สร้าง Gantt Chart แบบมืออาชีพใน Excel – คู่มือขั้นตอนละเอียด

Gantt chart ใช้พื้นฐานในการจัดการโครงการ คุณไม่สามารถสร้าง Gantt chart ใน Excel ได้โดยตรง แต่ไม่ต้องกังวล คุณสามารถ สร้าง Gantt chart ระดับขั้นสูงใน Excel ได้โดยการปรับเปลี่ยนแผนภูมิ Stacked Bar บทเรียนรวดเร็วนี้จะแนะนำคุณให้ สร้าง Gantt chart ใน Excel ด้วยขั้นตอนง่ายๆ หากคุณไม่รู้กฎพื้นฐานการสร้างแผนภูมิ คลิกที่ ลิงก์ เพื่อเรียนรู้วิธีสร้างแผนภูมิพื้นฐาน ในแผ่นงาน คุณเห็น Gantt Chart เรียบง่าย สร้างโดยใช้ข้อมูลชิ้นหนึ่งทางด้านซ้ายของแผนภูมิ

บทนำสู่ Gantt Chart

แกนแนวนอน (ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า แกนค่า) แทนช่วงเวลาทั้งหมดของโครงการ แต่ละ แถบ ใน Gantt Chart แทน ระยะเวลา ของ งาน ผู้จัดการโครงการสามารถระบุงานที่ทับซ้อนกันของโครงการได้อย่างง่ายดาย ดังนั้น Gantt chart จึงสำคัญมากในการจัดการโครงการ

ในตารางข้อมูล คอลัมน์ B มีชื่องาน คอลัมน์ C มีวันที่เริ่มต้นของงาน และคอลัมน์ D มีระยะเวลาในการเสร็จสิ้นงาน

หมายเหตุ: สิ่งสำคัญหนึ่งคือ: คอลัมน์ B ไม่ควรมีหัวข้อ มิฉะนั้น คอลัมน์ B และคอลัมน์ C จะถูกใช้เป็นแกนหมวดหมู่ทั้งคู่ OK เริ่มสร้าง Gantt Chart นี้จากศูนย์กันเลย

[วิดีโอ] วิธีสร้าง Gantt Chart ใน Excel 2013

คำอธิบายวิดีโอ:

Gantt chart เป็นแผนภูมิแท่งแนวนอนประเภทหนึ่ง Gantt chart ใช้พื้นฐานใน การจัดการโครงการ โดยค่าเริ่มต้น Excel ไม่รองรับแผนภูมิประเภท Gantt ใดๆ แต่คุณสามารถสร้าง Gantt chart ระดับขั้นสูง ใน Excel ได้ ในแผ่นงาน คุณเห็น Gantt Chart เรียบง่าย สร้างโดยใช้ชิ้นข้อมูลนี้ แกนแนวนอน แทน ช่วงเวลาทั้งหมด ของโครงการ แต่ละ แถบ แทน ระยะเวลาของงาน ผู้จัดการโครงการ สามารถระบุงานที่ทับซ้อนกันของโครงการได้อย่างง่ายดาย ดังนั้น Gantt chart จึงสำคัญมากในการจัดการโครงการ คอลัมน์ B มี ชื่องาน คอลัมน์ C มี วันที่เริ่มต้น ของงาน และคอลัมน์ D มี ระยะเวลา ในการเสร็จสิ้นงาน สิ่งสำคัญหนึ่งคือ: คอลัมน์ B ต้องไม่มีหัวข้อ มิฉะนั้น คอลัมน์ A และคอลัมน์ B ทั้งคู่จะถูกใช้เป็น แกนหมวดหมู่ OK เริ่มสร้าง Gantt Chart นี้กัน ค่าเดียวกันอยู่ในแผ่นงานที่สอง ผมเปิดมัน และเลือกเซลล์ภายในข้อมูล แท็บ Insert ในเมนูแบบเลื่อนลง Bar chart ผมเลือก Stacked Bar chart ผมลบตำนานและทำให้แผนภูมิกว้างขึ้นเล็กน้อย บนแกนหมวดหมู่ "Board Meeting" อยู่ตำแหน่งบนสุด แต่ในข้อมูลการจัดการโครงการ Planning Meeting เป็นตัวนำ ผมดับเบิลคลิกที่แกนหมวดหมู่ และใน Axis options ผมกลับลำดับหมวดหมู่ เมื่อผมกลับลำดับหมวดหมู่ แกนแนวนอน ก็เปลี่ยนตำแหน่งของมัน ผมคลิกที่แกนนี้ ใน axis options และใน Labels ผมเลือก Label Position at high คุณเห็น Board Meeting อยู่ตำแหน่งสูง ดังนั้นฉลากแกนจึงอยู่ที่นี่ คุณเห็นแกนแนวนอนเริ่มจาก 07/03/2013 ดังนั้น พื้นที่ สีน้ำเงิน นี้จริงๆ แสดงจำนวนวันระหว่าง 07/03/2013 และ 03/05/2013 มาหาว่ามีกี่วันระหว่างสองวันที่นี้ คุณรู้ว่า Excel จัดการวันที่เป็นตัวเลข หมายเลขซีเรียลของวันที่ 7/3/2013 คือ 41340 และหมายเลขซีเรียลของวันที่ 3/5/2013 คือ 41397 ดังนั้น มีทั้งหมด 57 วันระหว่างสองวันที่นี้ ช่วงสีน้ำเงินนี้แทนตัวเลข 57 และพื้นที่สีแดงแทนตัวเลข 3 นี่คือวิธีที่แผนภูมิทำงาน ตอนนี้งานแรกของโครงการ: งาน "Planning Meeting" เริ่มวันที่ 03/05/2013 ดังนั้นแกนแนวนอนของเราจะเริ่มจากวันที่นี้ ผมดับเบิลคลิกที่แกนแนวนอน Format axis task pane ปรากฏขึ้น ใน Axis options ค่าต่ำสุดตั้งเป็น 41340 เรารู้ว่า "41340" แทนวันที่นี้จริงๆ ตัวเลขเทียบเท่าสำหรับวันที่ 03/05/2013 คือ 41397 ผมใส่ตัวเลข 41397 เป็นค่าต่ำสุด ค่าสูงสุดตั้งอัตโนมัติ แต่ผมเปลี่ยนเป็น 41487 และเปลี่ยน major units เป็น 10.0 ผมต้องการเปลี่ยนรูปแบบตัวเลข ใน Format Code ผมพิมพ์: dd/mm วันที่ตอนนี้ดูมีความหมายมากขึ้น ตอนนี้ผมเลือกชุดข้อมูลสีน้ำเงิน ในแท็บ Fill and Line ผมใช้ No Fill สำหรับชุดข้อมูลนี้ คุณเห็น เราได้ Gantt Chart แล้ว ตอนนี้แผนภูมิต้องการการจัดรูปแบบบ้าง ผมคลิกที่ชุดข้อมูลนี้ เป็นค่า Gap width ผมใส่ 30% เพื่อลด Gap Width ระหว่างค่าแกน ใน Fill ผมใช้ Solid Fill และใน 3-D format ผมใช้ 3-D effect บ้าง คุณเห็นแผนภูมิของเราเกือบพร้อมแล้ว ผมแสดง Data Labels สำหรับแกนนี้ และเปลี่ยนเนื้อหา Chart Title เป็น Project Schedule ทำให้ใหญ่ขึ้น ผมวาง Chart title ที่นี่ ผมต้องการแสดงเส้นกริดแนวนอน ใน Grid Lines ผมเลือก Primary Major Horizontal คุณสามารถทำส่วนจัดรูปแบบที่เหลือได้ง่ายๆ แค่ใช้สีพื้นหลังสำหรับ Chart Area และทำให้เส้นกริดเป็นเส้นประ นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้าง Gantt Chart ได้

9 ขั้นตอนเร็วในการสร้าง Gantt Chart ใน Excel

สมมติว่า เรามีชุดข้อมูลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับ Project Schedule ในลักษณะสุ่ม เราจะสร้าง Gantt chart โดยใช้ชุดข้อมูล นี่คือภาพรวมของชุดข้อมูลสำหรับงานวันนี้

ขั้นตอน 1: สร้างชุดข้อมูลพร้อมพารามิเตอร์ที่เหมาะสม

ในส่วนนี้ เราจะสร้างชุดข้อมูลเพื่อสร้าง Gantt chart ใน Excel เราจะทำชุดข้อมูลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับประเภทงานต่างๆ พร้อมวันที่เริ่มต้น และระยะเวลาของงานเหล่านั้น . เราจะใช้ข้อมูลต่อไปนี้เพื่อสร้าง Gantt chart ดังนั้น ชุดข้อมูลของเราจะกลายเป็น

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Stacked Bar Chart

ตอนนี้ เราจะสร้าง Gantt chart โดยใช้ชุดข้อมูล เพื่อทำนั้น ขั้นแรก เราจะสร้างแผนภูมิ 2-D Bar หลังจากนั้น เราจะทำ Gantt chart มาทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อเรียนรู้!

• ขั้นแรก เลือกช่วงข้อมูล B4 ถึง D16 ดังนั้น จากแท็บ Insert ของคุณ ไปที่

Insert → Charts → Insert Bar Chart → 2-D Bar → Stacked Bar

• โดยค่าเริ่มต้น แผนภูมิต่อไปนี้ถูกสร้าง ผมเลือก Legend ในแผนภูมิ คุณก็เลือกและลบมัน ทำให้แผนภูมิกว้างขึ้นเล็กน้อยเพื่อได้พื้นที่มากขึ้นในการทำงาน

ขั้นตอนที่ 3: กลับลำดับแกนหมวดหมู่

บน Category Axis (ในแผนภูมิคือ แกนแนวตั้ง) "Board Meeting" อยู่ตำแหน่งบนสุด แต่ในข้อมูลการจัดการโครงการ Planning Meeting เป็นตัวนำ ผมดับเบิลคลิกที่ Category Axis Format Axis task pane ปรากฏขึ้น ในแท็บ Axis Options เลือกตัวเลือก Categories in reverse order

• ผลลัพธ์ คุณจะสามารถเปลี่ยน Category Axis ให้เป็นลำดับงานได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Gantt Chart สำหรับหลายโครงการใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

ขั้นตอนที่ 4: เปลี่ยนตำแหน่งฉลากของแกนแนวนอน

เมื่อคุณกลับลำดับ Category Axis Horizontal Axis (แกนค่า) ก็จะเปลี่ยนตำแหน่งไปด้วย คลิกที่ Category Axis อีกครั้งใน Format Axis task pane และภายใต้แท็บ Axis Options ยุบ Axis Options และขยาย Labels เลือก Label Position ที่ High

สังเกตข้อมูลบนแผนภูมิ: "Board Meeting" เป็นข้อมูลสุดท้าย ดังนั้น "Board Meeting" ถูกมองว่าเป็นตำแหน่งสูง เมื่อผมเลือก Label Position High สำหรับ Horizontal Axis (Value Axis) ในแผนภูมิต่อไปนี้คุณเห็น: Horizontal Axis อยู่ตำแหน่งด้าน Board Meeting กล่าวคือด้าน High สังเกตแผนภูมิต่อไปนี้อย่างใกล้ชิดเพื่อเข้าใจว่าผมพูดอะไร นี่คือแนวคิดสำคัญที่คุณต้องเข้าใจ

คุณเห็นแกนแนวนอนเริ่มวันที่ 07/03/2013 วันที่ 07/03/2013 ถูก Excel เลือก คุณไม่ได้ป้อนมัน ทุกแผนภูมิเริ่มจากค่า Excel ตั้งค่าเริ่มต้นไว้ แต่คุณสามารถตั้งค่าว่าแผนภูมิจะเริ่มจากค่าไหน ดูแผนภูมิข้างบน จากด้านบน แถบสีน้ำเงินแรกแทนค่า 03/05/2013 ของชุดข้อมูล Start Date ของจุดข้อมูล "Planning Meeting" และ แถบสีแดง แทนค่า 3 ของชุดข้อมูล Duration ของจุดข้อมูลเดียวกัน "Planning Meeting"

เนื่องจาก Horizontal Axis เริ่มจากวันที่ 07/03/2013 ดังนั้น พื้นที่สีน้ำเงินนี้จริงๆ แสดงจำนวนวันระหว่าง 07/03/2013 และ 03/05/2013 ด้วยวิธีเดียวกัน คุณสามารถสังเกตค่าชุดข้อมูลอื่นๆ ในแผนภูมิได้ เพียงเลื่อนเมาส์ไปที่แถบ (ในแผนภูมินี้เป็นแถบ สีน้ำเงิน หรือ สีแดง) Excel จะแสดง 3 สิ่ง:

1. ก่อนอื่น ชื่อ Data Series ในแผนภูมิข้างบน ชุดข้อมูลคือ: Start Date
2. จากนั้น ชื่อ Data Point ในแผนภูมิข้างบน คุณเห็นจุดข้อมูลคือ Planning Meeting
3. และสุดท้าย Value ของ Data Series ในแผนภูมิข้างบน Value: 03/05/2013 กำลังแสดง

อ่านเพิ่มเติม: Excel Charts with Dynamic Title and Legend Labels

ขั้นตอนที่ 5: หาจำนวนวันระหว่างสองวันที่

มาหาว่ามีกี่วันระหว่างสองวันที่นี้ (ระหว่าง 07/03/2013 และ 03/05/2013) คุณรู้ว่า Excel จัดเก็บวันที่และเวลาเป็นตัวเลขที่แทนจำนวนวัน วันที่ 1 มกราคม 1900 แทนด้วยหมายเลขซีเรียล 1 วันที่ 2 มกราคม 1900 แทนด้วยหมายเลขซีเรียล 2 และต่อไป วิธีหาหมายเลขซีเรียลของวันที่? กลยุทธ์ง่ายมาก แค่ใส่วันที่ในเซลล์ Excel แล้วเปลี่ยนรูปแบบเซลล์เป็น General คุณจะได้หมายเลขซีเรียลของวันที่เกี่ยวข้อง ใช้วิธีนี้ ผมพบว่า:

• หมายเลขซีเรียลของวันที่ 7/3/2013 คือ
• และหมายเลขซีเรียลของวันที่ 3/5/2013 คือ 41397
• ดังนั้น มีทั้งหมด 57 วันระหว่างวันที่ 7/3/2013 และ 3/5/2013

ดู GIF ด้านล่างเพื่อเข้าใจ

ดังนั้นในแผนภูมิ สำหรับจุดข้อมูล Board Meeting แถบ สีน้ำเงิน จริงๆ แทนตัวเลข 57 และแถบ สีแดง แทนตัวเลข 3 นี่คือวิธีที่แผนภูมิทำงาน

ขั้นตอนที่ 6: เปลี่ยนค่าต่ำสุด สูงสุด และ Major ของแกนแนวนอน

ตอนนี้งานแรกของโครงการ "Planning Meeting" เริ่มวันที่ 03-05-2013 ดังนั้นแกนแนวนอนของเราจะเริ่มจากวันที่นี้ ผมดับเบิลคลิกที่ แกนแนวนอน Format axis task pane ปรากฏขึ้น ใน Axis options ค่าต่ำสุดตั้งเป็น 41340 เรารู้ว่า "41340" แทนวันที่ 07-03-2013 จริงๆ ผมตั้งค่าต่ำสุดเป็น 41397 ตัวเลขแทนวันที่ 03-05-2013 ค่าสูงสุดตั้งอัตโนมัติ แต่ผมเปลี่ยนเป็น 41480 และเปลี่ยน major units เป็น 10

ขั้นตอนที่ 7: เปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Gantt Chart

ผมต้องการเปลี่ยน รูปแบบตัวเลข เพื่อทำนั้น ผมพิมพ์ dd/mm ใน Format Code ภายใต้แท็บ Number วันที่ดูมีความหมายมากขึ้นในวิธีนี้

ขั้นตอนที่ 8: ใช้ No Fill สำหรับแถบสีน้ำเงินเพื่อทำให้มองไม่เห็น

ตอนนี้เลือก แถบสีน้ำเงิน ในแผนภูมิด้านล่าง คุณเห็น แถบสีน้ำเงิน ทั้งหมดถูกเลือก

ใน Format Data Series task pane และในแท็บ Fill เลือก No Fill คุณยังสามารถใช้เมนูแบบเลื่อนลง Fill Color ของ Home Ribbon ได้

ตอนนี้ ดูแผนภูมิด้านล่าง คุณเห็น เราได้ Gantt Chart แล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Excel Gantt Chart พร้อมวันที่เริ่มและสิ้นสุดหลายวันที่

ขั้นตอนที่ 9: จัดรูปแบบ Gantt Chart

ตอนนี้แผนภูมิข้างบนต้องการการจัดรูปแบบบ้าง

• คลิกที่ชุดข้อมูล Duration (เลือก แถบสีแดง ใดๆ) ใน Format Data Series task pane และภายใต้ Series Options เปลี่ยนค่า Gap Width เป็น 30% มันจะลดช่องว่างระหว่างตำแหน่ง Category Axis

• Format Data Series → Fill & Line → Fill → Solid Fill → ใช้สีสำหรับ Data Series

• Format Data Series → Effects → Expand 3-D Format → Top Bevel drop-down → เลือก Angle type level

• แสดง Data Labels สำหรับชุดข้อมูลนี้ ทำได้โดย: คลิกไอคอน Chart Elements ที่มุมขวาบนของแผนภูมิ จากเมนูเลือกตัวเลือก Data Labels

• เปลี่ยนเนื้อหา Chart Title เป็น Project Schedule และทำให้ Chart Title ใหญ่ขึ้น
• ผมต้องการแสดง เส้นกริดแนวนอน อีกครั้ง ไอคอน Chart Element → วางเมาส์เหนือตัวเลือก Grid Lines → ลูกศรเล็กๆ ปรากฏ คลิกมัน → จากเมนูแบบเลื่อนลง: เลือกตัวเลือก Primary Major Horizontal
• คุณสามารถใช้สีพื้นหลังที่แตกต่างกันสำหรับ Chart Area และทำให้เส้นกริดเป็นเส้นประ ได้ขึ้นอยู่กับคุณ

• สุดท้าย หลังจากทำกระบวนการข้างต้นเสร็จ คุณจะสามารถสร้าง Gantt Chart ซึ่งแสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง

สรุปสั้นๆ

👉 ใช้ริบบอน Insert เพื่อสร้างแผนภูมิ 2-D Stacked Bar

👉 กด ENTER บนแป้นพิมพ์ขณะทำตามข้อกำหนดของตัวเลือก Axis options

สรุป

ดังนั้น คุณเห็นว่าการสร้าง Gantt Chart ใน Excel 2013 เป็นงานง่าย แค่คุณต้องฝึกฝนและเข้าใจแนวคิดการสร้างแผนภูมิ ส่วนที่เหลือง่าย

มีคำถามเกี่ยวกับการสร้าง Gantt Chart ใน Excel 2013? รู้สึกสบายใจถามในส่วนความคิดเห็น ผมจะยินดีมากที่จะได้ยินจากคุณและเรียนรู้เพิ่มเติมในทางนั้น

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีแสดงการพึ่งพาใน Excel Gantt Chart (2 วิธีง่าย)
• Excel Gantt Chart with Conditional Formatting (2 ตัวอย่าง)
• วิธีเพิ่ม Milestones ให้ Gantt Chart ใน Excel (พร้อมขั้นตอนเร็ว)