ใครก็ตามที่เคยใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงานควรรู้ว่าการสำรองข้อมูลของคุณเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ว่าคุณจะกำลังมองหาไดรฟ์ที่ล้มเหลวโดยไม่คาดคิดหรือการสะกิดปุ่มลบโดยไม่ได้ตั้งใจ การมีสำเนาข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นปัจจุบันในมือก็เพียงพอแล้วที่จะช่วยบริษัทของคุณให้พ้นจากภัยพิบัติ
อย่างไรก็ตาม พวกเราหลายคนมีความผิดที่ไม่ได้สำรองข้อมูลบ่อยครั้งเพียงพอ หรือแม้แต่สำรองข้อมูลเลย มันถูกมองว่าใช้ทรัพยากรมาก ซึ่งอาจทำให้เกิดความยุ่งยากและต้องใช้ความพยายามอย่างมากเพื่อผลลัพธ์ที่ไม่แน่นอน
ในคู่มือนี้ เราจะขจัดความเข้าใจผิดบางอย่างออกไป ขณะที่เราสำรวจว่าแม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอด้วยวิธีที่ปลอดภัย มีประสิทธิภาพ และคุ้มค่าได้อย่างไร
การสำรองข้อมูลคืออะไร
พูดง่ายๆ ก็คือ ข้อมูลสำรองคือสำเนาข้อมูลทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เดียวหรือเนื้อหาของทั้งไดรฟ์ ที่อยู่ในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลอื่นไปยังไฟล์ต้นฉบับ และสามารถกู้คืนได้หากข้อมูลสูญหาย เกิดขึ้น
การสูญหายของข้อมูลสามารถเกิดขึ้นได้จากทุกสาเหตุ และสิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงเหตุผลทั้งหมดด้วย ไม่เป็นไรที่จะเก็บสำเนาของข้อมูลสำรองไว้ในสถานที่ในกรณีที่คุณต้องการกู้คืน/กู้คืนอย่างรวดเร็ว แต่ในอุดมคติแล้ว คุณควรเก็บสำเนาหนึ่งชุดไว้ที่ตำแหน่งอื่น น่าเสียดาย มีภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วม ซึ่งอาจสร้างความเสียหายให้กับการสำรองข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในตำแหน่งนั้น
ฉันจะสำรองข้อมูลของฉันได้อย่างไร
ก่อนที่คุณจะบูต Windows Backup และเริ่มถ่ายโอนไฟล์ไปยัง USB stick ที่ใกล้ที่สุด คุณควรคิดถึงเหตุผลที่คุณสำรองข้อมูล และวิธีการที่คุณเลือกจะบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้นหรือไม่
ในการคิดถึงการกู้คืนจากความเสียหาย (DR) มีสองตัวชี้วัดที่สำคัญมาก:วัตถุประสงค์จุดกู้คืน (RPO) และวัตถุประสงค์เวลาการกู้คืน (RTO) RPO หมายถึงข้อมูลอายุสูงสุดที่สามารถเข้าถึงได้ก่อนที่จะใช้ไม่ได้ผลเพื่อวัตถุประสงค์ในการสำรองข้อมูล RTO อธิบายระยะเวลาที่ธุรกิจของคุณสามารถอยู่รอดได้หากไม่มีข้อมูลนั้น
คุณไม่จำเป็นต้องมีแผน DR อย่างเป็นทางการในการสำรองข้อมูลธุรกิจของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ แต่การตรวจสอบไดรฟ์และเซิร์ฟเวอร์ของคุณในแง่ของ RPO และ RTO เป็นวิธีที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการพิจารณาว่าการสำรองข้อมูลของคุณควรใช้รูปแบบใด รวมถึงพื้นที่จัดเก็บข้อมูล
หลังจากนั้นคุณสามารถเริ่มคิดที่จะทำให้มันเป็นจริงได้
การสำรองข้อมูลไปยังไดรฟ์ภายนอก
วันนี้ วิธีทั่วไปอย่างหนึ่งสำหรับผู้ใช้ที่บ้านและธุรกิจขนาดเล็กในการสำรองข้อมูลคือลงบน HDD ภายนอก สิ่งเหล่านี้มีราคาไม่แพง รวดเร็วพอสมควร ง่ายต่อการจัดเก็บและขนส่ง และมักจะสะดวกกว่าสื่อที่ถอดออกได้ที่มีความจุต่ำกว่า เช่น ออปติคัลดิสก์และการ์ดหน่วยความจำ
ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจของคุณ การหยิบไดรฟ์ภายนอกจำนวนหนึ่งและสำรองไฟล์ผ่าน USB สัปดาห์ละครั้งหรือสองครั้งอาจมากเกินพอที่จะตอบสนองเวลาการกู้คืนและวัตถุประสงค์เฉพาะของคุณ อย่าลืมเก็บอย่างน้อยหนึ่งรายการนอกสถานที่หรือในตู้นิรภัยกันไฟ
เป็นที่น่าสังเกตว่ามีซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์และฟรีมากมายเพื่อให้กระบวนการสำรองข้อมูลง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น Windows Backup ซึ่งมีอยู่ใน Windows เวอร์ชันใหม่ เป็นตัวอย่างหนึ่ง เช่นเดียวกับ Time Machine ของ Apple การใช้แอปเฉพาะเพื่อคัดลอกข้อมูลมักไม่ค่อยมีความจำเป็น แต่คุณอาจพบว่าช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้นในระยะยาว
กำลังสำรองข้อมูลไปยัง NAS
หากคุณไม่ต้องการให้ยุ่งยากกับการจัดการไดรฟ์แต่ละตัว ให้ลองสำรองข้อมูลไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่ต่อกับเครือข่าย (NAS) NAS เป็นวิธีง่ายๆ ในการแชร์ไฟล์ระหว่างคอมพิวเตอร์ในเครือข่าย ซึ่งมักจะประกอบด้วย HDD จำนวนมากในการกำหนดค่า RAID ดังนั้นจึงเป็นตัวเลือกที่สะดวกและยืดหยุ่นกว่าไดรฟ์ภายนอกทั่วไป
ผู้จำหน่าย NAS ที่มีชื่อเสียงบางราย ได้แก่ Synology, Drobo และ Western Digital และระหว่างนั้นก็มีโซลูชันฮาร์ดแวร์ในราคาที่หลากหลาย เพียงจำไว้ว่าหากยังคงอยู่ในสำนักงาน อุปกรณ์ NAS ของคุณจะไม่เสี่ยงต่อการเกิดไฟไหม้และน้ำท่วมน้อยกว่าส่วนอื่นๆ ในเครือข่ายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสำเนาข้อมูลของคุณนอกสถานที่ด้วย
การสำรองข้อมูลไปยังบริการคลาวด์
สุดท้าย คุณมีตัวเลือกในการหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ทั้งหมด และใช้บริการคลาวด์แทนไดรฟ์ภายนอกและสื่อจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ สำหรับผู้ใช้ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก ระบบคลาวด์ได้ปฏิวัติกระบวนการสำรองข้อมูลอย่างสมบูรณ์ ในตอนนี้ เป็นไปได้ แม้ว่าความกังวลด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด จะใช้กลยุทธ์การสำรองข้อมูลนอกสถานที่โดยไม่ต้องเสียเงินกับอุปกรณ์ การขนส่ง และพื้นที่แร็ค มีค่าธรรมเนียมที่เกิดขึ้นซ้ำเล็กน้อยสำหรับการจัดเก็บข้อมูลของคุณในระบบคลาวด์ ดังนั้น คุณจะต้องคำนวณทางการเงินเพื่อให้แน่ใจว่าการแลกเปลี่ยนระหว่างรายจ่ายฝ่ายทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานนั้นสมเหตุสมผลสำหรับธุรกิจของคุณ
แน่นอน คุณสามารถพึ่งพาโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้เกือบทุกชนิด เช่น Dropbox เพื่อสำรองข้อมูลทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด บริการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ที่สร้างขึ้นสำหรับธุรกิจมักจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า สิ่งเหล่านี้มีอยู่มากมายรวมถึง Carbonite และ Mozy ที่รู้จักกันเป็นอย่างดี อย่าลืมตรวจสอบสัญญาโดยละเอียดก่อนที่จะให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนกับผู้ให้บริการบุคคลที่สาม เพื่อป้องกันเรื่องราวสยองขวัญหากคุณเลือกที่จะเปลี่ยนการตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลในภายหลัง
โปรดจำไว้ว่า:วิธีที่คุณใช้ในการสำรองข้อมูลควรเป็นรองว่าตรงตามความต้องการของคุณเกี่ยวกับ RPO และ RTO หรือไม่ การสูญเสียข้อมูลและการหยุดทำงานอาจเพียงพอที่จะทำให้ธุรกิจขนาดเล็กต้องล้มลุกคลุกคลาน และเป็นการเสนอที่คุ้มค่ากว่ามากที่จะใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยในตอนนี้เมื่อเทียบกับอีกมากในภายหลัง ข่าวดีก็คือ คุณมีตัวเลือกการสำรองข้อมูลที่คุ้มค่าและใช้งานได้จริงมากมาย ซึ่งจะทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไปได้ ในขณะเดียวกันก็ทำให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจด้วย
