ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ประกอบการที่ยุ่งวุ่น คุณน่าจะใช้ Microsoft Excel ช่วยในการทำบัญชี ติดตามยอดขาย หรือจัดเก็บข้อมูลอยู่แล้ว แม้ว่า Excel จะเป็นเครื่องมืออันทรงพลังด้วยฟังก์ชันและฟีเจอร์ในตัว แต่คุณสามารถยกระดับ Excel ให้ดียิ่งขึ้นได้ด้วยการใช้ Add-ins (ส่วนขยาย)
ควรจำไว้ว่า Add-ins ต้องติดตั้งก่อนจึงจะใช้งานได้ ในบทความนี้เราจะแนะนำ 5 อันดับแอดอิน Excel ฟรีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก พร้อมอธิบายว่าแอดอินเหล่านี้ช่วยให้กิจกรรมประจำวันของคุณง่ายขึ้นอย่างไร
1. Mini Calendar and Date Picker (ปฏิทินขนาดเล็กและตัวเลือกวันที่)
บางครั้งคุณอาจต้องสร้างเวิร์กชีตบันทึกเวลาพนักงาน หรือคำนวณเกี่ยวกับวันที่ การป้อนวันที่ด้วยมือในเซลล์อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก และหากเปลี่ยนรูปแบบโดยไม่ตั้งใจ วันที่อาจแสดงเป็นหมายเลขซีเรียล แทนที่จะพิมพ์วันที่ด้วยมือ คุณสามารถใช้ Mini Calendar and Date Picker เพื่อเลือกวันที่จากปฏิทินและแทรกลงในสเปรดชีตได้ทันที แอดอินนี้พร้อมดาวน์โหลดจาก Integrated Store
วิธีใช้ Mini Calendar and Date Picker
- ต้องการป้อนวันที่ 2 กุมภาพันธ์ 2565 ในเซลล์ C2 ให้เลือกเซลล์นั้นก่อน
- จากนั้นเลือกวันที่ 2 กุมภาพันธ์ 2565 บนปฏิทินเพื่อแทรกวันที่ลงในเซลล์ C2
แค่นี้ก็เสร็จเรียบร้อย ไม่ต้องกังวลเรื่องรูปแบบวันที่ผิดพลาดอีกต่อไป
2. QR4Office (สร้าง QR Code ได้ใน Excel)
ธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งใช้ QR Code เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การตลาด หากคุณยังไม่ได้ใช้ ให้พิจารณาเริ่มใช้ดู เพราะ QR Code ช่วยปิดการขายได้เร็วขึ้นและเพิ่มความรู้จักแบรนด์
QR4Office เป็นแอดอินที่สร้าง QR Code ให้ใช้ใน Excel หรือบันทึกเป็นรูปภาพได้ พร้อมดาวน์โหลดจาก Integrated Store
วิธีสร้าง QR Code ด้วย QR4Office
- เปลี่ยนโปรโตคอลเป็น https:// โดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง
- ป้อนเว็บไซต์ของคุณ (เช่น www.example.com)
- ปรับขนาดเป็น 150x150 พิกเซล แล้วดูตัวอย่าง
- คลิก Insert เพื่อแทรก QR Code ลงในเวิร์กชีต หรือคลิกขวาเพื่อบันทึกเป็นรูปภาพ
3. Visio Data Visualizer (สร้างแผนผังองค์กรอัตโนมัติ)
หากต้องการสร้างแผนผังองค์กร สามารถใช้ SmartArt หรือ Shapes ใน Excel ได้ แต่วิธีเหล่านี้ใช้เวลานานและซับซ้อน Visio Data Visualizer นำพลังของ Visio มาไว้ใน Excel ช่วยสร้างและอัปเดตแผนผังองค์กรอัตโนมัติ เมื่อธุรกิจขยายตัวและมีพนักงานใหม่ แค่แก้ไขตารางข้อมูล ก็อัปเดตแผนผังได้ทันที แอดอินนี้พร้อมใน Integrated Store
ตัวอย่าง: สร้างแผนผังองค์กรร้านค้าขนาดเล็ก
สมมติว่ามีเจ้าของร้าน 1 คน ผู้จัดการทั่วไป 1 คน และพนักงานขาย 2 คน
- เลือก Organization Chart แล้วเลือกตัวเลือก Vertical คลิก Create
- จะได้แผนผังและตารางอัตโนมัติ ให้แก้ไขตารางเพื่อเปลี่ยนแผนผัง
- แก้ไขแถวที่ 2: ชื่อ Bradley Johnson ตำแหน่ง Owner
- แก้ไขแถวที่ 3: ชื่อ Deborah Rogers ตำแหน่ง General Manager
- แก้ไขแถวที่ 4: ชื่อ Kevin Williams ตำแหน่ง Shop Assistant Role Type เป็น Assistant
- แก้ไขแถวที่ 5: ชื่อ Nicole Woods ตำแหน่ง Shop Assistant Role Type เป็น Assistant
- ลบแถวที่ไม่ต้องการ (แถว 6-8)
- คลิก Refresh บนแผนผังเพื่อดูผลลัพธ์
แอดอินนี้ทำให้สร้างและอัปเดตแผนผังองค์กรง่ายขึ้นมาก
4. Duplicate Remover (ลบข้อมูลซ้ำง่ายขึ้น)
เจ้าของธุรกิจมักสร้างสเปรดชีตเก็บรายชื่อลูกค้าหรือผู้จัดส่ง ซึ่งมักมีข้อมูลซ้ำซ้อน การลบข้อมูลซ้ำใน Excel แบบดั้งเดิมค่อนข้างขี้เกียจ Duplicate Remover แก้ปัญหานี้ได้อย่างง่ายดาย พร้อมใน Integrated Store
วิธีลบข้อมูลซ้ำจากรายชื่อผู้จัดส่ง
- มีรายชื่อผู้จัดส่งอยู่ในคอลัมน์ A
- ไปที่แท็บ Insert กลุ่ม Add-ins เลือก My Add-ins
- เลือก Duplicate Remover Add-in คลิก Add
- แอดอินจะปรากฏและ ตรวจจับคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องอัตโนมัติ
- คลิก Next
- ในส่วน Choose what to find เลือก Duplicates
- คลิก Next
- ในส่วน Choose what to do เลือก Delete Rows แล้วคลิก Finish
- ข้อมูลซ้ำถูกลบออกแล้ว
- ปิดหน้าต่างแอดอิน
วิธีนี้ง่ายและใช้งานได้สะดวกกว่าวิธีดั้งเดิมมาก
5. Flexfind (ค้นหาและแทนที่ขั้นสูง)
Flexfind ต้องดาวน์โหลดและติดตั้งด้วยตนเอง (ไม่ได้อยู่ใน Store) พัฒนาโดย Excel MVP Jan Karel Pieterse
Flexfind ทำให้ค้นหาข้อความและแทนที่ได้ง่ายขึ้นมาก แสดงรายการทุกครั้งที่พบข้อความนั้น เหมาะสำหรับแก้ไขชื่อบริษัทที่สะกดผิดในหลายที่ เช่น ในชาร์ต ทุกชีท หรือส่วนหัว
ตัวอย่าง: แก้ชื่อบริษัทในชื่อชาร์ตทั้งหมด
ชื่อผิด: "Company AEE" → ถูกต้อง: "Company ADE"
- ไปที่แท็บ Home กลุ่ม Flexfind คลิกไอคอน FlexFind
- หน้าต่าง Flexible find & replace utility จะเปิดขึ้น
- ใน Text to Find: พิมพ์ Company AEE, Text to replace with: พิมพ์ Company ADE, Look In: เปลี่ยนจาก Book เป็น This Sheet, ติ๊ก Objects
- คลิก Find เพื่อดูทุกตำแหน่งที่พบ
- คลิก Replace แล้วคลิก Yes to All
- ชื่อชาร์ตทั้งหมดจะเปลี่ยนเป็นชื่อที่ถูกต้องแล้ว
เครื่องมืออันทรงพลังสำหรับการแก้ไขข้อมูลจำนวนมาก
สรุป
Excel Add-ins ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดเวลาในงานที่ซับซ้อนได้มาก ลองหา Add-ins ที่เหมาะกับงานของคุณและลองใช้งานดูครับ
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์ใหม่ของ Excel ได้ที่นี่
