หากคุณได้รับข้อผิดพลาดใน SharePoint ว่า "Running out of space. This site is almost out of storage space. To free up space, delete files you don't need and empty the recycle bin" โปรดอ่านต่อไปนี้เพื่อเรียนรู้วิธีปลดพื้นที่จัดเก็บใน SharePoint
ตามที่คุณรู้ พื้นที่จัดเก็บที่มีอยู่ใน Microsoft 365 SharePoint คือ 1TB บวก 10GB ต่อลิขสิทธิ์ที่ซื้อ หากต้องการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บ สามารถซื้อพื้นที่จัดเก็บไฟล์เพิ่มเติมได้ที่หน้า Purchase services (เลือก Add-ons → Office 365 Extra File Storage)
โดยทั่วไป พื้นที่ 1TB ใน SharePoint Online เพียงพอสำหรับบริษัทขนาดเล็กในการแชร์เอกสารและไฟล์ระหว่างพนักงาน แต่พื้นที่นี้อาจไม่เพียงพอเร็วๆ นี้หากเอกสารถูกแก้ไขบ่อยครั้ง เนื่องจาก SharePoint จะสร้าง เวอร์ชันใหม่ ของแต่ละเอกสารที่แก้ไข โดยค่าเริ่มต้น และเก็บเวอร์ชันเก่าไว้ในประวัติเพื่อเหตุผลด้านความปลอดภัยและการสำรองข้อมูล ฟีเจอร์นี้เรียกว่า "File Versioning" และมีใน SharePoint Online และ OneDrive for Business
แม้ File Versioning จะเป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มาก เพราะช่วยให้สามารถย้อนกลับไปเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสารได้หากจำเป็น (เช่น หลังการลบหรือแก้ไขผิดพลาดโดยไวรัส) หรือติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร แต่ในทางกลับกัน มันอาจลดพื้นที่ว่างใน SharePoint อย่างมาก เนื่องจากจัดเก็บเวอร์ชันที่แตกต่างกันมากมายสำหรับแต่ละไฟล์
ดังนั้น หากคุณหมดพื้นที่ใน SharePoint Online และไม่ต้องการซื้อพื้นที่จัดเก็บเพิ่ม ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อปลดพื้นที่ดิสก์ใน SharePoint โดยการลบเวอร์ชันเก่าของไฟล์และปรับตั้งค่า File Versioning ให้เก็บเวอร์ชันขั้นต่ำของไฟล์
วิธีปลดพื้นที่ใน SharePoint Online
ขั้นตอนที่ 1. ล้าง Recycle Bin ใน SharePoint เพื่อปลดพื้นที่จัดเก็บ
ขั้นตอนแรกในการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บที่มีอยู่ใน SharePoint Online คือการลบรายการที่ลบแล้วทั้งหมดออกจาก Recycle Bin วิธีทำ:
1. คลิกลิงก์ Recycle bin ด้านซ้าย แล้วคลิก Empty recycle bin
ขั้นตอนที่ 2. ลดจำนวนเวอร์ชันไฟล์ใน SharePoint Online
โดยค่าเริ่มต้น SharePoint Online และ OneDrive for Business สามารถเก็บเวอร์ชันของแต่ละเอกสารได้สูงสุด 500 เวอร์ชัน ซึ่งเป็นจำนวนมากเกินไป ในการลดจำนวนเวอร์ชันที่บันทึกสำหรับแต่ละไฟล์ใน SharePoint Online:
1. ไปที่ไลบรารี Documents และจากเมนู Settings คลิก Library settings
2. คลิก Versioning settings
3. ใน Versioning Settings ให้แก้ไขค่า Keep the following number of major versions จาก 500 เป็น 100 แล้วคลิก OK การทำนี้จะลบเวอร์ชันทั้งหมดที่เกิน 100 เวอร์ชันที่เก็บไว้ *
* ความช่วยเหลือเพิ่มเติม: หากต้องการปิดใช้งาน File Versioning ใน SharePoint Online ให้ดาวน์โหลด SharePoint Online Management Shell ล่าสุด เชื่อมต่อกับ SharePoint Online Admin Center ด้วยข้อมูลประจำตัวแอดมิน และรันคำสั่ง PowerShell นี้:
- Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
ขั้นตอนที่ 3. ลบเวอร์ชันก่อนหน้าของไฟล์ใน SharePoint Online
วิธีที่สามในการปลดพื้นที่จัดเก็บใน SharePoint คือการลบเวอร์ชันเก่าของไฟล์ ข้อจำกัดคือต้องลบเวอร์ชันก่อนหน้าสำหรับแต่ละไฟล์แยกกัน ไม่มีตัวเลือก (จนถึงเวลาเขียนบทความ) ที่ลบเวอร์ชันก่อนหน้าของไฟล์ทั้งหมดพร้อมกันได้ โดยไม่ใช้เครื่องมือภายนอกอย่าง DMS-Shuttle for SharePoint
เพื่อดูและลบเวอร์ชันที่บันทึกไว้ของเอกสาร SharePoint:
1. เลือก Site Contents ด้านซ้าย และคลิก Site Settings
2. ใน Site Settings คลิก Storage Metrics ภายใต้ Site Collection Administration
3. ตอนนี้คลิกตัวเลือก Version History ถัดจากไฟล์ใดๆ เพื่อดูเวอร์ชันที่บันทึกไว้ทั้งหมด
4. สุดท้ายคลิก Delete All versions เพื่อลบเวอร์ชันก่อนหน้าทั้งหมด (ยกเว้นเวอร์ชันปัจจุบัน) หรือลบทีละเวอร์ชันที่ต้องการ โดยเลือกตัวเลือก Delete ในเมนูลูกศรของแต่ละเวอร์ชันที่บันทึกไว้
เสร็จสิ้น! โปรดแจ้งให้我知道ว่าคู่มือนี้ช่วยคุณได้หรือไม่ โดยทิ้งความคิดเห็น โปรดไลก์และแชร์เพื่อช่วยผู้อื่น
