สูตรใน Excel คืออะไรและฉันจะใช้งานอย่างไร

ใน Microsoft Excel สูตรจะทำการคำนวณหรือดำเนินการอื่นๆ กับข้อมูล สูตรมีตั้งแต่การคำนวณทางคณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐาน เช่น การบวกและการลบ ไปจนถึงการคำนวณทางวิศวกรรมและสถิติที่ซับซ้อน มาดูพื้นฐานของสูตร Microsoft Excel กัน

ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Excel เวอร์ชัน 2019, 2016 และ 2013 ตลอดจน Excel for Microsoft 365 และ Excel for Mac

ภาพรวมของสูตร

สูตรทำการคำนวณใน Excel โดยขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ ( =) เสมอ ซึ่งเป็นตำแหน่งที่คุณต้องการให้คำตอบหรือผลลัพธ์ปรากฏ

สูตรเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการพิจารณาสถานการณ์ "จะเป็นอย่างไร" ที่เปรียบเทียบการคำนวณตามข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง เมื่อคุณป้อนสูตรแล้ว ให้เปลี่ยนเฉพาะจำนวนเงินที่คุณต้องการคำนวณ คุณไม่จำเป็นต้องป้อน "บวกนี่" หรือ "ลบนั่น" ซ้ำๆ เช่นเดียวกับเครื่องคิดเลขทั่วไป

สูตรสามารถประกอบด้วยค่า ค่าคงที่ การอ้างอิงเซลล์ ฟังก์ชัน และตัวดำเนินการ

ค่า

ในสเปรดชีต Excel ค่าอาจเป็นข้อความ วันที่ ตัวเลข หรือข้อมูลบูลีน ประเภทของค่าขึ้นอยู่กับข้อมูลที่อ้างอิง

ค่าคงที่

ค่าคงที่คือค่าที่ไม่เปลี่ยนแปลงและไม่ได้คำนวณ แม้ว่าค่าคงที่อาจเป็นค่าที่รู้จักกันดี เช่น Pi ( Π ) ซึ่งเป็นอัตราส่วนของเส้นรอบวงของวงกลมต่อเส้นผ่านศูนย์กลาง แต่ก็อาจเป็นค่าใดก็ได้ เช่น อัตราภาษีหรือวันที่ที่ระบุซึ่งเปลี่ยนแปลงไม่บ่อยนัก

การอ้างอิงเซลล์

การอ้างอิงเซลล์ เช่น A1 หรือ H34 ระบุตำแหน่งของข้อมูลในเวิร์กชีต การอ้างอิงเซลล์ประกอบด้วยตัวอักษรของคอลัมน์และหมายเลขแถวที่ตัดกันที่ตำแหน่งของเซลล์ เมื่อแสดงรายการการอ้างอิงเซลล์ อักษรประจำคอลัมน์จะปรากฏขึ้นก่อนเสมอ เช่น A1, F26 หรือ W345

คุณต้องป้อนการอ้างอิงเซลล์ที่ต่อเนื่องกันหลายรายการในสูตรเป็นช่วง ซึ่งระบุเฉพาะจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ตัวอย่างเช่น สามารถเขียนข้อมูลอ้างอิง A1, A2, A3 เป็นช่วง A1:A3 ได้

ตั้งชื่อช่วงที่ใช้บ่อยซึ่งสามารถป้อนลงในสูตรได้

ฟังก์ชัน

Excel ยังมีสูตรในตัวจำนวนหนึ่งที่เรียกว่าฟังก์ชัน ฟังก์ชันต่างๆ ช่วยให้ทำงานปกติได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น เพิ่มคอลัมน์หรือแถวของตัวเลขอย่างง่ายดายด้วยฟังก์ชัน SUM หรือใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP เพื่อค้นหาข้อมูลเฉพาะ

ตัวดำเนินการ

ตัวดำเนินการคือสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายที่ใช้ในสูตรเพื่อกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างการอ้างอิงหรือค่าเซลล์ตั้งแต่ 2 รายการขึ้นไป ตัวอย่างเช่น เครื่องหมายบวก (+) คือตัวดำเนินการเลขคณิตที่ใช้ในสูตร เช่น =A2+A3 ตัวดำเนินการเลขคณิตอื่นๆ ได้แก่ เครื่องหมายลบ (-1) สำหรับการลบ เครื่องหมายทับ (/) สำหรับการหาร และเครื่องหมายดอกจัน (*) สำหรับการคูณ

ถ้ามีการใช้ตัวดำเนินการมากกว่าหนึ่งตัวในสูตร จะมีลำดับการดำเนินการเฉพาะที่ Excel ตามมาในการตัดสินใจว่าการดำเนินการใดจะเกิดขึ้นก่อน

นอกจากตัวดำเนินการเลขคณิตแล้ว ตัวดำเนินการเปรียบเทียบยังทำการเปรียบเทียบระหว่างสองค่าในสูตรอีกด้วย ผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบนั้นเป็น TRUE หรือ FALSE ตัวดำเนินการเปรียบเทียบประกอบด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) น้อยกว่า ( < ) น้อยกว่าหรือเท่ากับ ( <= ) , มากกว่า (> ) , มากกว่าหรือเท่ากับ (> = ) และไม่เท่ากับ ( <> )

ฟังก์ชัน AND และ OR คือตัวอย่างของสูตรที่ใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ

สุดท้าย เครื่องหมายและ (&) เป็นตัวดำเนินการต่อ การรวมข้อมูลหรือช่วงข้อมูลหลายช่วงในสูตร นี่คือตัวอย่าง:

{=INDEX(D6:F11, MATCH (D3 &E3, D6:D11 &E6:E11, 0), 3)}

ตัวดำเนินการต่อข้อมูลใช้เพื่อรวมช่วงข้อมูลหลายช่วงในสูตรการค้นหาโดยใช้ฟังก์ชัน INDEX และ MATCH ของ Excel

วิธีการสร้างสูตรอย่างง่าย

ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างสูตรที่อ้างอิงถึงค่าในเซลล์อื่น

1. เลือกเซลล์และพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=)

2. เลือกเซลล์หรือพิมพ์ที่อยู่ในเซลล์ที่เลือก

   

3. ป้อนตัวดำเนินการ ในตัวอย่างนี้ เรากำลังใช้เครื่องหมายลบ (-).

4. เลือกเซลล์ถัดไป หรือพิมพ์ที่อยู่ในเซลล์ที่เลือก

   

5. กด Enter หรือ คืน . คุณจะเห็นผลลัพธ์การคำนวณของคุณในเซลล์ที่มีสูตร

   เมื่อคุณป้อนสูตรลงในเซลล์ สูตรนั้นจะปรากฏใน แถบสูตรด้วย หากต้องการดูสูตร ให้เลือกเซลล์ จากนั้นเซลล์จะปรากฏในแถบสูตร

วิธีการใช้ฟังก์ชันในตัวด้วยสูตร

1. เลือกเซลล์ว่าง

2. พิมพ์ เครื่องหมายเท่ากับ (=) แล้วพิมพ์ฟังก์ชัน ในตัวอย่างนี้ เราใช้  =SUM เพื่อดูยอดขายทั้งหมด

3. พิมพ์วงเล็บเปิด แล้วเลือกช่วงของเซลล์ แล้วพิมพ์วงเล็บปิด

   

4. กด Enter หรือ คืน เพื่อดูผลลัพธ์ของคุณ