OneDrive สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน:8 เคล็ดลับสำหรับผู้เริ่มต้น

ยิ่งคุณมีอุปกรณ์พกพามากเท่าไร การเข้าถึงไฟล์ของคุณก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรืออุปกรณ์ใดที่คุณใช้อยู่ ย้อนกลับไปในสมัยก่อน ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณทั้งหมดอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้น หากคุณไม่ได้อยู่ใกล้คอมพิวเตอร์ คุณจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ ทั้งหมดนี้เปลี่ยนไปพร้อมกับอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงและบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เสนอโดยบริษัทต่างๆ เช่น Dropbox, Amazon และ Google

ที่น่าแปลกก็คือ คำสั่งให้อยู่แต่บ้านในปีที่ผ่านมาและเปลี่ยนไปทำงานทางไกลได้เพิ่มความต้องการและความต้องการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ด้วย โรงเรียนและนายจ้างหลายแห่งหันมาใช้ Microsoft 365 เพื่อให้นักเรียนและพนักงานเชื่อมต่อกัน สำหรับการจัดเก็บไฟล์ นั่นหมายถึงการนำ OneDrive สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงานมาใช้

หากคุณเป็นผู้ใช้ OneDrive ใหม่ ไม่ว่าจะสำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน โปรดอ่านเคล็ดลับบางประการในการใช้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ของ Microsoft

1. ทำความเข้าใจไอคอนสถานะ OneDrive ของคุณ

เมื่อบันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive คุณสามารถเลือกให้ไฟล์ของคุณพร้อมใช้งานแบบออนไลน์เท่านั้นหรือออฟไลน์ ฟีเจอร์ OneDrive Files On-Demand ช่วยให้คุณเข้าถึงทุกสิ่งที่คุณบันทึกไว้ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยไม่ต้องดาวน์โหลดสำเนาของทุกไฟล์ในเครื่อง แต่คุณจะเห็นไฟล์ของคุณแสดงอยู่ในตัวจัดการไฟล์พร้อมกับไอคอนสถานะที่ระบุว่าแต่ละไฟล์เป็นแบบออนไลน์เท่านั้น พร้อมใช้งานในเครื่อง หรือพร้อมใช้งานตลอดเวลา

ไอคอนคลาวด์สีน้ำเงินแสดงว่าไฟล์เป็นแบบออนไลน์เท่านั้น เครื่องหมายถูกสีเขียวในวงกลมจะปรากฏขึ้นตามไฟล์ที่มีอยู่ในอุปกรณ์ที่คุณใช้

ไฟล์ที่คุณเลือก เสมอ เก็บบนอุปกรณ์ของคุณจะแสดงวงกลมสีเขียวทึบพร้อมเครื่องหมายถูกสีขาว

หากคุณเปิดไฟล์แบบออนไลน์อย่างเดียวบนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่น ไฟล์นั้นจะดาวน์โหลดและพร้อมใช้งานในเครื่อง การพร้อมใช้งานในเครื่องหมายความว่าคุณสามารถเปิดไฟล์ได้แม้ว่าคุณจะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต หากต้องการเพิ่มพื้นที่ว่างบนฮาร์ดไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไฟล์และเลือก เพิ่มพื้นที่ว่าง .

2. วิธีเปิดไฟล์แบบออนดีมานด์ 

ผู้ใช้พีซีสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเปิดไฟล์ได้ตามใจ

1. เลือกไอคอน OneDrive ในซิสเต็มเทรย์
2. เลือก ความช่วยเหลือและการตั้งค่า .
3. เลือก การตั้งค่า .
4. ใน การตั้งค่า ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง “ประหยัดพื้นที่และดาวน์โหลดไฟล์ตามที่คุณใช้ ."

ผู้ใช้ Mac สามารถเปิดไฟล์ได้ตามใจโดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกไอคอน OneDrive ในแถบเมนู
2. เลือก …เพิ่มเติม ปุ่ม.
3. เลือก ค่ากำหนด .
4. เลือก เปิดไฟล์ตามคำขอ ปุ่ม.

3. เปิด Storage Sense สำหรับพีซี

ผู้ใช้ Windows 10 มีตัวเลือกพิเศษในการเปิด Storage Sense ซึ่งจะตั้งค่าไฟล์ OneDrive ใดๆ ที่คุณไม่ได้เปิดในช่วง 30 วันที่ผ่านมาเป็นแบบออนไลน์เท่านั้นหากคุณมีพื้นที่ดิสก์เหลือน้อย

คุณยังตั้งค่าให้ Storage Sense ทำงานทุกวัน สัปดาห์ หรือเดือน แทนที่จะใช้เฉพาะเมื่อพื้นที่ดิสก์เหลือน้อยเท่านั้น

4. สิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ OneDrive Personal Vault

แม้ว่าไฟล์ทั้งหมดที่คุณบันทึกไปยังระบบคลาวด์ของ OneDrive จะได้รับการปกป้องโดยมาตรการรักษาความปลอดภัยของ Microsoft แต่ OneDrive Personal Vault ก็มีการป้องกันอีกชั้นหนึ่งสำหรับไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อน

เมื่อคุณบันทึกไฟล์ลงในตู้นิรภัยส่วนตัว คุณต้องใช้การตรวจสอบสิทธิ์ที่เข้มงวดหรือขั้นตอนการยืนยันตัวตนครั้งที่สองเพื่อเข้าถึง ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ของคุณ ซึ่งอาจเป็นใบหน้าของคุณ ลายนิ้วมือ PIN หรือรหัสที่ส่งถึงคุณทางข้อความหรืออีเมล

ไฟล์ใน Personal Vault ของคุณจะได้รับการเข้ารหัสตลอดเวลา รวมถึงเมื่ออยู่ในตู้นิรภัยและเมื่อกำลังเดินทางระหว่างระบบคลาวด์และอุปกรณ์ของคุณ นอกจากนี้ ไฟล์ในห้องนิรภัยของคุณยังถูกสแกนหาไวรัสและเฝ้าติดตามกิจกรรมที่น่าสงสัย ซึ่งรวมถึงแรนซัมแวร์

Personal Vault จะปรากฏเป็นโฟลเดอร์ภายใน OneDrive ของคุณ เพียงบันทึกลงในตู้นิรภัยเพื่อรับประโยชน์จากการรักษาความปลอดภัยพิเศษทั้งหมด

หมายเหตุ :ผู้ใช้ที่ไม่ได้สมัครใช้งาน Microsoft 365 จะถูกจำกัดไว้ที่ 3 ไฟล์ใน Personal Vault

5. วิธีอัปโหลดไฟล์ไปยัง OneDrive

หากคุณกำลังใช้ OneDrive สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน มีหลายวิธีในการอัปโหลดไฟล์ไปยังระบบคลาวด์ OneDrive ของคุณ

อัปโหลดไฟล์โดยใช้เบราว์เซอร์ของคุณ

คุณสามารถเข้าถึง OneDrive ในเบราว์เซอร์ได้ตลอดเวลา ขั้นตอนด้านล่างใช้ได้กับ Chrome และ Edge และอาจแตกต่างออกไปเล็กน้อยหากคุณใช้เบราว์เซอร์อื่น

1. ลงชื่อเข้าใช้ office.com และเลือกตัวเปิดใช้แอปที่มุมบนซ้ายของหน้าและเลือก OneDrive

2. เลือก อัปโหลด > ไฟล์ หรือ โฟลเดอร์ .

3. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการอัปโหลด แล้วเลือกไฟล์เหล่านั้น
4. เลือก เปิด หรือ เลือกโฟลเดอร์ .

อัปโหลดไฟล์โดยใช้เดสก์ท็อปของคุณ

หากคุณกำลังใช้คอมพิวเตอร์ที่มี Windows 10 แสดงว่า OneDrive ได้รับการติดตั้งไว้แล้ว เพียงบันทึกหรือย้ายไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณไปยังโฟลเดอร์ OneDrive เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณผ่าน OneDrive

ถ้าคุณไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้ OneDrive ให้เลือก เริ่ม ปุ่ม ค้นหา OneDrive แล้วเปิดแอป ทำตามคำแนะนำเพื่อลงชื่อเข้าใช้

ในทำนองเดียวกัน ผู้ใช้ Mac สามารถอัปโหลดไฟล์ไปยัง OneDrive ได้โดยอัตโนมัติด้วยการคัดลอกหรือย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ OneDrive โดยใช้ Finder หรือบันทึกลงในโฟลเดอร์ OneDrive จากแอป

6. การแชร์ไฟล์ใน OneDrive

การแชร์ไฟล์ไม่ใช่เรื่องง่ายด้วย OneDrive บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้คลิกขวาที่ไฟล์และเลือก แชร์ .

เลือกคนที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย เพิ่มข้อความเสริม จากนั้นเลือก ส่ง ปุ่มหรือเลือกคัดลอกลิงก์หรือส่งผ่านแอปอื่นบนอุปกรณ์ของคุณ

7. กู้คืนไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน OneDrive

OneDrive มีถังรีไซเคิลซึ่งคุณสามารถกู้คืนไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณลบโดยไม่ตั้งใจได้

1. จาก OneDrive ในเบราว์เซอร์ของคุณ ให้เลือก ถังรีไซเคิล .
2. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการกู้คืน

3. เลือก คืนค่า ปุ่ม.

8. วิธีใส่วันหมดอายุและรหัสผ่านในไฟล์ OneDrive ของคุณ

แม้ว่าฟีเจอร์นี้ยังไม่พร้อมใช้งานสำหรับบัญชีฟรี แต่ผู้ใช้ Microsoft 365 บางรายมีตัวเลือกในการใส่วันหมดอายุและรหัสผ่านในไฟล์ของตนใน OneDrive หากเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ใน OneDrive Admin Center ให้ทำดังนี้

หมายเหตุ :ใช้งานได้เฉพาะเมื่อแชร์ลิงก์โดยไม่ระบุชื่อและ ไม่ เมื่อคุณเลือกที่จะแบ่งปันกับบางคน

1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์
2. เลือก แชร์ .
3. ใน การตั้งค่าลิงก์ , เลือกเวลาที่คุณต้องการเข้าถึงไฟล์ที่จะหมดอายุ

4. เพิ่ม รหัสผ่าน ถ้าคุณต้องการ
5. เลือก สมัคร ปุ่ม.

ใช้ประโยชน์จาก OneDrive ให้มากขึ้นสำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน

เคล็ดลับข้างต้นเป็นเพียงการเริ่มต้นสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วย OneDrive สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน เรียนรู้วิธีแก้ปัญหาการซิงค์ ใช้ลิงก์สัญลักษณ์เพื่อซิงค์โฟลเดอร์ใดๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณกับ OneDrive หรือหากคุณรู้สึกไม่สบายใจ ให้ปิดการใช้งาน OneDrive โดยสิ้นเชิง