แม้โซลูชันบนคลาวด์และแอปงบประมาณพยายามขโมยแสงสว่างจาก Excel มันยังคงเป็นราชาแห่งการบัญชี, การสร้างแผนภูมิ และการจัดระเบียบข้อมูล ด้วยผู้ใช้ 750 ล้านคนทั่วโลก และ 89% ของธุรกิจใช้ MS Excel ทุกวัน หลายคนลืมใช้ฟีเจอร์ความปลอดภัยที่ทรงพลัง: การเพิ่มรหัสผ่านและทำให้เป็น Read-only
ชั้นความปลอดภัยนี้ทำให้สมุดงาน Excel ต้านทานการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต ตั้งแต่ MS Office 2016 ได้รวมการป้องกัน 256-bit AES ขึ้นมา อัปเกรดจากการเข้ารหัส 128-bit เก่า ทำให้ Excel สมัยใหม่เทียบเท่า Password Manager เฉพาะทาง
ทำไมต้องล็อคสมุดงาน Excel
การปกป้องสมุดงาน Excel ด้วยรหัสผ่านทำงานได้ 2 แบบ:
- ป้องกันการเข้าถึงสมุดงานโดยไม่ได้รับอนุญาต
- จำกัดผู้ใช้ไม่ให้แก้ไขเนื้อหาสเปรดชีต (ทำให้เป็น Read-only)
ในทั้ง 2 กรณี สามารถปกป้องสมุดงาน Excel ด้วยรหัสผ่านเพื่อทำให้เป็น Read-only หมายความว่าผู้ใช้จะเปิดสมุดงานและดูข้อมูลได้ แต่แก้ไขสเปรดชีตไม่ได้ สิ่งนี้สำคัญมากหากคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็กถึงกลาง และต้องการให้ข้อมูลทางการเงินสมบูรณ์
วิธีบันทึกสมุดงาน Excel เป็น Read-only
คู่มือทีละขั้นตอนวิธีล็อคสเปรดชีตหรือสมุดงาน Excel ด้วยรหัสผ่านและทำให้เป็น Read-only
- เปิดสมุดงานที่ต้องการปกป้อง คลิก "File" แล้วคลิก "Save As" จากเมนู
- กล่องโต้ตอบ "Save As" จะขึ้น ไปที่ด้านล่าง หา "Tools" ข้างปุ่ม "Save" คลิก "Tools" เมนูแบบเลื่อนลงจะเปิด เลือกและคลิก "General options"
- จะเปิดกล่องโต้ตอบ "General Options" นี่คือที่สร้างรหัสผ่านสมุดงาน
ใส่รหัสผ่านที่ต้องการในกล่อง "Password to modify" หากมี Password Manager ติดตั้งอยู่ ใช้สร้างรหัสผ่านแข็งแกร่งและเก็บใน Vault ไม่เช่นนั้น ใช้คู่มือสร้างรหัสผ่านยากต่อการแฮก ด้วยรหัสผ่านที่ปลอดภัย ติ๊กชีกบอก "Read-Only recommended" แล้วคลิก "OK" - จะขอยืนยันรหัสผ่าน ใส่รหัสผ่านเดียวกัน แล้วคลิก OK เสร็จสิ้น กดปุ่ม "Save" ตอนนี้ทุกครั้งที่ผู้ใช้พยายามเปิดสมุดงาน กล่องแจ้งเตือนจะขึ้น
- คลิกปุ่ม "Read-Only" จะเปิดเอกสารแต่ในโหมด Read-Only เฉพาะผู้ที่คุณแชร์ "password to modify" จะแก้ไขสมุดงานได้
วิธี "Unprotect" สมุดงาน Excel
ถ้าต้องการยกเลิกการจำกัด Read-only และให้สิทธิ์แก้ไขทุกคน การลบฟีเจอร์ Read-only ง่ายมาก ทำได้แค่คลิกปุ่มเดียว ต้องทำกระบวนการเดิมอีกครั้ง และยกเลิกติ๊กชีกบอกที่ทำให้ Excel Workbook เป็น Read-only
สรุปวิธีเปิดกล่องโต้ตอบที่มีชีกบอก "Read-only recommended": คลิก "File → Save As" และในกล่องโต้ตอบที่ขึ้น เลือก "General Options" จากเมนู "Tools" แบบเลื่อนลงข้างปุ่ม "Save"
เมื่อยกเลิกติ๊ก "Read-Only recommended" ลบรหัสผ่านที่ตั้งไว้ และคลิก "Save" เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงใหม่ ครั้งต่อไปที่เปิดสมุดงาน จะไม่เปิดในโหมด Read-only และไม่แสดงกล่องจำกัด Read-only
ใช้ประโยชน์จากการเข้ารหัสไฟล์ Excel
การตั้งรหัสผ่านใน Excel เพื่อปกป้องสมุดงานใดๆ ง่ายและอธิบายตัวเองได้ แต่มันให้การควบคุมมากมายเกี่ยวกับใครสามารถเข้าถึงและ/หรือแก้ไขสมุดงาน ไปไกลมากในการรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล
ตอนนี้คุณรู้วิธีทำให้สมุดงาน Excel เป็น Read-only แล้ว สิ่งต่อไปที่เรียนรู้ได้คือ การใช้ฟังก์ชัน Concatenate และวิธีแยกเซลล์ใน Excel เรายังมีบทช่วยสอน Word 2 เรื่อง - เรียนรู้วิธีแสดงหน้าเดียวในแต่ละครั้ง และวิธีเพิ่มวิดีโอออฟไลน์ในเอกสาร Word
