มีโอกาสดีที่คุณจะไม่ใช้ Microsoft Word อีกต่อไป ในปี 2016 คุณน่าจะกลับไปอยู่ในร้านกาแฟอิสระ ทำงานจากระบบคลาวด์และแก้ไขเอกสารร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณ และคุณอาจใช้ Google เอกสารเพื่อดำเนินการ
แต่คุณกำลังใช้งาน Docs ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และคุณรู้หรือไม่ว่าเอกสารนี้ทำอะไรได้บ้าง หากคุณไม่แน่ใจ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและกลเม็ด 5 ข้อที่จะช่วยให้คุณทำงานโดยใช้คำในระบบคลาวด์ได้ง่ายขึ้น
1. แก้ไขเอกสาร Word โดยไม่ต้องแปลงเป็นเอกสาร
Google เอกสารสามารถจัดการเอกสาร Word (.doc และ .docx) ได้ดี แปลงเป็นรูปแบบ “.gdoc” ได้อย่างสวยงาม และให้คุณทำงานต่อได้
แต่มีหลายครั้งที่จะสะดวกกว่าที่จะเก็บเอกสาร Word ให้อยู่ในรูปแบบเดิม เช่น หากคุณต้องการส่งเอกสารกลับไปให้คนที่ใช้ Word เท่านั้น ในการดำเนินการนี้ ให้ดาวน์โหลดส่วนขยาย Office Editing สำหรับเอกสาร ชีต และสไลด์ ซึ่งช่วยให้คุณทำงานบนเอกสาร “.doc” ได้เหมือนกับว่าเป็น Google เอกสาร
เพียงติดตั้งส่วนขยาย เปิดเอกสาร Word ใน Google Docs และทำงานตามปกติ มันจะบันทึกโดยอัตโนมัติในรูปแบบ Word ดั้งเดิม
2. ทำงานกับเอกสารของคุณแบบออฟไลน์
ไม่เป็นความลับอีกต่อไปที่ Google เอกสารช่วยให้คุณทำงานแบบออฟไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพเหมือนออนไลน์ แต่ง่ายต่อการสับสนว่าต้องทำอย่างไร
ในการดำเนินการ คุณต้องไปที่ drive.google.com แทนที่จะเป็น docs.google.com . เมื่อคุณอยู่ที่นั่นแล้ว ให้คลิกไอคอนฟันเฟืองที่ด้านบนขวา เลือกการตั้งค่า จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่อง "ซิงค์ Google เอกสาร" ในส่วน "ออฟไลน์"
แค่นั้นแหละ! โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถเลือกเอกสารแต่ละฉบับสำหรับการแก้ไขแบบออฟไลน์ได้ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่ฮาร์ดไดรฟ์เพื่อรองรับเอกสารทั้งหมดของคุณเมื่อคุณซิงค์เพื่อใช้งานออฟไลน์
3. ค้นหาและแทรกรูปภาพที่คุณได้รับอนุญาตให้ใช้
เมื่อคุณทำงานในสำนักพิมพ์ออนไลน์ คุณจะเข้าใจถึงความสำคัญของการใช้รูปภาพที่คุณได้รับอนุญาตตามกฎหมาย หรืออาจมีปัญหาตามมาเมื่อเจ้าของภาพมาเคาะประตูบ้านคุณพร้อมกับทีมทนายความ!
Google เอกสารมีโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับสิ่งนี้โดยใช้คุณลักษณะ "สำรวจ" ที่มีประโยชน์ เพียงไฮไลต์คำหรือวลีในเอกสารที่คุณต้องการค้นหารูปภาพ จากนั้นคลิก “เครื่องมือ -> สำรวจ”
ซึ่งจะเปิดบานหน้าต่างด้านขวาของเอกสารเพื่อแสดงข้อมูลทั้งหมดจากเว็บที่เกี่ยวข้องกับข้อความที่ไฮไลต์ของคุณ ส่วนใดส่วนหนึ่งเหล่านี้จะแสดงรูปภาพจาก Google รูปภาพ ซึ่งทั้งหมดมีป้ายกำกับว่าใช้ซ้ำ ทำให้คุณไม่มีปัญหาในการใช้งาน คลิก “เพิ่มเติม” ข้าง “รูปภาพ” เพื่อดูเพิ่มเติม จากนั้นคลิกรูปภาพเพื่อแทรกลงในเอกสารของคุณ
4. แนะนำให้แก้ไข
หากคุณกำลังทำงานร่วมกันบนเอกสาร หรือแม้แต่ถ้าคุณทำงานคนเดียวและต้องการดูว่าข้อความบางข้อความทำงานได้ดีในเอกสารของคุณมากกว่าที่เคยเป็นมาก่อนหรือไม่ การบันทึกการแก้ไขที่แนะนำจะมีประโยชน์มาก ซึ่งผู้เขียนสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้ตามต้องการ
การทำเช่นนี้เป็นเรื่องง่าย ใน Google เอกสาร เพียงคลิกไอคอนดินสอที่ด้านบนขวา (โดยมีคำว่า "กำลังแก้ไข" อยู่ข้างๆ) จากนั้นคลิก "กำลังแนะนำ" การแก้ไขใดๆ ที่คุณทำในโหมดนี้จะแสดงเป็นความคิดเห็นทางด้านขวาของเอกสาร คนอื่นๆ (หรือคุณ) สามารถตอบกลับข้อเสนอแนะ แสดงความคิดเห็น หรือใช้ไอคอนกาเครื่องหมายหรือกากบาทเพื่อยอมรับหรือปฏิเสธข้อเสนอแนะ
5. เพิ่มสัญลักษณ์พิเศษลงในเอกสารของคุณ
สัญลักษณ์พิเศษคือความหายนะของทุกคนที่พยายามจะเขียนสัญลักษณ์เหล่านี้ และรับประกันความเจ็บปวดได้เสมอเมื่อพยายามแทรก แต่มีสองวิธีที่คุณสามารถทำได้ในเอกสาร
สิ่งหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือไปที่ "แทรก -> อักขระพิเศษ" ซึ่งคุณสามารถค้นหาสัญลักษณ์ที่คุณต้องการได้โดยการพิมพ์สิ่งที่เรียกว่าหรือวาดลงในช่องด้านขวา
หรือไปที่ "เครื่องมือ -> การตั้งค่า" และคุณสามารถเขียนด้วยแป้นพิมพ์ลัดที่แปลงเป็นสัญลักษณ์ ดังนั้นตามค่าเริ่มต้น (c) จะแปลงเป็น © (r) แปลงเป็น ® เป็นต้น คุณแทรกสัญลักษณ์ที่ต้องการลงในช่อง "ด้วย" แล้วพิมพ์ทางลัดที่ต้องการลงในช่อง "แทนที่" ได้
บทสรุป
Google เอกสารจะยังคงรู้สึกเหมือนเป็นดินแดนใหม่สำหรับผู้คนจำนวนมาก และไม่อาจปฏิเสธได้ว่า Microsoft Word มีชุดเครื่องมือที่ใหญ่กว่าสำหรับความต้องการในการประมวลผลคำของคุณ แต่เอกสารมีการเติบโตและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และเคล็ดลับเหล่านี้พิสูจน์ให้เห็นว่าเอกสารสามารถทำบางสิ่งที่แม้แต่พระคำผู้ยิ่งใหญ่ก็ทำไม่ได้!
