Microsoft Office Access คือระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) ที่ Microsoft จัดเตรียมไว้ให้โดยเป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Office Professional หรือ Business ซึ่งอนุญาตให้สร้างและจัดการฐานข้อมูล ในบทความนี้ ผมจะพูดถึงข้อดีบางประการของ MS Access เหนือ DBMS อื่นๆ
เป็นที่ทราบกันดีว่าหลายคนใช้ Excel อยู่แล้ว เพื่อวิเคราะห์และนำเสนอข้อมูล และคนเหล่านี้อาจถามตัวเองว่าทำไมนอกจาก Excel แล้ว ควรเริ่มใช้ Access (ไม่ใช่ DBMS อื่น) เพื่อวิเคราะห์และรวมข้อมูลหรือไม่
ดังนั้นเราจึงตัดสินใจตอบคำถามนั้นและรวบรวมรายชื่อเหตุผล 10 อันดับแรกในการเริ่มใช้ Microsoft Access สำหรับการสร้างฐานข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูล
ข้อดี/ข้อดี 10 ข้อของการเข้าถึง MS เหนือ DBMS อื่นๆ
1) วิธีที่มีประสิทธิภาพ ง่าย และเข้าถึงได้ในการสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
Microsoft Access ช่วยให้สามารถสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ในลักษณะที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสม การเริ่มต้นใช้งาน Access นั้นง่ายและรวดเร็วมาก เมื่อมีใครเข้าใจทฤษฎีฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่จำเป็นในการสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์แล้ว ก็ต้องเปิด Access เพื่อเริ่มต้นสร้างตารางและความสัมพันธ์ ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ ทรัพยากรระบบ หรือผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการติดตั้งส่วนประกอบเช่นเดียวกับระบบการจัดการฐานข้อมูลอื่นๆ
2) ช่วงการเรียนรู้นั้นไม่ยากสำหรับ Access เช่นเดียวกับแพ็คเกจ DBMS อื่นๆ
มีระบบการจัดการฐานข้อมูลมากมายในตลาดที่อนุญาตให้ระบบหนึ่งสร้างฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ สามารถค้นหาทั้งระบบการจัดการฐานข้อมูลระดับโอเพ่นซอร์สและแบบชำระเงินได้ อย่างไรก็ตาม ช่วงการเรียนรู้ เพื่อที่จะเชี่ยวชาญโดยใช้ระบบเหล่านี้ อาจค่อนข้างซับซ้อนและใช้เวลานาน หากใครตัดสินใจว่าอาชีพในฐานะผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลหรือนักพัฒนาคือเป้าหมาย แล้วในฐานะนักเรียนหรือผู้ที่เรียนรู้ทฤษฎีฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ Access เป็นสถานที่ที่ดีในการเริ่มต้น และใครๆ ก็สามารถควบคุมทฤษฎีได้อย่างง่ายดายโดยไม่ถูกครอบงำด้วยแพ็คเกจจริง ตัวเอง. เมื่อได้เข้าใจทักษะและทฤษฎีทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างฐานข้อมูลใน Access แล้ว เราสามารถปรับใช้แพ็คเกจระดับอุตสาหกรรมได้มากขึ้น เนื่องจากเราเข้าใจแนวคิดระดับพื้นฐานแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: แลกเปลี่ยน (คัดลอก นำเข้า ส่งออก) ข้อมูลระหว่าง Excel และ Access
3) อินเทอร์เฟซผู้ใช้คืออินเทอร์เฟซ Office ที่คุ้นเคย
บ่อยครั้งเมื่อกระจายฐานข้อมูล ผู้ใช้ปลายทางอาจถูกเลื่อนออกไปโดยหรือทำให้แปลกแยกจากอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ไม่คุ้นเคย ข้อดีของการออกแบบและแจกจ่ายฐานข้อมูลที่พัฒนาขึ้นใน Access คือผู้ใช้ปลายทางหรือนักพัฒนารายอื่นๆ ที่ต้องการทำงานหรืออัปเดตฐานข้อมูล จะไม่ถูกรบกวนจากอินเทอร์เฟซ อินเทอร์เฟซมีองค์ประกอบทั้งหมดของซอฟต์แวร์มาตรฐานของ Office รวมถึงปุ่มลัดที่คุ้นเคย เช่น CTRL-S สำหรับการบันทึก และ CTRL-Z สำหรับการยกเลิก บ่อยครั้งสิ่งที่หยุดการยอมรับและการใช้งานแอปพลิเคชันและแอปพลิเคชันที่เน้นฐานข้อมูลโดยทั่วไปคืออินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ไม่คุ้นเคย ดังนั้นฐานข้อมูล Access จึงไม่น่าจะพบปัญหานั้นโดยเฉพาะ
4) รูปแบบการทำงานและความสามารถในการสร้างรายงาน
ฟอร์มเป็นส่วนติดต่อส่วนหน้าที่น่าสนใจซึ่งคุณสามารถสร้างใน Access สำหรับการป้อนข้อมูลและวัตถุประสงค์และการทำงานอื่นๆ มากมาย ในกรณีส่วนใหญ่ ตัวอย่างเช่น เราไม่ต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ปลายทางเข้าถึงตารางส่วนหลังโดยตรงที่ประกอบขึ้นเป็นหน่วยพื้นฐานและหน่วยสำคัญของฐานข้อมูล ดังนั้นจึงสามารถใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลส่วนหน้าซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้ เพื่อป้อนข้อมูลในบางตารางเพื่อจุดประสงค์นี้เท่านั้น นอกจากนี้ยังสามารถสร้างฟอร์มการนำทางและรูปแบบอื่นๆ ของ Access ที่เน้นแอปพลิเคชันเป็นหลัก คุณยังสามารถจัดรูปแบบแบบฟอร์มเหล่านี้ได้ค่อนข้างกว้างขวาง และเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แผนภูมิ รูปภาพ ตัวควบคุมเว็บเบราว์เซอร์ และคุณลักษณะอื่นๆ ที่หลากหลายให้กับแบบฟอร์มที่คุณสร้างขึ้น
ในทางกลับกัน รายงานอนุญาตให้แสดงข้อมูลจากตารางหรือเขตข้อมูลจากการคำนวณของคุณในลักษณะที่สามารถพิมพ์ได้ เช่นเดียวกับแบบฟอร์ม รายงานสามารถกำหนดเองและแสดงได้หลายวิธีใน Access อันที่จริง รูปแบบ การออกแบบ และการสร้างรายงานใน Access เป็นหัวข้อที่น่าตื่นเต้นทีเดียว การออกแบบแบบฟอร์มและการสร้างรายงานเป็นจุดที่ข้อดีของการใช้ Access สำหรับการสร้างฐานข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูลค่อนข้างชัดเจน ผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลสามารถ ตัวอย่างเช่น ใช้ Access Reports สร้างรายงานและเอกสารที่พิมพ์ได้เพื่อแสดงการจัดการลูกค้า ภูมิภาค และยอดขายจากตารางเป็นรายเดือน
5) ใช้ VBA เพื่อสร้างแอปพลิเคชันที่เน้นข้อมูลเป็นศูนย์กลาง
Visual Basic for Applications (VBA) ภาษาการเขียนโปรแกรมและสภาพแวดล้อมพร้อมใช้งานสำหรับ Access เช่นเดียวกับแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ ดังนั้นจึงสามารถสร้างแอปพลิเคชันที่เน้นข้อมูลเป็นศูนย์กลางได้โดยใช้เทคนิคการเขียนโปรแกรม VBA โปรแกรมเมอร์ของ Access ยกระดับฐานข้อมูลมาตรฐานด้วยตาราง แบบฟอร์ม และรายงานไปอีกระดับ และสามารถจัดการกับความต้องการเฉพาะของผู้ใช้ที่ฐานข้อมูลเฉพาะอาจต้องจัดการผ่านการเขียนโปรแกรม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การวนซ้ำเป็นส่วนหนึ่งของโค้ดของคุณเพื่อวนซ้ำผ่านระเบียนนับพัน และแยกและส่งออกบันทึกบางรายการที่น่าสนใจ
6) สร้างแอปพลิเคชัน Office แบบบูรณาการ
สมมติว่าคุณทำงานให้กับบริษัทและเพื่อนร่วมงานของคุณชอบใช้ Excel หรือแม้แต่ Word สำหรับงานบางอย่างหรือเพื่อดูข้อมูลบางอย่าง คุณสามารถสร้างแอปพลิเคชันการเข้าถึงที่รองรับเพื่อนร่วมงานของคุณได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฐานข้อมูล Access ที่เชื่อมโยงกับตารางใน Excel เพื่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณที่ใช้งาน Excel ได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้นจึงยังคงสามารถใช้ Excel สำหรับการป้อนข้อมูลได้ คุณยังสามารถส่งออกและคัดลอกองค์ประกอบของรายงานการเข้าถึงไปยังเอกสาร Word ผ่าน VBA ได้ด้วย เมื่อใช้ Excel และ Access ร่วมกันอย่างถูกต้องในแอปพลิเคชัน Access/Excel ที่รวมเข้าด้วยกัน คุณสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์การวิเคราะห์ข้อมูลของ Excel เช่น Pivot Tables และฟีเจอร์และฟังก์ชันการจัดการข้อมูลของ Access เช่น คิวรีและคิวรี SQL สำหรับผลลัพธ์สุดท้าย คุณยังสามารถส่งออกรายงานการเข้าถึงหรือวัตถุอื่นๆ เป็น PDF สำหรับการดูได้อย่างง่ายดาย
7) แบ่งปันฐานข้อมูลของคุณอย่างง่ายดาย
Access มีคุณลักษณะสำหรับผู้ใช้หลายคนที่อนุญาตให้แชร์ฐานข้อมูลของตนกับผู้อื่นได้ถึง 40 คนในแต่ละครั้ง เมื่อวางไว้ในที่ที่แชร์ ผู้ใช้สูงสุด 40 คนสามารถใช้ฐานข้อมูลพร้อมกันได้ ซึ่งหมายความว่าหากผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบหลายคนจำเป็นต้องอัปเดตหรือมีส่วนร่วมกับฐานข้อมูลเดียวกัน พวกเขาทั้งหมดสามารถทำการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขได้โดยไม่สูญเสียการเปลี่ยนแปลง Access รุ่นที่ใหม่กว่ายังอนุญาตให้สร้างเว็บแอปพลิเคชันที่อนุญาตให้ผู้ใช้แก้ไขและเปลี่ยนแปลงบางแง่มุมของฐานข้อมูลเดียวกันโดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ เนื่องจากชุดซอฟต์แวร์ Office มีอยู่ทุกหนทุกแห่ง เราจึงสามารถแชร์ฐานข้อมูลที่สร้างใน Access ได้อย่างง่ายดาย เช่นเดียวกับฐานข้อมูลเดี่ยวแบบสำเนาเดียวด้วยเช่นกัน
8) มีเทมเพลตและวิซาร์ดที่มีประโยชน์
มีเทมเพลตฐานข้อมูลมากมายสำหรับ Access ซึ่งทำให้ฟังก์ชันฐานข้อมูลยอดนิยมส่วนใหญ่เป็นแบบอัตโนมัติ และสามารถดาวน์โหลดแอปพลิเคชันฐานข้อมูลการติดตามโภชนาการตลอดจนแอปพลิเคชันฐานข้อมูลการจัดการโครงการที่ครบถ้วนสมบูรณ์อยู่แล้วและโดยพื้นฐานแล้วเพียงแค่ต้องการการป้อนข้อมูล Access ยังมาพร้อมกับตัวช่วยสร้างที่จะแยกการสร้างวัตถุฐานข้อมูล เช่น ฟอร์ม คิวรี และรายงานออกเป็นส่วนๆ ทีละเล็กทีละน้อย ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างวัตถุฐานข้อมูลเหล่านี้ตั้งแต่เริ่มต้น
9) ใช้ Access Runtime เพื่อส่งฐานข้อมูลของคุณไปยังไคลเอนต์ที่ไม่มี Access
สมมติว่าคุณเป็นนักพัฒนา/โปรแกรมเมอร์ของ Access หรือที่ปรึกษาด้านฐานข้อมูลที่ออกแบบแอปพลิเคชัน Access หรือแอปพลิเคชันตัวอย่างที่คุณต้องการส่งไปยังลูกค้าและ/หรือผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ปัญหาเดียวคือไคลเอนต์หรือไคลเอนต์ที่คาดหวังไม่มี Access ติดตั้งอยู่บนระบบของพวกเขา อย่างไรก็ตาม เราสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ Access Runtime Microsoft ให้ Access Runtime เป็นการดาวน์โหลดฟรี หนึ่งสามารถออกแบบฐานข้อมูลและแอปพลิเคชันที่ครบถ้วนสมบูรณ์ใน Access และอนุญาตให้ลูกค้าหรือลูกค้าที่คาดหวังที่ไม่ได้ติดตั้ง Access เพื่อดูและมีส่วนร่วมกับฐานข้อมูลของคุณผ่าน Access Runtime นอกจากนี้ยังมีประโยชน์เมื่อต้องการส่งฐานข้อมูลตัวอย่างที่คุณไม่ต้องการแก้ไขเนื่องจากเวอร์ชันรันไทม์ไม่ได้เปิดใช้งานอินเทอร์เฟซที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบส่วนใหญ่ ดังนั้นผู้ใช้ปลายทางจึงไม่สามารถสร้างวัตถุของตนเองหรือแก้ไขวัตถุในฐานข้อมูลของคุณได้ . ดังนั้น เมื่อใช้รันไทม์ คุณจะสามารถแสดงความสามารถใน Access ของคุณได้โดยแจกจ่ายฐานข้อมูล Access ตัวอย่างของคุณไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า รวมทั้งส่งมอบฐานข้อมูลที่ไม่สามารถแก้ไขให้กับลูกค้าที่มีอยู่ซึ่งไม่ได้ติดตั้ง Access
10) Active User Community และสื่อการเรียนรู้มากมายสำหรับการเข้าถึง
Access เป็นระบบจัดการฐานข้อมูลเดสก์ท็อปทั่วโลกที่ได้รับความนิยมมากที่สุดและมีมานานกว่าทศวรรษ ดังนั้นจึงมีชุมชนผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ซึ่งสามารถช่วยเหลือผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้คำถามที่เกี่ยวข้องกับ Access with Access ได้อย่างง่ายดาย มีสื่อการเรียนรู้มากมาย เช่น คู่มือ เว็บไซต์ และฟอรัมที่ทุ่มเทให้กับ Access เท่านั้น ดังนั้นหากคุณตัดสินใจที่จะเริ่มดำเนินการบนเส้นทางการเรียนรู้ของ Access คุณจะไม่มีวันสูญเสียความช่วยเหลือหรือบทช่วยสอน
ที่เกี่ยวข้อง:MS Access 2016 Master Class:Beginner to Advanced (ลิงก์พันธมิตร)
บทสรุป
Microsoft Access เป็นระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีหลายแง่มุมและใช้งานได้ง่าย ซึ่งช่วยให้สามารถสร้างฐานข้อมูล การสืบค้น SQL และแอปพลิเคชันที่เน้นข้อมูลได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าจะไม่ได้ใช้พลังงานสูงเท่า DBMS ในอุตสาหกรรม แต่ก็มีราคาถูกกว่าและเข้าถึงได้ง่ายกว่ามาก มีข้อดีอีกมากมายในการใช้ Access เป็น DBMS และเราเพิ่งตรวจสอบเหตุผล 10 อันดับแรกในการนำ Access ไปใช้ DBMS เดสก์ท็อปส่วนบุคคลหรือของบริษัทของคุณเพื่อจัดการกับความต้องการทางธุรกิจบางอย่าง
คุณใช้ Microsoft Access สำหรับการสร้างฐานข้อมูลอยู่หรือไม่? โปรดแสดงความคิดเห็นในส่วนความคิดเห็น
อ่านต่อ…
ข้อจำกัดของ Excel 20 อันดับแรกที่อาจทำให้คุณผิดหวัง!
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขพื้นฐานใน Excel &Access
ทักษะ Excel ขั้นสูงที่จำเป็น 20 อันดับแรกที่คุณต้องรู้
