คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับ Todoist Filters

หากคุณใช้ Todoist จัดการชีวิตอยู่ คุณอาจสงสัยว่าจะทำให้มันมีประโยชน์มากขึ้นได้อย่างไร คำตอบง่ายๆ: Todoist Filters ฟิลเตอร์เหล่านี้มีพลังทำให้งานทั้งหมดเรียบร้อยและจัดระเบียบได้ดีขึ้น โดยเฉพาะเมื่อคุณเพิ่ม to-do เยอะจนไม่รู้จะเริ่มจากไหน ข่าวดีคือ คุณสามารถใช้ฟิลเตอร์ built-in หรือสร้างเองได้ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

Todoist Filters คืออะไร?

Todoist มีแถบค้นหาสะดวกสำหรับหางานเร็ว แต่ Filters ไปไกลกว่านั้น ให้คุณสร้างการค้นหาแบบกำหนดเองสำหรับสิ่งที่ค้นหาบ่อย เช่น ฟิลเตอร์สำหรับสายโทรหรืออีเมลที่ต้องตอบภายในวัน คุณสามารถกรองด้วยแท็กและวันครบกำหนดเพื่อดูเฉพาะงานเหล่านั้น

หากคุณมีงานหลายร้อยรายการใน to-do list การเลื่อนดูอย่างเดียวไม่พอ แม้จะจัดหมวดหมู่ด้วยแท็กและ priority อย่างระมัดระวัง คุณยังอาจเสียเวลามหาศาลหางานที่ต้องการ และพลาดงานสำคัญได้ง่าย

เพื่อเห็นประโยชน์จริงของ Todoist Filters มาลองจินตนาการ: มืออาชีพยุ่งๆ มีงานหลายร้อยรายการในสัปดาห์ อาจเป็นผสมของอีเมล สายโทร โปรเจกต์ และเรื่องต้องทำระหว่างทางกลับบ้าน เมื่อล็อกอินดูงานตอนเช้า พวกเขาอยากเริ่มทำงานทันที

พวกเขาสร้างฟิลเตอร์แสดงเฉพาะงาน priority สูงสุด ปรับเพิ่มแสดงงานที่ครบกำหนดวันนี้ อาจรวมถึงงานที่ครบก่อนเที่ยง หากพวกเขาจัดการอีเมลค้างจากเมื่อวานก่อนอะไรเช่นเช้า พวกเขาจะปรับฟิลเตอร์อีกครั้งแสดงเฉพาะงานอีเมล ทันทีรายการยาวนานกลายเป็นเพียงไม่กี่รายการที่ต้องทำทันทีเมื่อเริ่มทำงานวันนั้น

สิ่งเดียวกันเกิดขึ้นตอนเลิกงาน พวกเขากรองงานด้วย @Home พร้อมวันปัจจุบัน อาจกรองตามบุคคลอีก หากอยากดูงานจะมาของลูก ภรรยา/สามี เพื่อน หรือมูลนิธิ

Default Todoist Filters ที่ดีที่สุด

โดยค่าเริ่มต้น Todoist ให้ฟิลเตอร์มาพร้อมกัน อาจแตกต่างตามแพลตฟอร์ม ในบทความนี้ใช้เวอร์ชันเว็บฟรี

ฟิลเตอร์ต่อไปนี้มีโดยค่าเริ่มต้นโดยไม่ต้องสร้างอะไร:

• Assigned to me – แสดงเฉพาะงานที่มอบหมายให้คุณ
• Priority 1 – แสดงงานที่ติดฉลาก Priority 1
• No due date – แสดงเฉพาะงานที่ไม่มีวันครบกำหนด
• View all – แสดงงานทั้งหมดในรายการเดียว

หากไม่เห็นทั้ง 4 ตัว ไม่ต้องกังวล อาจมีแค่บางตัว แต่ใช้ทดสอบการทำงานของฟิลเตอร์ได้ คุณแม้แต่สามารถคลิกไอ콘แก้ไข (ดินสอ) ข้างฟิลเตอร์เพื่อดูรายละเอียด query ที่ใช้ ช่วยให้คุ้นเคยกับวิธีสร้างฟิลเตอร์เอง

จากค่าเริ่มต้น Priority 1 และ Assigned to me น่าจะมีประโยชน์มากที่สุด เพราะดูงานเร่งด่วนได้ทันที

สร้างฟิลเตอร์ของคุณเอง

ในภาพใหญ่ Default Todoist Filters เบามากและอาจไม่ช่วยมากนัก นั่นคือเวลาที่ควรสร้างฟิลเตอร์เอง

เพื่อให้ฟิลเตอร์ดีขึ้น สำคัญคือต้องใช้ labels, dates (ถ้ามี), และ priorities เมื่อสร้างงาน ไม่เช่นนั้น ยากที่จะสร้างฟิลเตอร์จากเกณฑ์เหล่านี้ คุณสามารถสร้าง labels ได้ขณะสร้าง/แก้ไขงาน หรือผ่านส่วน "Filters & Labels"

1. เพื่อสร้างฟิลเตอร์ เลือก "Filters & Labels" ในแถบซ้าย Android: ลากเมนูจากด้านล่างขึ้น เลือก "Filters" iOS: กด "<" เปิดเมนู เลือก "Filters & Labels"

2. ข้าง "Filters" กดปุ่ม "+" เพื่อเพิ่มฟิลเตอร์ใหม่ (ตัวอย่างนี้สร้างฟิลเตอร์แสดงงาน overdue เหมาะสำหรับงานที่หลุดลืมแต่ยังต้องทำ ต้องมี due date ถึงจะทำงาน)

3. ใส่ชื่อฟิลเตอร์ ใช้ชื่อที่อธิบายได้เพื่อจำว่าทำไมถึงสร้าง
4. ใส่ filter query ในกรณีนี้คือคำเดียว: "overdue" (หรือ "od") สามารถเพิ่มรายละเอียด เช่น label เพื่อดู overdue ของโปรเจกต์เฉพาะ เลือกสีฟิลเตอร์ (ถ้าอยาก) ผมชอบ color coding ช่วยจัดระเบียบส่วนตัว ตัดสินใจว่าจะเพิ่มใน favorites หรือไม่ (ทำภายหลังได้)
5. กด "Add" เพื่อสร้างฟิลเตอร์

ตอนนี้คลิกชื่อฟิลเตอร์ จะได้รายการงาน overdue

ข้อควรจำเมื่อสร้างฟิลเตอร์พื้นฐาน:

• ถ้า query ฐานบน label ใช้สัญลักษณ์ "@" นำหน้าชื่อ label เช่น "@work"
• ถ้า query ฐานบน project/section หลัก หรือ sub-section เฉพาะ ใช้ "#" นำหน้าชื่อ เช่น "#Inbox"
• ถ้าต้องการรวม section หลักพร้อม sub-sections ทั้งหมด ใช้ "##" นำหน้าชื่อ
• ถ้าต้องการ exclude sub-section เฉพาะ ใส่ "!" นำหน้าชื่อ sub-section เช่น "##Inbox & !#Followups" (รวมทุก section ใน Inbox parent section ยกเว้น Followups sub-section)
• ถ้าต้องการค้นหา sections ชื่อเดียวกันข้ามหลายโปรเจกต์ ใช้ "/" นำหน้าชื่อ เช่น "/Emails" ซึ่งอาจเป็น sub-section ในหลาย parent sections

สำหรับรายการฟิลเตอร์ที่มีประโยชน์ที่สุด ข้ามไปส่วน Most Useful Filters ได้เลย หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม อ่านต่อเพื่อดูวิธีสร้าง Advanced Todoist Filters

สร้าง Advanced Todoist Filters

สร้างฟิลเตอร์พื้นฐานง่ายมาก ใช้แค่ชื่อ label, section, date, หรือคำ/วลีเฉพาะ (overdue, recurring, no date, no label) แต่คุณไม่จำกัดแค่เกณฑ์เดียว ตัวอย่างข้างบนแสดงวิธี exclude sub-section ในฟิลเตอร์

ก่อนสร้าง advanced filters ควรรู้ว่า: บางประเภทฟิลเตอร์เฉพาะ premium users เท่านั้น และ free users จำกัด 3 ฟิลเตอร์พร้อมกัน

เพื่อใช้หลายเกณฑ์ ใช้ operators ต่อไปนี้:

• "&" (and) – รวม 2 เกณฑ์ เช่น "Today & overdue" หรือ "Today & #Inbox" งานต้องตรงทั้งคู่
• "|" (or) – กรองเกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่ง งานตรงได้แค่ตัวใดตัวหนึ่ง เช่น "Today | Priority 1" หรือ "@work | @article"
• "!" (exclude) – ยกเว้นสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ค้นหางานใน Inbox ที่ไม่มี label article: "#Inbox & !@article"

• รวมหลายฟิลเตอร์ด้วย comma – หากต้องการ advanced filter มากขึ้น สร้างหลายฟิลเตอร์ แล้วคั่นด้วย comma เช่น ค้นหา Priority 1 due พรุ่งนี้ และ Priority 2 overdue: "p1 & tomorrow, p2 & overdue"

• "*" (wildcard) – ทำฟิลเตอร์ครอบคลุมมากขึ้น เช่น ค้นหางานที่มอบหมายให้ทุกคนนามสกุล Crowder: "assigned to: * crowder"

คุณสามารถใส่หลายเกณฑ์ในวงเล็บได้ เช่น "(tomorrow | overdue) & #Inbox" จะแสดงงานที่ due พรุ่งนี้ หรือ overdue และอยู่ใน Inbox section

หากคุณชอบสร้าง search filters ใน productivity apps ต่างๆ เรียนรู้การ master VLOOKUP ใน Excel และ Google Sheets

Most Useful Filters

Todoist มี AI filter query generator ช่วยให้เริ่มต้น อาจไม่แม่นยำ 100% แต่ให้จุดเริ่มต้น

หากไม่แน่ใจเริ่มต้นที่ไหน ลองใช้ filter queries ที่มีประโยชน์ที่สุด รวมถึง:

• Assigned by: name – หางานที่มอบหมายโดยบุคคลเฉพาะ ใช้ "me" สำหรับตัวเอง
• Assigned to: name – หางานที่มอบหมายให้บุคคลเฉพาะ ดูงานของตัวเองได้ทันที ใช้ชื่อใน Todoist เช่น ชื่อจริง Robert Jones แต่ใน Todoist เป็น Bob Jones ให้ใช้ Bob Jones
• (today | overdue) & #ProjectName – แทนที่ #ProjectName ด้วยโปรเจกต์/section ที่ต้องการ ใช้ทุกเช้าเพื่อดูงานวันนี้และ overdue จากเมื่อวาน
• due before: date และ due after: date – งานที่ due ก่อน/หลังวันที่เฉพาะ ใช้วันหรือเวลาได้ เช่น "due before: February 10" หรือ "due after: 4 PM"
• recurring – ดูงานซ้ำทั้งหมด เพิ่ม label หรือ project/section filter ได้
• no date, no time, !assigned – เหมาะสำหรับดูงานที่ไม่มีวัน เวลา หรือผู้รับมอบหมาย หากคุณมอบหมายและจัดตารางงาน อาจใช้ 3 ตัวนี้บ่อย
• p1, p2, p3, และ p4 – กรองตาม priority label ใช้ "no priority" ดูงานที่ไม่มี priority
• created, created before, และ created after – หางานสร้างเมื่อวันที่/ก่อน/หลัง วันที่หรือจำนวนวัน เช่น หางานสร้าง 2 สัปดาห์ล่าสุด: "created after: -14 days" หรือ ก่อน 1 ธ.ค. 2021: "created before: December 1 2021"
• search – ค้นหาคีย์เวิร์ดง่ายๆ ใช้ "search: keyword" กรองแค่คำนั้น รวมกับเกณฑ์อื่นเพื่อจำกัดใน section หรือ label

หาแรงบันดาลใจ Todoist Filters

อยากเป็น master ของ Todoist Filters? ต้องการแค่แรงบันดาลใจที่ถูกต้อง Doist blog มี 24 ฟิลเตอร์น่าทึ่งและมีประโยชน์มาก จัดระเบียบได้เร็ว ตัวอย่างการใช้ complex filters ดีเยี่ยม

แต่ที่ดีที่สุดสำหรับแรงบันดาลใจหรือช่วยสร้าง advanced filters คือ r/todoist subreddit ชุมชน active 40,000+ คน พร้อมช่วยและแชร์ฟิลเตอร์ เคล็ดลับ และเทคนิค Thread นี้เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับ filter inspiration

คำถามที่พบบ่อย

1. เข้าถึงฟิลเตอร์ที่ใช้บ่อยสุดได้เร็วขึ้นอย่างไร?

หากมีเพียงไม่กี่ฟิลเตอร์ ไป "Filters & Labels" ไม่ใช่ปัญหา แต่ถ้ามีหลายสิบฟิลเตอร์ การหาตัวที่ถูกต้องกินเวลา

คุณสามารถเพิ่มฟิลเตอร์ใดๆ ไป Favorites list (โผล่ใน sidebar หรือเมนูในแอป) โดยคลิก/แตะไอคอนหัวใจข้างชื่อฟิลเตอร์ จากนั้นดูใน Favorites

ทางเลือก: หากรู้ชื่อหรือส่วนหนึ่งของชื่อฟิลเตอร์ เริ่มพิมพ์ใน Search box แล้วคลิกผลลัพธ์ฟิลเตอร์ที่เกี่ยวข้อง

2. กรองงานที่เสร็จแล้วได้ไหม?

ปัจจุบัน Todoist filters ไม่ apply กับ completed tasks เพื่อดู completed tasks ให้เปิดโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้อง คลิกไอคอนเมนู 3 จุดข้างโปรเจกต์ เลือก "Show completed tasks"

3. ต้องสร้างฟิลเตอร์สำหรับทุกการค้นหาไหม?

ไม่ คุณสามารถใส่ filter criteria ใน Search box ได้ ฟิลเตอร์ออกแบบสำหรับการค้นหาที่ทำบ่อย โดยเฉพาะ complex searches แทนที่จะพิมพ์ทุกครั้ง แค่คลิกชื่อฟิลเตอร์ หากมีการค้นหาที่ใช้บ่อยไม่ค่อย ไม่ต้อง save เป็นฟิลเตอร์ก็ได้

4. จัดระเบียบฟิลเตอร์อย่างไร?

ฟิลเตอร์ง่ายมากที่จะล้นหลาม มีหลายวิธีจัดระเบียบ:

• เพิ่มที่ใช้บ่อยสุดไป Favorites
• จับกลุ่มฟิลเตอร์คล้ายกันด้วย color-coded labels
• Drag and drop จัดเรียงฟิลเตอร์ใน Filters & Labels list ตามใจชอบ
• ลบฟิลเตอร์ที่ไม่ใช้แล้ว ยิ่งน้อยยิ่งง่ายต่อการค้นหา