ทำไมคุณควรเก็บถาวรอีเมลของคุณและทำอย่างไร

เป็นเรื่องตลกที่ได้เห็นว่าโซลูชันเทคโนโลยีของเราเปลี่ยนจากโซลูชันดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพไปจนถึงปัญหาดิจิทัลที่เปราะบางได้เร็วเพียงใด ยกตัวอย่างอีเมล การมีบัญชีอีเมลหมายความว่าคุณจะไม่สูญเสียข้อความที่ส่งไปใช่ไหม ข้อเสียคือคุณไม่สามารถหาข้อความเจอได้จริงๆ เมื่อจำนวนอีเมลที่คุณจัดเก็บเพิ่มขึ้น โดยพื้นฐานแล้ว อีเมลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้นจึงเสี่ยงที่จะสูญหาย

แน่นอน เป็นไปได้ว่าคอมพิวเตอร์ของคุณได้รับการสำรองข้อมูล (และคุณควรทำเช่นนั้นจริงๆ ถ้าคุณเพิ่งรู้ว่าไม่มี) แต่การสำรองข้อมูลเป็นสิ่งหนึ่ง – การกู้คืนอีเมลของคุณกลับเข้าสู่โปรแกรมอีเมลของคุณเป็นอีกเรื่องหนึ่ง

ลงมือทำ

วิธีที่เร็วและง่ายที่สุดในการสำรองข้อมูลอีเมลสำคัญคือการลากไปยังโฟลเดอร์และจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ USB โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่บนแพลตฟอร์มส่วนใหญ่จะเปิดอีเมลหลวมซึ่งอาจมีไฟล์แนบ ทั้งหมดนั้นดีและดี แต่สิ่งที่เกี่ยวกับโปรแกรมรับส่งเมลก็คือ มันเก็บอีเมลของคุณไว้ในฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ (ในทางทฤษฎี) คอลเล็กชันไฟล์จำนวนมากในโฟลเดอร์ช่วยรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูล แต่ก็ไม่ใช่ทรัพยากรที่สามารถค้นหาได้

คุณสามารถจัดระเบียบเพิ่มเติมอีกเล็กน้อยและลากอีเมลเกี่ยวกับการเปิดใช้งานบัญชี หมายเลขซีเรียลของผลิตภัณฑ์ ใบเสร็จจากการซื้อ ฯลฯ แต่นั่นอาจเป็นปัญหาเล็กน้อยที่ต้องอัปเดตทั้งหมดด้วยตนเอง

โซลูชันฟรีแวร์

โซลูชันคือบริการเก็บถาวรอีเมล คุณจะพบบริการมากมาย แต่ส่วนใหญ่มีน้ำเสียงที่เป็นกันเอง มีบางอย่างโดยเฉพาะโซลูชัน MailStore ยอดนิยมซึ่งมีซอฟต์แวร์องค์กรเวอร์ชันฟรีสำหรับใช้ในบ้าน

นี่เป็นทางออกที่ดีกว่ามากในการทำให้อีเมลของคุณปลอดภัย ไม่ใช่แค่ปลอดภัยแต่เข้าถึงได้ นอกจากการสำรองข้อมูลอีเมลของคุณนอกสถานที่ในตำแหน่งดิจิทัลที่ห่างไกลแล้ว คุณยังสามารถกู้คืนอีเมลของคุณกลับไปยังตำแหน่งที่มาจากซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์ของคุณได้ คุณยังค้นหาอีเมลในข้อมูลสำรองเพื่อดูรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้ส่งและวันที่ได้

ข้อดีที่ใหญ่ที่สุดของการใช้บริการเก็บถาวรอีเมลโดยเฉพาะ แทนที่จะเป็นการสำรองข้อมูลนอกสถานที่ทั่วไปหรือดำเนินการด้วยมือนั้นง่ายมาก:อีเมลของคุณไม่เพียงแต่สามารถค้นหาได้เท่านั้น แต่ยังสามารถกู้คืนได้อีกด้วย ข้อดีด้านข้างยังหมายความว่าการจัดเก็บอีเมลของคุณในฐานข้อมูลภายนอกทำให้การย้ายอีเมลของคุณง่ายขึ้นเช่นกัน หากคุณเปลี่ยนคอมพิวเตอร์ เช่น ถ้าคุณอัพเกรดเครื่องเดสก์ท็อปหลัก หนึ่งในสาเหตุของปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือการเริ่มโปรแกรมรับส่งเมลของคุณตั้งแต่ต้นโดยไม่ต้องเข้าถึงอีเมลระบบเดิม

ด้วยการสำรองข้อมูลนอกสถานที่ซึ่งสามารถกู้คืนได้อย่างง่ายดายสำหรับลูกค้าทุกราย คุณสามารถดึงอีเมลทั้งหมดจากเจ้านายของคุณ ภรรยาของคุณ ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์หลักของคุณ และดำเนินการต่อราวกับว่าไม่มีอะไรเกิดขึ้น ซึ่งง่ายกว่าการปรับใช้เครื่องมือส่งออกและนำเข้าอีเมล หรือการแฮ็กฐานข้อมูลด้วยมือ ซึ่งเป็นโซลูชันมาตรฐานมาช้านานแล้ว

ในขณะที่เราย้ายไปยังช่วงเวลาของการทำงานและชีวิตที่บ้านทั้งหมดของคุณที่ถูกเก็บไว้ในอีเมล คุณควรทำตามขั้นตอนเพื่อรักษาความปลอดภัย

ในการปฏิบัติ

การใช้ Mailstore เป็นตัวอย่าง ใช้งานง่ายมาก เมื่อดาวน์โหลดและติดตั้งซอฟต์แวร์แล้ว ในการใช้งาน คุณจะต้องเผชิญกับแดชบอร์ด

ทางด้านซ้าย คุณมีรายการรายงานทั้งหมดที่คุณสามารถทำได้โดยละเอียด

ในศูนย์ คุณมีลิงก์ด่วนสำหรับงานทั่วไป

และทางด้านขวาจะมีแดชบอร์ดของคุณ

ในการเริ่มต้น คุณต้องคลิกลิงก์ "เก็บอีเมล" ในคอลัมน์กลาง ซึ่งจะนำคุณไปยังแผงอีเมลที่เก็บถาวร

คลังเก็บอยู่ภายใต้ "โปรไฟล์" ดังนั้นอีเมลแต่ละฉบับที่คุณต้องการสำรองข้อมูลจำเป็นต้องสร้างโปรไฟล์ โดยพิมพ์อีเมลลงในช่องสร้างโปรไฟล์หรือเลือกโปรโตคอลเฉพาะจากเมนูแบบเลื่อนลงขั้นสูง

คุณจะถูกขอให้ใส่รหัสผ่านเพื่ออนุญาตการเข้าถึง

เมื่อซอฟต์แวร์สำรวจบัญชีอีเมลของคุณบนอินเทอร์เน็ตเพื่อยืนยันแล้ว โปรไฟล์ใหม่ของคุณจะถูกสร้างขึ้น

โปรไฟล์จะถูกสร้างขึ้นในแดชบอร์ด และขณะนี้คุณสามารถดับเบิลคลิกเพื่อเก็บถาวรจากเซิร์ฟเวอร์ไปยังเครื่องของคุณ

หมายเหตุ:เนื่องจากซอฟต์แวร์พูดคุยกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณโดยตรง เครื่องเก็บถาวรนี้จึงไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องอีเมลของคุณด้วยซ้ำ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการสำรองข้อมูลนอกสถานที่

เมื่อเสร็จแล้ว อีเมลของคุณจะถูกสำรองและค้นหาได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ Mailstore

บทสรุป

หวังว่านี่จะทำให้คุณมีความคิดบางอย่างที่จะช่วยให้คุณรู้สึกว่าอีเมลของคุณเป็นแหล่งข้อมูล ไม่ใช่กองขยะ มันไม่มีประโยชน์ที่จะวางมันไว้รอบๆ ตัว เว้นแต่ว่าคุณจะเข้าถึงสิ่งที่คุณต้องการได้ และการเก็บถาวรอีเมลก็เป็นอีกก้าวหนึ่งในทิศทางที่ถูกต้อง

หากคุณมีความคิดเห็นเกี่ยวกับการเก็บถาวรอีเมล โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง