โอกาสดีที่คุณไม่ได้ใช้ Microsoft Word แล้ว ในปี 2016 คุณน่าจะนั่งชิลล์ในคาเฟ่อิสระ ทำงานจากคลาวด์ และแก้ไขเอกสารร่วมกับเพื่อนร่วมงาน และคุณน่าจะใช้ Google Docs ทำสิ่งนี้
แต่คุณใช้ Docs ให้เต็มที่ไหม? และคุณรู้จริงๆ ว่ามันสามารถทำอะไรได้บ้าง? หากไม่แน่ใจ นี่คือ 5 เคล็ดลับและเทคนิคที่จะทำให้การทำงานเอกสารบนคลาวด์ง่ายขึ้น
1. แก้ไขเอกสาร Word โดยไม่ต้องแปลงเป็น Docs
Google Docs จัดการเอกสาร Word (.doc และ .docx) ได้ดี แปลงเป็นรูปแบบ ".gdoc" ให้สวยงาม และให้คุณทำงานต่อได้
แต่มีหลายครั้งที่สะดวกกว่าที่จะเก็บเอกสาร Word ในรูปแบบเดิม เช่น หากต้องส่งเอกสารกลับให้คนที่ใช้แค่ Word ในการทำเช่นนี้ ให้ดาวน์โหลดส่วนขยาย Office Editing for Docs, Sheets & Slides ซึ่งให้คุณทำงานกับเอกสาร ".doc" เหมือนเป็น Google Docs
เพียงติดตั้งส่วนขยาย เปิดเอกสาร Word ใน Google Docs และทำงานเหมือนปกติ มันจะบันทึกในรูปแบบ Word เดิมโดยอัตโนมัติ
2. ทำงานกับเอกสารออฟไลน์ (Offline)
ไม่ใช่ความลับแล้วว่า Google Docs ให้ทำงานออฟไลน์ได้มีประสิทธิภาพเท่าออนไลน์ แต่ง่ายที่จะสับสนวิธีทำอย่างถูกต้อง
เพื่อทำได้ คุณต้องไปที่ drive.google.com ไม่ใช่ docs.google.com เมื่ออยู่ที่นี่แล้ว คลิกไอคอนเฟืองคันมุมขวาบน เลือก Settings แล้วติ๊กกล่อง "Sync Google Docs" ในส่วน "Offline"
แค่นี้เสร็จ! จำไว้ว่าไม่สามารถเลือกเอกสารเฉพาะสำหรับแก้ไขออฟไลน์ได้ จึงต้องแน่ใจว่ามีพื้นที่ฮาร์ดดิสก์พอสำหรับเอกสารทั้งหมดเมื่อซิงค์สำหรับใช้งานออฟไลน์
3. ค้นหาและแทรกภาพที่ได้รับอนุญาตให้ใช้
เมื่อทำงานในการเผยแพร่ออนไลน์ คุณจะเห็นความสำคัญของการใช้ภาพที่ได้รับอนุญาตทางกฎหมาย หรือจะมีปัญหาต่อไปเมื่อเจ้าของภาพมาติดต่อพร้อมทีมทนายความ!
Google Docs มีโซลูชันยอดเยี่ยมด้วยฟีเจอร์ "Explore" ที่สะดวก เพียงไฮไลต์คำหรือวลีในเอกสารที่คุณอยากหาภาพ แล้วคลิก "Tools -> Explore"
จะเปิดแผงด้านขวาของเอกสารนำเสนอข้อมูลจากเว็บมากมายเกี่ยวกับข้อความที่ไฮไลต์ หนึ่งในส่วนจะแสดงภาพจาก Google Images ซึ่งทั้งหมดถูกติดป้ายว่าสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ (labelled for reuse) ทำให้คุณใช้ได้ไม่มีปัญหา คลิก "More" ถัดจาก "Images" เพื่อดูเพิ่ม แล้วคลิกรูปภาพเพื่อแทรกเข้าเอกสาร
4. เสนอแก้ไข (Suggest Edits)
หากคุณร่วมงานในเอกสาร หรือแม้ทำงานคนเดียวแต่อยากดูว่าข้อความบางส่วนดูดีกว่าที่เคยมีอยู่ การสามารถบันทึกการแก้ไขที่เสนอ (suggested edits) ซึ่งผู้เขียนสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้ตามใจชอบ เป็นประโยชน์มาก
ทำได้ง่าย ใน Google Docs คลิกไอคอนดินสอมุมขวาบน (มีคำว่า "Editing" ถัดไป) แล้วคลิก "Suggesting" การแก้ไขใดๆ ในโหมดนี้จะแสดงเป็นความคิดเห็นด้านขวาของเอกสาร คนอื่น (หรือคุณ) ตอบกลับเสนอแนะ ให้ข้อคิดเห็น หรือใช้ไอคอนถูก/กากรสำหรับยอมรับ/ปฏิเสธ
5. เพิ่มสัญลักษณ์พิเศษ (Special Symbols) ลงในเอกสาร
สัญลักษณ์พิเศษเป็นอépéesของคนที่พยายามพิมพ์ และเจ็บปวดที่จะพยายามแทรก แต่มี 2 วิธีทำใน Docs
วิธีหนึ่ง ไปที่ "Insert -> Special characters" ที่คุณค้นหาสัญลักษณ์ที่ต้องการได้จากการพิมพ์ชื่อหรือวาดในกล่องขวา
อีกวิธี ไปที่ "Tools -> Preferences" และคุณสามารถเขียน keyboard shortcuts ที่แปลงเป็นสัญลักษณ์ได้ โดยค่าเริ่มต้น (c) แปลงเป็น ©, (r) แปลงเป็น ® และต่อไป คุณสามารถแทรกสัญลักษณ์ใดๆ ลงกล่อง "With" แล้วพิมพ์ shortcut ที่ชอบลงกล่อง "Replace"
สรุป
Google Docs ยังคงรู้สึกดินแดนใหม่สำหรับคนมาก และไม่ปฏิเสธได้ว่า Microsoft Word มีชุดเครื่องมือใหญ่กว่าสำหรับความต้องการประมวลผลคำ แต่ Docs กำลังเติบโตและปรับปรุงตลอดเวลา และเคล็ดลับเหล่านี้พิสูจน์ว่ามันทำบางอย่างได้ที่แม้ Word ที่ยิ่งใหญ่ก็ทำไม่ได้!
