คุณคงรู้ว่าข้อมูลที่เตรียมไม่ดี นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่แม่นยำ ทำให้ยากที่จะเชื่อมั่นในข้อมูลของตัวเองหรือ إقناع ให้ผู้อื่นเชื่อมั่น การทำความสะอาดข้อมูล (Data cleaning) หมายถึงการแก้ไขข้อผิดพลาดและลบข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์
คุณควรทำความสะอาดข้อมูลอย่างระมัดระวัง แต่อาจไม่ต้องเป็นกระบวนการที่ยาวนานในทุกกรณี นี่คือ 6 เทคนิคที่ช่วยทำให้ข้อมูลสะอาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทำความสะอาดคอลัมน์ทั้งหมดในชีตแยก
หลายคนแบ่งสเปรดชีตใหญ่เป็นชิ้นเล็กๆ เพื่อให้การทำความสะอาดไม่ overwhelming และโฟกัสที่ส่วนใดส่วนหนึ่ง หากตัดสินใจทำงานทีละคอลัมน์ ให้สร้างชีตใหม่ก่อน แล้วคัดลอกคอลัมน์นั้นไปยังชีตใหม่และทำความสะอาด
หลังทำความสะอาดเสร็จ คัดลอกคอลัมน์กลับไปแทนที่คอลัมน์เดิมในชีตต้นฉบับ
เทคนิคนี้ป้องกันการใช้ฟังก์ชันผิดพลาดไปทั่วสเปรดชีตแทนที่จะเป็นแค่คอลัมน์ที่กำลังทำงาน หากใช้ Excel ให้แทรกเวิร์กชีตโดยคลิกไอคอน + ที่ด้านล่างจอ หรือเลือก เมนู Insert แท็บ Home แล้วเลือก Insert Sheet
เปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Google Sheets
ในยุโรป รูปแบบวันที่นิยมคือ DD/MM/YY แต่ในสหรัฐใช้ MM/DD/YY คุณจินตนาการได้ว่าจะสับสนอย่างไร หากคนที่ 익숙กับรูปแบบต่างกันทำงานบน Google Sheets ร่วมกันโดยไม่ตกลงกันก่อนระบบ
โชคดีที่ Google Sheets อนุญาตให้เปลี่ยนรูปแบบวันที่ ป้องกันการแก้ไขด้วยมือ โดยค่าเริ่มต้นจะใช้รูปแบบของ locale ของสเปรดชีต แต่คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบวันที่กำหนดเองได้
ไฮไลท์ข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ ไปที่ Format > Numbers > More Formats แล้วเลือก More Date and Time Formats จากนั้นเลือกจากรูปแบบที่มี หรือสร้างเอง
จัดระเบียบข้อมูลที่นำเข้ามาใน Tableau จากโปรแกรมอื่น
หาก Tableau เป็นโปรแกรม visualize ข้อมูลที่คุณเลือก มีข่าวดีเมื่อจัดการข้อมูลนำเข้าจากที่อื่น เช่น Google Sheets หรือ Excel ฟีเจอร์ Data Interpreter จับข้อมูลจากโปรแกรมที่นำเข้าและตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำความสะอาด เช่น เซลล์ว่าง
ใช้ Connect pane ใน Tableau ค้นหาข้อมูลในรูปแบบที่รองรับ (.csv, .pdf, Google Sheets) ลากตารางไปที่ canvas หากต้องการ แล้วหาพื้นที่ Data Source ด้านซ้ายจอ ในส่วน Sheets ของ Data Source ให้ติ๊ก Use Data Interpreter box
ดูผลลัพธ์ใน Data pane โดยเลือก Review the Results จะเปิดข้อมูลใน Excel พร้อมคีย์สำหรับตีความว่า Data Interpreter จัดการข้อมูลอย่างไร
ลบข้อมูลเก่าใน Excel
สำคัญมากที่จะเก็บข้อมูลให้ทันสมัยที่สุด โดยเฉพาะหากพึ่งพารายชื่อลูกค้าทiềm望 (lead lists) ขณะจับจ้องลูกค้า สิ่งง่ายที่สุดคือลบอีเมลที่ผิดหรือผู้สมัครที่ไม่มี engagement แล้ว
สามารถลบแถวข้อมูลเก่าทั้งแถวโดยคลิกขวาที่แถวนั้นเลือก Delete หรือคลิกที่เซลล์ แล้ว用 Ctrl+A ไฮไลท์ข้อมูล แล้วกด Delete เพื่อล้างเซลล์และใส่ข้อมูลใหม่
ลบช่องว่างเกินใน Excel ด้วยสูตร Trim
Excel มีสูตรหลายอย่างช่วยหลีกเลี่ยงกระบวนการยาวนาน หนึ่งในนั้นคือ Trim ลบช่องว่างทั้งหมดยกเว้นช่องว่างระหว่างคำ วาง =TRIM(text) ในกล่อง Formula บนสุดของ Excel
แทนที่คำว่า "text" ในวงเล็บด้วยเนื้อหาที่ต้องการ trim หรืออ้างอิงเซลล์ เช่น B3
คัดกรองคำผิดสะกดด้วยฟีเจอร์ Spell-Check ของ Google
เมื่อทำงานกับข้อมูลใน Google Sheets หรือ Google Docs ควร ตรวจสอบคำผิดสะกด (typos) แม้ผู้เชี่ยวชาญป้อนข้อมูลระมัดระวังก็อาจพลาดจากเหนื่อยหรือทำเร็วเกินไป
ตรวจสอบจากเมนู Tools เลือก Spelling อินเทอร์เฟซจะให้ตัวเลือก: ข้ามข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้ หรือแก้ไขด้วยคำแนะนำ มีตัวเลือก Add to Dictionary สำหรับคำที่ใช้บ่อยแต่ Google ตีเป็นผิด
อย่าเชื่อมั่น spell checker แบบโง่ โดยเฉพาะในบริบทของโปรเจกต์ เช่น เครื่องมืออาจแนะนำเปลี่ยน "Foxe" เป็น "fox" แต่อาจผิดหากเป็นนามสกุลคน
มั่นคงในระบบของคุณและแบ่งปันให้ผู้อื่นเมื่อเหมาะสม
6 เทคนิคนี้จะให้คุณเริ่มต้นทำความสะอาดข้อมูลได้ดี เมื่อคุณมีขั้นตอนที่ทำงานได้ ให้ยึดมั่นทุกครั้งที่ต้องตรวจสอบและทำความสะอาดข้อมูลเพื่อความถูกต้อง
หากหลายคนเข้าถึงข้อมูลและอาจต้องเตรียมมันในอนาคต ให้แบ่งปันเทคนิคที่คุณใช้ เพื่อให้ทุกคนใช้กระบวนการเดียวกัน
วางแผนใช้เทคนิคเหล่านี้ไหม? มีเทคนิคเพิ่มเติมไหม? บอกเราได้ในความคิดเห็นด้านล่าง หรือต่อรอยสนทนาที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา.
แนะนำจากบรรณาธิการ:
- ปัญหาทั่วไปกับการอัปเดต Android และวิธีแก้
- วิธีอัปเดต Google Chrome บนอุปกรณ์ทุกประเภท
- Walmart ทดสอบซูเปอร์สโตร์ AI-powered ในนิวยอร์ก
- Lyft ส่งคุณไปซุปเปอร์มาร์เก็ตในเมืองมากขึ้น เพียง $2.50
- Verizon เปิดสั่งซื้อล่วงหน้า Samsung Galaxy S10 5G พร้อม 5G 20 เมือง
