รักษาความปลอดภัยอีเมลองค์กร: ปกป้องธุรกิจจากภัยคุกคามไซเบอร์

ที่อยู่อีเมลขององค์กรเป็นสินทรัพย์สำคัญที่ใช้สื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์รวมถึงจัดเก็บข้อมูล หากอีเมลและรหัสผ่านถูกผู้มีเจตนาซ่อนเร้นเข้าถึงได้ ความเสียหายจะไม่มีขีดจำกัด การเจาะระบบอีเมลแบบใดก็ตามอาจทำให้บริษัทสูญเสียทุนอย่างมาก และในกรณีรุนแรงอาจนำไปสู่การปลดพนักงาน ดังนั้น จึงสำคัญมากที่จะต้องรักษาความปลอดภัยที่อยู่อีเมลและรหัสผ่านขององค์กรให้ปลอดภัยจากทุกฝ่าย บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนสำคัญในการปกป้องบัญชีอีเมลองค์กร

วิธีที่ดีที่สุดในการปกป้องที่อยู่อีเมลองค์กร

วิธีที่ 1: รหัสผ่าน

วิธีพื้นฐานในการเข้าถึงบัญชีหรืออุปกรณ์ใดๆ คือผ่านรหัสผ่านที่เจ้าของตั้งไว้ก่อนหน้า กล่าวอีกนัยหนึ่ง ที่อยู่อีเมลองค์กรคือ "ล็อก" และรหัสผ่านคือ "กุญแจ" ที่เปิดล็อกนั้นได้ ล็อกหรือที่อยู่อีเมลสามารถมองเห็นได้ทุกคน แต่รหัสผ่านต้องเป็นความลับ และควรจดจำในสมองหรือเก็บในเซฟดิจิทัลที่ปลอดภัย

รหัสผ่านที่อ่อนแอสามารถแตกได้โดยโปรแกรมพิเศษหรือผู้โจมตี แต่หากรหัสผ่านของคุณมีการผสมผสานระหว่างตัวอักษร ตัวเลข และอักขระพิเศษ จะถือว่าแข็งแกร่ง นี่คือลักษณะสำคัญของรหัสผ่านที่แข็งแกร่งและไม่ซ้ำกัน:

• ต้องมีอย่างน้อย 8 ตัวอักษร (ยิ่งมากยิ่งดี)
• ต้องใช้ทั้งตัวพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็ก
• ต้องมีตัวเลข แต่ไม่ควรเป็นลำดับที่ทายได้ง่าย เช่น 123
• หากอนุญาต ให้ใช้ตัวอักษรพิเศษ (เช่น ?, &, %)

รหัสผ่านสำหรับบัญชีอีเมลต้องไม่ซ้ำกันด้วย แฮกเกอร์รู้ว่าคนส่วนใหญ่นิยมใช้รหัสผ่านซ้ำ ดังนั้นเมื่อได้รหัสผ่านหนึ่งชุด พวกเขาจะลองใช้กับบัญชีอื่นๆ พนักงานควรใช้โปรแกรมจัดการรหัสผ่าน (Password Manager) เพื่อสร้างและเก็บข้อมูลเข้าสู่ระบบ เนื่องจากการจดจำรหัสผ่านที่แข็งแกร่งและไม่ซ้ำหลายชุดเป็นเรื่องยาก

วิธีที่ 2: การยืนยันตัวตน 2 ชั้น (Two-Factor Authentication)

โมดูลการยืนยัน 2 ขั้นตอน (2FA) ได้รับการนำไปใช้โดยผู้ให้บริการอีเมลชั้นนำ เช่น Gmail, Hotmail, Outlook เป็นต้น ฟีเจอร์นี้เพิ่มชั้นความปลอดภัยให้กับบัญชีอีเมล ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจต้องกรอกรหัสผ่านและรหัสความปลอดภัยที่ส่งไปยังมือถือ เพื่อเข้าถึงอีเมล แม้แฮกเกอร์จะมีรหัสผ่าน 2FA ก็จะป้องกันไม่ให้เข้าถึงบัญชีได้

ดังนั้น แนะนำให้เปิดใช้งานการยืนยัน 2 ขั้นตอน ซึ่งรวมถึงการยืนยันผ่านอุปกรณ์มือถือและรหัสความปลอดภัย แม้วิธีนี้อาจทำให้การเข้าสู่ระบบบนอุปกรณ์ใหม่ใช้เวลานานขึ้น และต้องมีมือถืออยู่ข้างกิ่ง แต่จะรับประกันความปลอดภัยจากแฮกเกอร์ได้อย่างแน่นอน

วิธีที่ 3: นโยบายอีเมล (Email Policy)

นโยบายอีเมลอย่างเป็นทางการสามารถกำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการเข้าถึงอีเมลระหว่างเดินทางธุรกิจได้ ตัวอย่างเช่น นโยบายควรกำหนดให้ พนักงานไม่ควรตรวจสอบอีเมลธุรกิจจากคอมพิวเตอร์สาธารณะ (ซึ่งอาจติด Keylogger) หรือใช้ Wi-Fi สาธารณะ (อาจเกิดการขโมยข้อมูลแบบ Sniffing) การเข้าถึงอีเมลองค์กรบนอุปกรณ์ส่วนตัวอาจได้รับอนุญาต แต่ภายใต้ข้อจำกัดที่แผนก IT กำหนด

วิธีที่ 4: ความปลอดภัยจากมัลแวร์ (Malware Security)

แฮกเกอร์อาจใช้มัลแวร์เพื่อขโมยรหัสผ่าน เช่น ใช้มัลแวร์ที่บันทึกการกดแป้นพิมพ์ (Keylogger) หรือค้นหาข้อมูลประจำตัวในเครื่อง จึงสำคัญมากที่จะติดตั้งซอฟต์แวร์กันมัลแวร์ และอัปเดตระบบปฏิบัติการและแอปพลิเคชันเป็นประจำ เพื่อป้องกันไม่ให้มัลแวร์เข้าสู่ระบบขององค์กร มีโปรแกรมกันไวรัสหลายตัวในตลาด แต่คุณต้องการโปรแกรมกันไวรัสแบบ Real-time ที่ตรวจจับภัยคุกคามได้ 99.9% หนึ่งในโปรแกรมที่ทรงพลังคือ Systweak Antivirus:

Systweak Antivirus ปกป้องคอมพิวเตอร์จากทุกประเภทของการโจมตีอันตราย พร้อมให้ความปลอดภัยแบบ Real-time โปรแกรมยังมีส่วนขยายเบราว์เซอร์ชื่อ StopAllAds ซึ่งบล็อกโฆษณาที่ไม่พึงประสงค์ และป้องกันไม่ให้มัลแวร์และซอฟต์แวร์น่าสงสัยถูกดาวน์โหลดหรือเข้าถึง Systweak Antivirus คุ้มครองเครื่องของคุณจากการโจมตีแบบ Exploit ตลอด 24 ชั่วโมง 365 วันต่อปี มันยังเพิ่มประสิทธิภาพคอมพิวเตอร์โดยเป็นโซลูชันครบวงจรให้ความปลอดภัยเต็มที่

ความปลอดภัยแบบ Real-time. Systweak Antivirus เป็นหนึ่งในโปรแกรมกันไวรัสน้อยที่สุดที่สามารถตรวจจับภัยคุกคามที่เป็นไปได้จากพฤติกรรมของแอปฯ บนคอมพิวเตอร์

ใช้งานง่าย. โปรแกรมมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ทุกคนในครอบครัวใช้ได้

เบาweight (Light Weight). โปรแกรมที่ใช้ทรัพยากรระบบน้อยที่สุด ถือว่าดีที่สุด เพราะไม่ทำให้ CPU ทำงานหนัก

เล่นเว็บอย่างปลอดภัย. Systweak Antivirus มีฟีเจอร์ให้ใช้ปลั๊กอินบล็อกโฆษณาขณะเล่นเว็บ

ลบรายการเริ่มต้น (Startup items) ที่ไม่จำเป็น. ผู้ใช้สามารถปิดรายการเริ่มต้นที่ทำให้เครื่องบูทช้าได้

สรุป: คู่มือปกป้องที่อยู่อีเมลองค์กร

อีเมลองค์กรเป็นส่วนสำคัญที่เก็บข้อมูลมีค่าของบริษัท หากรหัสผ่านหลุดมือคนชั่ว ระบบจะรั่วไหลข้อมูลสำคัญทั้งของคุณและองค์กร บทความนี้มีขั้นตอนสำคัญที่ไม่สามารถข้ามได้ เพื่อรักษาความปลอดภัยอีเมลองค์กร

ติดตามเราทางโซเชียลมีเดีย – Facebook, Instagram, และ YouTube หากมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ กรุณาเขียนไว้ในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง เราจะตอบกลับพร้อมวิธีแก้ไข เราประกาศเคล็ดลับและเทคนิค รวมถึงคำตอบสำหรับปัญหาทางเทคโนโลยีทั่วไปอย่างสม่ำเสมอ