หากคุณมีอีเมลที่ไม่ต้องการแล้ว แต่ไม่จำเป็นต้องลบ คุณสามารถเก็บถาวร (archive) ได้ ใน Microsoft Outlook มีหลายวิธีในการเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองหรืออัตโนมัติ เพื่อให้ไม่อยู่ในทาง เราจะแสดงวิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook บนเดสก์ท็อป เว็บ และมือถือ ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook ที่ไหนมากที่สุด คุณสามารถสร้างพื้นที่สำหรับข้อความใหม่ได้
เกี่ยวกับการเก็บถาวรอีเมลใน Outlook
สำหรับ Microsoft 365 บัญชี Exchange และ Outlook บนเว็บ มีโฟลเดอร์ Archive เริ่มต้น สำหรับบัญชี Exchange Server อาจมีนโยบายการเก็บรักษา สำหรับบัญชี POP และ IMAP คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ Archive ได้
ด้วยการใช้โฟลเดอร์ Archive คุณสามารถเรียกคืนอีเมลใดๆ ที่ย้ายไว้ที่นั่นได้ภายหลังหากต้องการ
เมื่อคุณย้ายรายการไปโฟลเดอร์ Archive โดยใช้ปุ่มตามที่อธิบายด้านล่าง สิ่งนี้ไม่ลดขนาดกล่องจดหมายเข้า หากคุณกังวลเรื่องพื้นที่ คุณสามารถสร้าง Outlook Data File (.pst) แยกต่างหากเมื่อใช้ Windows ซึ่งเราจะอธิบายด้านล่าง
เก็บถาวรอีเมล Outlook บน Windows
คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลใน Outlook บน Windows ด้วยตนเอง หรือใช้คุณสมบัติ AutoArchive ที่มีอยู่ ฟีเจอร์เก็บถาวรอัตโนมัติเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปตามรุ่น Outlook
เก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองบน Windows
คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลเดี่ยวหรือหลายฉบับได้หลายวิธีบน Windows
เริ่มต้นด้วยการเลือกอีเมล ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง:
- สำหรับอีเมลเดี่ยว เพียงเลือกมัน
- สำหรับกลุ่มอีเมลที่ติดกัน เลือกอันแรก กด Shift ค้าง และเลือกอันสุดท้ายในช่วง
- สำหรับกลุ่มอีเมลที่ไม่ติดกัน เลือกอันหนึ่ง กด Ctrl ค้าง และเลือกแต่ละอันเพิ่มเติม
เมื่อคุณเลือกอีเมลที่ต้องการเก็บถาวรแล้ว ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- ลากอีเมลไปที่โฟลเดอร์ Archive
- เลือก Archive ในริบบอนที่แท็บ Home หรือ Message
- คลิกขวาและเลือก Archive
- ใช้ปุ่ม Backspace
เก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติบน Windows
บน Windows คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลเก่าโดยอัตโนมัติได้โดยการทำ Mailbox Cleanup หรือตั้งค่า AutoArchive ให้ทำงานเป็นระยะ
ดำเนินการ Inbox Cleanup
คุณสามารถย้ายอีเมลไปยัง Outlook Data File เพื่อประหยัดพื้นที่และทำความสะอาดกล่องจดหมายในครั้งเดียว
- เลือก File > Info จากนั้นเปิดเมนู Tools และเลือก Clean Up Old Items
- เลือกกล่องจดหมาย บัญชี โฟลเดอร์ และซับโฟลเดอร์ที่ต้องการดำเนินการบำรุงรักษา และเลือกวันที่ในกล่องดรอปดาวน์ด้านล่าง โดยอาจเลือกติ๊กเพื่อรวมอีเมล "Do not AutoArchive"
- คุณสามารถดูพาธไฟล์สำหรับตำแหน่งของไฟล์ Archive เพื่อเข้าถึงได้ง่ายภายหลังหากต้องการ ดูวิธีเข้าถึงไฟล์ PST หากคุณเจอปัญหา
- เลือก OK เพื่อดำเนินการทำความสะอาด
ตั้งค่า AutoArchive
เพื่อเก็บถาวรรายการโดยอัตโนมัติตามตารางเวลา คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือก AutoArchive ได้
- เลือก File > Options เลือก Advanced ด้านซ้าย และ AutoArchive Settings ด้านขวา
- ติ๊กช่องบนสุดสำหรับความถี่ในการรัน AutoArchive และป้อนเวลาในกล่อง โดยอาจติ๊กช่องเพื่อแจ้งเตือนก่อนรัน
- ในส่วน During AutoArchive ติ๊กช่อง Archive or delete old items และเลือกอายุของอีเมล
- คุณสามารถเลือกย้ายรายการไปยัง Outlook Data File หรือลบรายการถาวร
- โดยอาจเลือกปุ่มเพื่อใช้การตั้งค่ากับโฟลเดอร์ทั้งหมด และ OK เพื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่า เลือก OK ในหน้าต่าง Outlook Options เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองและอัตโนมัติใน Outlook บน Mac ได้ แม้จะแตกต่างจาก Windows 一點
เก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองบน Mac
คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลเดี่ยวหรือหลายฉบับได้หลายวิธีบน Mac
เริ่มต้นด้วยการเลือกอีเมล ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง:
- สำหรับอีเมลเดี่ยว เพียงเลือกมัน
- สำหรับกลุ่มอีเมลที่ติดกัน เลือกอันแรก กด Shift ค้าง และเลือกอันสุดท้ายในช่วง
- สำหรับกลุ่มอีเมลที่ไม่ติดกัน เลือกอันหนึ่ง กด Command ค้าง และเลือกแต่ละอันเพิ่มเติม
เมื่อคุณเลือกอีเมลที่ต้องการเก็บถาวรแล้ว ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- เลือก Message > Archive ในแถบเมนู
- เลือก Archive ในริบบอนที่แท็บ Home
- คลิกขวาและเลือก Archive
- เลือกปุ่ม Archive (กล่อง) ด้านขวาในกล่องจดหมายเข้า
- ใช้ลัดคีย์บอร์ด Control + E
เก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติบน Mac
แม้ไม่มีตัวเลือก AutoArchive ใน Outlook บน Mac แต่มีวิธีแก้ไขที่อาจเหมาะกับคุณ คุณสามารถตั้งค่ากฎ (rule) เพื่อเก็บถาวรอีเมลเฉพาะตามวันที่
- เปิด Outlook และเลือก Outlook > Settings จากแถบเมนู
- เลือก Rules ในหน้าต่างที่ปรากฏ
- ด้านซ้ายของหน้าจอถัดไป เลือกบัญชีหากคุณมีมากกว่าหนึ่ง
- ด้านขวา เลือกปุ่มเครื่องหมายบวกที่ด้านล่างเพื่อเพิ่มกฎใหม่
- ป้อนชื่อกฎ (Rule name) ด้านบน
- สำหรับเงื่อนไข ใช้กล่องดรอปดาวน์ด้านซ้ายเลือกประเภทเงื่อนไข คุณสามารถเลือก Date Received เพื่อกำหนดกฎตามวันที่ ด้านขวา ให้ป้อนช่วงวันที่ หรือใช้ฟิลด์ Before date เพื่อป้อนวันที่ในอดีต
หมายเหตุ: จดจำไว้ว่าตามเวลาผ่านไป คุณอาจต้องอัปเดตกฎนี้เพื่อรวมวันที่ใหม่
- สำหรับการกระทำ ให้เลือก Move to Folder ในกล่องดรอปดาวน์แรก และเลือก Archive ในรายการด้านขวา
- โดยอาจใช้เครื่องหมายบวกถัดจาก Except if สำหรับอีเมลที่กฎควรหลีกเลี่ยง หรือติ๊กช่องด้านล่างเพื่อเพิกเฉยกฎอื่นที่ตรงเงื่อนไขเดียวกัน
- ยืนยันว่ากล่อง Enabled ถูกติ๊ก และเลือก OK เพื่อบันทึกกฎ
เก็บถาวรอีเมล Outlook บนเว็บ
การเก็บถาวรอีเมลใน Outlook บนเว็บคล้ายกับเวอร์ชันเดสก์ท็อป
เก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองบนเว็บ
- สำหรับอีเมลเดี่ยว ให้เลือกหรือติ๊กช่องด้านซ้าย
- สำหรับกลุ่มอีเมลที่ติดกัน เลือกอันแรก กด Shift ค้าง และเลือกอันสุดท้ายในช่วง
- สำหรับกลุ่มอีเมลที่ไม่ติดกัน เลือกอันหนึ่ง กด Ctrl (Windows) หรือ Command (Mac) ค้าง และเลือกแต่ละอันเพิ่มเติม
เมื่อคุณเลือกอีเมลที่ต้องการเก็บถาวรแล้ว ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- เลือก Archive ในแถบเครื่องมือที่แท็บ Home
- คลิกขวาและเลือก Archive
- เลือกปุ่ม Archive (กล่อง) ด้านขวาในกล่องจดหมายเข้า
เก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติบนเว็บ
เหมือนกับบน Mac ไม่มีฟีเจอร์ AutoArchive ใน Outlook บนเว็บในขณะนี้ แทนที่จะเป็นเช่นนั้น คุณสามารถตั้งค่ากฎตามวันที่
- เลือกไอคอนเฟืองมุมขวาบน และเลือก View all Outlook settings ในแถบด้านข้างที่ปรากฏ
- ด้านซ้ายสุด เลือก Mail และด้านขวา เลือก Rules จากนั้นเลือก Add new rule
- ตั้งชื่อกฎของคุณด้านบน
- ด้านล่าง Add a condition ใช้รายการดรอปดาวน์เลือก Before จากนั้นเพิ่มวันที่ด้านขวา
หมายเหตุ: เหมือนกับบน Mac คุณอาจต้องอัปเดตกฎนี้ภายหลังเพื่อรวมวันที่ใหม่
- ด้านล่าง Add an action ใช้รายการดรอปดาวน์เลือก Move to จากนั้นเลือก Archive ด้านขวา
- โดยอาจเลือก Add an exception สำหรับอีเมลที่กฎควรหลีกเลี่ยง และติ๊กช่องเพื่อหยุดประมวลผลกฎเพิ่มเติม
- เพื่อรันกฎทันทีในกล่องจดหมายเข้า ให้ติ๊กช่อง Run rule now จากนั้นเลือก Save
เก็บถาวรอีเมล Outlook บน Android และ iPhone
หากคุณใช้ Outlook บนอุปกรณ์ Android หรือ iPhone คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลที่นั่นได้เช่นกัน ในขณะนี้ยังไม่มีฟีเจอร์ AutoArchive แต่คุณมีหลายวิธีในการเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเอง
เพื่อเก็บถาวรอีเมลเดี่ยว คุณสามารถใช้การสไลด์ (swipe action) เลื่อนอีเมลจากซ้ายไปขวาหรือขวาไปซ้าย ตามการตั้งค่า และเลือกไอคอน Archive หรือเปิดอีเมลและแตะไอคอน Archive ที่ด้านบน
เพื่อเก็บถาวรอีเมลหลายฉบับในกล่องจดหมายเข้า ให้แตะค้างอีเมลหนึ่งฉบับ และคุณจะเห็นหน้าจอเลือกเลือก อีเมลที่เหลือ แล้วแตะไอคอน Archive ที่ด้านบน (Android) หรือด้านล่าง (iPhone)
การดูแลอีเมลเก่าที่ไม่ต้องการนั้นง่ายใน Outlook บน Windows, Mac, เว็บ และมือถือ ตอนนี้คุณรู้วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook แล้ว ดูวิธีแก้ไข Outlook เปิดไม่ได้ต่อไป
