Microsoft Office Access เป็นระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) ที่ให้โดย Microsoft เป็นส่วนหนึ่งของชุด Office Professional หรือ Business ที่อนุญาตให้สร้างและบริหารฐานข้อมูล ในบทความนี้ ผมจะอภิปรายข้อดีบางประการของ MS Access เทียบกับ DBMS อื่นๆ
ตอนนี้ เป็นที่รู้จักดีว่า หลายคนใช้ Excel อยู่แล้ว เพื่อวิเคราะห์และนำเสนอข้อมูลของพวกเขา และคนเหล่านี้อาจถามตัวเองว่า ทำไม นอกจาก Excel แล้ว ควรเริ่มใช้ Access (ไม่ใช่ DBMS อื่นๆ) สำหรับการวิเคราะห์และรวมข้อมูล?
ดังนั้น เราตัดสินใจตอบคำถามนั้นและรวบรวมรายการ 10 เหตุผลนำไปสู่การเริ่มใช้ Microsoft Access สำหรับการสร้างฐานข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูล
10 ข้อดี/ประโยชน์ของ MS Access เทียบกับ DBMS อื่นๆ
1) วิธีที่มีประสิทธิภาพ ง่าย และเข้าถึงง่ายในการสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
Microsoft Access อนุญาตให้สร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว การเริ่มต้นใช้งาน Access นั้นง่ายและรวดเร็วมาก หากคุณเชี่ยวชาญทฤษฎีฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่จำเป็นในการสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์แล้ว คุณเพียงแค่เปิด Access เพื่อเริ่มสร้างตารางและความสัมพันธ์ ไม่ต้องการซอฟต์แวร์เพิ่มเติม ทรัพยากรระบบ หรือผู้เชี่ยวชาญ IT ช่วยติดตั้งองค์ประกอบเหมือน DBMS อื่นๆ
2) ความโค้งของการเรียนรู้ (Learning Curve) ไม่ยากสำหรับ Access เท่ากับ DBMS แพ็กเกจอื่นๆ
มีระบบจัดการฐานข้อมูลมากมายในตลาดที่อนุญาตให้สร้างฐานข้อมูลที่ทรงพลัง คนสามารถหาทั้งโอเพนซอร์สและระดับอุตสาหกรรมที่เสียเงิน อย่างไรก็ตาม ความโค้งของการเรียนรู้ เพื่อเชี่ยวชาญการใช้ระบบเหล่านั้น อาจซับซ้อนและใช้เวลามาก หากคนตัดสินใจว่าอาชีพผู้ดูแลฐานข้อมูลหรือนักพัฒนาคือเป้าหมายของตน แล้วในฐานะนักศึกษาหรือคนที่เรียนรู้ทฤษฎีฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ Access เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี และคนสามารถเชี่ยวชาญทฤษฎีได้ง่ายโดยไม่ถูกท่วมท้นโดยแพ็กเกจจริงๆ เมื่อคนเชี่ยวชาญทักษะและทฤษฎีทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างฐานข้อมูลใน Access แล้ว คนสามารถปรับตัวไปกับแพ็กเกจระดับอุตสาหกรรมได้ เนื่องจากคนเชี่ยวชาญแนวคิดพื้นฐานแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: Exchange (Copy, Import, Export) Data Between Excel and Access
3) อินเทอร์เฟซผู้ใช้คืออินเทอร์เฟซ Office ที่คุ้นเคย
บ่อยครั้งเมื่อเผยแพร่ฐานข้อมูล ผู้ใช้ปลายทางอาจรู้สึกตกใจหรือรู้สึกแปลกใหม่จากอินเทอร์เฟซที่ไม่คุ้นเคย ข้อดีของการออกแบบและเผยแพร่ฐานข้อมูลที่พัฒนาใน Access คือ ผู้ใช้ปลายทางหรือนักพัฒนาอื่นๆ ที่ต้องการทำงานหรืออัปเดตฐานข้อมูล จะไม่รู้สึกแปลกใหม่จากอินเทอร์เฟซ อินเทอร์เฟซมีองค์ประกอบทั้งหมดของซอฟต์แวร์มาตรฐาน Office รวมถึงปุ่มลัดที่คุ้นเคยบางอย่าง เช่น CTRL-S สำหรับบันทึก และ CTRL-Z สำหรับยกเลิก บ่อยครั้ง สิ่งที่หยุดการนำมาใช้และการใช้งานแอปพลิเคชันที่เน้นฐานข้อมูลและแอปพลิเคชันโดยทั่วไป คือ อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ไม่คุ้นเคย ดังนั้น ด้วยฐานข้อมูล Access คนไม่น่าจะเจอปัญหานั้นโดยเฉพาะ
4) ความสามารถในการสร้างฟอร์มและรายงานที่ทำงานได้จริง
ฟอร์มคืออินเทอร์เฟซหน้าบ้าน (front-end interfaces) ที่น่าสนใจ ที่คุณสามารถสร้างใน Access สำหรับการป้อนข้อมูลและวัตถุประสงค์และฟังก์ชันอื่นๆ มากมาย ในส่วนใหญ่ ตัวอย่างเช่น คนไม่ต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ปลายทางเข้าถึงตารางแบ็กเอนด์โดยตรง ซึ่งเป็นหน่วยพื้นฐานและสำคัญของฐานข้อมูล ดังนั้น คนสามารถใช้ฟอร์มป้อนข้อมูลหน้าบ้าน ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลในตารางบางตารางเท่านั้นสำหรับวัตถุประสงค์นี้ คนยังสามารถสร้างฟอร์มนำทางและฟอร์มประเภทอื่นๆ ที่เน้นแอปพลิเคชันของ Access ได้ คุณยังสามารถจัดรูปแบบฟอร์มเหล่านี้ได้อย่างกว้างขวาง และเพิ่ม conditional formatting, แผนภูมิ, รูปภาพ, ตัวควบคุมเว็บเบราว์เซอร์ และคุณสมบัติหลากหลายอื่นๆ ให้กับฟอร์มที่คุณสร้าง
รายงาน (Reports) อีกด้านหนึ่ง อนุญาตให้แสดงข้อมูลจากตารางของคุณหรือฟิลด์ที่คำนวณแล้วในลักษณะที่พิมพ์ได้ คล้ายกับฟอร์ม รายงานสามารถปรับแต่งและแสดงได้หลายแบบใน Access จริงๆ แล้ว การออกแบบฟอร์มและการสร้างรายงานใน Access เป็นหัวข้อที่น่าตื่นเต้นมากด้วยตัวมันเอง ผู้ดูแลฐานข้อมูลสามารถ ตัวอย่างเช่น ใช้ Access Reports สร้างรายงานและเอกสารที่พิมพ์ได้ เพื่อแสดงให้ผู้บริหารเห็นลูกค้าหลัก ภูมิภาค และจำนวนยอดขายจากตารางของบุคคลในแต่ละเดือน
5) ใช้ VBA เพื่อสร้างแอปพลิเคชันที่เน้นข้อมูล (data-centric applications) อย่างสมบูรณ์
Visual Basic for Applications (VBA) ภาษาและสภาพแวดล้อมการเขียนโปรแกรม พร้อมใช้งานใน Access เช่นเดียวกับแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ คนจึงสามารถสร้างแอปพลิเคชันที่เน้นข้อมูลที่ทรงพลังได้ โดยรวมเทคนิคการเขียนโปรแกรม VBA นักเขียนโปรแกรม Access นำฐานข้อมูลมาตรฐานที่มีตาราง ฟอร์ม และรายงาน สู่ระดับถัดไป และสามารถจัดการความต้องการผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจงที่ฐานข้อมูลของบุคคลอาจต้องจัดการผ่านการเขียนโปรแกรม คุณสามารถ ตัวอย่างเช่น ใช้ลูป (loops) เป็นส่วนหนึ่งของโค้ดเพื่อวนลูปผ่านเรคคอร์ดพันรายการ และแยกและส่งออกเรคคอร์ดบางรายการที่สนใจ
6) สร้างแอปพลิเคชัน Office ที่รวมเป็นหนึ่งเดียว (Integrated Office Applications)
สมมติว่าคุณทำงานให้บริษัท และเพื่อนร่วมงานชอบใช้ Excel หรือแม้แต่ Word สำหรับงานบางอย่างหรือดูข้อมูลบางอย่าง คุณสามารถสร้างแอปพลิเคชัน Access ที่รองรับเพื่อนร่วมงานของคุณได้ง่าย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฐานข้อมูล Access ที่เชื่อมโยงกับตารางใน Excel ดังนั้น เพื่อนร่วมงานที่สบายใจใช้ Excel มากกว่า ยังคงใช้ Excel สำหรับการป้อนข้อมูลได้ คุณยังสามารถผ่าน VBA ส่งออกและคัดลอกองค์ประกอบของรายงาน Access ไปยังเอกสาร Word ได้ เมื่อใช้ Excel และ Access ถูกต้องร่วมกันในแอปพลิเคชัน Access/Excel ที่รวมเป็นหนึ่งเดียว คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติการวิเคราะห์ข้อมูลของ Excel เช่น Pivot Tables และคุณสมบัติการจัดการข้อมูลและฟังก์ชันของ Access เช่น คิวรีและคิวรี SQL สำหรับผลลัพธ์สุดท้าย คุณยังสามารถส่งออกรายงาน Access หรือวัตถุอื่นๆ เป็น PDF เพื่อดูได้ง่าย
7) แชร์ฐานข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดาย
Access มีคุณสมบัติหลายผู้ใช้ (multi-user features) ที่อนุญาตให้แชร์ฐานข้อมูลของบุคคลกับสูงสุด 40 คนในเวลาเดียวกัน เมื่อวางในตำแหน่งที่แชร์ได้ สูงสุด 40 คนสามารถใช้ฐานข้อมูลพร้อมกันได้ หมายความว่า หากผู้ใช้หลายคนหรือผู้ดูแลต้องอัปเดตหรือจัดการกับฐานข้อมูลเดียวกัน พวกเขาสามารถทำการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขทั้งหมดได้โดยไม่สูญเสียการเปลี่ยนแปลง เวอร์ชันใหม่ของ Access ยังอนุญาตให้สร้าง Web Application ที่อนุญาตให้ผู้ใช้แก้ไขและเปลี่ยนแปลงบางด้านของฐานข้อมูลเดียวกันโดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ เนื่องจากลักษณะแพร่หลายของแพ็กเกจซอฟต์แวร์ Office คนสามารถแชร์ฐานข้อมูลที่สร้างใน Access ได้อย่างง่ายดาย เป็นฐานข้อมูลสแตนด์อโลน (standalone) ตัวเดียวเช่นกัน
8) มีเทมเพลตและ Wizard ที่ใช้งานได้จริง (Handy Templates and Wizards)
มีเทมเพลตฐานข้อมูลมากมายสำหรับ Access ซึ่งทำให้ฟังก์ชันยอดนิยมของฐานข้อมูลส่วนใหญ่เป็นอัตโนมัติ และคนสามารถดาวน์โหลดแอปพลิเคชันฐานข้อมูลติดตามโภชนาการ รวมถึงแอปพลิเคชันฐานข้อมูลจัดการโครงการที่เป็นแอปพลิเคชันสมบูรณ์แล้ว และพื้นฐานแล้วเพียงต้องการการป้อนข้อมูล Access ยังมาพร้อมกับ wizard ที่แยกการสร้างวัตถุฐานข้อมูล เช่น ฟอร์ม คิวรี และรายงาน เป็นขั้นตอนเล็กๆ ทีละขั้น (step-by-step bite-sized chunks) ซึ่งกำจัดปวดหัวออกจากการสร้างวัตถุฐานข้อมูลเหล่านี้จากศูนย์
9) ใช้ Access Runtime เพื่อส่งฐานข้อมูลให้ลูกค้าที่ไม่มี Access
สมมติว่าคุณเป็นนักพัฒนา/โปรแกรมเมอร์ Access หรือที่ปรึกษาฐานข้อมูล ที่ออกแบบแอปพลิเคชัน Access หรือแอปพลิเคชันตัวอย่าง ที่คุณอยากส่งให้ลูกค้าและ/หรือลูกค้าที่เป็นไปได้ ปัญหาเดียวคือ ลูกค้าหรือลูกค้าที่เป็นไปได้ ไม่มี Access ติดตั้งบนระบบของพวกเขา คนอย่างไรก็ตาม สามารถแก้ปัญหานี้ได้ง่าย โดยใช้ Access Runtime Microsoft 提供 Access Runtime เป็นการดาวน์โหลดฟรี คนจึงสามารถออกแบบฐานข้อมูลและแอปพลิเคชันที่สมบูรณ์ใน Access และอนุญาตให้ลูกค้าหรือลูกค้าที่เป็นไปได้ ที่ไม่มี Access ติดตั้ง สามารถดูและจัดการกับฐานข้อมูลของคุณผ่าน Access Runtime มันยังมีประโยชน์เมื่อคนอยากส่งฐานข้อมูลตัวอย่างที่คุณไม่อยากให้แก้ไข เนื่องจากเวอร์ชัน Runtime ไม่มีส่วนใหญ่ของอินเทอร์เฟซที่เกี่ยวกับการออกแบบ และดังนั้น ผู้ใช้ปลายทางจึงไม่สามารถสร้างวัตถุของตัวเองหรือแก้ไขวัตถุในฐานข้อมูลของคุณได้ ดังนั้น ผ่านการใช้ Runtime คุณสามารถแสดงความสามารถ Access ของคุณโดยการแจกจ่ายฐานข้อมูล Access ตัวอย่างให้ลูกค้าที่เป็นไปได้ รวมถึงส่งมอบฐานข้อมูลที่ไม่สามารถแก้ไขได้ให้ลูกค้าที่มีอยู่ ซึ่งไม่มี Access ติดตั้ง
10) ชุมชนผู้ใช้งานที่กระตือรือร้นและวัสดุการเรียนรู้มากมายสำหรับ Access
Access เป็นระบบจัดการฐานข้อมูลเดสก์ท็อปยอดนิยมทั่วโลก และมีมานานกว่าทศวรรษ ดังนั้น จึงมีชุมชนผู้ใช้งานที่กระตือรือร้น ที่สามารถช่วยเหลือคนใหม่ที่เข้ามาใช้ Access กับคำถามเกี่ยวกับ Access ได้ง่าย มีวัสดุการเรียนรู้無数 (myriad) เช่น คู่มือ เว็บไซต์ และฟอรัม ที่ทุ่มเทให้กับ Access อย่างเดียว ดังนั้น หากคุณตัดสินใจเดินทางบนเส้นทางการเรียนรู้ Access คุณจะไม่เคยขาดความช่วยเหลือหรือแนะนำเมื่อพูดถึงความช่วยเหลือหรือบทช่วยสอน
เกี่ยวข้อง: MS Access 2016 Master Class: Beginner to Advanced (Affiliate Link).
สรุป
Microsoft Access เป็นระบบจัดการฐานข้อมูลหลายมิติ ที่เข้าถึงได้ง่าย อนุญาตให้สร้างฐานข้อมูล คิวรี SQL และแอปพลิเคชันที่เน้นข้อมูลได้อย่างง่ายดาย แม้จะไม่ทรงพลังเท่า DBMS ระดับอุตสาหกรรม – แต่ถูกกว่าและเข้าถึงได้ง่ายกว่า มีข้อดีอีกมากมายในการใช้ Access เป็น DBMS และเราเพิ่งทบทวน 10 เหตุผลนำไปสู่การนำ Access ไปใช้เป็น DBMS เดสก์ท็อปส่วนตัวหรือของบริษัท เพื่อจัดการความต้องการทางธุรกิจบางอย่าง
คุณใช้ Microsoft Access สำหรับการสร้างฐานข้อมูลอยู่แล้วไหม? โปรดแสดงความคิดเห็นในส่วนความคิดเห็นได้เลย
อ่านเพิ่มเติม…
Top 20 Excel Limitations that might Frustrate You!
Basic Conditional Formatting in Excel & Access
Top 20 Advanced Essential Excel Skills You Need to Know
