หากคุณได้รับข้อผิดพลาดต่อไปนี้ใน SharePoint "พื้นที่ไม่เพียงพอ ไซต์นี้ใกล้จะเต็มแล้ว เมื่อต้องการเพิ่มพื้นที่ว่าง ให้ลบไฟล์ที่คุณไม่ต้องการและล้างถังรีไซเคิล" อ่านต่อด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีการฟรี เพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลใน SharePoint
ดังที่คุณอาจทราบแล้ว พื้นที่จัดเก็บที่พร้อมใช้งานใน Microsoft 365 SharePoint คือ 1TB บวก 10GB ต่อสิทธิ์ใช้งานที่ซื้อ และหากคุณต้องการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถซื้อพื้นที่จัดเก็บไฟล์เพิ่มเติมได้ในหน้าซื้อบริการ (เลือก ส่วนเสริม -> พื้นที่จัดเก็บไฟล์เสริมของ Office 365 )
โดยปกติ พื้นที่เก็บข้อมูล 1TB ใน SharePoint Online เพียงพอสำหรับบริษัทขนาดเล็กในการแชร์เอกสารและไฟล์อื่นๆ ระหว่างพนักงาน แต่พื้นที่นี้อาจไม่เพียงพอในไม่ช้าหากมีการแก้ไขเอกสารบ่อยๆ นี่เป็นเพราะว่า SharePoint ได้สร้างเวอร์ชันใหม่ของแต่ละเอกสารที่แก้ไขแล้วเก็บเวอร์ชันเก่าของเอกสารไว้ในประวัติเพื่อความปลอดภัยและเหตุผลในการสำรองข้อมูล คุณลักษณะนี้เรียกว่า "การกำหนดเวอร์ชันไฟล์ " และพร้อมใช้งานใน SharePoint Online และ OneDrive for Business
แม้ว่า การกำหนดเวอร์ชันไฟล์ เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากเพราะช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าได้หากจำเป็น (เช่น หลังจากและการลบหรือแก้ไขโดยไวรัสอย่างไม่ถูกต้อง) หรือเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสาร ในทางกลับกัน สามารถทำได้ ลดพื้นที่ว่างใน SharePoint ลงอย่างมากเนื่องจากมีเวอร์ชันต่างๆ มากมายที่เก็บไว้สำหรับแต่ละไฟล์
ดังนั้น หากคุณไม่มีเนื้อที่ว่างใน SharePoint Online และไม่ต้องการซื้อพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างบนดิสก์ใน SharePoint โดยการลบไฟล์เวอร์ชันเก่าและแก้ไขการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันไฟล์ใน เพื่อคงเวอร์ชันไฟล์ขั้นต่ำไว้
วิธีเพิ่มพื้นที่ว่างใน SharePoint Online
ขั้นตอนที่ 1 ล้างถังรีไซเคิลใน SharePoint เพื่อเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูล
ขั้นตอนแรกในการเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลที่พร้อมใช้งานใน SharePoint Online คือการเอารายการที่ถูกลบทั้งหมดออกจากถังรีไซเคิล ให้ทำดังนี้:
1. คลิกลิงก์รีไซเคิล ทางด้านซ้าย แล้วคลิกล้างถังรีไซเคิล
ขั้นตอนที่ 2 ลดจำนวนเวอร์ชันของไฟล์ใน SharePoint Online
ตามค่าเริ่มต้น SharePoint Online และ OneDrive for Business สามารถเก็บเอกสารแต่ละฉบับได้มากถึง 500 เวอร์ชัน ซึ่งในความคิดของฉัน – มากเกินไป เมื่อต้องการลดจำนวนเวอร์ชันที่บันทึกไว้สำหรับแต่ละไฟล์ใน SharePoint Online:
1. ไปที่ เอกสาร ห้องสมุดและจากการตั้งค่า เมนู คลิก การตั้งค่าไลบรารี
2. คลิกการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน
3. ในการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน ให้แก้ไข เก็บเวอร์ชันหลักต่อไปนี้ไว้ ค่าตั้งแต่ 500 ถึง 100 และคลิก ตกลง การดำเนินการนี้จะลบเวอร์ชันทั้งหมดที่เกิน 100 ที่เก็บไว้ *
* ความช่วยเหลือเพิ่มเติม: ถ้าคุณต้องการปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันของไฟล์ใน SharePoint ออนไลน์โดยสมบูรณ์ ให้ดาวน์โหลดเวอร์ชันล่าสุดของเครื่องมือ SharePoint Online Management Shell เชื่อมต่อกับศูนย์การจัดการ SharePoint Online ของคุณด้วยข้อมูลประจำตัวของผู้ดูแลระบบ และให้คำสั่ง PowerShell ต่อไปนี้:
- Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
ขั้นตอนที่ 3 ลบไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าใน SharePoint Online
วิธีที่สามในการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บใน SharePoint คือการลบไฟล์เวอร์ชันเก่า ข้อเสียอย่างเดียวของขั้นตอนนี้คือ คุณต้องลบเวอร์ชันก่อนหน้าสำหรับแต่ละไฟล์แยกกัน และไม่มีตัวเลือก (จนกว่าบทความจะเขียน) ให้ลบเวอร์ชันก่อนหน้าของไฟล์ทั้งหมดพร้อมกันโดยไม่ต้องใช้ไฟล์ที่สาม - เครื่องมือปาร์ตี้ เช่น DMS-Shuttle สำหรับ SharePoint
หากต้องการดูและลบเวอร์ชันที่บันทึกไว้ทั้งหมดของเอกสาร SharePoint:
1. เลือก เนื้อหาของไซต์ ทางด้านซ้ายแล้วคลิกการตั้งค่าไซต์ .
2. ที่การตั้งค่าไซต์ คลิกเมตริกพื้นที่เก็บข้อมูล ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน .
3. ตอนนี้คลิก ประวัติเวอร์ชัน ข้างไฟล์ใดก็ได้ เพื่อดูเวอร์ชันที่บันทึกไว้ทั้งหมด
4. สุดท้าย คลิก ลบทุกเวอร์ชัน เพื่อลบเวอร์ชันก่อนหน้าทั้งหมด (ยกเว้นเวอร์ชันปัจจุบัน) หรือลบทีละเวอร์ชันที่คุณต้องการ โดยเลือก ลบ ตัวเลือกในตัวเลือกลูกศรชี้ลงของแต่ละเวอร์ชันที่บันทึกไว้
แค่นั้นแหละ! แจ้งให้เราทราบหากคู่มือนี้ช่วยคุณโดยแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ โปรดกดไลค์และแชร์คู่มือนี้เพื่อช่วยเหลือผู้อื่น
