หากคุณอยู่ใน Gmail Inbox ตลอดวัน ทุกวัน ทำไมไม่ทำให้ Gmail กลายเป็น Note-taking App หลักของคุณ?
ฟีเจอร์เดียวกันที่ทำให้ Gmail เป็น Email client ที่มีประสิทธิภาพ สามารถทำให้เป็น Note-taking app ที่พอใช้ได้ (แม้จะ unconventional) และเพื่อช่วยให้คุณใช้ได้ ผมจะบอก Tweaks และ Tips หลายอย่าง
มา看看 วิธี Repurpose Gmail สำหจดบันทึก
เริ่มด้วย Gmail Recon
ตอนนี้คุณน่าจะเข้าใจว่าเราหมายถึงการใช้ Gmail Drafts เป็น Notes นี่ให้ Benefits ทันที:
- ใช้ Canned responses (Templates) เป็น Templates สำห Note types เฉพาะ
- Insert Images inline ด้วย Drag-and-drop
- Upload ไฟล์สำคัญไป Notes หรือ Attach จาก Google Drive
- ใช้ Multiple Inboxes แบ่ง Notes เป็น Panels เข้าถึงได้เร็ว
อีกอย่าง Gmail Autosaves การแก้ไข นั่นคือหนึ่งอย่างที่ไม่ต้องกังวล! คุณเห็น Benefits อื่นอะไร? ใส่ใน Pros list สำหใช้ Gmail จดบันทึก
ทำให้ Compose Window ใช้งานสบาย
ขนาดและตำแหน่ง Compose window ของ Gmail ไม่ Ideal สำห Note-taking ปกติ แต่มี Window setups อื่นที่สะดวก:
- Full Screen - คลิกไอคอน Full-screen ระหว่าง Minimize และ Save & Close มุมขวาบน จะ Overlay Compose window บนหน้า Gmail ปัจจุบัน สามารถตั้ง Full-screen เป็น Default ได้: ใน Compose window คลิกลูกศรเล็กมุมขวาล่าง เลือก Default to full-screen
- Pop-Out Window - ถือ Shift คลิกปุ่ม Compose หรือปุ่ม Full-screen ใน Compose window จะได้ Pop-up window แยกสำหพิมพ์ Notes
- Browser Tab - กด Control (Command บน Mac) ขณะคลิก Compose หรือ Full-screen button ใน Compose window จะได้ Browser tab แยกสำหพิมพ์ Notes
หากไม่พอใจ Text ใน Gmail Compose window เข้าถึง Drafts ที่ inbox.google.com Draft setup ที่ Inbox by Gmail ดูสบายตากว่า สามารถ Pin Notes โปรดไว้ใน Inbox ให้ใกล้มือ
กันอีเมลไม่ให้รบกวน
หาจะใช้ Gmail จด Notes ไม่ได้มี Incoming emails ขอ Attention ทุกไม่กี่นาที
หลบพ้น Distraction ของ Inbox ใช้งาน 2 วิธีด้านล่าง (หรือคิดเอง):
1. สร้าง Filter Mark emails as read ทันทีที่เข้ามา Inbox หลีกเลี่ยง Visual distraction ของ Email counter ติดป้าย Inbox
ตั้ง "Read" filter: ไป Settings > Filters and Blocked Addresses เลือก Create a new filter จะมี Box ให้ระบุ Criteria
ใน Popup ใส่อีเมลของคุณในช่อง To คลิก Create filter with this search ล่างขวา ต่อไป ติ๊ก Mark as read ที่นี่ติ๊กเพิ่มได้:
- Skip the Inbox (Archive It) - หากอยาก Archive อีเมลเข้าใหม่อัตโนมัติ หายจาก Inbox ทันที
- Apply the Label - หากอยาก Marker แยกอีเมลล่าสุดจากเก่า ตอนเช็คภายหลัง เลือก Label จาก Drop-down Choose label...
หมายเหตุ: หากเช็คอีเมลหลายบัญชีใน Gmail ต้องทำ Read filter นี้ซ้ำสำหแต่ละอีเมล
2. รับอีเมลในเวลาเฉพาะหรือ On-demand หากหยุดเช็คอีเมลระหว่างงานไม่ได้ ตั้ง Plugin อย่าง BatchedInbox จะเก็บอีเมลใต้ Label พิเศษ และส่งมาที่ Inbox ในเวลาที่คุณเลือก ตลอดวัน
หากใช้ Chrome ติดตั้ง Inbox Pause แทน BatchedInbox ในขณะที่หลังส่งอีเมลทุกช่วงเวลา Inbox Pause หยุด Inbox จนกว่าคุณพร้อมรับ สามารถ "Un-pause" ได้ทุกเมื่อ
ลบ Distractions ด้วย Gmelius
หากชอบ UI Clean, Minimalist สำหจด Notes สามารถได้ภายใน Gmail ด้วย Gmelius Plugin สำห Chrome, Opera, Safari ให้ Options เยอะเปลี่ยน Look และ Behavior ของ Gmail
ติดตั้ง Gmelius Refresh Gmail จะได้ Prompt ไป Gmelius Dashboard Setup ตามชอบ สร้าง Interface ไร้ Clutter และ Distraction ปรับ Settings ต่อไปนี้ ใต้ Tab Customization:
- Hide People Widget
- Disable Ads
- Hide Google+ Activity
- Make Gmail header visible on demand
- Hide Gmail footer
เปลี่ยน Style ของ Text
Font styles ที่ไม่สบายตา หายใจออกจาก Content ที่พิมพ์หรืออ่าน
เพื่อ Gmail-drafts-turned-notes ที่ดูดี ไป Settings > General > Default text style เลือก Font type, Size, Color ที่ชอบ (หรืออย่างน้อยไม่รบกวน) จะเห็น Live preview ที่นั่น เลื่อนลงกด Save Changes เมื่อพอใจ
หากอยากเปลี่ยน Text style ใน Note/Email ตรงๆ คลิกปุ่ม Formatting options ใน Compose window
ใช้ Labels และ Stars จัดระเบียบ Notes
Gmail Labels ทำหน้าที่ Tags สำห Notes ได้ คลิก Create a new label ใน Sidebar เริ่มต้น หากมี Labels (Makeshift tags ที่ไม่ใช้บ่อย) ซ่อนจาก Default sidebar view
ซ่อน Label: Hover ชื่อใน Sidebar คลิกลูกศรเล็ก ตัวเลือก Pop up เลือก Hide ใต้ In label list: พร้อมเปลี่ยนสี Label จาก Label color menu
หากมี Labels เยอะแก้ทีละ Batch สะดวก ผ่าน Manage labels Sidebar link หรือ Settings > Labels
อ่าน How-to ใช้ Gmail Labels ควบคุม Inbox สำห Creative ideas
หากชอบ Visual approach ขึ้นไปจาก Color coding ลอง "Stars" Tag notes เพื่อ Identify ง่าย มีมากกว่า Yellow star ที่เคยเห็น ไป Settings > General > Stars Activate Stars ที่เหลือ
ดู Screenshot ด้านล่าง Stars ทั้งหมด คลิก 4 star หรือ all stars ตามจำนวนที่จะใช้
เพื่อ "Yellow star" Note คลิกไอคอน Star หน้าข้อความใน List คลิกเรื่อยๆ เพื่อ Cycle ผ่าน Stars อื่นๆ
เพิ่ม Markdown Support
Markdown เขียนสำห Web สะดวก เป็น Standard feature ใน Note-taking apps มาก เขียน Gmail emails (Notes ในกรณีนี้) ด้วย Markdown ติดตั้ง Markdown Here สำห Browser Extension ใช้ง่าย ได้ Instructions หลังติดตั้ง
หากติดตั้ง Gmelius ตัด Distractions ตามข้างบน ไม่ต้อง Markdown Here หรือ Extension คล้าย Gmelius มี Markdown feature เปิดใช้จาก Tab Productivity ของ Gmelius Dashboard หา Enable Markdown support
Markdown feature ยัง Beta หากมีปัญหา อาจต้องติดตั้ง Markdown Here
มอบ Task Management ให้ Google Tasks
หลายคน Note-taking apps เป็น Catch-all สำห To-do lists และนั่นดี เพราะ Fewer data checkpoints = Less digital fatigue ปัญหาคือ ต้อง Extra layer ของ Organization แยก Notes และ Tasks ใน Gmail ไม่มีปัญหานี้ เพราะย้าย To-do lists ไป Google Tasks ได้
Tasks ฟีเจอร์จัดการ Tasks ในตัวของ Gmail เข้าถึงง่าย ไม่รบกวน และช่วย เก็บ Focus ให้คุณ มาก
คุ้นเคยกับ Gmail Search
ไม่ว่าจะสร้าง Notes กี่ชิ้น หา Note ที่ถูกต้องได้ในไม่กี่ Keystrokes หาก Master Gmail Search Operators
เช่น Tag Notes ด้วย Stars Filter ด้วย Operator has หา "Green checkmark" star พิมพ์ has:green-check ใน Search box Enter อีเมลที่ Starred ด้วยจะโผล่ด้วย เพิ่ม in:draft ใน Query เพื่อแสดงเฉพาะ Notes ที่ตรง
หาชื่อ Star สำห Search: Hover Star ใน Settings > General > Stars หรือพิมพ์สี Star ใน Search box จะโชว์ชื่อ Stars ที่ตรง
เก็บ Notes ให้ปลอดภัย
การลบ Gmail Drafts เป็น Tricky business ไม่ว่าจะ Accidental หรือ Intentional หลังจาก 30-second "Undo discard" window Draft ที่ลบ = หายไปถาวร
เพื่อไม่สูญเสีย Notes 備份 แผนก่อนใช้ Gmail จด Notes อย่างสม่ำเสมอ Backup drafts:
- ไป Default email client บน Desktop ผ่าน IMAP
- ไป Google Drive
- ผ่าน Google Takeout
Gmail
Gmail ใช้ได้บน Web, Desktop, Mobile ใช้ Offline ได้ด้วย Gmail Offline (Chrome) หรือ Desktop email client นอกจากนี้ คุณพึ่งพา Gmail อยู่แล้ว และรู้จักมันดี ทั้งหมดนี้ = Strong case ใช้ Gmail เป็น Note-taking tool แตเพียง คุณ เท่านั้นที่บอกได้ว่ามัน Practical solution สำหคุณหรือไม่
Developers สร้าง Plugins และ Browser extensions ให้ Gmail ตลอดเวลา จะหาวิธี Import Notes จาก App อื่นเข้ามา Gmail ได้ แม้จะโผล่เป็น Emails แทน Drafts
"Perfect note-taking tool" อาจเป็น Unicorn - Magical และ Non-existent แต Effective tool คือเรื่องอื่น Gmail มี Potential เป็น Effective tool พร้อมใช้ Gmail มากกว่าแค่เช็คอีเมล?
แชร์ Creative trick ที่ดีที่สุดของคุณ ใช้ Gmail เป็นอะไรมากกว่า Email client!
