แอป Contacts ให้ข้อมูลไปยังแอป Mail, Messages และ Calendar บน Mac ของคุณ ดังนั้นการเก็บให้ถูกต้องจะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น การจัดระเบียบอย่างระมัดระวังและการสำรองข้อมูลแบบปลอดภัยช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่คลาวด์เก็บทุกอย่างซิงค์
นั่นคือเหตุผลที่ควรจัดระเบียบผู้ติดต่อโดยใช้ Mac และให้ iCloud ผลักการเปลี่ยนแปลงไปยังอุปกรณ์ iOS วันนี้เราจะดูวิธีทำความสะอาดและสำรอง Contacts ของ Mac หลายวิธี รวมถึงการกู้คืนจาก iCloud
ส่งออกคลังข้อมูลผู้ติดต่อของคุณ
สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือให้แน่ใจว่าคุณมีสำเนาท้องถิ่นของผู้ติดต่อสำรองไว้ แม้ iCloud จะเก็บสำเนาการแก้ไขจาก 30 วันที่ผ่านมา การได้สำเนาสแนปชอตก่อนที่คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ เป็นการสำรองที่น่าเชื่อถือที่สุดที่คุณสามารถมีได้
ผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณจะถูกส่งออกเป็นไฟล์ที่เรียกว่า Contacts Archive ไฟล์จัดรูปแบบเป็น .ABBU และมีข้อมูลผู้ติดต่อทั้งหมด ขั้นตอนนี้รับรองว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เราทำได้รับการสำรองในท้องถิ่นบน Mac ไว้ครบถ้วน
หากคุณต้องการแน่ใจว่าผู้ติดต่อของคุณอยู่ใน iCloud ให้ผ่านกลุ่ม All On My Mac และลากผู้ติดต่อที่คุณต้องการย้ายไปยังกลุ่ม All iCloud หลังจากนั้น ทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับ Contacts จะสร้าง restore point ใน iCloud ที่ถูกเก็บไว้ 30 วัน
ทำความสะอาดรายการซ้ำ
จำนวนแอปและบริการที่คุณสามารถให้สิทธิ์เขียนข้อมูลผู้ติดต่อผ่าน Mac OS และ iOS อาจทิ้งคุณไว้กับรายการผู้ติดต่อที่ไม่จำเป็นมากมาย คุณอาจนำข้อมูลผู้ติดต่อมาจาก SIM การ์ดเมื่อคุณซื้อ iPhone ครั้งแรก และตอนนี้ iCloud ได้รวมทั้งหมดเข้าด้วยกัน
ขั้นตอนแรกคือค้นหาว่าเพื่อนของคุณชื่อ Bob อยู่ในโทรศัพท์กี่ครั้ง และลบรายการซ้ำ Apple ทำให้งานนี้ง่าย เพียงไปที่เมนู Card และเลือก: Look For Duplicates ในเมนูที่โผล่ขึ้นมา ให้เลือก Merge ในป๊อปอัปเพื่อรวมรายการซ้ำ
ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง และแน่ใจว่ากระบวนการรวมเฉพาะรายการซ้ำจริงๆ เท่านั้น เมื่อคุณยืนยันแล้ว มาไปต่อกัน
ทำความสะอาดแบบรวดเร็ว
ไปผ่านและหาการ์ดสำหรับคนที่คุณไม่ต้องการในผู้ติดต่ออีกต่อไป ถึงแม้ Facebook และ Gmail ทำการนำเข้าจำนวนมากได้ มีความเป็นไปได้ดีที่คุณอาจมีคนใน Contacts ตอนนี้ที่คุณไม่เคยอีเมล โทรหรือส่งข้อความ
อย่างน้อยคุณน่าจะมีที่อยู่อีเมลแชร์แบบ Evernote จากยุคก่อน extension ของ iOS การลบเหล่านี้ง่าย เพียงคลิกขวาที่ชื่อและเลือก Delete
การลบเหล่านี้ควรทำให้รายการของคุณสะอาดขึ้นเล็กน้อย แต่ตอนนี้เราต้องสำรวจข้อมูลที่จัดเก็บในการ์ดผู้ติดต่อเอง
แก้ไขการ์ด
ด้วยเบอร์โทรศัพท์มือถือที่พกพาได้ ไม่น่าจะเป็นไปได้ว่าคุณหรือเพื่อนของคุณต้องเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์ อย่างไรก็ตาม ด้วยผู้ติดต่อทางธุรกิจ หมายเลขทำงาน และอีเมล คุณอาจยังคงมีข้อมูลที่เหลือเกินมาก
คลิกผ่านผู้ติดต่อแต่ละคนและตรวจสอบข้อมูลที่นั่น เมื่อคุณพบคนที่มีข้อมูลเพิ่มเติมที่คุณต้องการลบ ให้คลิกแท็บ edit หากคุณต้องการลบฟิลด์ ให้คลิกปุ่มสีแดง โปรดระวัง: ไม่มีการยืนยัน มันหายไปทันที ดังนั้นตรวจสอบงานของคุณให้ดีก่อนคลิก Done
หากคุณแค่ต้องการเพิ่มข้อมูล ให้คลิก + ด้านซ้ายของการ์ด และคุณสามารถเลือกฟิลด์ที่ต้องการเพิ่ม คุณอาจอยากใช้เวลานี้เพิ่มการออกเสียงสำหรับผู้ที่คุณต้องการโทรด้วย Siri เนื่องจากคุณอยู่ตรงนี่ตรวจสอบแต่ละรายการอยู่แล้ว
กู้คืนจากคลาวด์
หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่คุณไม่ต้องการโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณยังสามารถรับข้อมูลของคุณกลับมาได้ หวังว่าคุณทำตามขั้นตอนข้างต้นเพื่อสร้าง contacts archive แต iCloud ยังคุ้มครองคุณสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ทำใน 30 วันที่ผ่านมา แม้จะดูเหมือนจะทำเพียงหนึ่งการสำรองต่อวัน ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในหนึ่งวันจะถูกเก็บในการสำรองเดียว
คุณสามารถเข้าถึงการสำรองนี้โดยล็อกอิน iCloud.com บนเว็บ บนหน้าเปิด ให้คลิก Settings บนหน้าถัดไป ให้เลื่อนลงด้านล่าง ภายใต้ Advanced คุณควรเห็นตัวเลือก Restore Contacts
คลิกลิงก์ และในป๊อปอัปถัดไป คุณควรเห็น restore points ที่ติดป้ายกำกับด้วยวันที่ เลือกวันที่คุณต้องการกลับไป และคลิก Restore จะมีป๊อปอัปเตือนว่าคุณกำลังจะเขียนทับผู้ติดต่อทั้งหมด แต่ผู้ติดต่อปัจจุบันของคุณจะถูกเก็บถาวรเพื่อการกู้คืน คลิก Restore เพื่อดำเนินต่อไป
เมื่อ Mac ของคุณซิงค์กับ iCloud ครั้งต่อไป คุณควรเห็น Contacts กู้คืนสู่สถานะก่อนหน้า
กู้คืนจาก Archive
หากคุณไม่ใช้ iCloud Contacts archive ที่เราสร้างในตอนต้นยังสามารถช่วยผู้ติดต่อของคุณได้ ในเมนู File ให้เลือก Import หา archive ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้า และเปิดมัน
ป๊อปอัปถามยืนยันว่าคุณต้องการแทนที่ผู้ติดต่อทั้งหมดที่มีอยู่ด้วยที่อยู่ใน archive คลิก Replace All และมันจะนำเข้าผู้ติดต่อทั้งหมดกลับเข้าแอป
หากคุณใช้ iCloud คุณอาจเจอปัญหาที่มันเขียนทับการนำเข้าด้วยการซิงค์ล่าสุดจาก iCloud หากคุณใช้ iCloud ซิงค์ผู้ติดต่อ อาจจะดีกว่าที่จะใช้วิธีในขั้นตอนก่อนหน้าเพื่อกู้คืนผู้ติดต่อของคุณ
การบำรุงรักษาและทำความสะอาดเป็นประจำ
ขึ้นอยู่กับจำนวนเวลาที่คุณใช้ทำงานกับผู้ติดต่อ คุณอาจต้องทำการตรวจสอบ Contacts บ่อยขึ้น ภายใต้ Preferences คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตพื้นฐานสำหรับ Contacts ใหม่ ซึ่งสามารถประหยัดเวลาเมื่อเพิ่มการ์ดใหม่
Contacts อาจดูเก่าโดน แต่ยังคงเป็นศูนย์กลางในการจัดการ Facetime, Mail และ Messages บน Mac ของคุณ
โปรแกรมและยูทิลิตี้ Mac อื่นๆ อะไรที่คุณรู้สึกว่าถูกประเมินต่ำกว่าความสำคัญของมันต่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ? บอกเราในความคิดเห็น
Image Credits: apdesign/Shutterstock
