App Store บนคอมพิวเตอร์และมือถือเต็มไปด้วย Instant Messaging (IM) clients หลายร้อยแอป บางตัวเปลี่ยนวิธีการสื่อสารของเรา: ข้อความโดยตรง แชทกลุ่ม โทรวิดีโอ แชร์เอกสาร/ไฟล์ อีโมจิและสติ๊กเกอร์ ทำให้การสื่อสารโต้ตอบมากขึ้น แต่แอปเหล่านี้น่าเชื่อถือแค่ไหนสำหรับธุรกิจ?
ทำความเข้าใจ Instant Messaging
Instant Messaging (IM) หมายถึงการสื่อสารผ่านการส่ง/รับข้อความเรียลไทม์แบบข้อความ ผ่านแอปพลิเคชันสแตนด์อโลน ซึ่งอาจเป็นของบริษัทบุคคลที่สาม เรียกว่า IM clients IM apps มีคุณสมบัติเฉพาะตัวแยกจากห้องแชทและอีเมล รวมถึง "presence" (ทราบสถานะออนไลน์/ออฟไลน์ของฝ่ายรับ) และรองรับการแชร์ไฟล์โดยตรงในเซสชันข้อความเรียลไทม์ ทบทวนเอกสาร รูปภาพ ไฟล์อื่นๆ แบบเรียลไทม์และหารือได้
ต่างจากอีเมลอย่างไร?
อีเมลไม่รับประกันการสื่อสารเรียลไทม์ ไม่มี immediacy ในการตอบกลับแม้มีอินเทอร์เน็ต อีเมลสำหรับสนทนายาวแบบข้อความยาว IM สั้นกว่า และจัดแสดงการสื่อสารแบบตัวต่อตัว ไม่จัดเป็น chain-based overlapping ระหว่างหลายคน แต่ IM สมัยใหม่รองรับแชทกลุ่ม
IM ทำงานอย่างไร?
IM แอปสแตนด์อโลนของบุคคลที่สาม มีเซิร์ฟเวอร์เครือข่ายของตัวเอง การทำงานเหมือนกันทุกแพลตฟอร์ม IM สร้างการเชื่อมต่อระหว่างเซิร์ฟเวอร์และอุปกรณ์ผู้ใช้ผ่านอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้เริ่มต้นด้วยการลงทะเบียน UserID และ Password ที่เก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ไคลเอ็นต์ อนุญาตให้ IM เข้าถึงรายชื่อติดต่อ ตรวจสอบกับรายชื่อผู้ใช้ของมัน (buddy list) ส่งข้อมูลว่าติดต่อไหนอยู่ใน buddy list และพร้อมเชื่อมต่อ
พร้อม buddy list แล้ว เลือกผู้ติดต่อที่ต้องการสื่อสาร กระบวนการต่อไปง่ายๆ เซิร์ฟเวอร์ไคลเอ็นต์ทำหน้าที่กลางส่งข้อมูลระหว่างอุปกรณ์ผู้ส่งและผู้รับ
ทำไมองค์กรจึงอาจเสียหายจาก IM Clients นี้?
IM apps ใช้ง่าย ลงทะเบียนง่าย ฟีเจอร์เยอะ ให้ประสบการณ์สื่อสารแบบตัวต่อตัว แชร์ไฟล์/รูปภาพ บางตัวแชร์ตำแหน่งได้ ทำไมองค์กรจึงไม่ใช้ฟีเจอร์เหล่านี้สำหรับการสื่อสารและแชร์ไฟล์ประจำวัน? มีข้อบกพร่องที่เป็นความเสี่ยง:
- การแชร์ไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์บุคคลที่สาม อาจเสียความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
ข้อมูล/ไฟล์ที่แชร์บน IM client ส่งจากผู้ส่งไปผู้รับ ผ่านเซิร์ฟเวอร์ของไคลเอ็นต์ แพ็กเก็ตข้อมูลมีข้อมูลที่ส่ง เก็บอยู่กับไคลเอ็นต์ตลอดไป เนื่องจาก IM clients ไม่ได้เป็น in-house คุณไม่มีอำนาจควบคุมปกป้องความเป็นส่วนตัวของไฟล์ และไม่ควบคุมการเข้าถึงได้ คุณพึ่งพา IM operators ปกป้องข้อมูลจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แม้หลาย IM อ้างว่าข้อมูลเข้ารหัสตลอดเวลา แต่ใครจะบอกได้จริง?
身为组织所有者/经理，您当然不希望任何业务相关信息在第三方服务器上共享。虽然IM公司声称数据始终受保护，但最近IM客户端用户的数据泄露和未经授权的情报监视事件说明情况并非如此。
- ขาดความปลอดภัยของข้อมูล
แม้คุณปกป้องอุปกรณ์จากสปายแวร์/มัลแวร์ด้วยไฟร์วอลล์ ก็ไม่สามารถปกป้องสายการส่งระหว่างอุปกรณ์และเซิร์ฟเวอร์ IM ได้เพียงแค่ไฟร์วอลล์ อินเทอร์เน็ตกว้างใหญ่ เต็มไปด้วยอันตรายที่อาจทำลายกิจกรรมเว็บ แม้จะเป็นการขัดจังหวะการสนทนา IM clients ต้องการการเชื่อมต่อเครือข่ายสาธารณะ เซิร์ฟเวอร์ของพวกเขาจัดเก็บและประมวลผลแพ็กเก็ตข้อมูลจากเครือข่ายทั่วโลก เซิร์ฟเวอร์นี้เปราะบางต่อการโจมตีมัลแวร์ และเข้าถึงได้จากเครือข่ายสาธารณะ ทำให้เสี่ยงกว่า หากโจมตีสำเร็จ ข้อมูลของคุณจะถูกขโมย และอาจถูกนำไปใช้ผิด/กิจกรรมผิดกฎหมาย
- สำหรับ IM Clients องค์กรของคุณคือ "ผลิตภัณฑ์"
IM client apps ดำเนินการโดยบริษัทธุรกิจ เหมือนองค์กรของคุณ มีโมเดลธุรกิจ บริษัทเหล่านี้ใช้ข้อมูลผู้ใช้ของคุณสำหรับแคมเปญการตลาด และได้เงินจากการแชร์ข้อมูลกับโฆษณาที่เกี่ยวข้อง 身为企业主，绝不希望组织信息被公开给未知或未识别的来源。
- ปัญหาการสำรองข้อมูลและข้อจำกัดการถ่ายโอน
ระดับองค์กร ทุกธุรกิจต้องการบันทึกเอกสารที่มีข้อมูลองค์กรสำคัญ ใช้เป็น référence สำหรับกลยุทธ์ธุรกิจอนาคต แต่ไม่มีแอป messaging ใดให้พื้นที่สำรองขนาดใหญ่ ทุก IM client มีข้อจำกัด character limit สำหรับข้อความ และขนาดไฟล์ที่ถ่ายโอน สำหรับองค์กร ข้อจำกัดเหล่านี้เป็นอุปสรรคการสื่อสารและแชร์ข้อมูล
ส่วนใหญ่ องค์กรจะเลือกบริการสำรองคลาวด์แยกต่างหาก นอกเหนือจาก IM client ซึ่งก็เป็นความเสี่ยงของเซิร์ฟเวอร์บุคคลที่สามอีกครั้ง ข้อมูลที่บันทึกอยู่บนเซิร์ฟเวอร์คลาวด์ภายนอก คุณพึ่งพาเจ้าของเซิร์ฟเวอร์สำหรับความปลอดภัย ไม่ว่าจะทำอะไร หาก IM client ไม่ใช่ in-house (สร้างขึ้นเพื่อ利益ของสำนักงานอย่างเดียว) องค์กรของคุณจะเผชิญปัญหาเหล่านี้ตลอด
- การสนับสนุนลูกค้า (Consumer Support)?
ควรมีเครื่องหมายคำถามใหญ่หลังคำนี้ ในฐานะผู้ใช้ทั่วไป ปัญหาการสูญเสียข้อมูลหรือข้อผิดพลาดเซิร์ฟเวอร์ ไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่ในองค์กร ปัญหาเหล่านี้อาจเสียทุนมหาศาล องค์กรไม่สามารถยอมรับการสูญเสียข้อมูล หรือรับมืองานประจำวัน หาก communication client ล้มเหลว เซิร์ฟเวอร์บุคคลที่สามมักเผชิญปัญหา และบางครั้งถูกปิดโดยบริษัทผู้ดูแล เพราะเหตุผลต่างๆ โชคดีกับการจับ jong ระหว่างผู้เชี่ยวชาญบริการลูกค้าของพวกเขา ขณะที่งานและเวลาของคุณเสี่ยงอันตราย
- การควบคุมเกือบศูนย์: การเปลี่ยนแปลงและอัปเดตบ่อยครั้ง
IM client apps บุคคลที่สาม มีผู้ใช้มากกว่า 1 คน มีผู้บริโภคหลายร้อยคน ความต้องการต่างกัน บริษัทเจ้าของ IM client จะทำการเปลี่ยนแปลง/อัปเกรด ตามความต้องการของ consumer base ใหญ่ที่สุด คุณ身为企业主，无法确定那些升级或变更是否符合您的利益。加上服务条款、隐私政策、用户协议经常在您不知情的情况下更改。在无法控制数据共享和组织沟通的情况下运营组织是一项有风险的任务。值得冒这个险吗？
- การมีส่วนร่วมของสมาชิกอาจต่ำ
ต้องการ IM client สำหรับพื้นที่ทำงานทำไม? เพื่อให้ทุกสมาชิกเชื่อมต่อผ่านเครื่องมือร่วม และรับรองว่าการตัดสินใจและข้อมูลองค์กรถึงทุกคนโดยไม่กี่พรวน แต่มี IM client apps หลายร้อยตัว ไม่ได้ทุกคนในองค์กรใช้ IM client เดียวกัน จะต้องบังคับให้บางคนดาวน์โหลดแอปที่ไม่สนใจ พวกเขาจะไม่ active โดยสมัครใจ ส่งผลต่อการมีส่วนร่วม
- ไม่ได้แค่สำหรับงาน
IM client ยอดนิยมคืออะไร? WhatsApp, Google Hangouts, Skype ใช่ไหม? ไม่มีแอปไหนแยกแยะระหว่างคนทางการและติดต่อส่วนตัว หากติดต่อส่วนตัวอยู่บนแอปที่องค์กรใช้ จะอยู่ใน buddy list ของคุณ ตอนนี้ สนทนาส่วนตัวและงานผสมกัน ทำให้อินเตอร์เฟซและการจัดการการสื่อสารองค์กรเป็นเรื่องยุ่งยาก
สรุป: การใช้เซิร์ฟเวอร์บุคคลที่สามระดับโลกและ IM Client สำหรับการใช้งานองค์กรเต็มรูปแบบ ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดี เนื่องจาก IM clients ดำเนินการโดยบริษัทธุรกิจ จะไม่เคยวางความสนใจองค์กรของคุณเป็นลำดับแรก มาพร้อมข้อบกพร่องทั้งหมดของเซิร์ฟเวอร์นอกสถานที่ ทำให้ข้อมูลของคุณเสี่ยงต่อการขโมยและการใช้ประโยชน์ผิด จัดการคุณไม่ออก จำกัดสิทธิ์การถ่ายโอนข้อมูล และสำคัญที่สุด แชร์ข้อมูลของคุณกับผู้ภายนอกเพื่อประโยชน์ทางการค้าของพวกเขา
คุณคิดว่าทางนี้จะดำเนินธุรกิจที่ปลอดภัยและขยายตัวได้ในอนาคต? ด้วยการเฝ้าระวังกิจกรรมองค์กรมากมาย IM clients จะช่วยให้คุณเติบโตได้น้อยมาก จึงสำคัญที่คุณ身为企业主 找到替代方案 一劳永逸地解决您的麻烦。
IM clients ในองค์กร (in-house) มีศักยภาพแทนที่ third-party messengers ได้ เนื่องจากรันบนเซิร์ฟเวอร์ส่วนตัว และปราศจากการแทรกแซงของบุคคลที่สาม อาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรสมัยใหม่
