การสื่อสารและการโต้ตอบที่มีความหมายเป็นสิ่งที่ทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากไม่มีปฏิสัมพันธ์ของสมาชิก สถานที่ทำงานที่เกี่ยวข้องแทบจะไม่สามารถให้ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่น่าพอใจได้ อย่างไรก็ตาม การสื่อสารและการแบ่งปันข้อมูลระหว่างพนักงานจำเป็นต้องมีสื่อที่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับการแบ่งปันข้อมูลสำคัญและการอัปเดตที่เป็นประโยชน์ องค์กรหลายแห่งใช้ไคลเอนต์ IM เช่น WhatsApp และ Skype Chat เพื่อช่วยให้สมาชิกสื่อสารกันเป็นกลุ่ม อย่างไรก็ตาม หลายคนไม่ทราบเกี่ยวกับอันตรายที่ไคลเอนต์ IM ที่โฮสต์บนอินเทอร์เน็ตมีต่อองค์กรและข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่แบ่งปันบนแอปไคลเอ็นต์ IM ของบุคคลที่สามเหล่านี้ที่โฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์ภายนอก
เพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือองค์กรต้องหาวิธีปกป้องทั้งข้อมูลองค์กรและข้อมูลพนักงาน และไฟล์และข้อมูลสำคัญอื่นๆ ที่แชร์บนไคลเอ็นต์ IM ที่ต้องการ มาดูกันว่าไคลเอนต์ IM ภายในองค์กรสามารถเป็นโซลูชันที่ดีและปลอดภัยยิ่งขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารแบบทันทีระหว่างสมาชิกในพื้นที่สำนักงานได้อย่างไร
In-House Instant Messengers แตกต่างจากแอป IM ของบุคคลที่สามอย่างไร
ไคลเอ็นต์ IM ของบริษัทอื่น เช่น Hangouts, WhatsApp และ Skype ช่วยให้คุณสามารถสื่อสารและแบ่งปันข้อมูลโดยนำเสนอสื่อกลางในการถ่ายโอนระหว่างผู้ส่งและผู้รับ สื่อดังกล่าวคือศูนย์ข้อมูลของไคลเอ็นต์ IM ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งข้อมูลทั้งหมดและการแชทที่คุณแชร์บนแอปจะถูกเก็บไว้ โดยพื้นฐานแล้ว ไฟล์ทั้งหมดที่คุณแชร์ กลยุทธ์องค์กรที่คุณพูดคุย และข้อมูลทั้งหมดที่คุณส่งต่อโดยใช้ไคลเอนต์ IM นั้นจะถูกถ่ายโอนไปยังเซิร์ฟเวอร์ไคลเอนต์ IM และจะถูกเก็บไว้ที่นั่นในรูปแบบของฐานข้อมูล
นั่นทำให้ข้อมูลนั้นเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมและการไฮแจ็ก ข้อกังวลอีกประการหนึ่งที่ผู้ตรวจสอบหลายคนหยิบยกขึ้นมาคือข้อมูลจะต้องผ่านเครือข่ายสาธารณะ และบนอินเทอร์เน็ตไม่มีใครสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่าข้อมูลนี้จะไม่ถูกดักฟังโดยแฮ็กเกอร์และรัฐบาลที่สอดรู้สอดเห็นซึ่งอาจนำไปใช้ในทางที่ผิด
ในทางกลับกัน แอปไคลเอ็นต์ IM ภายในองค์กรจะทำงานในพื้นที่สำนักงานของคุณเท่านั้น ไม่เหมือนกับเซิร์ฟเวอร์แอปไคลเอนต์ IM ของบริษัทอื่น โปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีภายในองค์กรจะเชื่อมต่อกับเครือข่ายสำนักงานของคุณเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าข้อมูลที่แบ่งปันระหว่างผู้ส่งและผู้รับบนแอปไคลเอนต์ IM ดังกล่าวจะถูกส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งติดตั้งภายในสถานที่ทำงานของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณเก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกันภายในองค์กรของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ที่เชื่อถือได้ ซึ่งไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่ายสาธารณะ
ไคลเอ็นต์ IM ภายในองค์กรทำงานอย่างไร
กระบวนการเกือบจะเหมือนกันกับเซิร์ฟเวอร์ไคลเอนต์ IM ของบริษัทอื่น แม้ว่าจะมีความแตกต่างกันเล็กน้อยก็ตาม ประการแรก เซิร์ฟเวอร์ IM ที่นี่อยู่ในพื้นที่สำนักงานของคุณเอง แทนที่จะเป็นบริษัทเจ้าของแอป IM ของบริษัทอื่น สิ่งนี้ทำให้คุณหรือบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งในการดูแลระบบไอทีขององค์กรของคุณเป็นผู้ควบคุมและผู้ดูแลระบบของไคลเอนต์ IM ภายในองค์กรของคุณ ในตอนนี้ เพื่อใช้แอปไคลเอนต์ IM ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องจะได้รับชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะ (ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง)
เมื่อป้อนรหัสผ่านแล้ว เซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรจะโหลดบัญชีผู้ใช้โดยตรงพร้อมรายชื่อสมาชิกที่ทำงานภายในองค์กร ซึ่งจะสร้างรายชื่อเพื่อนในสำนักงานส่วนบุคคลของคุณ ส่วนที่เหลือของกระบวนการเหมือนกันทุกประการ ผู้ส่งพิมพ์ข้อความซึ่งส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรและส่งต่อไปยังผู้รับ และทั้งหมดนั้นเสร็จสิ้นในไม่กี่วินาที ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถควบคุมการส่งสัญญาณทั้งหมดได้ จึงทำให้คุณสามารถให้และรับการตอบสนองได้ทันที
——————–>
แอปไคลเอนต์ IM ภายในที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายส่วนตัว ช่วยให้คุณสามารถเก็บข้อมูลของคุณไว้ภายในผนังของสถานที่ทำงานของคุณ แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่โปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีภายในบริษัทมอบให้คุณ
ไคลเอนต์ IM ที่โฮสต์ภายในองค์กรให้ประโยชน์อะไรบ้างเมื่อเทียบกับแอปไคลเอนต์ IM ของบุคคลที่สาม
เหตุใดองค์กรจึงควรใช้ไคลเอ็นต์ IM ภายในบริษัทกับโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของบุคคลที่สามที่ใช้งานได้ง่ายและฟรี ต่อไปนี้คือรายการข้อดีทั้งหมดที่จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าเหตุใดโปรแกรมส่งข้อความของบุคคลที่สาม แม้ว่าฟีเจอร์ที่นำเสนอจะไม่เหมาะสำหรับองค์กรก็ตาม:
1. การแบ่งปันข้อมูลจะปลอดภัยยิ่งขึ้น
ข้อมูลแพ็กเก็ตที่คุณแชร์บนแอปไคลเอนต์ IM ภายในองค์กรในรูปแบบของรูปภาพหรือเอกสารจะถูกส่งผ่านเครือข่ายสำนักงานเท่านั้น และจะถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่นั่นก่อนที่จะส่งไปยังผู้รับ เนื่องจากข้อมูลที่แชร์ยังคงอยู่ในเครือข่ายและเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง และไม่ได้อยู่ในบริษัทบุคคลที่สาม คุณจึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการใช้ข้อมูลในทางที่ผิด
2. คุณในฐานะเจ้าของมีสิทธิ์ควบคุมและตรวจสอบข้อมูลที่แบ่งปัน
ในฐานะเจ้าของธุรกิจ แน่นอนว่าคุณคงไม่อยากให้ใครจัดการข้อมูลองค์กรในทางที่ผิดหรือแชร์ไฟล์ที่ไม่ได้รับอนุญาตผ่านทางแชท คุณไม่สามารถเข้าใจอะไรในเรื่องนี้เกี่ยวกับไคลเอนต์ IM บุคคลที่สาม อย่างไรก็ตาม การใช้โปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีภายในที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์สำนักงานจะช่วยให้คุณตรวจสอบข้อมูลและข้อมูลที่แชร์ผ่านแอปได้อย่างสม่ำเสมอ วิธีนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงคำพูดแสดงความเกลียดชังและการสื่อสารที่ผิดจรรยาบรรณที่แพร่กระจายภายในองค์กร
3. การจัดการฐานข้อมูลที่ต้องการด้วยตนเอง
แทนที่จะทิ้งฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ของคุณที่รวบรวมจากกิจกรรมทั้งหมดบนไคลเอนต์ IM ไว้กับบริษัทบุคคลที่สาม โปรแกรมส่งข้อความภายในองค์กรจะช่วยให้คุณสามารถเก็บฐานข้อมูลนั้นไว้ภายในสำนักงานได้ You can then have your IT guys organize the database as per your choice, which would also make data retrieval and storage more manageable. This organized data can be further used in retrospect to serve organizational interests for research purposes.
4. You Can Keep Your Data Secure With Any of Your Preferred Firewall Methods
With third-party IM applications, you need to depend on the client’s developers and corporate owners for the security of the servers. A single flaw on their part can lead to a breach and may leave your data unprotected and vulnerable out of your control. However, an in-house server can be protected by any firewall that you choose as the owner and can be kept safe on your own terms and conditions. Thus, you can decide on how secure you want to keep your servers from malware and spyware attacks.
5. Your Data Is Yours To Use
Third-party IM clients may use your data and sell pieces of information obtained from it to digital advertisers and marketers to help them procure consumers in exchange for commissions or direct payments. Though a lot of such activities are prohibited by law, IM clients indulge in such activities to an extent and that too with your permission (which you give by accepting on their said terms and conditions).
However, by having an in-house IM app, with complete admin control, you get to choose your own terms and conditions and remove all possibilities of unauthorized and irrelevant use of your data.
6. No Issue of Space, Until You Run Out of It At Your Base
Every IM client app has a limited cloud space dedicated to one specific account. Above that, you either have to opt for separate third-party cloud and web services or pay for extra space. But, when it comes to in-house IM clients, space is limited only if you decide to not expand it. The servers have dedicated hard drives installed inside them. To allow for more data to be stored on the server, you can always have more dedicated drives or drives with larger disk space installed in the server. This way, you can always have more and more chat logs stored on your IM server without troubles of paying for extra space.
7. Control Over Changes In IM App
Third-party corporations might consider the overall interest of consumers while making changes and upgrades to their IM clients. However, having an in-house IM client app allows you to have complete authority over its user policies, updates, and its limitations. You can set all that as per the requirements of your business and organizational purposes, and therefore, code the concerned messenger in accordance with the accomplishments of your business interests. This means no unnecessary upgrades, unwanted (per your business uses) features, and freedom from restricted user agreement terms and policies.
8. Dedicated to Organizational Use Only
An in-house IM client would be something that would work on office systems only. Since it’s going to be connected to office servers and networks, one cannot use it remotely for any personal communication. This would allow you to have a separate dedicated IM client app for your business and organizational communication, which would also be mandatorily installed in every computer in use. Being limited to office systems and the buddy list only comprising of organizational members, the concerned IM client app would be completely dedicated to your business communications and information-sharing only, and there would be no interference of personal contacts and personal communication on a business IM app.
9. Complete Participation
An in-house IM client app would establish a common communication medium between the members, which would be accessible from the allocated systems. Moreover, it would be separate from the remotely accessed third-party IM apps, and therefore, would be only open for office communications only. Thus, it would be used by all members mandatorily as that would remain the sole place to gather all organizational updates and get along with fellow colleagues.
With the fast-increasing speed of communication, Instant Messaging is an important way to get a connected office. It allows the task force to communicate with each other instantly, share data and files, get responses, and answers on an almost immediate basis. Having said that, it is important to remember that the race for speed does not mean that we compromise on the security and sanctity of the organizational data. There are multiple fallouts of using a third-party service, the most important of them being the fact that they are owned and controlled by a third-party!
Organizations will have to connect to public networks, to access third-party servers, for their internal communications. With increasing privacy and security concerns and the lax attitude of these 3rd party communication service providers, it is imperative that we choose the right medium for internal communication. Try a self-hosted Instant Messaging client today!
