Google Sheets เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่สุดที่สร้างขึ้นสำหรับการใช้งานทั้งส่วนตัวและธุรกิจ ซอฟต์แวร์ที่ดูเรียบง่ายนี้มีบริการหลากหลาย เช่น การรวมจดหมาย (Mail Merge), สูตรซับซ้อน และอื่นๆ อีกมากมาย เพียงคุณรู้จักทุกมุมทุกมองของโปรแกรมนี้ คุณก็จะสามารถใช้ประโยชน์จากเครื่องมือนี้ได้เต็มที่
ทำไม Google Sheets จึงเป็นที่นิยม?
Google Sheets ยังเป็นหนึ่งในโปรแกรมที่หลากหลายที่สุด คุณสามารถทำอะไรเกือบจะทุกอย่างได้ ไม่ได้จำกัดแค่การสร้างสเปรดชีตเท่านั้น สามารถสร้างการคำนวณและรายงาน แชร์และแก้ไขร่วมกันได้หลายคนพร้อมกัน
หากคุณทำงานร่วมกับทีมที่กระจายอยู่ทั่วโลก Google Sheets สามารถเข้าถึงและดูได้ตลอดเวลา อย่างง่ายดาย เมื่อคุณพบแอปใหม่ที่น่าสนใจเช่น Google Sheets คุณจะต้องการเรียนรู้เคล็ดลับและเทคนิคให้มากที่สุด เพื่อใช้ประโยชน์จากประสบการณ์นี้อย่างเต็มที่ ยิ่งคุณเรียนรู้เทคนิคเหล่านี้เร็วเท่าไหร่ ประสบการณ์การทำงานของคุณก็จะมีประสิทธิภาพเท่านั้น
Google Sheets มีฟังก์ชันการทำงานที่กว้างขวางและมีความสามารถในการประยุกต์ใช้มากมาย ไม่ว่าคุณจะต้องการใช้งานอย่างไร เริ่มต้นใช้งานง่าย แต่เมื่อคุณเรียนรู้ฟีเจอร์และฟังก์ชันเพิ่มเติม คุณจะทำงานกับข้อมูลได้หลากหลายมากขึ้น
จากประโยชน์มากมายที่ Google Sheets ให้มา คุณควรจะสนใจวิธีใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด มิฉะนั้นคุณจะพลาดโอกาสที่ยิ่งใหญ่สำหรับคุณและธุรกิจของคุณ
7 เทคนิคและเคล็ดลับ Google Sheets ที่คุณควรรู้
1. ส่งอีเมลผ่านความคิดเห็น (Comment)
ใน Google Sheets คุณสามารถไฮไลท์เซลล์เฉพาะและแทรกความคิดเห็นได้不仅如此 ยังสามารถส่งอีเมลอัตโนมัติผ่านความคิดเห็นนี้อีกด้วย
นี่เป็นฟีเจอร์ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกับทีม ด้วยฟีเจอร์ส่งอีเมลอัตโนมัติ คุณสามารถแจ้งเตือนผู้รับได้แบบเรียลไทม์
วิธีส่งอีเมลผ่านความคิดเห็น:
- คลิกที่เซลล์ที่ต้องการเพิ่มความคิดเห็น แล้วเลือก "เพิ่มความคิดเห็น" (Add comment)
- เมื่อกล่องความคิดเห็นขึ้นมา ให้พิมพ์เครื่องหมายบวก (+) ตามด้วยที่อยู่อีเมลของผู้รับ
- เมื่อคุณเพิ่มความคิดเห็น ผู้รับจะได้รับอีเมลทันที
2. จัดกลุ่มเซลล์ในลำดับที่ต้องการด้วย ARRAYFORMULA
คุณสามารถจัดกลุ่มเซลล์ใน Google Sheets ได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของสเปรดชีตหรือความชอบส่วนตัว เทคนิคที่ดีที่สุดคือการใช้ ARRAYFORMULA()
ببساطةว่า Array คือตารางของค่า เมื่อนำ ARRAYFORMULA ไปใช้กับข้อมูล ข้อมูลจะถูกประมวลผลแบบแบทช์เดียว ด้วยสูตรนี้ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงที่จุดเดียว แล้วการเปลี่ยนแปลงจะถูกนำไปใช้กับช่วงข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
3. สร้าง Heatmap เพื่อเน้นข้อมูลสำคัญ
Heatmap เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยดึงดูดสายตาไปยังส่วนสำคัญของตาราง โดยเฉพาะเมื่อทำงานกับข้อมูลขนาดใหญ่ หลายชีต และหลายตาราง จะทำให้ผู้อ่านสับสนว่าจุดไหนสำคัญ Heatmap จึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างระดับความสำคัญบนชีต
ตัวอย่าง: สีแดงอ่อน = ข้อมูลน้อยสำคัญ สีแดงปานกลาง = ข้อมูลค่อนข้างสำคัญ สีแดงเข้ม = ข้อมูลสำคัญที่สุดที่ต้องให้ความสนใจมากที่สุด
วิธีสร้าง Heatmap ด้วย Conditional Formatting:
- เลือกเซลล์ที่ต้องการใช้กฎรูปแบบ
- คลิกเมนู Format > Conditional Formatting
- สร้างกฎโดยใช้ฟีเจอร์ Color Scale
4. ใช้ Pivot Table สรุปข้อมูลขนาดใหญ่
Pivot Table ใน Google Sheets มีประโยชน์มากเมื่อต้องการสรุปข้อมูลจำนวนมาก
ด้วยฟีเจอร์ Pivot Table ตาราง 2 มิติของคุณสามารถหมุน (Pivot) ได้ ทำให้ได้มิติที่ 3 ของตาราง ช่วยตอบคำถามเช่น:
- ขายเครื่องดนตรีประเภท Rock ได้กี่ชิ้นในแต่ละสาขา ไตรมาส 4 ปี 2019?
- พนักงานขายคนไหนสร้างรายได้มากที่สุดในเดือนพฤษภาคม?
วิธีสร้าง Pivot Table:
- ไฮไลท์เซลล์ทั้งหมดที่ต้องการนำไปใช้เป็นข้อมูล
- คลิกเมนู Data > Pivot Table
- สร้าง Pivot Table ที่ปรับแต่งได้ตามต้องการ
5. ใช้ Filter กรองข้อมูล
Filter ใน Google Sheets ช่วยให้คุณเข้าใจและวิเคราะห์กลุ่มข้อมูลเฉพาะได้ดีขึ้น
ด้วย Filter คุณสามารถดูเฉพาะแถวหรือคอลัมน์ที่สนใจเท่านั้น เทคนิคนี้มีประโยชน์มากเมื่อนำเสนอรายงาน
วิธีใช้ Filter:
- คลิกไอคอน Filter
- เลือกค่าที่ต้องการรวมใน Filter
6. ใช้ฟังก์ชัน Data Validation จำกัดค่าที่ป้อน
ฟังก์ชัน Data Validation ทำให้ Google Sheets ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยจำกัดค่าที่ป้อนในเวิร์กชีต
วิธีใช้ Data Validation:
- เลือก "Data" จากเมนูบนสุด
- คลิก "Data Validation"
- เลือก "List from a range" หรือ "List of items"
เมื่อมีการป้อนข้อมูลที่ไม่ตรงกับรายการที่กำหนด จะมีคำเตือนขึ้นมา คุณยังสามารถจำกัดผู้ใช้ให้ป้อนได้เฉพาะรายการในลิสต์ที่คุณสร้างไว้
7. ป้องกันข้อมูลในชีต (Protect Sheets)
เทคนิคนี้มีประโยชน์มากเมื่อมีผู้ใช้หลายคนใน Google Sheets เดียวกัน เมื่อมีข้อมูลที่ต้องเป็น最終版 (Final) และสำคัญ คุณอาจต้องการล็อกเซลล์เหล่านั้น เพื่อไม่ให้ข้อมูลในเซลล์ที่ล็อกไว้ถูกเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ
ทำได้โดยเข้าไปที่แท็บ "Range editing permissions" แล้วเลือกตัวเลือก "Only you"
สรุป
Cheat Sheet Google Sheets นี้ช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันและยูทิลิตี้ของ Google Sheets ได้สูงสุด เป้าหมายคือการได้รับประโยชน์จาก Google Sheets ให้มากที่สุด แม้จะใช้เวลาและความพยายามในการเชี่ยวชาญเทคนิคเหล่านี้ แต่เมื่อคุณ мастер (Master) มันแล้ว คุณจะรู้ว่าตัวเองพลาดโอกาสมากมายไป เพราะยังไม่ได้ใช้ Google Sheets อย่างเต็มที่ ไปเริ่มใช้เทคนิคเหล่านี้วันนี้เลย!
มีความคิดเห็น? แชร์ได้ในความคิดเห็นด้านล่าง หรือติดตามเราที่ Twitter และ Facebook
บทความแนะนำจากบรรณาธิการ:
- วิธีสร้าง Pivot Table ใน Google Sheets
- Skipping ใหม่ของ Google Docs, Sheets, Slides ช่วยประหยัดเวลา 2 วินาทีต่อวัน
- 5 ทางเลือกแทน Google Chrome ที่ดีที่สุด
- แอป Lookout ของ Google ใช้ AR และ AI ช่วยคนตาบอด
