การเก็บถาวรอีเมล Outlook ต้นแบบ:คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับเดสก์ท็อป เว็บ และมือถือ

หากคุณมีอีเมลที่ไม่ต้องการอีกต่อไป แต่ไม่ต้องการลบ คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลเหล่านั้นได้ ใน Microsoft Outlook คุณมีหลายวิธีในการจัดเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติเพื่อกำจัดอีเมลเหล่านี้

เราจะแสดงวิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook บนเดสก์ท็อป เว็บ และอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook ที่ไหนบ่อยที่สุด คุณก็สามารถเพิ่มพื้นที่สำหรับข้อความใหม่ได้

เกี่ยวกับการเก็บถาวรอีเมลใน Outlook

สำหรับ Microsoft 365 บัญชี Exchange และ Outlook บนเว็บ คุณมีโฟลเดอร์เก็บถาวรเริ่มต้น สำหรับบัญชีเซิร์ฟเวอร์ Exchange อาจใช้นโยบายการเก็บรักษา สำหรับบัญชี POP และ IMAP คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์เก็บถาวรได้

ด้วยการใช้โฟลเดอร์เก็บถาวร คุณสามารถเรียกอีเมลที่คุณย้ายไปที่นั่นในภายหลังได้หากจำเป็น

เมื่อคุณย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรโดยใช้ปุ่มตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง การดำเนินการนี้จะไม่ลดขนาดกล่องขาเข้าของคุณ หากคุณกังวลเกี่ยวกับพื้นที่ คุณสามารถสร้างไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) แยกต่างหากได้เมื่อใช้ Windows ซึ่งเราจะอธิบายไว้ด้านล่าง

เก็บอีเมล Outlook บน Windows

คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองใน Outlook บน Windows หรือใช้คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติอย่างใดอย่างหนึ่งที่มีอยู่ คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook

เก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองบน Windows

คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลตั้งแต่หนึ่งฉบับขึ้นไปด้วยตนเองได้หลายวิธีบน Windows

เริ่มต้นด้วยการเลือกอีเมลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

• สำหรับอีเมลฉบับเดียว เพียงเลือกอีเมลนั้น
• สำหรับกลุ่มอีเมลที่อยู่ติดกัน ให้เลือกอีเมลแรก กด Shift ค้างไว้ และเลือกอีเมลสุดท้ายในช่วง
• สำหรับกลุ่มอีเมลที่ไม่อยู่ติดกัน ให้เลือกหนึ่งรายการ กด Ctrl ค้างไว้ และเลือกอีเมลเพิ่มเติมแต่ละรายการ

เมื่อคุณเลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรแล้ว ให้ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ลากอีเมลไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร
• เลือกเก็บถาวรใน Ribbon บนแท็บหน้าแรกหรือข้อความ
• คลิกขวาและเลือกเก็บถาวร
• ใช้ปุ่ม Backspace ของคุณ

เก็บอีเมลอัตโนมัติบน Windows

บน Windows คุณสามารถเก็บอีเมลเก่าๆ ได้โดยอัตโนมัติโดยทำการล้างกล่องจดหมายหรือตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติให้ทำงานบ่อยๆ

ดำเนินการล้างข้อมูลกล่องขาเข้า

คุณสามารถย้ายอีเมลไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook เพื่อประหยัดพื้นที่และทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณได้ในคราวเดียว

1. เลือกไฟล์> ข้อมูล จากนั้นเปิดเมนูเครื่องมือแล้วเลือกล้างรายการเก่า

1. เลือกกล่องจดหมายบัญชีอีเมล โฟลเดอร์ และโฟลเดอร์ย่อยที่คุณต้องการดำเนินการบำรุงรักษา และเลือกวันที่ในกล่องแบบเลื่อนลงด้านล่าง หรือเลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อรวมอีเมล "อย่าเก็บถาวรอัตโนมัติ"

1. คุณสามารถดูเส้นทางของไฟล์สำหรับตำแหน่งของไฟล์เก็บถาวร เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายในภายหลังหากจำเป็น ดูวิธีเหล่านี้ในการเข้าถึงไฟล์ PST หากคุณประสบปัญหา
2. เลือกตกลงเพื่อดำเนินการล้างข้อมูล

ตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

หากต้องการเก็บถาวรรายการโดยอัตโนมัติตามกำหนดเวลา คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติได้

1. เลือกไฟล์> ตัวเลือก เลือกขั้นสูงทางด้านซ้ายและการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติทางด้านขวา

1. ทำเครื่องหมายที่ช่องด้านบนเพื่อดูว่าคุณต้องการเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติบ่อยเพียงใด และป้อนเวลาในช่อง หรือคุณสามารถทำเครื่องหมายช่องทำเครื่องหมายเพื่อให้ได้รับแจ้งก่อนที่จะทำงาน

1. ในส่วนระหว่างการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เลือกช่องเก็บถาวรหรือลบรายการเก่า จากนั้นเลือกอายุของอีเมล

1. จากนั้นคุณสามารถเลือกที่จะย้ายรายการไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook หรือลบรายการอย่างถาวร

1. หรือเลือกปุ่มเพื่อใช้การตั้งค่ากับโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ จากนั้นคลิกตกลงเพื่อตั้งค่าให้เสร็จสมบูรณ์ เลือกตกลงในหน้าต่างตัวเลือก Outlook เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติใน Outlook บน Mac แม้ว่าจะแตกต่างจากใน Windows เล็กน้อยก็ตาม

เก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองบน Mac

คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลตั้งแต่หนึ่งฉบับขึ้นไปด้วยตนเองได้หลายวิธีบน Mac ของคุณ

เริ่มต้นด้วยการเลือกอีเมลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

• สำหรับอีเมลฉบับเดียว เพียงเลือกอีเมลนั้น
• สำหรับกลุ่มอีเมลที่อยู่ติดกัน ให้เลือกอีเมลแรก กด Shift ค้างไว้ และเลือกอีเมลสุดท้ายในช่วง
• สำหรับกลุ่มอีเมลที่ไม่อยู่ติดกัน ให้เลือกหนึ่งรายการ กด Command ค้างไว้ และเลือกอีเมลเพิ่มเติมแต่ละรายการ

เมื่อคุณเลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรแล้ว ให้ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• เลือกข้อความ> เก็บถาวรในแถบเมนู
• เลือกเก็บถาวรใน Ribbon บนแท็บหน้าแรก
• คลิกขวาและเลือกเก็บถาวร
• เลือกปุ่มเก็บถาวร (กล่อง) ทางด้านขวาในกล่องจดหมาย
• ใช้แป้นพิมพ์ลัด Control + E

เก็บถาวรอีเมลโดยอัตโนมัติบน Mac

แม้ว่าจะไม่มีตัวเลือกเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook บน Mac แต่ก็มีวิธีแก้ปัญหาที่อาจเหมาะกับคุณ คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อเก็บถาวรอีเมลเฉพาะตามวันที่ได้

1. เปิด Outlook แล้วเลือก Outlook> การตั้งค่าจากแถบเมนู
2. เลือกกฎในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น

1. ทางด้านซ้ายของหน้าจอถัดไป ให้เลือกบัญชีหากคุณมีมากกว่าหนึ่งบัญชี
2. ทางด้านขวา ให้เลือกปุ่มเครื่องหมายบวกที่ด้านล่างเพื่อเพิ่มกฎใหม่

1. ป้อนชื่อกฎที่ด้านบน
2. สำหรับเงื่อนไข ให้ใช้กล่องแบบเลื่อนลงทางด้านซ้ายเพื่อเลือกประเภทของเงื่อนไข คุณสามารถเลือกวันที่ได้รับเพื่อใช้กฎของคุณตามวันที่ ทางด้านขวา ให้ป้อนช่วงวันที่หรือใช้ช่องก่อนวันที่เพื่อป้อนวันที่ในอดีต

หมายเหตุ:โปรดทราบว่าเมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจต้องการอัปเดตกฎนี้เพื่อรวมวันที่ใหม่

1. สำหรับการดำเนินการ ให้เลือกย้ายไปยังโฟลเดอร์ในกล่องแบบเลื่อนลงกล่องแรก และเลือกเก็บถาวรในรายการทางด้านขวา

1. หรืออีกทางหนึ่ง ให้ใช้เครื่องหมายบวกถัดจาก ยกเว้นหากกฎควรหลีกเลี่ยงสำหรับอีเมล หรือทำเครื่องหมายในช่องด้านล่างเพื่อละเว้นกฎอื่นๆ ที่ตรงตามเงื่อนไขเดียวกัน
2. ยืนยันว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องเปิดใช้งานแล้ว และเลือกตกลงเพื่อบันทึกกฎของคุณ

เก็บอีเมล Outlook บนเว็บ

การเก็บถาวรอีเมลใน Outlook บนเว็บจะคล้ายกับเวอร์ชันเดสก์ท็อป

เก็บอีเมลบนเว็บด้วยตนเอง

• สำหรับอีเมลฉบับเดียว ให้เลือกหรือทำเครื่องหมายที่ช่องด้านซ้าย
• สำหรับกลุ่มอีเมลที่อยู่ติดกัน ให้เลือกอีเมลแรก กด Shift ค้างไว้ และเลือกอีเมลสุดท้ายในช่วง
• สำหรับกลุ่มอีเมลที่ไม่อยู่ติดกัน ให้เลือกหนึ่งรายการ กด Ctrl (Windows) หรือ Command (Mac) ค้างไว้ แล้วเลือกอีเมลเพิ่มเติมแต่ละรายการ

เมื่อคุณเลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรแล้ว ให้ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• เลือกเก็บถาวรในแถบเครื่องมือบนแท็บหน้าแรก
• คลิกขวาและเลือกเก็บถาวร
• เลือกปุ่มเก็บถาวร (กล่อง) ทางด้านขวาในกล่องจดหมาย

เก็บอีเมลบนเว็บโดยอัตโนมัติ

เช่นเดียวกับบน Mac ขณะนี้ไม่มีฟีเจอร์การเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook บนเว็บ แต่คุณสามารถตั้งค่ากฎตามวันที่แทนได้

1. เลือกไอคอนรูปเฟืองที่ด้านบนขวาและเลือกดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมดในแถบด้านข้างที่ปรากฏขึ้น

1. ทางซ้ายสุด เลือกเมล และทางขวา เลือกกฎ จากนั้นเลือกเพิ่มกฎใหม่

1. ตั้งชื่อกฎของคุณที่ด้านบน
2. ด้านล่างเพิ่มเงื่อนไข ใช้รายการแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกก่อน จากนั้นเพิ่มวันที่ทางด้านขวา

หมายเหตุ:เช่นเดียวกับบน Mac คุณอาจต้องการอัปเดตกฎนี้ในภายหลังเพื่อรวมวันที่ใหม่

1. ด้านล่างเพิ่มการดำเนินการ ใช้รายการแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกย้ายไปที่ จากนั้นเลือกเก็บถาวรทางด้านขวา

1. หรือเลือกเพิ่มข้อยกเว้นสำหรับอีเมลที่กฎควรหลีกเลี่ยง และทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่อหยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม
2. หากต้องการเรียกใช้กฎทันทีในกล่องจดหมายของคุณ ให้ทำเครื่องหมายในช่องเรียกใช้กฎทันที จากนั้นเลือกบันทึก

เก็บอีเมล Outlook บน Android และ iPhone

หากคุณใช้ Outlook บนอุปกรณ์ Android หรือ iPhone คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลที่นั่นได้เช่นกัน ในขณะนี้ ยังไม่มีคุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติ แต่คุณมีวิธีเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองหลายวิธี

หากต้องการเก็บอีเมลฉบับเดียว คุณสามารถใช้การปัดนิ้วได้ เลื่อนอีเมลจากซ้ายไปขวาหรือกลับกันตามการตั้งค่าของคุณ และเลือกไอคอนเก็บถาวร หรือเปิดอีเมลแล้วแตะไอคอนเก็บถาวรที่ด้านบน

หากต้องการเก็บอีเมลหลายฉบับในกล่องจดหมายของคุณ ให้แตะอีเมลหนึ่งฉบับค้างไว้ แล้วคุณจะเห็นหน้าจอการเลือก เลือกอีเมลที่เหลือ จากนั้นแตะไอคอนเก็บถาวรที่ด้านบน (Android) หรือด้านล่าง (iPhone)

การดูแลอีเมลเก่าที่ไม่จำเป็นเหล่านั้นเป็นเรื่องง่ายใน Outlook บน Windows, Mac, เว็บ และอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ ตอนนี้คุณรู้วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook แล้ว ลองดูวิธีแก้ไข Outlook ที่ไม่เปิด