ข้อควรรู้
- ก่อนแปลงไฟล์ของคุณเป็นดิจิทัล ให้สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดระเบียบไฟล์
- ตรวจสอบว่าสแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์รองรับซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) และคุณได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ OCR แล้ว
- กระบวนการจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการสแกนเอกสารบน Mac หรือสแกนเอกสารใน Windows
การทำเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลสามารถช่วยในการจัดเอกสารสำคัญของคุณได้ ไฟล์ดิจิทัล รวมถึง PDF สามารถแปลงเป็นไฟล์ที่ค้นหาได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ที่มักมาพร้อมกับเครื่องพิมพ์ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลของคุณไม่กินเนื้อที่ และง่ายต่อการค้นหา นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ดิจิทัลของคุณบนซีดีหรือดีวีดี บนแฟลชไดรฟ์ ในที่จัดเก็บออนไลน์ นี่คือวิธีการจัดระเบียบเอกสารที่สแกนของคุณ
วิธีการใช้เครื่องสแกนเพื่อจัดระเบียบ
ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดระเบียบธุรกิจหรือที่บ้านโดยใช้เครื่องสแกน คุณจะต้องใช้เครื่องสแกนเอกสารจึงจะใช้งานได้ ไม่จำเป็นต้องมีราคาแพงหรือหรูหรา หากคุณยังไม่มี ให้เริ่มด้วยการรีวิวเครื่องสแกนภาพและเครื่องสแกนเอกสารเพื่อหาสินค้าที่ดีที่สุด
หากคุณไม่ต้องการเครื่องสแกนแยกต่างหาก เครื่องพิมพ์แบบ all-in-one ราคาไม่แพงก็ช่วยคุณได้
-
ตรวจสอบเอกสารของคุณและตัดสินใจว่าคุณสามารถแปลงเป็นดิจิทัลและสิ่งที่คุณโยนได้อย่างปลอดภัย
อาจต้องใช้เวลาสักระยะ ทำงานทีละน้อยหากต้องการ
-
ก่อนแปลงไฟล์ของคุณให้เป็นดิจิทัล ให้สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดเก็บไฟล์ นึกถึงหมวดหมู่ที่คุณต้องการ แล้วตั้งค่าโฟลเดอร์สำหรับแต่ละหมวดหมู่ ใส่ใบเสร็จบัตรเครดิตไว้ในโฟลเดอร์หนึ่ง เอกสารประกันรถในอีกโฟลเดอร์หนึ่ง บิลค่าโทรศัพท์ ใบเสร็จของชำ บิลค่าซ่อมบ้าน และอื่นๆ สามารถใส่ในโฟลเดอร์แยกต่างหากได้ ภายในแต่ละโฟลเดอร์ ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละปี (หรือเดือน) เริ่มต้นด้วยระบบที่จัดระเบียบและเพิ่มเอกสารใหม่ลงในไฟล์ที่ถูกต้องง่ายกว่าการจัดเรียงระบบใหม่ในแต่ละครั้งที่มีการสแกนใบเสร็จใหม่
ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Windows ให้คลิกขวาที่เดสก์ท็อปและเลือก ใหม่> โฟลเดอร์ . ทำซ้ำขั้นตอนนี้ขณะอยู่ในโฟลเดอร์ใหม่เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อย ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Mac ให้เลือก ไฟล์> โฟลเดอร์ใหม่ หรือกด Shift +คำสั่ง +ไม่ .
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) ช่วยให้คุณสแกนเอกสารในรูปแบบ PDF และแก้ไขไฟล์ได้ มีโอกาสดีที่จะติดตั้งซอฟต์แวร์ OCR ที่เหมาะสมในคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ
หากไม่ได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ OCR บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ABBYY FineReader และ Adobe Acrobat Pro DC เป็นตัวเลือกยอดนิยม
-
ได้เวลาสแกนเอกสารของคุณแล้ว วิธีที่คุณทำเช่นนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของเครื่องสแกนและซอฟต์แวร์ที่คุณใช้
Lifewire มีคำแนะนำสำหรับการสแกนเอกสารใน Windows และ Mac
-
เมื่อคุณแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเสร็จแล้ว ให้คอยดูแลเอกสารทางกายภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสแกนเอกสารโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ได้รับใบเสร็จหรือเอกสารใหม่ ไม่อย่างนั้นกระดาษก็จะเริ่มกองอีกครั้ง
