เราทุกคนเคยผ่านมานี้ กำลังโฟกัสงานอยู่ แล้วได้อีเมลจากเพื่อนร่วมงาน หายโฟกัสจากงานที่ทำอยู่ อยากรู้ว่าช่วยได้ยังไง คลิกเข้าไปดู แตจริงๆ แล้วไม่ใช่สิ่งที่ต้องตอบทันที
ยังไงก็ตาม คุณอาจสงสัยว่าควรตอบกลับตอนนี้หรือพยายามคืนโฟกัส — ซึ่งท้าทายมากเมื่อเกิดบ่อยตลอดวัน
ในบทความนี้ เราจะพาคุณผ่านเคล็ดลับบางอย่างช่วยคุณ productive (มีประสิทธิภาพ) เมื่อเช็คอีเมล
1. จำกัดจำนวนครั้งที่เช็คอินบ็อกซ์ต่อวัน
หากคุณคลิกเข้า inbox ทุกครั้งที่ได้อีเมล — หรือคาดการณ์ว่าจะได้ — คุณกำลังหักโฟกัสตลอดเวลา คุณยังต้องคิดถึงเวลาที่ใช้ในการกลับมาทำงานหลังถูกรบกวน โดยเฉพาะหากตอบทุกอีเมลทันที
แม้จะรู้สึก busy (วุ่นวาย) แตeback-and-forth (ไป-มา) นี้อาจไม่ใช่วิธีทำงานที่ productive ที่สุด คุณต้องการเช็ค inbox ด้วยเจตนาว่างเปล่ารายการอีเมล
เว้นแต่งานของคุณต้องการการตอบทันทีทุกอีเมลจริงๆ ลองจำกัดจำนวนครั้งเช็ค inbox ต่อวัน ข้อเสนอ: เช็คและจัดลำดับความสำคัญอีเมล 2-3 ครั้ง/วัน — ครั้งแรกตอนถึงที่ทำงาน ครั้งที่สองหลังพักกลางวัน และอาจครั้งที่สาม 1 ชั่วโมงก่อนเลิกงาน
แตดีที่สุดคือสร้าง routine (กิจวัตร) ที่เข้ากับตารางของคุณและคนที่ทำงานร่วม แม้จะตอบทันทีได้ ก็ไม่ได้หมายความว่าต้องตอบทันทีเสมอไป โดยเฉพาะตอนโฟกัสงานสำคัญหรือ deadline
แน่นอน จะมีคนที่ต้องตอบกลับเร็วกว่า คนอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นบอส ลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงาน priority ตอนเช็ค inbox ให้ตอบพวกเขาก่อน สามารถเปิด alert สำหรับคนคนนั้นบน do not disturb — หรือปรับจำนวนครั้งที่ inbox ตรวจสอบอีเมลใหม่
ขึ้นอยู่กับคุณว่าจะปรับ notification settings ให้เงียบอีเมลบางประเภทหมด แต่เพื่อไม่พลาดสิ่ง super important อาจแค่ดูผู้ส่งและเรื่องในแจ้งเตือน แล้วกลับมาทำงานต่อทันทีหากรอได้
2. หลีกเลี่ยงจัดการอีเมลซ้ำ สองครั้ง
เคยเปิดและอ่านอีเมลเดียวกันหลายครั้งเพื่อ refresh (รีเฟรช) ก่อนดำเนินการไหม? นี่อาจเป็นการเสียเวลาและโฟกัส
ป้องกันได้โดยดำเนินการ (take action) ทุกครั้งที่เปิดอีเมล ตัดสินใจว่าต้องตอบ, file/archive, หรือ junk/ลบได้เลย
ตัดสินใจตอบไม่ได้หมายความว่าต้องตอบทันที แตให้ flag หรือ reminder ใดๆ เพื่อรู้ว่าต้องทำครั้งหน้าเมื่อ tackle (จัดการ) อีเมล
inbox ของคุณอาจมีฟีเจอร์ email reminders ตัวอย่าง Spark ให้ snooze ข้อความเป็นช่วงเวลา และแจ้งเตือนวันที่/เวลาเฉพาะ ยังตั้ง reminder ติดตามอีเมลที่ส่งไปหายังไม่ได้รับตอบ
สิ่งใดใน inbox ที่ไม่ต้องตอบ file, junk, หรือ trash ทันที — ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ทำได้ง่ายมาก ควรทำเลยและจบสิ้น
ช่วยได้หากสร้างกฎของตัวเองจากปริมาณอีเมลที่รับ เช่น ใครเป็น priority และ response time อื่นๆ จะคุยเคยและรู้ว่าคุณจะตอบดี แค่ไม่ทันที
หากพบอีเมลที่เลื่อนมานาน ใช้วิธี "eat the frog" (ทำงานยาก/เกลียดที่สุดก่อน) ให้เสร็จสิ้น
3. ยกเลิกสมัครรับ Newsletters และ Marketing Emails ไร้ประโยชน์
น่าจะได้แจ้งเตือนเยอะพอแล้วในแต่ละวัน โดยไม่ต้องมี noise (เสียงรบกวน) จาก newsletters และ marketing emails ง่ายที่จะปล่อยให้สะสมใน inbox เพราะ busy
แตการคัดแยกพวกมันเป็นงานอีกอย่างที่หยิบโฟกัสและประสิทธิภาพไป โดยเฉพาะหาก sender เขียนอีเมลดีพอให้คุณคลิกอ่านโดยไม่รู้ว่าทำไม
เว้นแต่จะเป็นสิ่งที่คุณ จริงๆ จะดำเนินการ เช่น อ่านเนื้อหาของผู้สร้าง หรือใช้โปรโมชันของบริษัท ให้ unsubscribe (ยกเลิกสมัคร) ประหยัดเวลาและพลังงานที่จะวางในอีเมลเหล่านี้ ใส่ในสิ่งที่ meaningful (มีความหมาย) หรือ relaxing (ผ่อนคลาย) มากกว่า
หากมี newsletters และ marketing emails ที่ชอบอ่าน อาจลอง email provider อย่าง Spark ที่มี Smart Inbox
ฟีเจอร์ Smart Inbox แยก newsletters และข้อความจากบริการออกจากอีเมลส่วนตัว ยัง mute (ปิดเสียง) แจ้งเตือนจากคนแปลกหน้าและข้อความอัตโนมัติ
4. บล็อก Junk Emails — ที่อยู่และโดเมน
เรื่องการกรองจดหมายขยะ บางผู้ให้บริการอีเมลทำได้ดีกว่า แม้ตัวเลือกยอดนิยมอย่าง Outlook ไม่สมบูรณ์แบบ อาจปล่อย junk mail ผ่านมา
แตถ้ามีใคร spam คุณ สามารถ block ที่อยู่อีเมลของพวกเขาได้ อาจ block โดเมนทั้งหมดได้หากพบว่ารับอีเมลจาก username ต่างๆ แตโดเมนเว็บเดียวกัน
หากใช้ Outlook หาฟีเจอร์นี้ได้ใน section Junk Mail ของแท็บ Mail ภายใต้ Settings และ View all Outlook settings Gmail เป็นผู้ให้บริการอีกตัวที่ block ที่อยู่อีเมลและบริษัทได้ง่าย
หากใช้ผู้ให้บริการอื่น ค้นหาฟีเจอร์นี้ด้วยคำว่า block email domain และชื่อผู้ให้บริการที่คุณใช้
จำไว้ ควรไม่คลิก unsubscribe ภายใน spam email เพราะอาจนำไปยังไซต์แปลกที่อยากขโมยข้อมูลส่วนตัว จริงๆ ควรหลีกเลี่ยงโต้ตอบกับพวกมันเลย เว้นแต่จะ mark as spam หรือลบ
เพิ่มประสิทธิภาพด้วยการจำกัดอีเมล
อีเมลเป็นเครื่องมือมีประโยชน์ในการสื่อสาร แตอาจกลายเป็นการรบกวนเมื่อเราไม่ใส่ใจใกล้ชิด
หากคุณพบว่าใช้เวลามากใน inbox ทำไมไม่ลองเคล็ดลับข้างต้นหนึ่งหรือหลายอย่าง ดูว่าช่วยได้ไหม
