สิ่งที่ควรรู้ก่อนเริ่มต้น
- ก่อนแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ให้สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดระเบียบไฟล์
- ตรวจสอบว่าสแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์รองรับซอฟต์แวร์ OCR (Optical Character Recognition) และคุณมีซอฟต์แวร์ OCR ติดตั้งแล้ว
- ขั้นตอนแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะสแกนเอกสารบน Mac หรือ Windows
การแปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัลช่วยจัดระเบียบเอกสารสำคัญได้ดีขึ้น ไฟล์ดิจิทัลรวมถึง PDF สามารถแปลงเป็นไฟล์ที่ค้นหาได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ OCR ที่มักมาพร้อมกับเครื่องพิมพ์ หมายความว่าข้อมูลของคุณไม่กินพื้นที่ และหาง่ายขึ้น อีกทั้งยังเก็บไฟล์ดิจิทัลบน CD/DVD ไดรฟ์ฟลัช หรือที่เก็บข้อมูลออนไลน์ได้ นี่คือวิธีจัดระเบียบเอกสารที่สแกนแล้ว
วิธีใช้สแกนเนอร์จัดระเบียบเอกสาร
นี่คือขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดระเบียบธุรกิจหรือบ้านโดยใช้สแกนเนอร์ คุณต้องการสแกนเนอร์เอกสาร ไม่จำเป็นต้องแพงหรือหรู หากไม่มี สามารถเริ่มต้นจากบทความรีวิวสแกนเนอร์รูปภาพและสแกนเนอร์เอกสารเพื่อหาตัวเลือกที่คุ้มค่า
หากไม่ต้องการสแกนเนอร์แยกต่างหาก เครื่องพิมพ์ออล-อิน-วันราคาถูกก็ทำหน้าที่ได้
-
ตรวจสอบเอกสารกระดาษของคุณ และตัดสินใจว่าจะแปลงเป็นดิจิทัลอะไร และทิ้งอะไรได้
ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลาสักพัก ทำทีละนิดทีละหน่อยก็ได้
-
ก่อนแปลงเป็นดิจิทัล ให้สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพื่อเก็บไฟล์ คิดถึงหมวดหมู่ที่ต้องการ และสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละหมวด ใส่ใบเสร็จบัตรเครดิตในโฟลเดอร์หนึ่ง เอกสารประกันรถยนต์ในอีกโฟลเดอร์หนึ่ง ค่าโทรศัพท์ ใบเสร็จซุปเปอร์มาร์เก็ต ค่าซ่อมบ้าน ฯลฯ สามารถแยกใส่โฟลเดอร์ต่างๆ ได้ ภายในแต่ละโฟลเดอร์ ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละปี (หรือแต่ละเดือน) การเริ่มต้นด้วยระบบที่จัดระเบียบแล้วและเพิ่มเอกสารใหม่เข้าโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง จะง่ายกว่าการจัดระเบียบใหม่ทุกครั้งที่มีใบเสร็จใหม่ถูกสแกน
การสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Windows: คลิกขวาที่เดสก์ท็อป เลือก New > Folder ทำซ้ำขั้นตอนนี้ข้างในโฟลเดอร์ใหม่เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อย ใน Mac: เลือก File > New Folder หรือกด Shift+Command+N
-
ตรวจสอบว่าสแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์มาพร้อมซอฟต์แวร์ OCR (Optical Character Recognition) สิ่งนี้ช่วยให้คุณสแกนเอกสารเป็นรูปแบบ PDF และแก้ไขไฟล์ได้ มีโอกาสมากที่ซอฟต์แวร์ OCR ที่ดีพอใช้งานจะติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณแล้ว
หากไม่มีซอฟต์แวร์ OCR ติดตั้ง ABBYY FineReader และ Adobe Acrobat Pro DC เป็นตัวเลือกยอดนิยม
-
ถึงเวลาสแกนเอกสารของคุณ วิธีการที่แน่นอนขึ้นอยู่กับประเภทของสแกนเนอร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้
Lifewire มีคู่มือการสแกนเอกสารบน Windows และ Mac
-
เมื่อแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเสร็จแล้ว ให้ควบคุมเอกสารกระดาษให้อยู่ในระบบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสแกนเอกสารอัตโนมัติทุกครั้งที่ได้รับใบเสร็จหรือเอกสารใหม่ มิฉะนั้น กองกระดาษจะเริ่มสะสมกลับมาใหม่
