Google ชีตเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดที่เคยสร้างมาเพื่อการใช้งานส่วนตัวและเพื่อธุรกิจ ซอฟต์แวร์ที่เรียบง่ายนี้ให้บริการที่หลากหลาย เช่น การรวมจดหมาย สูตรที่ซับซ้อน และอื่นๆ อีกมากมาย ตราบใดที่คุณรู้รายละเอียดทั้งหมดของโปรแกรม คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้อย่างเต็มที่
Google ชีตเป็นหนึ่งในโปรแกรมที่หลากหลายที่สุด คุณสามารถทำเกือบทุกอย่างที่คุณต้องการทำนอกเหนือจากการสร้างแผ่นงานต่อตัว การคำนวณและรายงานสามารถสร้าง แบ่งปัน และแก้ไขได้โดยเจ้าของไฟล์จำนวนมาก
หากคุณกำลังทำงานร่วมกับทีมที่กระจายอยู่ทั่วภูมิภาคต่างๆ ทั่วโลก คุณสามารถเข้าถึงและดู Google สเปรดชีตได้ตลอดเวลา อย่างง่ายดาย เมื่อคุณพบแอปใหม่ที่น่าสนใจ เช่น Google สเปรดชีต คุณต้องการทราบเคล็ดลับและลูกเล่นต่างๆ มากมายเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากประสบการณ์นี้ ดังนั้น ยิ่งคุณเรียนรู้กลเม็ดและเคล็ดลับเหล่านี้ได้เร็วเท่าไร ประสบการณ์ของคุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น
Google ชีตมีฟังก์ชันมากมายและรองรับการใช้งานได้มากมาย ไม่ว่าคุณจะต้องการใช้งานอย่างไร ง่ายต่อการเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม มีงานมากมายที่คุณสามารถทำได้กับข้อมูลในขณะที่คุณเรียนรู้คุณลักษณะและฟังก์ชันเพิ่มเติมของแอปพลิเคชันที่น่าทึ่งนี้ต่อไป
จากประโยชน์มากมายที่ Google สเปรดชีตสามารถนำมาใช้ได้ คุณคงสนใจที่จะรู้วิธีใช้ให้เป็นประโยชน์ ไม่เช่นนั้น คุณจะพลาดข้อได้เปรียบที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดที่จะนำมาให้คุณและธุรกิจของคุณในภาพรวม
นี่คือเคล็ดลับและเคล็ดลับที่ดีที่สุดของ Google สเปรดชีต เคล็ดลับที่คุณควรรู้
- ส่งอีเมลผ่านความคิดเห็น
ใน Google สเปรดชีต คุณสามารถไฮไลต์เซลล์ที่ต้องการและแทรกความคิดเห็นของคุณลงในเซลล์ได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถส่งอีเมลโดยอัตโนมัติผ่านความคิดเห็นนี้
Google สเปรดชีตจึงนำเสนอคุณลักษณะที่ดีที่สุดประการหนึ่งสำหรับการทำงานร่วมกันกับทั้งทีมของคุณ ด้วยคุณลักษณะอีเมลอัตโนมัตินี้ คุณสามารถอัปเดตผู้รับได้แบบเรียลไทม์
ในการส่งอีเมลผ่านความคิดเห็น สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้:
- คลิกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มความคิดเห็นและเลือกตัวเลือกเพิ่มความคิดเห็น
- เมื่อช่องแสดงความคิดเห็นปรากฏขึ้น ให้ใส่เครื่องหมายบวก (+) ตามด้วยที่อยู่อีเมลของผู้รับ
- เมื่อคุณเพิ่มความคิดเห็น ผู้รับจะได้รับอีเมลทันที
- จัดกลุ่มเซลล์ตามลำดับเฉพาะ
คุณสามารถจัดกลุ่มเซลล์ใน Google Spreadsheets ได้หลายวิธี โดยทั่วไป อาจขึ้นอยู่กับฟังก์ชันเฉพาะของสเปรดชีตที่สร้างขึ้น หรือความชอบส่วนตัวของคุณ ที่นี่ หนึ่งในเทคนิคที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้ได้คือการใช้ ARRAYFORMULA()
เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น อาร์เรย์หมายถึงตารางค่า เมื่อมีการใช้ ARRAYFORMULA กับข้อมูลของคุณ ข้อมูลของคุณจะถูกประมวลผลในชุดเดียวด้วย ด้วยการใช้สูตรนี้ คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ทันทีในที่เดียว จากนั้นการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะนำไปใช้กับช่วงข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
- สร้างแผนที่ความหนาแน่น
แผนที่ความหนาแน่นเป็นคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณสามารถดึงความสนใจไปยังส่วนสำคัญบางอย่างของตารางของคุณได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานกับข้อมูลขนาดใหญ่ แผ่นงานขนาดใหญ่ และหลายตาราง จะทำให้ผู้อ่านสับสนอย่างมากในการชี้ประเด็นสำคัญๆ ที่น่าสนใจในทันที นอกเหนือจากการไฮไลต์แล้ว แผนที่ความหนาแน่นยังเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างเลเยอร์ที่มีความสำคัญบนชีตของคุณ
ตัวอย่างเช่น ไฮไลต์สีแดงที่สว่างกว่ามีไว้สำหรับข้อมูลที่มีความสำคัญน้อยกว่า ไฮไลต์สีแดงตรงกลางเป็นข้อมูลที่ค่อนข้างสำคัญ อย่างไรก็ตาม สีแดงเข้มถือเป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดซึ่งอาจต้องได้รับการเอาใจใส่มากที่สุด
ในการสร้างแผนที่ความหนาแน่น คุณสามารถใช้คุณลักษณะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google ชีต โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการใช้กฎรูปแบบ
- คลิกรูปแบบ แล้วคลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
- สร้างกฎโดยใช้คุณสมบัติมาตราส่วนสี
- ใช้ตาราง Pivot
ตาราง Pivot ใน Google สเปรดชีตมีประโยชน์อย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานกับชุดข้อมูลจำนวนมากที่คุณต้องการสรุป
ด้วยคุณสมบัติตารางเดือย ตารางสองมิติของคุณสามารถหมุนได้ ช่วยให้คุณสร้างมิติที่สามของตารางของคุณได้ คุณลักษณะประเภทนี้จะช่วยคุณในการตอบคำถามดังต่อไปนี้:
- แต่ละร้านหรือสาขาขายโยกได้กี่ตัว ในไตรมาสที่สี่ของปี 2019
- ตัวแทนฝ่ายขายรายใดที่ทำรายได้สูงสุดในเดือนพฤษภาคม
ต่อจากนี้ไป ในการสร้างตารางเดือย คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เน้นเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการใช้สำหรับข้อมูลของคุณ
- ที่เมนูด้านบน ให้คลิกข้อมูล จากนั้นเลือกตัวเลือก Pivot Table
- สร้างตารางเดือยที่กำหนดเองได้ตามที่คุณต้องการ
- ใช้ตัวกรองต่างๆ
ได้ คุณสามารถใช้ตัวกรองในเอกสาร Google สเปรดชีตของคุณได้ และตัวกรองเหล่านี้มีอยู่แล้ว เพื่อให้คุณสามารถเข้าใจและวิเคราะห์กลุ่มข้อมูลบางกลุ่มจากชีตของคุณได้ดียิ่งขึ้น
ด้วยตัวกรอง ขณะนี้คุณสามารถดูเฉพาะแถวหรือคอลัมน์ในแผ่นงานของคุณที่สนใจเป็นพิเศษได้ เคล็ดลับนี้อาจมีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้สเปรดชีตของคุณในระหว่างรายงาน
ในการใช้ตัวกรองกับสเปรดชีตของคุณ นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการ:
- เลือกไอคอนหรือปุ่มตัวกรอง
- เลือกค่าที่คุณต้องการรวมในตัวกรองของคุณ
- ใช้ฟังก์ชันตรวจสอบข้อมูล
ฟังก์ชันอื่นที่ทำให้ Google สเปรดชีตของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือฟังก์ชันตรวจสอบข้อมูล ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณจำกัดค่าทั้งหมดที่ป้อนในเวิร์กชีตของคุณ
ในการใช้ฟังก์ชันการตรวจสอบข้อมูล ให้คำนึงถึงขั้นตอนต่อไปนี้:
- เลือก “ข้อมูล” จากเมนูด้านบน
- คลิก “การตรวจสอบข้อมูล”
- หลังจากนั้น คุณสามารถเลือก “รายการจากช่วง” หรือ “รายการของรายการ”
ด้วยวิธีนี้ เมื่อป้อนข้อมูลที่ไม่ตรงกับรายการใด ๆ ในรายการที่คุณสร้าง คำเตือนจะปรากฏขึ้น ด้วยฟังก์ชันนี้ คุณยังสามารถจำกัดผู้คนได้ โดยที่ใครก็ตามที่ดูหรือเข้าถึงชีตของคุณจะสามารถป้อนเฉพาะรายการที่มาจากรายการของคุณเท่านั้น
- ปกป้องข้อมูลในชีตของคุณ
เทคนิคนี้มีประโยชน์มากเมื่อมีผู้ใช้เอกสาร Google Spreadsheet เดียวกันจำนวนมาก เมื่อมีข้อมูลที่ต้องสิ้นสุด โดยเฉพาะข้อมูลที่สำคัญมาก คุณอาจต้องการล็อกเซลล์เหล่านี้ ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลภายในเซลล์ที่คุณล็อกจะไม่เปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ
ซึ่งสามารถทำได้โดยเข้าไปที่แท็บ "สิทธิ์ในการแก้ไขช่วง" จากนั้นเลือกตัวเลือก “คุณเท่านั้น”
คำลงท้าย
แผ่นข้อมูล Google ชีตนี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มอรรถประโยชน์และฟังก์ชันของ Google สเปรดชีตได้สูงสุด โดยทั่วไป เป้าหมายคือการได้รับประโยชน์จาก Google สเปรดชีตอย่างดีที่สุด ใช่ อาจต้องใช้เวลาและความพยายามในส่วนของคุณเพื่อให้เชี่ยวชาญเทคนิคเหล่านี้ แต่เมื่อคุณเข้าใจแล้ว คุณจะรู้ว่าจริงๆ แล้วคุณพลาดอะไรไปมากเพียงเพราะคุณยังไม่ได้ใช้ Google ชีตให้เกิดประโยชน์ เอาล่ะ เริ่มใช้เทคนิคเหล่านี้ได้เลย
มีความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา
คำแนะนำของบรรณาธิการ:
- วิธีสร้างตารางสาระสำคัญใน Google ชีต
- แป้นพิมพ์ลัดใหม่ของ Google เอกสาร ชีต และสไลด์จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้ 2 วินาที
- ทางเลือก 5 อันดับแรกของ Google Chrome
- แอป Lookout ของ Google ใช้ AR และ AI เพื่อนำทางผู้พิการทางสายตา
