เราทุกคนเคยไปที่นั่น คุณจดจ่อกับงานที่ทำอยู่เมื่อได้รับอีเมลจากเพื่อนร่วมงานที่ทำให้คุณไม่ต้องสนใจงานที่ทำอยู่ อยากรู้อยากเห็น คุณคลิกเข้าไปเพื่อดูว่าคุณจะช่วยได้อย่างไร แต่จริงๆ แล้วไม่ใช่สิ่งที่ต้องการการตอบสนองในทันที
อย่างไรก็ตาม คุณอาจสงสัยว่าควรกลับไปหาพวกเขาตอนนี้หรือพยายามตั้งสมาธิใหม่ ซึ่งอาจเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่งเมื่อเกิดขึ้นบ่อยๆ ตลอดทั้งวัน
ในบทความนี้ เราจะแนะนำเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อตรวจสอบอีเมล
1. จำกัดจำนวนครั้งที่ตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณทุกวัน
หากคุณคลิกไปที่กล่องจดหมายทุกครั้งที่ได้รับอีเมล หรือกำลังคาดหวัง แสดงว่าคุณกำลังละความสนใจ คุณยังต้องการพิจารณาเวลาที่ใช้ในการกลับไปทำงานหลังจากถูกรบกวน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณตอบกลับอีเมลแต่ละฉบับทันที
แม้ว่าคุณอาจรู้สึกยุ่ง แต่การกลับไปกลับมาอาจไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการทำงาน คุณต้องการตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเพื่อล้างรายการอีเมลของคุณ
เว้นเสียแต่ว่างานของคุณต้องการการตอบกลับอีเมลทั้งหมดโดยทันที ให้ลองจำกัดจำนวนครั้งที่คุณตรวจสอบกล่องจดหมายทุกวัน ตามคำแนะนำ คุณอาจต้องการตรวจสอบและจัดลำดับความสำคัญของอีเมลวันละสองถึงสามครั้ง—ครั้งเดียวเมื่อคุณไปทำงาน หลังพักเที่ยง และอาจหนึ่งชั่วโมงก่อนที่คุณจะทำเสร็จในวันนั้น
อย่างไรก็ตาม คุณควรสร้างกิจวัตรที่เหมาะกับตารางเวลาของคุณและคนที่คุณทำงานด้วย แม้ว่าคุณจะสามารถตอบกลับได้ทันที แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องทำเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีสมาธิกับงานสำคัญหรือกำหนดเวลา
แน่นอน คุณจะต้องมีคนที่คุณต้องติดต่อกลับมาไม่ช้าก็เร็ว ไม่ว่าจะเป็นเจ้านาย ลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงานที่มีลำดับความสำคัญสูง เมื่อคุณตรวจสอบกล่องจดหมาย ให้ตอบกลับพวกเขาเป็นสำคัญ คุณยังสามารถเปิดการแจ้งเตือนเมื่อบุคคลนั้นส่งอีเมลถึงคุณโดยห้ามรบกวน หรือเพียงแค่ปรับจำนวนครั้งที่กล่องจดหมายของคุณจะตรวจหาอีเมลใหม่
ขึ้นอยู่กับคุณหากคุณต้องการปรับการตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อปิดเสียงอีเมลบางฉบับทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เพื่อหลีกเลี่ยงบางสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งหาย คุณอาจต้องการดูที่ผู้รับและหัวเรื่องในการแจ้งเตือนและกลับมาดำเนินการอย่างรวดเร็วหากรอได้
2. หลีกเลี่ยงการจัดการกับอีเมลเดิมซ้ำ 2 ครั้ง
คุณเคยเปิดและอ่านอีเมลเดิมซ้ำหลายครั้งเพื่อรีเฟรชตัวเองก่อนดำเนินการหรือไม่? อาจทำให้เสียเวลาและเสียสมาธิ
คุณสามารถป้องกันสิ่งนี้ได้โดยดำเนินการทุกครั้งที่เปิด ตัดสินใจว่าต้องมีการตอบกลับหรือไม่ คุณสามารถยื่นหรือเก็บถาวรได้ หรือหากเป็นขยะหรืออะไรก็ตามที่คุณเพียงแค่ลบ
การตัดสินใจตอบกลับไม่ได้หมายความว่าต้องทำทันที แต่ให้ตั้งค่าสถานะหรือการเตือนความจำ เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าต้องดำเนินการในครั้งต่อไปที่จัดการกับอีเมล
กล่องจดหมายของคุณอาจมีคุณลักษณะสำหรับการแจ้งเตือนทางอีเมล ตัวอย่างเช่น Spark อนุญาตให้คุณปิดเสียงข้อความชั่วคราวในช่วงระยะเวลาหนึ่ง และจะเตือนคุณในวันที่และเวลาที่กำหนด นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณตั้งค่าการช่วยเตือนสำหรับการติดตามอีเมลที่ส่ง หากคุณยังไม่ได้รับการตอบกลับจากผู้รับ
ทุกอย่างในกล่องจดหมายของคุณที่ไม่ต้องการการตอบกลับ ไฟล์ ขยะ หรือถังขยะในทันที ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ทำให้สิ่งนี้ง่ายมาก ดังนั้นจึงควรดำเนินการให้เสร็จสิ้น
นอกจากนี้ยังช่วยสร้างกฎเกณฑ์บางอย่างสำหรับตัวคุณเองโดยพิจารณาจากปริมาณอีเมลที่คุณได้รับ ตัวอย่างเช่น ใครคือคนสำคัญและเวลาตอบสนองของคุณ คนอื่นๆ ก็จะชินกับสิ่งนี้เช่นกัน และรู้ว่าคุณจะให้คำตอบที่ดีกับพวกเขาในทันที
หากคุณพบว่ามีอีเมลที่คุณเลิกใช้แล้ว ให้ใช้วิธีกินกบเพื่อทำให้เสร็จ
3. ยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวและอีเมลการตลาดที่ไร้ประโยชน์
มีแนวโน้มว่าคุณจะได้รับการแจ้งเตือนเพียงพอในวันนั้นโดยไม่มีเสียงรบกวนจากจดหมายข่าวและอีเมลการตลาด ปล่อยให้มันเลื่อนไปมาได้ง่ายๆ ในกล่องจดหมายเพราะคุณไม่ว่าง
อย่างไรก็ตาม การกลั่นกรองสิ่งเหล่านี้เป็นอีกงานหนึ่งที่จะทำให้คุณเสียสมาธิและประสิทธิภาพการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ส่งเขียนอีเมลได้ดีพอที่จะให้คุณคลิกอ่านและอ่านโดยไม่รู้จริงๆ ว่าทำไมคุณถึงเป็น
เว้นแต่จะเป็นสิ่งที่คุณกำลังจะดำเนินการจริงๆ เช่น อ่านเนื้อหาของครีเอเตอร์หรือใช้ประโยชน์จากการขายของบริษัท ยกเลิกการสมัคร ประหยัดเวลาและพลังงานที่คุณใส่ลงในอีเมลเหล่านี้ และใส่ลงในอีเมลที่มีความหมายหรือผ่อนคลายมากขึ้น
หากคุณมีจดหมายข่าวและอีเมลการตลาดที่คุณชอบอ่าน คุณอาจต้องการลองใช้ผู้ให้บริการอีเมลอย่าง Spark ที่มี Smart Inbox
ฟีเจอร์ Smart Inbox แยกจดหมายข่าวและข้อความจากบริการต่างๆ ออกจากอีเมลส่วนตัว นอกจากนี้ยังปิดเสียงการแจ้งเตือนจากคนแปลกหน้าและข้อความอัตโนมัติอีกด้วย
4. บล็อกอีเมลขยะ—ที่อยู่และโดเมน
เมื่อพูดถึงการกรองเมลขยะ ผู้ให้บริการอีเมลบางรายทำงานได้ดีกว่าผู้ให้บริการรายอื่น แม้แต่ตัวเลือกยอดนิยมอย่าง Outlook ก็ยังไม่สมบูรณ์แบบ ทำให้อีเมลขยะบางฉบับผ่านเข้ามาได้
อย่างไรก็ตาม หากมีคนส่งสแปมถึงคุณ คุณสามารถบล็อกที่อยู่อีเมลของพวกเขาได้ คุณยังอาจบล็อกทั้งโดเมนได้หากพบว่าได้รับอีเมลจากชื่อผู้ใช้ที่ต่างกัน แต่มีที่อยู่เว็บเดียวกัน
หากคุณใช้ Outlook คุณจะพบคุณลักษณะนี้ใน เมลขยะ ส่วนของ เมล แท็บภายใต้การตั้งค่าและดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด Gmail เป็นผู้ให้บริการรายอื่นที่ให้คุณบล็อกที่อยู่อีเมลและบริษัทต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
หากคุณใช้ผู้ให้บริการอีเมลรายอื่น ให้ตรวจสอบคุณลักษณะนี้โดยค้นหาบล็อกโดเมนอีเมล และชื่อผู้ให้บริการที่คุณใช้
พึงระลึกไว้เสมอว่า เป็นการดีที่สุดที่จะไม่คลิกยกเลิกการสมัครภายในอีเมลขยะ เนื่องจากอาจนำคุณไปยังไซต์ย่อที่ต้องการรับข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ ที่จริงแล้ว หลีกเลี่ยงการโต้ตอบกับพวกเขาเลย เว้นแต่คุณจะทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมหรือลบทิ้ง
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วยการจำกัดอีเมล
อีเมลเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการสื่อสาร อย่างไรก็ตาม มันอาจกลายเป็นสิ่งฟุ้งซ่านเมื่อเราไม่ได้ใส่ใจอย่างใกล้ชิด
หากคุณพบว่าคุณใช้เวลามากมายในกล่องจดหมาย ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อดูว่ามีประโยชน์หรือไม่
