แม้ว่าโซลูชันบนระบบคลาวด์และแอปงบประมาณกำลังพยายามขโมยฟ้าร้องของ Excel แต่ยังคงเป็นราชาแห่งการบัญชี การสร้างแผนภูมิ และการจัดระเบียบข้อมูล ด้วยจำนวนผู้ใช้ 750 ล้านคนทั่วโลกและ 89 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจที่ใช้ประโยชน์จาก MS Excel ทุกวัน หลายคนลืมใช้คุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่น่าเกรงขาม:การเพิ่มรหัสผ่านและทำให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว
เลเยอร์ความปลอดภัยดังกล่าวทำให้เวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณต่อต้านการปลอมแปลงโดยไม่ได้รับอนุญาต นับตั้งแต่ MS Office 2016 การป้องกัน AES 256 บิตได้รับการผสานรวม โดยอัปเกรดจากการเข้ารหัสแบบเก่า 128 บิต ซึ่งทำให้ Excel สมัยใหม่เปรียบได้กับผู้จัดการรหัสผ่านเฉพาะ
ทำไมต้องล็อกสมุดงาน Excel
การป้องกันเวิร์กบุ๊ก Excel ด้วยรหัสผ่านสามารถทำได้สองวิธี:
- ป้องกันการเข้าถึงสมุดงานโดยไม่ได้รับอนุญาต
- จำกัดผู้ใช้จากการแก้ไขเนื้อหาของสเปรดชีต (ทำให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว)
ในทั้งสองกรณี คุณสามารถป้องกันเวิร์กบุ๊ก Excel ด้วยรหัสผ่านเพื่อให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้จะสามารถเปิดเวิร์กบุ๊กและดูข้อมูลได้ แต่จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสเปรดชีตได้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณกำลังดำเนินธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางและต้องการรับรองความถูกต้องของข้อมูลทางการเงินของคุณ
วิธีการบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel เป็นแบบอ่านอย่างเดียว
ต่อไปนี้คือคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการล็อกสเปรดชีต Excel หรือเวิร์กบุ๊กด้วยรหัสผ่านและทำให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว
1. เมื่อคุณเปิดสมุดงานที่คุณต้องการปกป้องแล้ว ให้คลิกตัวเลือก "ไฟล์" จากนั้นคลิกที่ตัวเลือก "บันทึกเป็น" จากเมนู
2. กล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็น" จะปรากฏขึ้น ไปที่ด้านล่างสุดของช่องและค้นหาตัวเลือก "เครื่องมือ" ถัดจากปุ่ม "บันทึก" คลิกที่ "เครื่องมือ" และเมนูแบบเลื่อนลงจะเปิดขึ้น เลือกและคลิก “ตัวเลือกทั่วไป” ในเมนูแบบเลื่อนลง
3. การทำเช่นนั้นจะเปิดกล่องโต้ตอบ "ตัวเลือกทั่วไป" นี่คือที่ที่คุณจะสร้างรหัสผ่านสำหรับเวิร์กบุ๊กของคุณ
ป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการในช่อง "รหัสผ่านเพื่อแก้ไข" ดังที่แสดงด้านล่าง หากคุณมีตัวจัดการรหัสผ่านติดตั้งไว้แล้ว คุณสามารถใช้มันเพื่อสร้างรหัสผ่านที่คาดเดายากสำหรับคุณและจัดเก็บไว้ในห้องนิรภัย มิเช่นนั้น คุณสามารถใช้คู่มือนี้เกี่ยวกับวิธีสร้างรหัสผ่านที่ถอดรหัสได้ยาก เมื่อรหัสผ่านปลอดภัยแล้ว ให้ทำเครื่องหมายในช่อง “อ่านอย่างเดียวที่แนะนำ” จากนั้นคลิก “ตกลง”
4. คุณจะได้รับแจ้งให้ยืนยันรหัสผ่าน ป้อนรหัสผ่านเดียวกัน จากนั้นคลิก ตกลง เพื่อสิ้นสุดขั้นตอน สุดท้ายให้คลิกปุ่ม "บันทึก" ตอนนี้ ทุกครั้งที่ผู้ใช้พยายามเปิดเวิร์กบุ๊ก กล่องการแจ้งเตือนแบบป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นพร้อมข้อความต่อไปนี้
5. การคลิกปุ่ม "อ่านอย่างเดียว" จะเป็นการเปิดเอกสารแต่อยู่ในโหมดอ่านอย่างเดียว เฉพาะผู้ที่คุณแชร์ “รหัสผ่านเพื่อแก้ไข” ด้วยเท่านั้นจึงจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงสมุดงานได้
วิธีการ “ยกเลิกการป้องกัน” สมุดงาน Excel
จะเป็นอย่างไรถ้าคุณต้องการยกเลิกข้อจำกัดแบบอ่านอย่างเดียวและให้สิทธิ์การแก้ไขกับทุกคน การนำคุณลักษณะอ่านอย่างเดียวออกนั้นเป็นกระบวนการที่ง่าย และสามารถทำได้ด้วยการคลิกปุ่มเพียงครั้งเดียว สิ่งที่คุณต้องทำคือทำตามขั้นตอนเดิมอีกครั้งและยกเลิกการเลือกช่องที่ทำให้เวิร์กบุ๊ก Excel เป็นแบบอ่านอย่างเดียว
มาทบทวนวิธีการเปิดกล่องโต้ตอบที่มีช่องกาเครื่องหมาย “แนะนำอ่านอย่างเดียว” กัน:คลิกที่ “ไฟล์ -> บันทึกเป็น” และในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก “ตัวเลือกทั่วไป” จากเมนูดรอปดาวน์ “เครื่องมือ” ถัดไป ไปที่ปุ่ม “บันทึก”
เมื่อคุณยกเลิกการเลือกช่อง "แนะนำแบบอ่านอย่างเดียว" แล้ว ให้นำรหัสผ่านที่คุณตั้งไว้ออกแล้วคลิก "บันทึก" เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงใหม่ ครั้งถัดไปที่คุณเปิดเวิร์กบุ๊ก เวิร์กบุ๊กจะไม่เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว และจะไม่แสดงกล่องข้อจำกัดแบบอ่านอย่างเดียว
ใช้ประโยชน์จากการเข้ารหัสไฟล์ Excel
การตั้งรหัสผ่านใน Excel เพื่อป้องกันเวิร์กบุ๊กเป็นเรื่องง่ายและเข้าใจได้ง่าย อย่างไรก็ตาม มันสามารถควบคุมได้อย่างมากว่าใครสามารถเข้าถึงและ/หรือแก้ไขเวิร์กบุ๊กได้ วิธีนี้ช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลได้อย่างมาก
ตอนนี้คุณรู้วิธีทำให้เวิร์กบุ๊ก Excel เป็นแบบอ่านอย่างเดียวแล้ว สิ่งต่อไปที่คุณสามารถเรียนรู้ได้คือการใช้ฟังก์ชัน Concatenate และวิธีแยกเซลล์ใน Excel เรายังมีบทช่วยสอน Word ให้คุณด้วย เรียนรู้วิธีแสดงทีละหน้าและวิธีเพิ่มวิดีโอออฟไลน์ในเอกสาร Word
