ถ้าคุณเป็นเหมือนฉัน การใช้ชีวิตแบบไม่ใช้ Microsoft Office ถือเป็นชีวิตที่ดี บางทีคุณอาจออกแบบทุกด้านของชีวิตอย่างมีกลยุทธ์ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาทำงานแปดชั่วโมงต่อวันกับผลิตภัณฑ์ Microsoft Office หรือคุณได้โน้มน้าวให้สมาชิกในทีมเปลี่ยนไปใช้โซลูชันอื่นที่ดีกว่า
แต่บางครั้งฝนตกแม้ในสวรรค์ คุณอาจพบว่ามีคนสำคัญส่งเอกสาร Microsoft Office เช่น งานนำเสนอ PowerPoint หรือสเปรดชีต Excel ในรูปแบบต้นฉบับ และคุณ แค่ ไม่มีเวลาสอนพวกเขาเกี่ยวกับมารยาทในการแชร์ PDF ที่เหมาะสม
ในช่วงเวลาเช่นนี้ คุณต้องมีวิธีง่ายๆ ในการดูเอกสาร Office (และอาจทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย) ข่าวดีก็คือ คุณสามารถทำทั้งหมดนั้นได้โดยไม่ต้องออกจากเบราว์เซอร์ Chrome ไม่จำเป็นต้องสร้างมลพิษให้กับเครื่อง Windows หรือ Mac ของคุณด้วยโปรแกรมติดตั้ง Office หรือแอปของบริษัทอื่น คุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ลงฮาร์ดไดรฟ์เพื่อดู
คุณทำอะไรได้บ้าง
สิ่งที่คุณจะทำได้มีดังนี้:
- แสดงตัวอย่างเอกสาร Office ที่คุณพบทางออนไลน์ในเบราว์เซอร์ Chrome ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์
- แสดงตัวอย่างเอกสาร Office ที่คุณได้รับเป็นไฟล์แนบ
- ดูเอกสาร Office ที่คุณบันทึกไว้ในที่เก็บข้อมูล PC หรือ Mac ของคุณ
- แก้ไขเอกสาร Office ในเครื่องใน Chrome โดยไม่ต้องเปลี่ยนรูปแบบหรืออัปโหลดไปยังชุดโปรแกรม Google ไดรฟ์
สำหรับเอกสารออนไลน์:โปรแกรมดูเอกสารออนไลน์
Docs Online Viewer เป็นส่วนขยายของ Chrome ที่ให้คุณดูตัวอย่างรูปแบบเอกสารได้หลากหลายในเบราว์เซอร์ Chrome
เมื่อใดก็ตามที่คุณพบลิงก์ไปยังเอกสารที่สนับสนุน คุณจะเห็นไอคอนเอกสารระบบคลาวด์สีน้ำเงินเล็กๆ ข้างลิงก์ (เช่น ในหน้าการค้นหาของ Google)
คลิกที่เอกสารและเอกสารจะเปิดขึ้นในโหมดดูอย่างเดียวที่นั่น
รองรับรูปแบบเอกสาร Office แบบคลาสสิก (DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX) คุณยังจะได้รับการสนับสนุนสำหรับ CSV, Pages, PDF, RTF และอื่นๆ Docs Online Viewer ใช้โปรแกรมดูเอกสารของ Google เอง มันแค่ข้าม UI ของ Google Drive และแสดงเอกสารให้คุณเห็นโดยตรง คุณจะสามารถไฮไลต์ข้อความและคัดลอกได้ หากต้องการบันทึกเอกสารเป็น PDF ให้ใช้คุณลักษณะการพิมพ์ของ Chrome แล้วเลือกบันทึกเป็น PDF
จากการตั้งค่าของส่วนขยาย คุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือกเพื่อเปิดเอกสารในแท็บใหม่ได้
สำหรับเอกสารใน Gmail:Google Suite
หากคุณกำลังใช้มุมมองเว็บของ Gmail ใน Chrome คุณไม่จำเป็นต้องมีส่วนขยายของบุคคลที่สามเพื่อดูตัวอย่างเอกสาร Office
เมื่อคุณได้รับอีเมลพร้อมเอกสาร Office แนบ คุณจะเห็นตัวอย่างอย่างละเอียดที่ด้านล่างของอีเมล (ส่วนไฟล์แนบ)
เพียงวางเมาส์เหนือกล่องแล้วคลิกตำแหน่งที่คุณเห็นชื่อเอกสาร คุณจะเห็นการแสดงตัวอย่างของเอกสารเป็นการซ้อนทับ คลิกที่ปุ่มเมนูและเลือก เปิดในแท็บใหม่ เพื่อเปิดเอกสารในอีกแท็บหนึ่ง
จากที่นี่ คุณยังสามารถบันทึกเอกสารเป็น PDF ได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์ แล้วเลือก บันทึกเป็น PDF จากป๊อปอัป
หากคุณต้องการแก้ไขเอกสาร ให้คลิกที่ เปิดด้วย... ปุ่มด้านบน แอป Google ที่เกี่ยวข้องจะแสดงขึ้นที่นี่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรูปแบบเอกสาร ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังดูตัวอย่างเอกสาร Word คุณจะได้รับตัวเลือกให้เปิดใน Google เอกสาร เมื่อคุณทำเช่นนั้น เอกสารจะเปิดขึ้นในแท็บใหม่
สำหรับเอกสารในเครื่อง:การแก้ไข Office สำหรับเอกสาร ชีต และสไลด์
Docs Online Viewer ช่วยให้คุณสามารถดูตัวอย่างเอกสารบนเว็บได้ Gmail มีการแสดงตัวอย่างไฟล์ Office ในตัว แล้วเอกสารที่คุณดาวน์โหลดลง PC หรือ Mac ล่ะ
การดูตัวอย่างหรือแก้ไขโดยตรงในอินเทอร์เฟซเว็บของ Google ไดรฟ์นั้นยากอย่างน่าประหลาดใจ คุณต้องอัปโหลดไฟล์เหล่านั้น ไฟล์จะถูกแปลงเป็นรูปแบบของ Google Suite จากนั้นคุณต้องส่งออกกลับ โชคดีที่ Google มีส่วนขยายที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการดูและแก้ไขเอกสาร Office แบบออฟไลน์ โดยไม่ต้องเปลี่ยนรูปแบบ
เมื่อคุณดาวน์โหลดส่วนขยาย Office Editing แล้ว ให้เปิดแท็บใหม่ใน Chrome ลากไฟล์ไปที่หน้าต่าง และจะเปิดขึ้น คุณสามารถจบสิ่งต่าง ๆ ที่นั่น ดูเอกสาร Word นั้นและคัดลอกข้อความหากต้องการ
คุณยังสามารถเริ่มแก้ไขเอกสารได้เลย หน้าจะแจ้งให้คุณบันทึกเอกสาร
เลือกสถานที่ ตั้งชื่อ แล้วเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกไว้
ส่วนที่ดีที่สุดคือต่อจากนี้ไป การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำจะถูกบันทึกลงในไฟล์นั้นโดยอัตโนมัติ - ในเครื่อง
ดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่เป็นเวิร์กโฟลว์ที่ยอดเยี่ยมและเปิดโลกใบใหม่แห่งการแก้ไขเอกสาร Office อย่างราบรื่น นี่คือข้อดีบางประการ:
- ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดและติดตั้งแอปของบุคคลที่สาม
- ไม่จำเป็นต้องนำเข้าหรืออัปโหลดไฟล์ไปยังบัญชี Google ส่วนตัวของคุณ
- เปิดไฟล์ Office และแก้ไขโดยไม่ต้องวุ่นวายกับรูปแบบ
ใช่ คุณยังคงใช้ชุดเครื่องมือของ Google ในการแก้ไขเอกสารซึ่งมีคุณลักษณะไม่มากนัก แต่ตราบใดที่คุณทำการแก้ไขพื้นฐาน การดำเนินการนี้ก็ถือว่าใช้ได้
สำหรับสถานการณ์ขั้นสูง
สำหรับการแก้ไขเบื้องต้น ส่วนขยายการแก้ไข Office ของ Google ก็เพียงพอแล้ว แต่ถ้าคุณต้องการแก้ไขแผ่นงาน Excel ที่ซับซ้อนโดยไม่ต้องจ่ายเงินสำหรับ Microsoft Office ตัวเลือกที่ดีที่สุดในตอนนี้คือดาวน์โหลดชุดโปรแกรม LibreOffice ฟรี หรือลองใช้ Microsoft Office Online ด้วยเช่นกัน
นานแค่ไหนแล้วที่คุณเลิกใช้ชุดโปรแกรม Microsoft Office? เวิร์กโฟลว์เอกสารของคุณมีลักษณะอย่างไรในตอนนี้ คุณรับมือกับเพื่อนร่วมงานที่ยังจัดการกับเอกสาร Office ได้อย่างไร แบ่งปันกับเราในความคิดเห็นด้านล่าง
