โซลูชันแชทภายในองค์กร: เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและปกป้องข้อมูล

การสื่อสารและการโต้ตอบที่มีความหมายเป็นหัวใจสำคัญที่ทำให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากไม่มีการมีส่วนร่วมของสมาชิก สถานที่ทำงานจะ khóที่จะสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดี อย่างไรก็ตาม การสื่อสารและการแชร์ข้อมูลระหว่างพนักงานต้องมีช่องทางที่รองรับการสื่อสารองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการแบ่งปันข้อมูลสำคัญและอัปเดตที่มีประโยชน์

องค์กรหลายแห่งใช้แอปแชทภายนอก เช่น WhatsApp และ Skype Chat เพื่อให้สมาชิกสื่อสารกันในกลุ่ม แต่หลายแห่งไม่ได้รับรู้ถึงความเสี่ยงจากการใช้แอปแชทของบุคคลที่สามที่โฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์ภายนอก ซึ่งอาจส่งผลต่อความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรและข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน

แชทภายในองค์กร (In-House IM) ต่างจากแอปบุคคลที่สามอย่างไร?

แอปแชทบุคคลที่สาม เช่น Hangouts, WhatsApp, Skype ทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการส่งข้อมูลระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ข้อมูลทั้งหมดที่แชร์ ไฟล์ กลยุทธ์องค์กร และข้อความ จะถูกส่งผ่านและจัดเก็บที่ ดาต้าซенเตอร์ของผู้ให้บริการ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลของคุณอยู่นอกเหนือจากการควบคุมขององค์กร

สิ่งนี้ทำให้ข้อมูลเสี่ยงต่อการถูกขโมย หรือถูกดักจับระหว่างทางบนเครือข่ายสาธารณะ ไม่มีใครรับประกันได้ว่าข้อมูลจะไม่ถูกแฮกเกอร์หรือรัฐบาลบางประเทศดักฟังและนำไปใช้ประโยชน์

ในทางกลับกัน แชทภายในองค์กร (In-House IM) ทำงานบนเครือข่ายสำนักงานเท่านั้น เซิร์ฟเวอร์ติดตั้งอยู่ภายในสถานที่ทำงาน ข้อมูลที่ส่งรับระหว่างพนักงานจะถูกส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร ไม่ได้ผ่านเครือข่ายสาธารณะ ทำให้ข้อมูลอยู่ภายในกำแพงองค์กรและปลอดภัยกว่า

แชทภายในองค์กรทำงานอย่างไร?

กระบวนการคล้ายกับแอปบุคคลที่สาม แต่เซิร์ฟเวอร์อยู่ในสำนักงานของคุณเอง ทำให้คุณ (หรือผู้ดูแลระบบ IT) เป็นผู้ควบคุมแอปแชททั้งหมด ผู้ใช้จะได้รับชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเฉพาะเพื่อเข้าใช้งาน หลังล็อกอิน ระบบจะโหลดรายชื่อพนักงานทั้งหมดในองค์กรเป็น "Buddy List" เฉพาะขององค์กร การส่งข้อความ ไฟล์ ทุกอย่างเกิดขึ้นในไม่กี่วินาที ผ่านเซิร์ฟเวอร์ภายใน

แอปแชทภายในองค์กรที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ภายในและเครือข่ายส่วนตัว ช่วยให้ข้อมูลอยู่ภายในกำแพงสำนักงาน แต่ประโยชน์ไม่ได้หยุดที่นี่เท่านั้น

ประโยชน์ 9 ข้อของแชทภายในองค์กรเทียบกับแอปบุคคลที่สาม

1. การแชร์ข้อมูลปลอดภัยกว่า

ข้อมูล ไฟล์ รูปภาพ ที่แชร์ผ่านแชทภายในองค์กร จะถูกส่งผ่านเครือข่ายสำนักงานและจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ภายในเท่านั้น ไม่มีโอกาสให้บุคคลที่สามเข้าถึงหรือใช้ประโยชน์จากข้อมูล

2. เจ้าขององค์กรควบคุมและตรวจสอบข้อมูลที่แชร์ได้

เจ้าของธุรกิจสามารถตรวจสอบข้อมูลที่ส่งรับผ่านแชทได้ตลอดเวลา ป้องกันการกระจายข้อมูลลับ การพูดคอยที่ไม่เหมาะสม หรือการแชร์ไฟล์ที่ไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งทำไม่ได้บนแอปบุคคลที่สาม

3. จัดการฐานข้อมูลตามใจชอบ

ฐานข้อมูลจากกิจกรรมแชททั้งหมด จะอยู่ในมือองค์กร ทีม IT สามารถจัดระเบียบ ขยาย และใช้ข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์หรือการวิจัยในอนาคตได้ตามต้องการ

4. ใช้ไฟร์วอลล์และมาตรการรักษาความปลอดภัยที่องค์กรเลือกเอง

ไม่ต้องพึ่งพาความปลอดภัยจากนักพัฒนาบุคคลที่สาม องค์กรสามารถติดตั้งไฟร์วอลล์ ระบบป้องกันมัลแวร์ สปายแวร์ ตามมาตรฐานของตัวเองได้

5. ข้อมูลเป็นขององค์กรทั้งหมด

แอปบุคคลที่สามอาจนำข้อมูลผู้ใช้ไปขายให้โฆษณาหรือนักการตลาด แม้จะมีกฎหมายห้าม แต่ก็ยังมีช่องโหว่ แชทภายในองค์กรให้คุณกำหนดเงื่อนไขการใช้ข้อมูลเองได้ทั้งหมด

6. ไม่มีปัญหาพื้นที่จัดเก็บ (จนกว่าจะเต็มฮาร์ดดิสก์ของตัวเอง)

แอปทั่วไปจำกัดพื้นที่คลาวด์ ต้องจ่ายเพิ่มหากต้องการมากขึ้น แต่แชทภายในองค์กร ใช้ฮาร์ดดิสก์ของเซิร์ฟเวอร์ตัวเอง สามารถเพิ่มดิสก์หรือขยายพื้นที่ได้ตลอดเวลา ไม่ต้องจ่ายค่าเช่าพื้นที่ให้ใคร

7. ควบคุมการเปลี่ยนแปลงของแอปแชทได้เอง

บริษัทบุคคลที่สามอาจอัปเดตฟีเจอร์ที่องค์กรไม่ต้องการ หรือเปลี่ยนนโยบายการใช้งาน แชทภายในองค์กรให้คุณควบคุมนโยบาย การอัปเดต และฟีเจอร์ตามความต้องการทางธุรกิจเอง

8. ใช้งานเฉพาะภายในองค์กรเท่านั้น

แอปจะทำงานบนคอมพิวเตอร์ในสำนักงานเท่านั้น ไม่สามารถใช้จากบ้านหรือนอกสถานที่ได้ Buddy list ประกอบด้วยพนักงานในองค์กรเท่านั้น แยกการสื่อสารส่วนตัวและงานชัดเจน

9. สร้างการมีส่วนร่วมเต็มที่

แชทภายในองค์กรกลายเป็นช่องทางสื่อสารหลักและเพียงช่องทางเดียวสำหรับข่าวสารองค์กร ทุกคนต้องใช้งานร่วมกัน ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น

สรุป

การสื่อสารแบบทันที (Instant Messaging) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับสำนักงานที่เชื่อมต่อกัน แต่อย่าแลกความเร็วกับความปลอดภัยของข้อมูล การใช้บริการบุคคลที่สามหมายความว่าคุณวางข้อมูลองค์กรไว้ในมือผู้อื่น ลองใช้แชทภายในองค์กร (Self-hosted IM) วันนี้เพื่อความปลอดภัยและของข้อมูลของคุณเอง