แอพสโตร์ทั้งบนคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือเต็มไปด้วยไคลเอ็นต์หรือแอปพลิเคชัน Instant Messaging (IM) หลายร้อยรายการ ซึ่งบางแอปได้เปลี่ยนวิธีการสื่อสารของเรา ข้อความโดยตรง แชทกลุ่ม การสนทนาทางวิดีโอ การแชร์เอกสารและไฟล์ การใช้อิโมจิและสติกเกอร์ทำให้การสื่อสารของคุณเป็นแบบโต้ตอบมากขึ้น แต่แอปเหล่านี้มีความน่าเชื่อถือเพียงใด
เรียนรู้ว่าการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีคืออะไร
ข้อความโต้ตอบแบบทันทีหรือ IM หมายถึงการมีส่วนร่วมในการสื่อสารผ่านการส่งและรับข้อความแบบเรียลไทม์ในรูปแบบของข้อความ ซึ่งดำเนินการผ่านแอปพลิเคชันแบบสแตนด์อโลน ซึ่งอาจเป็นเจ้าของ บริหารจัดการ และจัดการโดยบริษัทบุคคลที่สาม ซึ่งเรียกว่าไคลเอนต์ IM แอป IM มีคุณลักษณะเฉพาะหลักบางประการซึ่งทำให้แยกออกจากสื่อการสื่อสารอื่นๆ เช่น ห้องสนทนาและอีเมล ซึ่งรวมถึง "การแสดงตน" ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าผู้ใช้ที่ปลายทางรับออนไลน์หรือไม่ นอกจากนี้ แอปพลิเคชัน IM ยังรองรับการแชร์ไฟล์โดยตรงในเซสชันข้อความสด ทำให้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบเอกสาร รูปภาพ และไฟล์อื่นๆ ได้แบบเรียลไทม์และหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้
แอปพลิเคชันเหล่านี้แตกต่างจากอีเมลอย่างไร
อีเมลไม่ได้รับประกันการสื่อสารแบบเรียลไทม์ระหว่างทั้งสองฝ่าย มันไม่ได้ให้การตอบสนองอย่างรวดเร็วจากผู้ใช้ที่รับแม้จะมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ยิ่งไปกว่านั้น อีเมลมีไว้สำหรับการสนทนาเชิงบรรยายในรูปแบบข้อความยาว ในขณะที่ IM มักมีความยาวสั้นกว่า นอกจากนี้ IM มีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงการสื่อสารแบบตัวต่อตัว และไม่มีแนวโน้มที่จะสร้างชุดของการสื่อสารแบบลูกโซ่ที่ทับซ้อนกันระหว่างผู้ใช้หลายคน อย่างไรก็ตาม แอป IM สมัยใหม่รองรับการสนทนาแบบกลุ่มผ่านการแชทเป็นกลุ่ม
IM ทำงานอย่างไร
แอปพลิเคชัน IM แบบสแตนด์อโลนของบุคคลที่สามมีเซิร์ฟเวอร์เครือข่ายแยกต่างหาก การทำงานของไคลเอ็นต์ IM ทั้งหมดจะเหมือนกันโดยไม่คำนึงถึงแพลตฟอร์ม แอปพลิเคชัน IM สร้างการเชื่อมต่อระหว่างเซิร์ฟเวอร์และอุปกรณ์ของผู้ใช้โดยใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ผู้ใช้เริ่มไคลเอ็นต์ IM โดยการลงทะเบียน UserID และรหัสผ่านซึ่งบันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของไคลเอ็นต์ ตอนนี้ในฐานะผู้ใช้ คุณอนุญาตให้ไคลเอนต์ IM เข้าถึงรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ ซึ่งจะตรวจสอบกับรายชื่อผู้ใช้ที่เรียกว่า รายชื่อเพื่อน จากนั้นไคลเอนต์จะส่งข้อมูลว่าผู้ติดต่อรายใดของคุณเป็นส่วนหนึ่งของรายชื่อเพื่อนและพร้อมสำหรับการเชื่อมต่อ
เมื่อรายชื่อบัดดี้ส่วนตัวของคุณพร้อมแล้ว คุณสามารถเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการสื่อสารด้วย จากนั้นขั้นตอนที่เหลือก็ง่ายนิดเดียว ในขณะที่คุณสนทนา ไคลเอ็นต์-เซิร์ฟเวอร์จะทำหน้าที่เป็นสื่อกลางระหว่างคุณและอุปกรณ์ของผู้รับ
เหตุใดองค์กรจึงอาจขาดทุนเนื่องจากไคลเอ็นต์ IM เหล่านี้
แอปพลิเคชัน IM ใช้งานง่าย มีขั้นตอนการลงทะเบียนที่ไม่ซับซ้อน และมีคุณสมบัติมากมายเพื่อให้คุณได้รับประสบการณ์การสื่อสารแบบตัวต่อตัว นอกจากนี้ยังให้คุณแชร์ไฟล์และรูปภาพ และบางไฟล์ก็มักจะอนุญาตให้แชร์ตำแหน่งด้วย เหตุใดองค์กรจึงไม่สามารถใช้คุณลักษณะเหล่านี้เพื่อดำเนินการสื่อสารแบบมืออาชีพและแบ่งปันไฟล์ในแต่ละวันได้ มีข้อเสียที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อธุรกิจเหล่านี้:
- การแชร์ไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สามอาจทำให้คุณเสียความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
ข้อมูลหรือไฟล์ใด ๆ ที่แบ่งปันบนไคลเอนต์ IM ที่เกี่ยวข้องจะถูกส่งจากผู้ส่งไปยังผู้รับ โดยใช้แพ็กเก็ตข้อมูล ผ่านเซิร์ฟเวอร์ของไคลเอนต์ แพ็กเก็ตเหล่านั้นประกอบด้วยข้อมูลที่ส่งของคุณ ซึ่งจะถูกเก็บไว้กับไคลเอ็นต์ตลอดไป เนื่องจากไคลเอ็นต์ IM เหล่านี้ไม่ได้อยู่ในบริษัท คุณจึงไม่สามารถควบคุมการปกป้องความเป็นส่วนตัวของไฟล์ได้ และไม่สามารถควบคุมการเข้าถึงได้ คุณจะต้องพึ่งพาตัวดำเนินการ IM อย่างสมบูรณ์เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แม้ว่าไคลเอนต์ IM จำนวนมากจะบอกว่าข้อมูลนั้นได้รับการเข้ารหัสอยู่เสมอ อย่างไรก็ตาม ใครจะบอกได้ว่าเป็นเรื่องจริง?
ในฐานะเจ้าของหรือผู้จัดการขององค์กรใดๆ คุณจะไม่ต้องการให้ข้อมูลใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณถูกแบ่งปันบนเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สามอย่างแน่นอน แม้ว่าบริษัท IM อ้างว่าข้อมูลได้รับการปกป้องอยู่เสมอ แต่เหตุการณ์ล่าสุดเกี่ยวกับการละเมิดข้อมูลและการเฝ้าระวังข่าวกรองโดยไม่ได้รับอนุญาตสำหรับผู้ใช้ไคลเอนต์ IM นั้นพูดเป็นอย่างอื่น
- ขาดความปลอดภัยของข้อมูล
แม้ว่าคุณจะสามารถปกป้องอุปกรณ์ของคุณจากสปายแวร์และมัลแวร์ผ่านการใช้บริการไฟร์วอลล์ได้ แต่คุณไม่สามารถปกป้องสายการส่งข้อมูลระหว่างอุปกรณ์ของคุณกับเซิร์ฟเวอร์ไคลเอนต์ IM ได้โดยใช้ไฟร์วอลล์เพียงอย่างเดียว
อินเทอร์เน็ตกว้างขวางและเต็มไปด้วยอันตรายที่อาจเป็นอันตรายต่อกิจกรรมบนเว็บของคุณ แม้กระทั่งขัดขวางการสนทนาของคุณ ไคลเอนต์ IM ต้องการการเชื่อมต่อกับเครือข่ายสาธารณะ ดังนั้นเซิร์ฟเวอร์จึงจัดเก็บและประมวลผลแพ็กเก็ตข้อมูลจากหลายเครือข่ายทั่วโลก เซิร์ฟเวอร์นี้มีแนวโน้มที่จะถูกโจมตีจากมัลแวร์อย่างมาก และการเข้าถึงได้จากเครือข่ายสาธารณะใด ๆ ทำให้ยิ่งเสี่ยงที่จะพึ่งพาพวกเขาเพื่อความปลอดภัย ในความพยายามแฮ็คที่ประสบความสำเร็จ ข้อมูลของคุณจะถูกบุกรุก และหลังจากนั้นอาจถูกนำไปใช้งานในทางที่ผิดและกิจกรรมที่ผิดกฎหมาย
- สำหรับลูกค้า IM องค์กรของคุณจะเป็นผลิตภัณฑ์
แอปพลิเคชันไคลเอนต์ IM ดำเนินการโดยองค์กรธุรกิจ และเช่นเดียวกับองค์กรของคุณ พวกเขาก็มีรูปแบบธุรกิจเช่นกัน บริษัทเหล่านี้ใช้ข้อมูลผู้ใช้ของคุณสำหรับแคมเปญการตลาดต่างๆ และสร้างรายได้เพื่อแลกเปลี่ยนกับการแบ่งปันข้อมูลนั้นกับผู้ลงโฆษณาที่เกี่ยวข้อง ในฐานะเจ้าของธุรกิจ ไม่มีใครต้องการให้ข้อมูลองค์กรของเขาถูกเปิดเผยต่อสาธารณะในแหล่งที่ไม่รู้จักหรือไม่ระบุตัวตน
- ปัญหาการสำรองข้อมูลและข้อจำกัดในการถ่ายโอน
ในระดับองค์กร ทุกธุรกิจต้องการรักษาบันทึกเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญขององค์กร ข้อมูลนี้ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในกลยุทธ์ทางธุรกิจในอนาคต แต่ไม่มีแอปพลิเคชันรับส่งข้อความใดที่จะให้พื้นที่สำรองขนาดใหญ่แก่คุณ ยิ่งไปกว่านั้น แอปพลิเคชันไคลเอนต์ IM ทุกตัวมีข้อจำกัดเกี่ยวกับจำนวนอักขระสูงสุดสำหรับข้อความ เช่นเดียวกับขนาดของไฟล์ที่จะถ่ายโอน สำหรับวัตถุประสงค์ขององค์กร ข้อจำกัดเหล่านี้อาจเป็นอุปสรรคในการสื่อสารและการแบ่งปันข้อมูล
ในกรณีส่วนใหญ่ องค์กรธุรกิจจะเลือกบริการสำรองข้อมูลบนคลาวด์แยกต่างหากนอกเหนือจากไคลเอนต์ IM สิ่งนี้จะทำให้เกิดความเสี่ยงในการใช้เซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สามอีกครั้ง ดังนั้นข้อมูลที่บันทึกไว้ของคุณจะยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์คลาวด์ภายนอกเสมอ และคุณต้องพึ่งพาเจ้าของเซิร์ฟเวอร์ในเรื่องความปลอดภัย ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะทำอะไร หากไคลเอ็นต์ IM ที่คุณใช้ไม่ได้อยู่ในองค์กร นั่นคือสร้างขึ้นเพื่อตอบสนองความสนใจในสำนักงานเท่านั้น องค์กรของคุณก็จะประสบปัญหาเหล่านี้ต่อไป
- การสนับสนุนผู้บริโภค?
ควรมีเครื่องหมายคำถามที่ใหญ่กว่าหลังจากนั้น ในฐานะผู้ใช้แต่ละคน การเผชิญกับปัญหาต่างๆ เช่น ข้อมูลสูญหายหรือข้อผิดพลาดของเซิร์ฟเวอร์ไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่การอยู่ในองค์กร ปัญหาเหล่านี้อาจทำให้คุณเสียเงินได้ องค์กรไม่สามารถสูญเสียข้อมูลหรือรับมือกับงานประจำวันได้อย่างแน่นอน หากลูกค้าด้านการสื่อสารยอมแพ้ เซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สามมักประสบปัญหา และบางครั้งอาจถูกปิดโดยบริษัทที่ดูแลระบบด้วยเหตุผลหลายประการ ตอนนี้ขอให้โชคดีกับการเล่นกลระหว่างผู้เชี่ยวชาญด้านบริการผู้บริโภค ในขณะเดียวกันก็เป็นอันตรายต่องานและเวลาของคุณ
- ถัดจาก Zero Control:การเปลี่ยนแปลงและการอัปเดตบ่อยครั้ง
แอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ IM ของบริษัทอื่นมีผู้ใช้มากกว่าหนึ่งราย ดังนั้นจึงมีผู้บริโภคแอปดังกล่าวหลายร้อยรายและล้วนมีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน ตอนนี้บริษัทเจ้าของไคลเอ็นต์ IM ที่เกี่ยวข้องจะทำการเปลี่ยนแปลงหรืออัปเกรดในแอปนั้น ตามความต้องการของฐานผู้บริโภคส่วนใหญ่ ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณไม่อาจแน่ใจได้ว่าการอัปเกรดหรือการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นตรงกับความสนใจของคุณหรือไม่
นอกจากนี้ เงื่อนไขของข้อตกลง นโยบายความเป็นส่วนตัว และข้อตกลงผู้ใช้มักจะเปลี่ยนแปลงโดยที่คุณไม่ทราบ การบริหารองค์กรโดยไม่มีการควบคุมการแบ่งปันข้อมูลและการสื่อสารในองค์กรถือเป็นงานที่มีความเสี่ยง คุ้มกับความเสี่ยงนั้นหรือไม่
- การมีส่วนร่วมของสมาชิกอาจต่ำ
เหตุใดคุณจึงต้องมีไคลเอ็นต์ IM สำหรับพื้นที่สำนักงานของคุณ เพื่อให้สมาชิกทุกคนที่เกี่ยวข้องเชื่อมต่อกันผ่านเครื่องมือทั่วไป และเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงการตัดสินใจและข้อมูลขององค์กรได้โดยไม่มีการเลือกปฏิบัติ ขณะนี้มีแอปพลิเคชันไคลเอนต์ IM หลายร้อยรายการ เป็นไปไม่ได้ที่สมาชิกทุกคนในองค์กรจะใช้แอปพลิเคชันไคลเอนต์ IM เดียวกัน ดังนั้น คุณจะดาวน์โหลดแอปข้อความโต้ตอบแบบทันทีนั้นซึ่งพวกเขาไม่สนใจ เนื่องจากพวกเขาจะไม่เต็มใจที่จะใช้งานที่นั่น จึงส่งผลต่อการมีส่วนร่วมของผู้ใช้
- ไม่ใช่แค่สำหรับการทำงานเท่านั้น
ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ IM ที่ใช้กันแพร่หลายมากที่สุด WhatsApp, Google Hangouts, Skype และอื่นๆ
ใช่ไหม
แอปพลิเคชันเหล่านี้ไม่มีการแยกทางระหว่างบุคคลที่เป็นทางการและผู้ติดต่อส่วนบุคคลของคุณ หากการเชื่อมต่อส่วนบุคคลของคุณมีอยู่ในแอปที่ใช้โดยองค์กรของคุณ พวกเขาจะรวมอยู่ในรายชื่อเพื่อนของคุณ ตอนนี้ การสนทนาส่วนตัวและอาชีพของคุณถูกรวมเข้าด้วยกัน ทำให้อินเทอร์เฟซและการจัดการการสื่อสารในองค์กรของคุณกลายเป็นงานที่ยุ่งยาก
จากที่กล่าวมาทั้งหมด ค่อนข้างชัดเจนว่าการใช้เซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สามทั่วโลกและไคลเอ็นต์การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับการใช้งานในองค์กรโดยสมบูรณ์นั้นไม่ใช่ตัวเลือกที่ดี เนื่องจากแอปพลิเคชันไคลเอนต์ IM เหล่านี้ดำเนินการโดยองค์กรธุรกิจ จึงไม่น่าจะตอบสนองผลประโยชน์ขององค์กรของคุณตามลำดับความสำคัญ นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับข้อเสียทั้งหมดที่เซิร์ฟเวอร์นอกสถานที่อาจก่อให้เกิด ข้อมูลของคุณมีความเสี่ยงที่จะถูกขโมยและใช้งานในทางที่ผิด ทำให้คุณควบคุมไม่ได้ จำกัดสิทธิ์ในการถ่ายโอนข้อมูล และที่สำคัญที่สุดคือแบ่งปันข้อมูลของคุณกับบุคคลภายนอกเพื่อผลประโยชน์ทางการค้า
คุณคิดว่าวิธีนี้จะทำให้คุณสามารถดำเนินการและขยายธุรกิจที่ปลอดภัยได้ในอนาคตหรือไม่? ด้วยการเฝ้าติดตามกิจกรรมขององค์กรของคุณมาก ไคลเอนต์ IM เหล่านี้แทบจะไม่ช่วยให้คุณเติบโต ดังนั้น สิ่งสำคัญคือคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจต้องหาทางเลือกอื่น ซึ่งอาจช่วยแก้ปัญหาของคุณได้ในทันที
ไคลเอนต์ IM ภายในองค์กรมีศักยภาพในการแทนที่ผู้ส่งสารบุคคลที่สาม เนื่องจากพวกเขาทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ส่วนตัวและปราศจากการรบกวนจากบุคคลที่สาม พวกเขาอาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดที่องค์กรสมัยใหม่สามารถเลือกได้
