น่าตลกที่โซลูชันเทคโนโลยี ไปจาก "แข็งแกร่ง" กลาย "เปราะบาง" ได้เร็วแค่ไหน อีเมลตัวอย่าง: มีบัญชีอีเมล = ไม่สูญเสียข้อความที่ส่งมา... จริงไหม? ข้อเสีย: หาข้อความไม่เจอตอนอีเมลเยอะ และเก็บทั้งหมดอยู่ที่เดียวบนคอม — เสี่ยงต่อการสูญหาย
คอมพิวเตอร์อาจมี Backup (ควรทำถ้ายังไม่ทำ) แต่ Backup เป็นอย่าง — คืนอีเมลกลับเข้าโปรแกรมอีเมล เป็นอีกเรื่อง
ทำด้วยมือ (Doing It by Hand)
เร็ว/ง่ายที่สุด: ลากอีเมลสำคัญ โฟลเดอร์ เซฟ USB โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่ เปิดไฟล์อีเมลเดี่ยวได้ (รวมไฟล์แนบ) แต่สิ่งกับ Email Client: เก็บอีเมลในฐานข้อมูลที่ ค้นหาได้ (theoretically) ไฟล์กระจายในโฟลเดอร์ = รักษาข้อมูลได้ แต่ ไม่ใช่ทรัพยากรที่ค้นหาได้
จัดระเบียบหน่อย: ลากอีเมล: ยืนยันบัญชี, Serial สินค้า, ใบเสร็จซื้อของ... แต่ อัปเดตด้วยมือทุกครั้ง = เจ็บปวด
โซลูชัน Freeware
คำตอบ: บริการจัดเก็บอีเมล (Email Archiving Service) มีบริการเยอะ แต่วนใหญ่ Enterprise ทonej 由เฉพาะ MailStore มีเวอร์ชันฟรีสำหรับใช้บ้าน จากซอฟต์แวร์ Enterprise
โซลูชันนี้ ดีกว่ามาก: อีเมลไม่แค่ปลอดภัย แต เข้าถึงได้ สำรองออฟไซต์ (Offsite) ที่ระยะไกล + คืนอีเมลกลับ Client ต้นทางได้ ค้นหาอีเมลใน Backup ด้วย Sender/Date ได้
ข้อดีสุด: อีเมล ค้นหาได้ + คืนค่าได้ (Restorable) เพิ่มประโยชน์: ย้ายอีเมลง่ายขึ้น เปลี่ยนเครื่อง (เช่น อัปเกรด Desktop) ปวดหัวใหญ่ = เริ่ม Client ใหม่ ไม่มี Legacy Mail
Offsite Backup ที่คืนค่าได้ง่าย: ดึงอีเมลจากหัวหน้า/ภรรยา/ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ มาใช้ต่อเหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น สะดวกกว่า Export/Import tools หรือ Hack ฐานข้อมูลด้วยมือ (มาตรฐานเก่า)
ยุคที่ชีวิตงาน/บ้าน อยู่ในอีเมล ควรก้าวปกป้องมัน
ปฏิบัติจริง (In Practise)
ตัวอย่าง MailStore: ใช้ง่ายมาก ดาวน์โหลด/ติดตั้ง รัน > ได้ Dashboard
ซ้าย: รายงานรายละเอียด กลาง: Hotlinks งานทั่วไป ขวา: Dashboard
เริ่มต้น: คลิก "Archive Email" คอลัมน์กลาง > แผง Archive Email
Archive ควบคุมด้วย "Profiles" แต่ละอีเมลต้องสร้าง Profile: พิมพ์อีเมลในฟิลด์สร้าง Profile หรือเลือก Protocol จาก Advanced Dropdown
จะขอ Password ยืนยันการเข้าถึง
ซอฟต์แวร์ Poll อีเมลบนเน็ต Verify เสร็จ > Profile ใหม่สร้างเสร็จ
Profile อยู่ใน Dashboard ดับเบิลคลิก > Archive จาก Server มาเครื่อง
หมายเหตุ: ซอฟต์แวร์คุย Mail Server ตรงๆ — เครื่อง Archive ไม่ต้องเป็นเครื่องอีเมล ช่วย Off-site Backup ได้
เสร็จแล้ว อีเมล Backed up และ ค้นหาได้ ผ่านซอฟต์แวร์ MailStore
สรุป
หวังว่าบทความนี้ให้ไอเดีย ช่วยรู้สึกว่า อีเมลเป็น ทรัพยากร ไม่ใช่ กองขยะ ไม่มีประโยชน์ถ้าวางไว้แต่หาที่ต้องการไม่เจอ Email Archiving = ก้าวสำคัญไปทางถูก
มีความคิดเกี่ยว Email Archiving? แชร์ในความคิดเห็นได้เลย
