รักษาความปลอดภัยสมุดงานและเวิร์กชีต Excel: เคล็ดลับรหัสผ่านและการเข้ารหัสจากผู้เชี่ยวชาญ

หากคุณกำลังมองหา เคล็ดลับความปลอดภัยสำหรับ Microsoft Excel แบบเฉพาะเจาะจง บทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ เราได้ครอบคลุม การปกป้องระดับเวิร์กชีต (worksheet level protection) และระดับสมุดงาน (workbook level protection) อย่างกว้างขวางในบทช่วยสอนก่อนหน้าแล้ว ตอนนี้เราจะครอบคลุม การรักษาความปลอดภัยไฟล์ Excel โดยใช้รหัสผ่าน และการเข้ารหัส (encryption) ด้วยการใช้เคล็ดลับที่ระบุในบทความนี้ คุณสามารถปกป้องเวิร์กชีต สมุดงาน หรือไฟล์ตามความจำเป็นของคุณ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงที่ไม่พึงประสงค์ไม่เกิดขึ้นกับข้อมูลของคุณ

6 เคล็ดลับสำหรับการטיחความปลอดภัยของ Microsoft Excel

ที่นี่ เรามีสมุดงานต่อไปนี้ที่มี 3 เวิร์กชีต มีบันทึกคะแนนใน 3 วิชาที่แตกต่างกัน- Physics, Chemistry, และ Math โดยใช้สมุดงานนี้รวมถึงเวิร์กชีต เราจะสาธิตเคล็ดลับง่ายและสั้นต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจถึงความปลอดภัยใน Microsoft Excel

เราใช้เวอร์ชัน Microsoft Excel 365 สำหรับการสร้างบทความนี้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้เวอร์ชันอื่นได้ตามสะดวก

1. การปกป้องเฉพาะเวิร์กชีตสำหรับความปลอดภัยของ Microsoft Excel

เวิร์กชีต Excel บ่อยครั้งมีข้อมูลหรือข้อมูล/การจัดรูปแบบ/ฟังก์ชันบางอย่าง ที่คุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้ที่ดูสมุดงาน แก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง การปกป้องระดับเวิร์กชีตเกิดขึ้นที่ระดับเซลล์

• ไปที่แท็บ Review >> กลุ่ม Protect >> Protect Sheet

หลังจากนั้น เวิร์ด Protect Sheet จะเปิดขึ้น

• ตั้งรหัสผ่านใน Password to unprotect sheet

ที่นี่ ตัวเลือกแรกสองตัวจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ ตามค่าเริ่มต้น เซลล์ทั้งหมดในเวิร์กชีตของบุคคลจะถูกล็อก คุณสามารถปลดล็อกเซลล์บางเซลล์หรือเก็บทุกเซลล์ในเวิร์กชีตของคุณไว้ล็อก เมื่อปกป้องชีทของคุณ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะปกป้องรหัสผ่านชีทหรือไม่ และสิทธิ์ที่แน่นอนว่าคุณจะอนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณมี คุณยังสามารถเลือกยกเลิกติ๊กทั้งตัวเลือก Select locked cells และตัวเลือก Select unlocked cells และในทางนี้ ผู้ใช้จะไม่ได้รับอนุญาตให้เลือกเซลล์ที่ล็อกหรือปลดล็อกในเวิร์กชีตของคุณเลย พวกเขาจะสามารถมองเห็นข้อมูลในเวิร์กชีตได้เพียงอย่างเดียว

• สุดท้าย กด OK

อีกครั้ง คุณจะมีกล่องโต้ตอบ Confirm Password

• พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งใน Reenter password to proceed
• กด OK

เพื่อให้แน่ใจถึงการปกป้องของชีท คุณสามารถลองเปลี่ยนชื่อนักเรียน

คุณจะได้ข้อความแสดงข้อผิดพลาดดังต่อไปนี้

หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ บนชีทนี้ คุณสามารถปลดปกป้องชีทนี้ได้

• ไปที่แท็บ Review >> กลุ่ม Protect >> Unprotect Sheet

ต่อมา เวิร์ด Unprotect Sheet จะเปิดขึ้น

• พิมพ์รหัสผ่านที่คุณใช้ปกป้องเวิร์กชีทของคุณ และกด OK

2. เคล็ดลับความปลอดภัย Microsoft Excel โดยการซ่อนเวิร์กชีตใดๆ

เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ลบเวิร์กชีตในสมุดงานของคุณ ดูชีทซ่อน เพิ่ม ย้าย หรือเปลี่ยนชื่อชีท – คุณต้องปกป้องสมุดงานของคุณ หรือแม่นยำกว่าคือ โครงสร้างของสมุดงาน สมมติว่าคุณไม่ muốnให้ผู้ใช้ทั่วไปดูชีทนี้ คุณสามารถซ่อนชีทที่มีช่วงชื่อทั้งหมดของคุณ และจากนั้นปกป้องสมุดงานของคุณด้วยรหัสผ่าน เพื่อให้แน่ใจว่า – ชีทเฉพาะนั้น ไม่สามารถมองเห็นได้โดยผู้ใช้ทั่วไป

คุณสามารถทำตามกระบวนการง่ายๆ นี้เพื่อซ่อนชีทของคุณ

• คลิกขวา ที่ชื่อชีท (Physics sheet) ที่คุณต้องการซ่อน

• เลือก Hide

ต่อมา ชีทจะถูกซ่อน แต่คุณสามารถนำชีทนี้กลับมาในแท็บชีทนี้ได้อีก

• แค่ คลิกขวา ที่ชื่อชีทใดๆ และเลือก Unhide
• เลือกชื่อชีทที่ซ่อน และกด OK ในกล่องโต้ตอบ Unhide

จากนั้น ชีท Physics จะปรากฏอีกครั้ง

หากคุณต้องการให้ชีท Physics ไม่สามารถยกเลิกการซ่อนจากอินเทอร์เฟซผู้ใช้ Excel ได้ ให้ไปที่หน้าต่าง Visual Basic Editor

• ไปที่แท็บ Developer >> Visual Basic

• ในหน้าต่างที่เปิดใหม่ เลือกชื่อชีท Physics และเปิด Properties ของมัน
• ใช้หน้าต่าง Properties เปลี่ยนคุณสมบัติ Visible เป็น xlSheetVeryHidden

• กด ALT+F11 เพื่อปิดหน้าต่างนี้

หลังจากกลับมา ชีท Physics จะไม่มี

• หากคุณลองยกเลิกการซ่อนชีทนี้โดย คลิกขวา ที่ชื่อชีทใดๆ คุณจะเห็นว่าตัวเลือก Unhide เป็นสีเทา (greyed out)

3. เคล็ดลับความปลอดภัย Microsoft Excel โดยใช้คุณสมบัติ Tools ขณะบันทึกสมุดงาน

เราจะเปลี่ยนชื่อสมุดงานต่อไปนี้ขณะบันทึกเป็นสมุดงานใหม่ เพื่อเปิดใช้งานรหัสผ่านความปลอดภัยสำหรับชีทนี้

• หลังจากไปที่แท็บ File เลือกตัวเลือก Save As และ This PC เป็นตำแหน่ง

• ตอนนี้ เลือก File name และ File type
• คลิกที่ Tools แล้วเลือก General Options

หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบ General Options จะปรากฏ

• ใส่รหัสผ่านเพื่อเปิดและแก้ไขสมุดงานนี้ แล้วกด OK

• ในกล่องโต้ตอบ Confirm Password พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้ง และสุดท้าย กด OK

เมื่อคุณจะพยายามเปิดสมุดงานนี้ ข้อความแจ้งต่อไปนี้จะปรากฏ และคุณต้องใส่รหัสผ่านเพื่อเปิดมัน

4. ใช้คุณสมบัติ Protect Workbook เพื่อให้แน่ใจถึงความปลอดภัยของ Microsoft Excel

ที่นี่ เราจะอภิปรายคุณสมบัติที่แตกต่างกันของ Protect Workbook เพื่อรักษาความปลอดภัยสมุดงานต่อไปนี้

• ไปที่ File

• เลือกตัวเลือก Info เพื่อไปที่คุณสมบัติภายใต้ Protect Workbook

4.1. ตัวเลือก Always Open Read-Only

ที่นี่ เราจะป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่ไม่พึงประสงค์ โดยแจ้งเตือนผู้อ่าน หากเขา/เธอ ต้องการแก้ไขข้อมูลจริงๆ

• เลือก Always Open Read-Only

• ปิดสมุดงานและเปิดใหม่

หลังจากเปิดสมุดงาน คุณจะได้ข้อความเตือนดังต่อไปนี้

• โดยการกด Yes คุณจะเปิดสมุดงานในโหมด read-only

จากนั้น สมุดงานจะเปิดเหมือนรูปต่อไปนี้

4.2. ตัวเลือก Encrypt with Password

ที่นี่ เราจะใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดสมุดงาน

• เลือก Encrypt with Password

จากนั้น กล่องโต้ตอบ Encrypt Document จะปรากฏ

• ตั้งรหัสผ่านและกด OK

• ในเวิร์ด Confirm Password พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งและกด OK

ขณะเปิดสมุดงานนี้ คุณจะได้กล่องข้อความต่อไปนี้ ที่คุณต้องใส่รหัสผ่านที่สร้างขึ้น เพื่อเปิดสมุดงานนี้

4.3. ตัวเลือก Protect Workbook Structure

ตัวเลือกที่สาม โดยพื้นฐานแล้วคล้ายกับ เคล็ดลับที่ 1 ที่นี่ เราจะแก้ไขโครงสร้างสมุดงาน ให้ใครก็ตามไม่สามารถเปลี่ยนโครงสร้างของสมุดงานนี้ได้

• เลือก Protect Workbook Structure

• พิมพ์รหัสผ่านของคุณและกด OK

• พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งและกด OK ในกล่องโต้ตอบ Confirm Password

หลังจากแก้ไขโครงสร้าง คุณจะเห็นว่า สัญลักษณ์ plus ในแท็บชีทเป็นสีเทา ดังนั้นคุณจะไม่สามารถเพิ่มชีทเพิ่มเติมได้

คุณจะไม่สามารถ ลบ, ย้ายหรือคัดลอก หรือทำงานอื่นๆ กับชีทได้อีก

4.4. ตัวเลือก Mark as Final

เราจะแจ้งทุกคนว่าสมุดงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว ดังนั้นคุณไม่ต้องเปลี่ยนแปลงอะไร

• เลือก Mark as Final

จากนั้น Excel จะส่งข้อความเตือน

• กด OK

หลังจากปิดสมุดงาน เมื่อคุณเปิดมันอีกครั้ง ข้อความต่อไปนี้จะปรากฏ

• กด OK

ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถดูเนื้อหาได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เว้นแต่คุณจะกดตัวเลือก Edit Anyway

5. ใช้ Windows Encrypting File System สำหรับการรักษาความปลอดภัยไฟล์

ที่นี่ เราจะปกป้องสมุดงานต่อไปนี้โดยใช้ระบบเข้ารหัสไฟล์ในตัวของ Windows

• ปิดสมุดงานและ คลิกขวา ที่ไอคอนของสมุดงานนี้
• เลือก Properties

หลังจากนั้น เวิร์ด Secure book Properties จะปรากฏ

• เลือก Advanced

• คลิกที่ตัวเลือก Encrypt contents to secure data และกด OK

ด้วยวิธีนี้ คุณจะถูกนำไปที่เวิร์ด Secure book Properties อีกครั้ง

• คลิกที่ Apply

จากนั้น กล่องเตือนชื่อ Encryption Warning จะเปิดขึ้น

• ติ๊กตัวเลือก Encrypt the file and its parent folder (recommended)
• กด OK

จากนั้น Encryption File System จะแสดงกล่องโต้ตอบต่อไปนี้ ถามว่าคุณต้องการสร้างสำรองข้อมูลหรือไม่ เนื่องจากเราไม่ต้องการ เรากด Cancel

จากนั้น สมุดงานของคุณจะได้รับการปกป้อง และสัญลักษณ์ lock จะปรากฏข้างไอคอนสมุดงานของคุณ

6. นำแอปพลิเคชัน 7-Zip ไปใช้

สำหรับการรักษาความปลอดภัยสมุดงานหลายเล่ม เช่น สมุดงาน 2 เล่มต่อไปนี้ คุณสามารถใช้แอปพลิเคชัน 7-Zip ได้อย่างง่ายดาย โดยคลิกที่ลิงก์นี้ ดาวน์โหลดและติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

• ตอนนี้ เลือกไฟล์และ คลิกขวา

• เลือก Show more options

• คลิกที่ 7-Zip แล้ว Add to archive

หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบ Add to Archive จะเปิดขึ้น

• พิมพ์และพิมพ์รหัสผ่านอีกครั้ง แล้วกด OK

หลังจากนั้น ไฟล์จะถูกบีบอัด (zipped) และคุณต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์เหล่านั้น

การอภิปรายระหว่างการปกป้องระดับเวิร์กชีตและระดับสมุดงาน

"การปกป้องแบบนี้สามารถละเมิดได้ง่ายโดย VBA และดังนั้นไม่ปลอดภัยในทางใดๆ อย่างไรก็ตาม นั่นคือสิ่งที่คนต้องยอมรับเมื่อเผชิญสถานการณ์ที่ต้องการอินพุตจากผู้ใช้ วิธีที่ดีกว่าในการบันทึกไฟล์ Excel จากการแก้ไขที่ไม่พึงประสงค์ คือการเข้ารหัสพวกเขา ดังนั้น คนที่ไม่รู้รหัสผ่านสำหรับสมุดงาน ไม่สามารถเปิดมันได้เลย หรือสามารถเปิดได้แค่เป็นไฟล์ read-only การปกป้องแบบนี้ไม่สามารถแยกได้โดย VBA หรือวิธีอื่นๆ สามารถทำได้โดยการเข้าถึง General Options ในหน้าต่าง Save As dialog" ].

แน่นอนว่าการปกป้องที่เสนอโดยระดับเวิร์กชีตและระดับสมุดงานเป็นพื้นฐานและขั้นต้น แต่จุดต่อต้านของผมในขณะนั้นคือ มันขึ้นอยู่กับความต้องการความปลอดภัย/การแก้ไขของคุณจริงๆ หากข้อมูลที่ต้องการปกป้องจากการแก้ไข ไม่ได้เป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และเป็นการปกป้องระดับผิวที่จำเป็น มากกว่าด้านเทคโนโลยี แล้วระดับเวิร์กชีตและสมุดงานจึงเพียงพอพอสมควร อย่างไรก็ตาม ตามที่กล่าวไว้ การปกป้องระดับเวิร์กชีตและระดับสมุดงาน ไม่ได้ถูกมองว่าเป็นความปลอดภัยจริงโดยผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่ ดังนั้น มาสำรวจวิธีการขั้นสูงในการปกป้องสมุดงาน Excel ของคุณ

อ่านเพิ่มเติม: [Fixed!] Protect Workbook in Excel Not Working (with Quick Solution)

ลำดับชั้นความปลอดภัย (Security Hierarchy)

การปกป้องเวิร์กชีตและสมุดงานของบุคคล ไม่ถือเป็นความปลอดภัยจริง เนื่องจากการปกป้องแบบนี้ละเมิดได้ง่ายโดยใช้ VBA หรือซอฟต์แวร์แยกรหัสผ่าน การปกป้องแบบนี้ยังอนุญาตให้ผู้ใช้มองเห็นสมุดงานที่มีอยู่ได้ส่วนใหญ่ จริงๆ แล้ว นี่คือการปกป้องระดับผิว (surface-level protection) มากกว่าความปลอดภัยที่แท้จริง อย่างไรก็ตาม คุณต้องมีความคุ้นเคยอย่างน้อยเล็กน้อย หากคุณตั้งใจจะสอบรับรอง และมันใช้ทำอะไร นอกจากนี้ หากคุณลืมรหัสผ่านที่ใช้ปกป้องเวิร์กชีต/สมุดงาน ซอฟต์แวร์แยกรหัสผ่านพร้อมใช้งาน และคุณสามารถใช้เพื่อเรียกคืนรหัสผ่านของคุณหรือใช้โค้ด VBA อีก ไปที่ระดับความปลอดภัยจริงถัดไป คุณสามารถระบุได้ว่า สมุดงาน Excel ของคุณสามารถเปิดได้ก็ต่อเมื่อผู้ใช้มีรหัสผ่าน – ที่ระบุโดยใช้ตัวเลือก Save As เมื่อเข้ารหัสไฟล์ Excel จริง คนต้องใช้เทคนิคการแยกรหัสผ่านระดับสูงมากขึ้น – และใช้เวลานานขึ้นมาก การเลือกของคุณขึ้นอยู่กับประเภทข้อมูลที่คุณจัดเก็บในสมุดงาน สำหรับข้อมูลที่ไม่ละเอียดอ่อน และในกรณีที่คุณต้องการหยุดผู้ใช้ไม่ให้ลบชีทโดยไม่ได้ตั้งใจ และคุณต้องการซ่อนสูตร – ใช้การปกป้องระดับเวิร์กชีตและระดับสมุดงาน เมื่อคุณมีข้อมูลละเอียดอ่อน เช่น ข้อมูลเงินเดือน – ใช้ตัวเลือกการเข้ารหัสแทน จดจำไว้เพียงว่า หากคุณเข้ารหัสและลืมรหัสผ่าน คุณจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้เช่นกัน ยังจดจำไว้สำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมาก – เช่น รหัสความปลอดภัยทั้งหมดของสถานที่biyological safety Excel จะไม่ใช่ตัวเลือกสำหรับการจัดเก็บวัตถุประสงค์เช่นนั้น

ส่วนทบทวน: ทดสอบความเข้าใจของคุณ

• หากคุณต้องการซ่อนสูตรในเซลล์เฉพาะ คุณควร (หลังจากยืนยันว่าตัวเลือก hidden ของเซลล์ถูกติ๊กในแท็บ Protection ของกล่องโต้ตอบ Format Cells…Dialog Box) ปกป้องเวิร์กชีทของคุณ หรือปกป้องสมุดงานของคุณ?
• หากสมุดงานของคุณไม่มีข้อมูลละเอียดอ่อน แต่คุณแค่ต้องการหยุดผู้ใช้ไม่ให้ลบเวิร์กชีทโดยไม่ได้ตั้งใจ – คุณควรใช้ระดับการปกป้องใด?
• การตั้งค่าคุณสมบัติ visible ของชีทเป็น xlVeryHidden ใน VBE ทำอะไร?
• ความแตกต่างระหว่างการใช้วิธี Save As เพื่อตั้งรหัสผ่านเปิดสมุดงาน และการตั้งรหัสผ่านโดยใช้การเข้ารหัสเพื่อเปิดสมุดงาน คืออะไร?
• วิธีการเข้ารหัสที่ใช้ เป็นเหมือนกันสำหรับทุกเวอร์ชันของ Excel หรือไม่?

สรุป

ในบทความนี้ เราพยายามให้ 6 เคล็ดลับที่ง่ายที่สุดเกี่ยวกับความปลอดภัยของ Microsoft Excel หวังว่าคุณจะพบว่ามีประโยชน์ หากคุณมีข้อเสนอแนะหรือคำถาม โปรดแชร์ในส่วนความคิดเห็น คุณสามารถเยี่ยมชมไซต์ Exceldemy สำหรับบทความ Excel อื่นๆ

บทความที่เกี่ยวข้อง

• Setting Permissions for a Shared File in Excel (3 Handy Approaches)