เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ เป็นแอพพลิเคชั่นที่ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายโดยไม่ต้องอยู่ที่เดียวกันในเวลาเดียวกัน เครื่องมือเหล่านี้อาจรวมถึงซอฟต์แวร์จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Dropbox, ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ เช่น Zoom, ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น Asana, ซอฟต์แวร์แก้ไขข้อความที่อนุญาตให้ผู้ใช้ทำงานบนเอกสารเดียวกันร่วมกัน เช่น Goolge Docs เป็นต้น บางโปรแกรมมีฟังก์ชันเดียวเท่านั้น ในขณะที่บางโปรแกรมมีฟังก์ชันเดียวเท่านั้น (เช่น Google Workspace หรือ Microsoft 365) มีเครื่องมือออนไลน์ทั้งชุดสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน
การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ช่วยให้องค์กรมีโอกาสได้รับการสื่อสารที่ดีที่สุดระหว่างสมาชิกในทีมแม้ว่าจะไม่ได้อยู่ที่ตำแหน่งเดียวกันก็ตาม สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารผ่านการแชทหรือวิดีโอคอล แชร์หน้าจอ แชร์เอกสาร และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เป็นต้น
ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันทางออนไลน์แบ่งออกเป็นหลายประเภท:
- ซอฟต์แวร์จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ อนุญาตให้จัดเก็บข้อมูลจากระยะไกล และสมาชิกในทีมไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงานจึงจะสามารถเข้าถึงได้
- ซอฟต์แวร์การซิงโครไนซ์เอกสาร ให้ผู้ใช้ทำงานบนเอกสารเดียวกันพร้อมกันได้หรือไม่ในขณะที่เข้าถึงเอกสารจากอุปกรณ์ต่างๆ
- ซอฟต์แวร์ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ให้ผู้ใช้สามารถสื่อสาร สนทนาโครงการ และแบ่งปันความคิดได้ทันทีผ่านข้อความ
- ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ ให้สมาชิกในทีมพูดคุยแบบเห็นหน้ากันและดำเนินการประชุมทีมแบบออนไลน์ได้
- ซอฟต์แวร์ไวท์บอร์ด ทำหน้าที่แทนกระดานไวท์บอร์ด "ของจริง" แบบดิจิทัล และช่วยให้ผู้คนสื่อสารกันได้ด้วยการแชร์ข้อความ กราฟิก และภาพวาด
- ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ช่วยให้จัดการเพื่อกำหนดเป้าหมายสำหรับทีม มอบหมายงาน จัดกำหนดการประชุม ฯลฯ
