คุณใช้ MacBook ทำงานใช่ไหม? แน่นอนว่าคุณสร้างและบันทึกเอกสารเยอะมากบนมัน แต่เมื่อผ่านกระบวนการเปิด บันทึก และอัปเดตเอกสารซ้ำๆ คุณจะพบว่าบันทึกไว้คนละที่ละอย่าง ปกติเราใช้ Desktop เป็นที่บันทึกหลัก เพราะเข้าถึงง่าย และเอกสารบน Desktop ค้นหาง่าย แต่ในกรณีที่บันทึกเอกสารเยอะบน Desktop มันจะเต็ม และปัญหาการจัดระเบียบกลายเป็นประเด็นใหญ่
โชคดีที่ macOS มี Open และ Save dialogs คู่คอมโบทรงพลัง ที่ให้ผู้ใช้ Mac ค้นหาและทำงานกับเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน เราจะสอนให้คุณเชี่ยวชาญสอง dialog นี้
วิธีใช้ Mac Open Dialog
หากคุณพยายามหาอะไรก็ตามบนระบบไฟล์ของ Mac ให้ใช้ Open dialog ทำได้แค่เลือกโฟลเดอร์ เปิด sub-folder และค้นหาต่อจนเจอไฟล์ที่ต้องการ
เคล็ดลับ: สแกน Mac เพื่อตรวจสอบปัญหาประสิทธิภาพ ไฟล์ขยะ แอป有害 和 威脅那些可能导致系统问题或变慢
คุณมี 3 ตัวเลือกมุมมอง (view options) ขณะใช้ Open Dialog:
- List View
หากใช้ List view รายละเอียดเอกสารทั้งหมดจะแสดง — ชื่อ วันที่แก้ไขล่าสุด ประเภท และขนาด หมายความว่าหากคุณรู้รายละเอียดใดๆ ของเอกสารที่หา เช่น วันที่แก้ไขล่าสุด คุณจะค้นหาได้ง่าย
- Column View
หากชอบเรียกดูเอกสารที่มี sub-folders เยอะ อาจอยากใช้ Column view นี่มีประโยชน์มาก เพราะให้เห็น preview ใหญ่ของเอกสาร ซึ่งแสดงในคอลัมน์ขวาสุดของหน้าต่าง
- Icon View
ด้วย Icon view คุณ preview เอกสารได้ คลิกที่เอกสาร และกด Space bar เพื่อดู preview ด้วย Quick Look นี่ง่ายกว่าเปิดเอกสารทีละอัน แล้วพบว่าไม่ใช่สิ่งที่ต้องการ
หากต้องการสลับมุมมอง คลิกที่ปุ่ม view ที่ต้องการ ใกล้ toolbar
วิธีใช้ Mac Save Dialog
เหมือน Open dialog, Save dialog เป็นอีกวิธีเข้าถึงระบบไฟล์ของ Mac ไม่แปลกใจที่มี UI คล้ายกัน แต่ในบางกรณี Save dialog โผล่ในรูปแบบหดตัว (contracted form) โดยเฉพาะตอนเปิดพร้อมกับแอปอื่นๆ หากเกิดขึ้น คลิกปุ่มลูกศรเล็กๆ ขวาของช่อง Save As มันควรขยายอินเทอร์เฟซของ dialog ให้เหมือน Open dialog ทุกประการ
เหมือน Open dialog คุณสลับมุมมองเพื่อเข้าถึงระบบไฟล์ของ Mac หรือเลือกที่บันทึกเอกสารได้ เพิ่มเติม คุณสร้างโฟลเดอร์ใหม่ได้ที่ไหนก็ได้ เพียงคลิก New Folder ตั้งชื่อ เมื่อสร้างโฟลเดอร์สำเร็จ ตอนนี้ใช้โฟลเดอร์นี้บันทึกไฟล์เพิ่มได้
ขึ้นอยู่กับแอปที่ใช้ บางกรณีเมนูจะโผล่ขอให้เลือก format สำหรับไฟล์ ตัวอย่าง หากบันทึกเอกสารข้อความ สามารถบันทึกเป็น Rich Text Document หรือ PDF ได้
วิธีนำทางระหว่างสอง Dialogs อย่างง่าย
มีวิธีเร็วและง่ายในการนำทางรอบ Open และ Save dialogs นี่คือ keyboard shortcuts ที่ใช้ได้:
- Command + Up Arrow – เลื่อนขึ้นหนึ่งระดับ
- Command + Down Arrow – เข้าไปในโฟลเดอร์
- Right Arrow และ Left Arrow – ขณะใช้ Column view ปุ่มเหล่านี้เลื่อนขึ้นลงคอลัมน์ในระบบไฟล์
- Forward Button และ Back Button – ปุ่มสองนี้พาคุณไป-กลับโฟลเดอร์ที่เคยดู เหมือนปุ่ม Forward/Back ในเว็บเบราว์เซอร์
- Command + Right Arrow และ Command + Left Arrow – ขณะใช้ List view คำสั่งเหล่านี้เปิด/ปิดโฟลเดอร์โดยไม่ต้องขึ้น/ลงระดับใหม่ วิธีใช้: เลือกโฟลเดอร์ กด Command + Right Arrow เพื่อขยายและแสดงเนื้อหาโฟลเดอร์ เพื่อซ่อน ให้กด Command + Left Arrow
- Command + F – กดปุ่มนี้เพื่อเปิดใช้งานช่องค้นหา (search field) ให้ค้นหาไฟล์เฉพาะที่ต้องการเปิด เพื่อออกจากช่องค้นหา กดปุ่ม Esc
วิธีใช้ Finder Sidebar
คุณยังใช้ Finder sidebar นำทางเร็วระหว่างโฟลเดอร์ได้ แต่ต้องปรับแต่งก่อน โดยเลือกโฟลเดอร์ และเลือก File > Add to Sidebar นอกจากโฟลเดอร์ที่ปรับแต่งเอง ยังเห็นส่วนอื่นๆ ที่มีประโยชน์ใน sidebar เช่น iCloud ใช้บันทึกและเปิดไฟล์จากที่จัดเก็บคลาวด์ได้
สรุปสำคัญ
การเรียนรู้เปิดและบันทึกไฟล์อย่างง่ายดาย ประหยัดเวลามาก ดังนั้น ทำความเข้าใจสอง dialog นี้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และเนื่องจากคุณใช้ Mac ทำงาน คุณต้องการให้มันรันในสภาพที่เหมาะสมที่สุด ใช้เครื่องมือทำความสะอาดภายนอกอย่าง Outbyte macAries กำจัดแอปและไฟล์ขยะที่ทำให้เครื่องช้า
