คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับตัวกรอง Todoist

หากคุณใช้ Todoist เพื่อติดตามชีวิตของคุณอยู่แล้ว คุณอาจสงสัยว่าคุณจะทำให้มันมีประโยชน์มากขึ้นได้อย่างไร คำตอบง่ายๆ:ตัวกรอง Todoist สิ่งเหล่านี้มีพลังในการปรับปรุงและจัดระเบียบงานทั้งหมดของคุณได้ดียิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเพิ่มสิ่งที่ต้องทำมากมายจนคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ข่าวดีก็คือคุณสามารถใช้ตัวกรองในตัวหรือสร้างตัวกรองของคุณเองได้ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

ตัวกรอง Todoist คืออะไร

Todoist มีแถบค้นหาที่สะดวกอยู่แล้วเพื่อให้ค้นหางานได้อย่างรวดเร็ว ตัวกรอง Todoist ก้าวไปอีกขั้นโดยให้คุณสร้างการค้นหาที่กำหนดเองสำหรับสิ่งที่คุณใช้บ่อย ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างตัวกรองสำหรับการโทรหรืออีเมลที่คุณต้องการตอบกลับภายในสิ้นวัน คุณสามารถกรองตามแท็กและวันที่ครบกำหนดเพื่อดูงานเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว

หากคุณมีงานไม่กี่ร้อยรายการในรายการที่ต้องทำ การเลื่อนดูอย่างเดียวไม่เพียงพอ แม้ว่าคุณจะจัดหมวดหมู่อย่างระมัดระวังด้วยแท็กและลำดับความสำคัญ คุณก็ยังอาจเสียเวลาอันมีค่าไปกับการพยายามค้นหาสิ่งที่คุณต้องการและอาจพลาดงานสำคัญไปได้อย่างง่ายดาย

หากต้องการดูว่าตัวกรอง Todoist มีประโยชน์เพียงใด สมมติว่ามืออาชีพที่มีงานยุ่งมีงานหลายร้อยรายการในสัปดาห์นี้ นี่อาจเป็นการผสมผสานระหว่างอีเมล การโทร โครงการ และแม้แต่สิ่งที่ต้องทำระหว่างทางกลับบ้าน เมื่อเข้าสู่ระบบเพื่อดูงานในช่วงเช้า พวกเขาต้องการไปทำงานทันที

พวกเขาสร้างตัวกรองเพื่อแสดงเฉพาะงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดก่อน พวกเขาปรับแต่งตัวกรองเพิ่มเติมเพื่อแสดงงานที่ครบกำหนดในวันนั้น แม้กระทั่งงานก่อนอาหารกลางวัน หากพวกเขาจัดการกับอีเมลที่เหลือตั้งแต่วันก่อนช่วงเช้าตรู่ พวกเขาจะปรับแต่งตัวกรองอีกครั้งเพื่อแสดงเฉพาะงานอีเมล ทันใดนั้น รายการที่ยาวมากนั้นแสดงเฉพาะงานที่บุคคลต้องทำทันทีที่เริ่มทำงานในวันนั้น

เช่นเดียวกับเมื่อพวกเขาจากไปในวันนั้น พวกเขาจะกรองงานตามหน้าแรกพร้อมกับวันปัจจุบัน นอกจากนี้ยังกรองตามบุคคลได้หากต้องการดูงานที่กำลังจะมีขึ้น (เช่น กิจกรรมนอกหลักสูตร) ​​สำหรับบุตรหลาน คู่สมรส เพื่อน หรือองค์กรการกุศล

ตัวกรอง Todoist เริ่มต้นที่ดีที่สุด

ตามค่าเริ่มต้น Todoist จะให้ตัวกรองสองสามตัวแก่คุณ สิ่งเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปตามแพลตฟอร์มที่คุณใช้ สำหรับจุดประสงค์ของโพสต์นี้ ฉันใช้เวอร์ชันเว็บฟรี

ตัวกรองต่อไปนี้รวมอยู่โดยค่าเริ่มต้นโดยที่คุณไม่ต้องสร้างอะไรเลย:

• มอบหมายให้ฉัน – แสดงรายการเฉพาะงานที่ได้รับมอบหมายให้คุณ
• ลำดับความสำคัญ 1 – แสดงรายการงานที่มีป้ายกำกับว่าลำดับความสำคัญ 1
• ไม่มีวันครบกำหนด – แสดงเฉพาะงานที่ไม่มีวันที่ครบกำหนด
• ดูทั้งหมด – แสดงงานทั้งหมดของคุณในรายการเดียว

หากคุณไม่เห็นทั้งสี่รายการ ไม่ต้องกังวล คุณอาจมีเพียงไม่กี่รายการเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ใช้เพื่อทดสอบว่าตัวกรองทำงานอย่างไร คุณยังสามารถคลิกไอคอนแก้ไข (ดินสอ) ข้างตัวกรองเพื่อดูรายละเอียดการสืบค้นที่ใช้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณคุ้นเคยกับวิธีสร้างตัวกรองของคุณเองมากขึ้น

จากค่าเริ่มต้นเหล่านี้ ลำดับความสำคัญ 1 และมอบหมายให้ฉันน่าจะมีประโยชน์มากที่สุด เนื่องจากคุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่างานเร่งด่วนของคุณคืออะไร

การสร้างตัวกรองของคุณเอง

โดยรวมแล้ว ตัวกรอง Todoist ที่เป็นค่าเริ่มต้นนั้นพื้นฐานอย่างยิ่งและอาจไม่มีประโยชน์ทั้งหมด เมื่อถึงเวลาที่ดีที่สุดที่จะสร้างตัวกรองของคุณเอง

ในการทำให้ตัวกรองดีขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องใช้ป้ายกำกับ วันที่ (ถ้ามี) และลำดับความสำคัญในการสร้างงาน มิฉะนั้น จะสร้างตัวกรองตามเกณฑ์เหล่านั้นได้ยาก คุณสามารถสร้างป้ายกำกับเมื่อสร้างหรือแก้ไขงานหรือโดยใช้ส่วน "ตัวกรองและป้ายกำกับ"

1. ในการสร้างตัวกรองของคุณเอง ให้เลือก "ตัวกรองและป้ายกำกับ" ในบานหน้าต่างด้านซ้าย บน Android ให้ลากเมนูขึ้นจากด้านล่างและเลือก "ตัวกรอง" ใน iOS ให้แตะ “<” เพื่อเปิดเมนูและเลือก “ตัวกรองและป้ายกำกับ”

2. ข้าง “ตัวกรอง” ให้เลือก “+” ปุ่มเพื่อเพิ่มตัวกรองใหม่ (สำหรับตัวอย่างนี้ ฉันกำลังสร้างตัวกรองที่แสดงงานที่ค้างชำระ วิธีนี้ใช้ได้ผลดีกับงานที่มองข้ามไปแต่ยังต้องทำให้เสร็จ วิธีนี้ใช้ได้ก็ต่อเมื่องานของคุณมีวันครบกำหนดเท่านั้น)

3. เริ่มต้นด้วยการป้อนชื่อสำหรับตัวกรองของคุณ ใช้คำอธิบายเพื่อให้จำได้ว่ามีไว้เพื่ออะไร
4. ป้อนข้อความค้นหาตัวกรองของคุณ ในกรณีนี้ เป็นเพียงคำเดียว:"เกินกำหนด" (คุณยังสามารถใช้ “od”) คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดอื่นๆ เช่น ป้าย เพื่อดูเฉพาะงานที่ค้างชำระสำหรับโครงการหนึ่งๆ จากนั้นเลือกสีสำหรับฟิลเตอร์ของคุณ (หากต้องการ) ฉันพบว่าการเข้ารหัสสีช่วยองค์กรส่วนตัวของฉันได้ สุดท้าย เลือกว่าจะเพิ่มในรายการโปรดของคุณหรือไม่ (คุณสามารถดำเนินการนี้ได้ในภายหลัง)
5. คลิก “เพิ่ม” เพื่อสร้างตัวกรอง

เมื่อคุณคลิกชื่อตัวกรองตอนนี้ คุณจะได้รับรายการงานที่ค้างชำระ

เมื่อสร้างตัวกรองพื้นฐาน มีบางสิ่งที่ต้องคำนึงถึง:

• หากการสืบค้นของคุณอิงจากป้ายกำกับ ให้ใช้สัญลักษณ์ “@” นำหน้าชื่อป้ายกำกับเสมอ เช่น “@work”
• หากการสืบค้นของคุณอิงตามโครงการ/ส่วนหลักหรือเฉพาะส่วนย่อย ให้ใช้ “#” นำหน้าชื่อเสมอ เช่น “#Inbox”
• ถ้าคุณต้องการให้การสืบค้นของคุณรวมส่วนหลักพร้อมกับส่วนย่อยทั้งหมด ให้ใช้ “##” นำหน้าชื่อ
• หากคุณต้องการยกเว้นส่วนย่อยที่เฉพาะเจาะจง ให้เพิ่ม “!” ก่อนชื่อส่วนย่อย เช่น “##Inbox &!#Followups” (ซึ่งรวมถึงทุกส่วนในส่วนพาเรนต์ของ Inbox ยกเว้นส่วนใดๆ จากส่วนย่อยการติดตาม)
• หากคุณต้องการค้นหาหัวข้อที่มีชื่อเดียวกันในหลายโครงการ ให้ใช้ “/” นำหน้าชื่อ เช่น “/Emails” ซึ่งอาจเป็นส่วนย่อยในส่วนหลักหลายส่วน

สำหรับรายการตัวกรองที่มีประโยชน์ที่สุด โปรดข้ามไปที่ส่วนตัวกรองที่มีประโยชน์ที่สุดด้านล่าง หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอ่านเพื่อดูวิธีสร้างตัวกรอง Todoist ขั้นสูง

การสร้างตัวกรอง Todoist ขั้นสูง

การสร้างตัวกรองพื้นฐานนั้นค่อนข้างง่าย เพียงใช้ชื่อป้ายกำกับ ส่วน วันที่ หรือคำหรือวลีเฉพาะ (เช่น เกินกำหนด เกิดซ้ำ ไม่มีวันที่ ไม่มีป้ายกำกับ) อย่างไรก็ตาม คุณไม่ได้จำกัดอยู่เพียงเกณฑ์การกรองเดียว ตัวอย่างเช่น ในส่วนด้านบน คุณเห็นวิธียกเว้นส่วนย่อยในตัวกรอง

ก่อนสร้างตัวกรองขั้นสูง คุณควรรู้ว่าตัวกรองบางประเภทมีไว้สำหรับผู้ใช้ระดับพรีเมียมเท่านั้น นอกจากนี้ ผู้ใช้ฟรียังจำกัดตัวกรองครั้งละสามตัวเท่านั้น

หากต้องการใช้หลายเกณฑ์ ให้ใช้ตัวดำเนินการต่อไปนี้:

• “&” (และ) – ใช้เพื่อรวมสองเกณฑ์ เช่น “วันนี้ &เกินกำหนด” หรือ “วันนี้ &#Inbox” งานต้องเป็นไปตามเกณฑ์ทั้งสองจึงจะสร้างรายการได้
• “|” (หรือ) – ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อกรองเกณฑ์อย่างใดอย่างหนึ่ง งานสามารถตรงตามเกณฑ์ใดก็ได้เช่น “วันนี้ | ลำดับความสำคัญ 1” หรือ “@work | @บทความ”
• “!” (ไม่รวม) – ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อแยกบางสิ่งออกจากตัวกรอง ตัวอย่างเช่น ฉันสามารถค้นหางานในกล่องจดหมายที่ไม่มีป้ายกำกับว่า “#Inbox &!@article”

• รวมตัวกรองหลายตัวโดยใช้เครื่องหมายจุลภาค – หากคุณต้องการตัวกรอง Todoist ขั้นสูงกว่านี้ ให้สร้างตัวกรองหลายตัวแล้วแยกด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น ค้นหางานที่มีความสำคัญ 1 ที่ครบกำหนดในวันพรุ่งนี้ และงานที่เกินกำหนดอันดับ 2 ด้วย “p1 &พรุ่งนี้, p2 &เกินกำหนด”

• “*” (ตัวแทน) – ทำให้ตัวกรองของคุณครอบคลุมมากขึ้นด้วยสัญลักษณ์ตัวแทน ตัวอย่างเช่น ค้นหางานทั้งหมดที่มอบหมายให้กับทุกคนที่มีนามสกุล Crowder ที่มีคำว่า “assigned to:* crowder”

คุณสามารถวางเกณฑ์หลายเกณฑ์ในวงเล็บได้ ตัวอย่างเช่น “(พรุ่งนี้ | เกินกำหนด) &#Inbox” ซึ่งจะแสดงงานที่ครบกำหนดในวันพรุ่งนี้หรือที่ค้างชำระและอยู่ในส่วนกล่องจดหมาย

ถ้าคุณชอบสร้างตัวกรองการค้นหาในแอปเพื่อการทำงานทั้งหมดที่คุณใช้ เรียนรู้วิธีควบคุม VLOOKUP ใน Excel และ Google ชีต

ตัวกรองที่มีประโยชน์ที่สุด

เพื่อช่วยคุณเริ่มต้น Todoist มีตัวสร้างแบบสอบถามตัวกรอง AI อาจไม่ถูกต้องนักแต่สามารถให้จุดเริ่มต้นได้

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มสร้างตัวกรองของคุณเองจากที่ใด ให้ลองใช้คำค้นหาตัวกรองที่มีประโยชน์ที่สุด ได้แก่:

• มอบหมายโดย: ชื่อ – ค้นหางานที่มอบหมายโดยบุคคลเฉพาะ คุณสามารถใช้ “ฉัน” เป็นชื่อสำหรับตัวคุณเองได้
• มอบหมายให้: ชื่อ – ค้นหางานที่มอบหมายให้กับบุคคลเฉพาะ นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับการดูเฉพาะงานที่ได้รับมอบหมายให้คุณ เพียงให้แน่ใจว่าคุณใช้ชื่อของบุคคลนั้นใน Todoist ตัวอย่างเช่น ถ้ามีคนชื่อ Robert Jones แต่ถูกระบุว่าเป็น Bob Jones ใน Todoist ให้ใช้ Bob Jones ในตัวกรองของคุณ
• (วันนี้ | เกินกำหนด) &#ProjectName – แทนที่ #ProjectName ด้วยโครงการ/ส่วนที่คุณต้องการ ใช้ข้อมูลนี้ทุกเช้าเพื่อดูว่าจะครบกำหนดของวันนี้และอะไรที่ค้างชำระจากเมื่อวาน
• ครบกำหนดก่อน:วันที่ และ ครบกำหนดหลัง:วันที่ – ดูงานที่ครบกำหนดก่อนหรือหลังวันที่ระบุ คุณสามารถใช้วันหรือเวลา เช่น “ครบกำหนดก่อน:10 กุมภาพันธ์” หรือ “ครบกำหนดหลัง:16:00 น.”
• เกิดซ้ำ – ดูงานที่เกิดซ้ำทั้งหมด คุณยังเพิ่มตัวกรองป้ายกำกับหรือโปรเจ็กต์/ส่วนเพื่อกรองการค้นหาได้ดียิ่งขึ้น
• ไม่มีวันที่ , ไม่มีเวลา , !มอบหมายแล้ว – เหมาะสำหรับการดูงานใดๆ ที่ไม่มีวันที่ เวลา หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมาย หากคุณกำลังมอบหมายงานและจัดกำหนดการงาน คุณอาจใช้สามสิ่งนี้บ่อยๆ
• p1, p2, p3, และ p4 – กรองตามป้ายกำกับลำดับความสำคัญ คุณยังใช้ “ไม่มีลำดับความสำคัญ” เพื่อดูงานที่ไม่อยู่ในรายการลำดับความสำคัญได้อีกด้วย
• สร้าง , สร้างมาก่อน และ สร้างหลังจาก – ค้นหางานที่สร้างขึ้นก่อนหรือหลังวันที่หรือจำนวนวัน ตัวอย่างเช่น ค้นหางานที่สร้างขึ้นภายในสองสัปดาห์ที่ผ่านมาด้วย "สร้างหลังจาก:-14 วัน" หรือดูงานที่สร้างก่อนวันที่ 1 ธันวาคม 2021 ด้วย “created before:1 ธันวาคม 2021”
• ค้นหา – หากคุณต้องการค้นหาด้วยคำสำคัญอย่างง่าย ให้ใช้ “ค้นหา:คำสำคัญ” เพื่อกรองเฉพาะคำนั้น รวมสิ่งนี้เข้ากับเกณฑ์อื่นๆ เพื่อจำกัดการค้นหาของคุณให้เหลือเพียงส่วนหรือป้ายกำกับ

ค้นหาแรงบันดาลใจในการกรอง Todoist

ต้องการเป็นผู้เชี่ยวชาญตัวกรอง Todoist หรือไม่? สิ่งที่คุณต้องมีคือแรงบันดาลใจที่ถูกต้อง บล็อก Doist มีตัวกรองที่น่าทึ่งและมีประโยชน์มาก 24 ตัวเพื่อให้คุณจัดระเบียบได้อย่างรวดเร็ว นี่เป็นตัวอย่างที่ดีของการใช้ตัวกรองที่ซับซ้อนมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม สถานที่ที่ดีที่สุดในการค้นหาแรงบันดาลใจหรือขอความช่วยเหลือในการสร้างตัวกรองขั้นสูงคือ subreddit r/todoist ชุมชนที่มีความกระตือรือร้นมากกว่า 40,000 คนยินดีให้ความช่วยเหลือและอวดตัวกรอง เคล็ดลับ และลูกเล่น Todoist ของตนเองเสมอ ตัวอย่างเช่น หัวข้อนี้เกี่ยวกับการค้นหาแรงบันดาลใจในการกรองโดยเฉพาะ

คำถามที่พบบ่อย

1. ฉันจะเข้าถึงตัวกรองที่ใช้บ่อยที่สุดได้เร็วขึ้นได้อย่างไร

หากคุณมีตัวกรองเพียงไม่กี่ตัว การไปที่ส่วน "ตัวกรองและป้ายกำกับ" ก็ไม่มีปัญหา อย่างไรก็ตาม หากคุณมีตัวกรองหลายสิบตัว การค้นหาตัวกรองที่เหมาะสมอาจใช้เวลานาน

คุณสามารถเพิ่มตัวกรองใดๆ ลงในรายการโปรดของคุณ (ซึ่งปรากฏขึ้นในแถบด้านข้างหรือเมนูในแอป) โดยคลิกหรือแตะไอคอนรูปหัวใจข้างชื่อตัวกรอง จากนั้นให้มองหาตัวกรองของคุณภายใต้รายการโปรด

หรือถ้าคุณรู้ชื่อหรืออย่างน้อยส่วนหนึ่งของชื่อตัวกรอง ให้เริ่มพิมพ์ในช่องค้นหาและคลิกผลลัพธ์ของตัวกรองที่เกี่ยวข้อง

2. ฉันกรองงานที่เสร็จแล้วได้ไหม

ในปัจจุบัน ตัวกรอง Todoist ใช้ไม่ได้กับงานที่เสร็จสมบูรณ์ หากต้องการดูงานที่เสร็จสมบูรณ์ ให้เปิดโครงการที่เกี่ยวข้อง คลิกไอคอนเมนูสามจุดข้างโครงการ แล้วเลือก "แสดงงานที่เสร็จแล้ว"

3. ฉันต้องสร้างตัวกรองสำหรับการค้นหาทั้งหมดของฉันหรือไม่

ไม่ได้ คุณสามารถป้อนเกณฑ์การกรองในช่องค้นหาได้ ตัวกรองได้รับการออกแบบสำหรับการค้นหาที่คุณทำบ่อยๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการค้นหาที่ซับซ้อน แทนที่จะพิมพ์ทุกครั้ง ให้คลิกที่ชื่อตัวกรอง หากมีการค้นหาที่คุณไม่ค่อยได้ใช้ คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกเป็นตัวกรองหากไม่ต้องการ

4. ฉันจะจัดระเบียบตัวกรองของฉันได้อย่างไร

ง่ายสำหรับตัวกรองที่จะหลุดออกจากมือ มีหลายวิธีในการจัดระเบียบ:

• เพิ่มสิ่งที่คุณเคยใช้บ่อยที่สุดในรายการโปรด
• จัดกลุ่มตัวกรองที่คล้ายกันด้วยป้ายกำกับรหัสสี
• ลากและวางเพื่อจัดระเบียบตัวกรองตามที่คุณต้องการในรายการตัวกรองและป้ายกำกับ
• หากมีตัวกรองที่คุณไม่ใช้แล้ว ให้ลบออก ยิ่งคุณมีตัวกรองน้อยเท่าไหร่ ก็ยิ่งค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้นเท่านั้น