เครื่องพิมพ์หลายฟังก์ชัน (Multifunction Printer) หรือที่เรียกว่าออล-อิน-วัน (All-in-One / AIO) เป็นอุปกรณ์ที่รวมการสแกน โทรสาร (Fax) สำเนาเอกสาร และพิมพ์เอกสารไว้ในเครื่องเดียว ความสามารถครบครันนี้มาพร้อมกับขนาดใหญ่ น้ำหนักหนัก และราคาที่อาจสูงกว่าเครื่องพิมพ์ทั่วไป
หากคุณกำลังพิจารณาซื้อเครื่องพิมพ์หลายฟังก์ชัน นี่คือการวิเคราะห์คุณสมบัติหลักเพื่อช่วยประเมินความต้องการ อ่านต่อเพื่อตัดสินใจว่าคุณต้องการ AIO จริงๆ หรือเครื่องพิมพ์ที่มีฟีเจอร์น้อยกว่านี้จะเหมาะสมกว่า
ผู้ผลิตเครื่องพิมพ์เสนอ AIO แบบอิงค์เจ็ตและเลเซอร์หลากหลายรุ่น พร้อมคุณสมบัติที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าใช้งานที่บ้านหรือธุรกิจ บทความนี้อธิบายคุณสมบัติทั่วไปเพื่อเป็นเกณฑ์ประเมิน
การพิมพ์ (Printing)
พิจารณาว่าธุรกิจของคุณต้องการพิมพ์สองหน้า (Duplex Printing) หรือไม่ หากต้องการประหยัดกระดาษ หรือพิมพ์โบรชัวร์และใบปลิว การพิมพ์สองหน้าคือคุณสมบัติที่ต้องมี
พิจารณาความต้องการพิมพ์ขั้นสูง เช่น การเย็บหมุด (Stapling) การพับกระดาษ (Folding) เจาะรู (Hole Punching) เย็บปก (Cover Binding) และอื่นๆ รุ่น AIO ระดับสูงทำได้ทั้งหมดนี้และมากกว่า แต่ราคาก็สูงตามไปด้วย ถ้าคุณต้องการฟังก์ชันเหล่านี้ การลงทุนอาจคุ้มค่า
หากคุณใช้กระดาษหลายประเภท เช่น กระดาษแข็ง (Cardstock) หรือกระดาษคุณภาพสูงสำหรับการนำเสนอ บางรุ่นมีลิ้นชักกระดาษหลายช่อง ให้สลับประเภทกระดาษได้รวดเร็ว
พิจารณาความต้องการพิมพ์สีและคุณภาพการพิมพ์ที่ต้องการด้วย
การสแกน (Scanning)
การมีสแกนเนอร์รวมในเครื่องพิมพ์สะดวกมาก ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดพื้นที่ทั้งใช้งานที่บ้านและธุรกิจ เครื่อง AIO ส่วนใหญ่ให้ความสามารถสแกนระดับหนึ่ง ตั้งแต่ฟีเจอร์พื้นฐานอย่างสแกนรูปภาพหรือเอกสารหน้าเดียว จนถึงการสแกนฟิล์มโปร่งแสง (Transparencies) หรือความปลอดภัยเอกสาร เช่น การเข้ารหัส PDF
หากธุรกิจของคุณสแกนและเก็บเอกสารบนเครือข่ายสำนักงาน ตรวจสอบว่า AIO ที่พิจารณาทำงานบนเครือข่ายได้และรองรับฟีเจอร์นี้ ฟีเจอร์สแกนขั้นสูงที่สแกนเนอร์หลายฟังก์ชันเสนอรวมถึง การสแกนหลายหน้า (Multi-page scanning) การสแกนสองหน้า (Duplex scanning) การสแกนคุณภาพสูง และอื่นๆ
ผู้ใช้บ้านและธุรกิจหลายคนต้องการการรวมอีเมลกับฟังก์ชันสแกนของ AIO เช่น สแกนเอกสารแล้วส่งอีเมลไปหาลูกค้าได้ทันที
หากความต้องการสแกนของคุณซับซ้อน ตรวจสอบรายการฟีเจอร์ของเครื่องพิมพ์หลายฟังก์ชัน เปรียบเทียบราคา และพิจารณาว่าการซื้อสแกนเนอร์คุณภาพสูงแยกต่างหากจะเป็นการลงทุนที่ดีกว่าหรือไม่
เครื่องพิมพ์หลายฟังก์ชันอาจเสนอฟังก์ชันสแกนพร้อม การจดจำตัวอักษรด้วยแสง (OCR) เพื่อแปลงเอกสารที่สแกนเป็นรูปแบบที่แก้ไขและค้นหาได้
การโทรสาร (Faxing)
เครื่อง AIO ส่วนใหญ่มีเครื่องโทรสารในตัว แม้อีเมลและอินเทอร์เน็ตทำให้เครื่องโทรสารลดบทบาทลงมาก แต่ยังคงจำเป็นต้องมีเมื่อต้องใช้
หากคุณส่งโทรสารบ่อย ตรวจสอบความเร็วของโมเด็มโทรสารในตัว AIO จะแปลกมากถ้าต่ำกว่า 33.6 Kbps ซึ่งใช้เวลาประมาณ 3 วินาทีในการส่งหน้าดำ-ขาวหนึ่งหน้า อีกปัจจัยสำคัญคือหน่วยความจำของโทรสารสามารถเก็บหน้าได้กี่หน้า บางรุ่น AIO เช่น Canon Pixma MX922 เก็บหน้าเข้าและออกได้ 150 หน้า หมายความว่าเครื่องสามารถรับโทรสารได้แม้ปิดเครื่องไว้
พิจารณาว่าต้องการฟังก์ชัน PC Fax ที่เข้ากันได้กับ AIO หรือไม่ เพื่อส่งโทรสารจากคอมพิวเตอร์โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาก่อน
เครื่องโทรสารในบางรุ่น AIO ทำหน้าที่เป็นเครื่องตอบโทรศัพท์อัตโนมัติ ส่งข้อความเสียงไปยังผู้ใช้บนเครือข่าย ฟีเจอร์นี้ช่วยธุรกิจขนาดเล็กมาก
การสำเนา (Copying)
เหมือนกับการสแกน การมีเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับใช้ที่บ้าน ธุรกิจ หรือธุรกิจจากบ้าน ช่วยได้มาก พิจารณาความต้องการถ่ายเอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่น หากต้องการสำเนาสี เครื่อง AIO แบบเลเซอร์จะไม่เหมาะ (เว้นแต่คุณวางงบประมาณอย่างน้อย 500 ดอลลาร์สำหรับรุ่นสีราคาถูก)
บางรุ่น AIO ไม่ทำงานเป็นเครื่องถ่ายเอกสารแบบสแตนด์อโลน (Standalone) ต้องการคอมพิวเตอร์เพื่อทำงานถ่ายเอกสาร หากคุณต้องการถ่ายเอกสารโดยไม่มีคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบว่าเครื่องพิมพ์หลายฟังก์ชันของคุณมีฟีเจอร์นี้
คิดถึงความต้องการถ่ายเอกสารพื้นฐานเมื่อประเมิน AIO ตัวอย่างเช่น ต้องการถ่ายเอกสารทั้งหน้าเดียวและสองหน้า
คุณสมบัติอื่นๆ
คุณน่าจะต้องการให้เครื่องพิมพ์หลายฟังก์ชันมี เครื่องให้กระดาษอัตโนมัติ (Automatic Document Feeder / ADF) แต่ไม่ใช่ทุกรุ่นที่มี ADF ช่วยให้คุณวางกระดาษเยอะๆ ได้ครั้งเดียว ไม่ต้องมานำกระดาษไปเติมทุกๆ นาที ควรมีความจุอย่างน้อย 30 แผ่นกระดาษขนาด Letter
ตัวเลือกการเชื่อมต่อของ AIO ก็สำคัญเช่นกัน เครื่องพิมพ์หลายฟังก์ชันส่วนใหญ่มีพอร์ต USB ในขณะที่บางรุ่นมีการเชื่อมต่อ Ethernet หรือ Wi-Fi เพื่อให้ผู้ใช้แชร์เอกสารได้ AIO ที่รองรับ Wi-Fi พิมพ์ไร้สายไปยังเครื่องพิมพ์ใดๆ บนเครือข่าย หรือจากอุปกรณ์มือถือได้
สุดท้าย หากคุณมีคอมพิวเตอร์มากกว่าหนึ่งเครื่องในบ้านหรือสำนักงาน เครื่องพิมพ์หลายฟังก์ชันที่เชื่อมต่อเครือข่ายได้จะสะดวกมาก แม้คุณจะมีคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียว บางเครื่องพิมพ์พิมพ์ผ่าน Bluetooth ได้ ทำให้คุณมีความยืดหยุ่นในการวางเครื่องพิมพ์ ช่วยได้มากหากพื้นที่จำกัด
