตรฐานเป็นหัวข้อย่อย ตัวอย่างเช่น ให้เลือกบล็อกหัวข้อประเภท H1, H2 หรือ H3
4. สร้างหน้าย่อย (Create Subpages)
คุณไม่ต้องสร้างหน้าแยกในแถบด้านข้าง (sidebar) ของ Notion ทุกครั้งที่อยากทำงานใหม่ แทนจะใช้บล็อก Page เพื่อฝังหน้าภายในอีกหน้า คุณสามารถมีหน้าซ้อน (nested pages) ได้ไม่จำกัด
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมีหน้าเดียวเป็นแดชบอร์ดหลัก (main dashboard) และสร้างหน้าย่อยนำไปสู่สิ่งอื่นๆ ไม่เพียงแค่ช่วยจัดระเบียบใน Notion ให้เป็นตรรกะ แต่น่าจะทำให้แถบด้านข้าง (sidebar) สะอาดไม่มีของอุดตัน
Notion ยืดหยุ่นมาก คุณยังลากวางหน้าที่มีอยู่เข้าไปในหน้าอื่นในแถบด้านข้าง เพื่อเปลี่ยนเป็นหน้าย่อย และกลับกันได้
5. ลิงก์ไปหน้าอื่น (Link to Other Pages)
Link to page เป็นบล็อกที่มีประโยชน์มากอีกตัวใน Notion ที่ร่วมกับบล็อก Page ช่วยทำให้ทุกอย่างไหลลื่น ใส่ได้ที่ไหนก็ได้เพื่อลิงก์ไปหน้าอื่น
6. จัดรูปแบบข้อความ (Format Text)
ดูครั้งแรก Notion ดูว่าจะว่างเปล่าจากตัวเลือกจัดรูปแบบ ไม่ต้องกังวล แค่ highlight (ไฮไลท์) ข้อความที่ต้องการจัดรูปแบบ และคุณควรเห็น toolbar (แถบเครื่องมือ) ที่ nifty (ฉลาด/สะดวก) พร้อมตัวเลือกหนึ่งกำลังมือ ให้ bold, italic, underline เพิ่มลิงก์, เปลี่ยนสีข้อความ ฯลฯ
7. เพิ่มไอคอนและภาพปกหน้า (Add Page Icon and Cover)
Notion ให้คุณปรับแต่งหน้าใดก็ได้ (รวมถึงหน้าซ้อน) ด้วยไอคอนและภาพปก (cover image) ทำได้โดย hover (วางเมาส์)เหนือหัวข้อหน้า และใช้ตัวเลือก Add Icon และ Add Cover
คุณเลือกไอคอนและภาพปกจากแกลเลอรีไอคอน/ภาพในตัว หรืออัปโหลดของตัวเองได้
8. ย้ายบล็อกไปหน้าอื่น (Move Blocks to Other Pages)
คุณสามารถย้ายบล็อกใดก็ไปหน้าอื่นได้ เลือก block handle ชี้ไปที่ Move to แล้วเลือกหน้าที่ต้องการ หรือลากวางลงในหน้าที่เกี่ยวข้องบนแถบงาน (taskbar) ได้เลย
9. ค้นหาเร็ว (Quick Find)
อยากหาบางอย่างในพื้นที่ทำงาน Notion? เลือกตัวเลือก Quick Find มุมซ้ายบนของหน้าต่าง และเริ่มพิมพ์เพื่อกรองหน้าและบล็อกทันที
เมื่อคุณเริ่มใช้ Notion จริง Quick Find จะเป็นสิ่งจำเป็น ต้องการเปิดเร็วกว่านี้ กด Ctrl+P หรือ Cmd+P
10. แชร์หน้า (Share Pages)
ขึ้นอยู่กับแผน Notion ของคุณ คุณเข้าถึงตัวเลือกแชร์ทรงพลังหลายอย่าง หากคุณมีแผน Personal หรือ Personal Pro คุณเชิญคน (Notion เรียกว่า "guests") ให้ดู, คอมเมนต์ หรือแก้ไขหน้าได้ คุณยังแชร์หน้าสาธารณะได้ เลือกตัวเลือก Share มุมขวาบนของหน้าต่างเพื่อเริ่มแชร์
หากคุณมีบัญชี Team Notion แชร์หน้าทั้งหมดภายใต้ส่วน Workspace บนแถบด้านข้างกับสมาชิกทีมคนอื่นๆ คุณยังสร้างหน้าส่วนตัวที่ никтоเข้าถึงไม่ได้ในพื้นที่ Private ได้
11. ล็อกหน้า (Lock Page)
มันง่ายมากที่จะทำผิดพลาดใน Notion โดยไม่รู้ตัว การล็อกหน้าสามารถป้องกันการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจ (accidental edits) ทำได้โดยเลือก three dots (จุด 3 จุด) มุมขวาบน และเลือก Page Lock
12. นำเข้เนื้อหา (Import Content)
คุณนำเข้าข้อความธรรมดา, Word, Excel และ CSV ไป Notion ได้ นอกจากนี้ยังนำเข้าข้อมูลโดยตรงจากเครื่องมือผลิตภาพทางเลือกอื่นๆ เช่น Evernote และ Trello ได้ เลือกตัวเลือก Import ที่ด้านล่างของแถบด้านข้างเพื่อเริ่มต้น
13. เปิดโหมดมืด (Enable Dark Mode)
Notion รองรับโหมดมืด (dark mode) เลือกตัวเลือก Settings & Members บนแถบด้านข้าง และเปิด toggle ถัดจาก Dark Mode เพื่อเปิดใช้งาน
ทางเลือก คุณใช้คีย์บอร์ดชอร์ทคัท Ctrl+Shift+L หรือ Cmd+Shift+L สลับระหว่างโหมดมืดและสว่างได้เร็วขึ้น
14. Notion Web Clipper
ขณะเล่นเน็ต คุณสามารถใช้ส่วนขยาย Notion Web Clipper เพื่อเพิ่มหน้าเว็บไหนก็ได้เข้า workspace Notion ของคุณ มีให้ทั้ง Chrome และ Firefox หลังติดตั้งส่วนขยาย ล็อกอินด้วย credentials (ข้อมูลประจำตัว) Notion ของคุณ และคุณพร้อมใช้งาน
15. ใช้เทมเพลต (Use Templates)
Notion อาจ overwhelming (ท่วมท้น) แต่นั่นคือที่ที่เทมเพลตหน้าช่วยได้ เลือกตัวเลือก Templates ที่ด้านล่างของแถบด้านข้าง เพื่อเปิดแกลเลอรีเทมเพลตในตัว แล้วขยายหมวดหมู่อย่าง Personal, Education หรือ Project Management และเลือก
กด Use this template และ Notion จะสร้างหน้าใหม่โดยอัตโนมัติจากเทมเพลตที่เลือก คุณแก้ไขเทมเพลตได้อย่างไรก็ตาม
สำหรับเทมเพลตเพิ่มเติมจากทีม Notion และชุมชน ไปที่ Notion Template Gallery
Notion ที่แตกต่างกัน (Different Notions)
มีอะไรทำใน Notion มากมายจนเราเพิ่งขูดผิว (scratch the surface) ในรีวิวนี้! เมื่อคุณจับหลักพื้นฐานแล้ว คุณควรสบายใจใช้มันมากขึ้น ตอนนี้ถึงเวลาสร้าง Notion workspace ให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของคุณ
