วิธีการกู้คืนไฟล์ Microsoft Office ที่สูญหายบน Mac – คำแนะนำทีละขั้นตอน

เอกสารที่สร้างด้วยแอปพลิเคชัน Microsoft Office เช่น Word, Excel , เอาท์ลุค , OneNote และ พาวเวอร์พอยต์ เช่นเดียวกับเอกสาร PDF ที่ใช้กันทั่วไป บางครั้งอาจหายไปหรือไม่สามารถบันทึกได้อย่างถูกต้องบน Mac

ในหลายกรณี ไฟล์จะไม่สูญหายอย่างถาวร แอปพลิเคชัน Office อาจสร้างสำเนาการกู้คืนอัตโนมัติของเอกสารที่เปิดอยู่ ในขณะที่ฟีเจอร์ macOS เช่น ถังขยะ และ Time Machine สามารถช่วยกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบได้ หากไม่มีการสำรองข้อมูล ซอฟต์แวร์กู้คืนข้อมูลอาจช่วยกู้คืนไฟล์ที่สูญหายได้เช่นกัน

คู่มือนี้จะอธิบายสถานการณ์ทั่วไปของการสูญหายของไฟล์และแสดงให้เห็นว่าวิธีการกู้คืนแบบใดที่อาจใช้ได้ผลในแต่ละสถานการณ์ รวมถึงเวลาที่ฟีเจอร์การกู้คืนในตัวเพียงพอ และเมื่อใดที่อาจต้องใช้ซอฟต์แวร์กู้คืนข้อมูล

หากเอกสารถูกปิดก่อนที่จะบันทึกหรือแอปพลิเคชัน Office หยุดทำงานกะทันหัน ไฟล์นั้นอาจยังสามารถกู้คืนได้ แอปพลิเคชัน Office ที่แตกต่างกันจะจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ได้บันทึกไว้ในตำแหน่งหรือไฟล์ชั่วคราวที่แตกต่างกัน

ตารางด้านล่างแสดงตำแหน่งที่เนื้อหาที่ไม่ได้บันทึกมักจัดเก็บไว้ในแอปพลิเคชัน Office ทั่วไป

กู้คืนไฟล์จากบานหน้าต่างการกู้คืนเอกสาร

เมื่อ Word, Excel หรือ PowerPoint เริ่มระบบใหม่หลังจากการปิดเครื่องโดยไม่คาดคิด แอปพลิเคชันอาจแสดงบานหน้าต่างการกู้คืนเอกสารที่แสดงเอกสารที่เปิดก่อนหน้านี้ในเวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติ 

แม้ว่าจะเป็นแอปพลิเคชันที่แตกต่างกัน แต่ประเภทที่จัดเก็บก็เป็นเรื่องปกติ ดังนั้นวิธีการกู้คืนจึงเหมือนกันกับ

หากต้องการกู้คืนเอกสาร:

กู้คืนไฟล์ที่ไม่ได้บันทึกจากโฟลเดอร์กู้คืนอัตโนมัติ

หากบานหน้าต่างการกู้คืนเอกสารไม่ปรากฏขึ้น ไฟล์การกู้คืนอัตโนมัติอาจยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ระบบ

หากต้องการตรวจสอบโฟลเดอร์การกู้คืนอัตโนมัติ:

1. เปิด Finder
2. คลิกไปในแถบเมนูและเลือกไปที่โฟลเดอร์
3. ป้อนเส้นทางต่อไปนี้:
   ~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Library/Preferences/AutoRecovery สำหรับแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ คุณยังอาจตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้ด้วย
   ~/Library/Containers/com.microsoft.Excel/Data/Library/Preferences/AutoRecovery~/Library/Containers/com.microsoft.Powerpoint/Data/Library/Preferences/AutoRecovery
4. ค้นหาไฟล์ชื่อ “บันทึกการกู้คืนอัตโนมัติของ …”.
5. เปิดไฟล์และบันทึกเป็นเอกสารใหม่

ตรวจสอบฉบับร่างหรือประวัติเวอร์ชันในแอป Office อื่นๆ

แอปพลิเคชัน Office บางตัวใช้กลไกที่แตกต่างกันเพื่อปกป้องงานที่ยังไม่ได้บันทึก

• Outlook อาจบันทึกอีเมลที่ยังเขียนไม่เสร็จในโฟลเดอร์ร่างโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณกำลังเขียนข้อความ
• สมุดบันทึก OneNote มักจะจัดเก็บไว้ใน OneDrive ซึ่งบางครั้งการแก้ไขก่อนหน้านี้สามารถกู้คืนได้ผ่านประวัติเวอร์ชัน

หากไม่พบเนื้อหาที่หายไปในตำแหน่งเหล่านี้ การกู้คืนไฟล์จากข้อมูลสำรองของ Time Machine อาจยังสามารถทำได้

กู้คืนไฟล์ Office ที่ถูกลบบน Mac

หากเอกสารถูกบันทึกก่อนหน้านี้แต่ถูกลบในภายหลัง การกู้คืนจะขึ้นอยู่กับวิธีการลบไฟล์ โดยทั่วไปไฟล์ที่ถูกลบผ่าน Finder จะถูกย้ายไปยังถังขยะของ Mac ซึ่งสามารถกู้คืนได้ 

ในทำนองเดียวกัน อีเมล Outlook ที่ถูกลบอาจยังคงอยู่ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ และสมุดบันทึก OneNote ที่จัดเก็บไว้ใน OneDrive อาจสามารถกู้คืนได้จาก OneDrive Recycle Bin ในเวลาเดียวกัน ไฟล์ที่ถูกลบอย่างถาวรอาจยังคงอยู่ในข้อมูลสำรองหรือพื้นที่ดิสก์ที่ไม่ได้จัดสรร แม้ว่าสถานที่จัดเก็บจะแตกต่างกัน คุณสามารถตรวจสอบวิธีการด้านล่างเพื่อ:

กู้คืนไฟล์ Office ที่ถูกลบจากถังขยะ Mac

หากไฟล์ถูกลบเมื่อเร็วๆ นี้ ไฟล์นั้นอาจยังอยู่ในถังขยะ

หากต้องการคืนค่า:

1. เปิดถังขยะจาก Dock
2. ค้นหาเอกสารที่ถูกลบ
3. คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกใส่กลับ
   

ไฟล์จะกลับไปยังตำแหน่งเดิม

กู้คืนไฟล์ที่ถูกลบอย่างถาวรโดยใช้ Time Machine

หากไฟล์ไม่อยู่ในถังขยะแล้ว คุณอาจยังคงกู้คืนได้โดยใช้อุปกรณ์ Time Machine ซึ่งเป็นระบบสำรองข้อมูลในตัวของ Apple

วิธีการนี้จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อ:

• Time Machine ถูกเปิดใช้งานก่อนที่ไฟล์จะถูกลบ
• มีข้อมูลสำรองที่มีไฟล์อยู่

หากต้องการกู้คืนไฟล์ด้วย Time Machine:

1. เปิดโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ไว้แต่แรก
2. คลิกไอคอน Time Machine ในแถบเมนู
3. เลือกเข้าสู่ไทม์แมชชีน
4. ใช้ไทม์ไลน์เพื่อเรียกดูข้อมูลสำรองที่สร้างขึ้นก่อนที่ไฟล์จะถูกลบ
5. เลือกไฟล์แล้วคลิกคืนค่า
   

ไฟล์ที่กู้คืนจะปรากฏในโฟลเดอร์ดั้งเดิม

กู้คืนไฟล์ Office ที่ถูกลบอย่างถาวรจาก iCloud

หากเอกสาร Office ของคุณถูกจัดเก็บไว้ใน iCloud Drive ไฟล์ที่ถูกลบอาจยังสามารถกู้คืนได้จาก iCloud ภายใน 30 วัน

หากต้องการกู้คืนไฟล์จาก iCloud:

1. ไปที่ iCloud.com แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วย Apple ID ของคุณ
2. เปิดที่เพิ่งลบล่าสุด
3. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการกู้คืน
4. คลิกคืนค่า

กู้คืนไฟล์ Office ที่ถูกลบอย่างถาวรโดยใช้ซอฟต์แวร์กู้คืนข้อมูล

หากไม่มีการสำรองข้อมูล ซอฟต์แวร์กู้คืนข้อมูลอาจช่วยเรียกค้นไฟล์ที่ถูกลบโดยการสแกนอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลเพื่อหาข้อมูลที่กู้คืนได้

อย่างไรก็ตาม การกู้คืนอาจไม่สามารถทำได้บน SSD ที่รองรับ TRIM ซึ่งใช้ใน Mac รุ่นใหม่ส่วนใหญ่ TRIM จะล้างบล็อกพื้นที่เก็บข้อมูลที่ถูกลบโดยอัตโนมัติเพื่อรักษาประสิทธิภาพของ SSD เมื่อลบบล็อกเหล่านั้นแล้ว ข้อมูลต้นฉบับจะไม่สามารถกู้คืนได้

การกู้คืนมีแนวโน้มมากขึ้นหากไฟล์ถูกจัดเก็บไว้ใน HDD หรือ SSD แบบเดิม โดยที่ข้อมูลที่ถูกลบมีสแน็ปช็อตในเครื่องหรือสำเนาที่ซ่อนอยู่

เครื่องมือต่างๆ เช่น iBoysoft Data Recovery for Mac สามารถสแกนดิสก์และกู้คืนเอกสารได้หลายรูปแบบ รวมถึง:

• .doc / .docx
• .xls / .xlsx / .csv
• .ppt / .pptx
• .pdf

ขั้นตอนการกู้คืนขั้นพื้นฐาน:

การบันทึกไฟล์ที่กู้คืนไปยังไดรฟ์อื่นจะช่วยหลีกเลี่ยงการเขียนทับข้อมูลที่สามารถกู้คืนได้ที่เหลืออยู่

กู้คืนไฟล์ Office เวอร์ชันก่อนหน้าบน Mac

บางครั้งไฟล์จะไม่ถูกลบแต่จะแทนที่ด้วยเวอร์ชันที่ใหม่กว่า ในกรณีนี้ เวอร์ชันก่อนหน้าอาจยังคงอยู่ในประวัติเวอร์ชันหรือการสำรองข้อมูลระบบ คุณสามารถปฏิบัติตามวิธีการด้านล่างเพื่อกู้คืนไฟล์ที่ถูกแทนที่

คืนค่า Microsoft Office เวอร์ชันก่อนหน้า

แอปพลิเคชัน Office บางตัวรองรับประวัติเวอร์ชัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไฟล์ถูกจัดเก็บไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint

หากต้องการตรวจสอบประวัติเวอร์ชัน:

1. เปิดเอกสารใน Word, Excel หรือ PowerPoint
2. คลิกชื่อไฟล์ที่ด้านบนของหน้าต่าง
3. เลือกเรียกดูประวัติเวอร์ชัน
4. ตรวจสอบเวอร์ชันที่มีอยู่
5. เปิดหรือกู้คืนเวอร์ชันที่คุณต้องการ

เหตุใดไฟล์ Office อาจสูญหายบน Mac

ไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับ Office อาจหายไปด้วยเหตุผลทั่วไปหลายประการ:

• แอปพลิเคชันขัดข้องหรือปิดระบบโดยไม่คาดคิด
• เอกสารถูกปิดก่อนที่จะบันทึก
• การลบโดยไม่ตั้งใจใน Finder
• ไฟล์ถูกเขียนทับด้วยเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

การทำความเข้าใจสาเหตุที่ทำให้ไฟล์สูญหายสามารถช่วยระบุวิธีการกู้คืนที่มีประสิทธิภาพสูงสุดได้

คำถามที่พบบ่อย

อ

ขั้นแรกให้ตรวจสอบถังขยะ เนื่องจากไฟล์ที่ถูกลบผ่าน Finder มักจะถูกย้ายไปที่นั่นแทนที่จะถูกลบอย่างถาวร หากไฟล์ไม่อยู่ในถังขยะ คุณสามารถลองใช้ Time Machine (หากเปิดใช้งานการสำรองข้อมูล) หรือใช้ซอฟต์แวร์กู้คืนข้อมูลเพื่อสแกนดิสก์เพื่อหาไฟล์ที่สามารถกู้คืนได้

อ

มีหลายวิธีในการกู้คืนเอกสาร Word บน Mac ขึ้นอยู่กับวิธีการสูญหาย:

1. บานหน้าต่างการกู้คืนเอกสาร – เมื่อ Word รีสตาร์ทหลังจากเกิดข้อขัดข้อง ระบบอาจแสดงเอกสารเวอร์ชันที่ยังไม่ได้บันทึกที่กู้คืนแล้ว
2. โฟลเดอร์การกู้คืนอัตโนมัติ – Word จะบันทึกไฟล์ชั่วคราวที่สามารถเปิดและบันทึกด้วยตนเองเป็นระยะๆ
3. ถังขยะ – หากเอกสารถูกลบ ให้ตรวจสอบถังขยะของ Mac และกู้คืน
4. Time Machine – กู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าหากมีข้อมูลสำรองอยู่
5. iCloud – กู้คืนไฟล์จากเว็บไซต์ iCloud

วิธีการที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับว่าเอกสารไม่ได้ถูกบันทึก ลบ หรือเขียนทับ