ก่อนที่เราจะเจาะลึก การสร้างฐานข้อมูล และแอปพลิเคшันที่เน้นข้อมูลใน Access การทบทวนแนวคิดพื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับฐานข้อมูลและระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เป็นเรื่องที่มีเหตุผล เนื่องจากนี่คือพื้นหลังที่คุณจะต้องมี เพื่อสร้างฐานข้อมูลที่ทำงานได้และมีประโยชน์ คุณยังจะพบคำศัพท์และแนวคิดเหล่านี้บ่อยครั้งในบทความ แนะนำ เว็บไซต์ และวรรณกรรมที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูล
แนวคิดของระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RDBMS)
คำถามแรกที่เราต้องตอบคือ – ฐานข้อมูลคืออะไร?
ฐานข้อมูลคืออย่างง่ายๆ การรวบรวมข้อมูลที่จัดระเบียบอยู่ในที่เก็บ (repository) แบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถเข้าถึง จัดการ และเรียกคืนได้เมื่อจำเป็น สามารถสร้างฐานข้อมูลประเภทต่างๆ ได้ ประเภทที่พบบ่อยที่สุดในปัจจุบันคือฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (relational database) อย่างไรก็ตาม สามารถสร้างฐานข้อมูลที่ไม่ใช่เชิงสัมพันธ์ได้ ซึ่งเรียกว่าฐานข้อมูล NoSQL
ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์คืออะไร?
หน่วยโครงสร้างพื้นฐานสำคัญของฐานข้อมูลคือตาราง (table) ตารางในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ทั้งหมดเชื่อมโยงกันผ่านการใช้คีย์ (keys) ซึ่งอำนวยความสะดวกในการสร้างความสัมพันธ์ ดังนั้น ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์คืออย่างง่ายๆ กลุ่มหรือการรวบรวมตารางที่เกี่ยวข้องกัน
ตารางในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์มีโครงสร้างอย่างไร?
ตารางในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ประกอบด้วยเรคคอร์ด (แถว/rows) และคอลัมน์ (ฟิลด์/fields) แต่ละตารางต้องมีฟิลด์คีย์หลัก (primary key field) แต่ละแถวจึงสามารถระบุได้โดยตัวระบุเฉพาะตัว (unique identifier) ผ่านการใช้ฟิลด์คีย์หลัก ตารางจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเอนทิตี้ (entity) เดียว ธีมเดียว หรือแนวคิดเดียว ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับร้านเบเกอรี่ จะมีตาราง Products, ตาราง Orders และตาราง Customers ระหว่างอื่นๆ ตาราง Customers จะจัดเก็บข้อมูลเช่น ชื่อลูกค้า ที่อยู่ และรายละเอียดการชำระเงินที่ต้องการ ซึ่งทั้งหมดนี้จะเป็นฟิลด์หรือหัวคอลัมน์ในตาราง Customers
ความสัมพันธ์ (Relationships) จะถูกสร้างระหว่างตารางเหล่านี้ หลายคนคุ้นเคยกับการสร้างตารางใน Excel แล้ว อย่างไรก็ตาม แม้แถวและคอลัมน์จะมีสิ่งที่คล้ายกันในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ในแง่ของเรคคอร์ดและฟิลด์ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์มีความเข้มงวดและจำกัด/ระบุประเภทข้อมูลในตารางของบุคคล กฎที่ควบคุม การสร้างตารางในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ เข้มงวดกว่าของ Excel ตาราง Excel ยังสามารถเป็นและมักเป็นแบบสแตนด์อโลน (standalone) – หมายความว่า ไม่จำเป็นต้องเชื่อมโยงกับตารางอื่นในสมุดงาน
ความสัมพันธ์ระหว่างตารางในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ถูกสร้างอย่างไร?
ความสัมพันธ์ถูกสร้างผ่านการใช้คีย์ (keys) คีย์หลัก (primary key) ในตารางคือฟิลด์ตัวระบุเฉพาะตัวที่อนุญาตให้ระบุแต่ละแถวในตารางได้อย่างเฉพาะตัว ตัวอย่างเช่น สมมติว่าสร้างฐานข้อมูลเล็กสำหรับสัตวแพทย์ท้องถิ่น เพื่อติดตามการฉีดวัคซีนของสัตว์ที่เขารักษา และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอื่นๆ สมมติว่ามีตาราง Owners จัดเก็บ OwnerID, ชื่อเต็ม, รายละเอียดการชำระเงินที่ต้องการ ตามที่ฟิลด์ระบุ และมีตาราง Animals หรือ Pets จัดประเภทประเภทสัตว์ ชื่อสัตว์ เป็นต้น เจ้าของอาจมีสัตว์เลี้ยง/สัตว์มากกว่าหนึ่งตัว แต่ละสัตว์เลี้ยงจะมีเจ้าของเพียงคนเดียวในฐานข้อมูล (ใช่ ครอบครัวสามารถเป็นเจ้าของสัตว์เลี้ยง/สัตว์ได้ และดังนั้นอาจมีเจ้าของมากกว่าหนึ่งคนจากมุมมองนั้น แต่เพื่อการลดความซับซ้อน – เจ้าของในกรณีนี้คือผู้รับผิดชอบการชำระเงิน) ตาราง Owners จะมีคอลัมน์ชื่อ OwnerID ซึ่งจะระบุเจ้าของแต่ละคนในตารางอย่างเฉพาะตัว
เพื่อสร้างความสัมพันธ์ คีย์หลักนี้จะถูกวางบนอีกตารางหนึ่ง ตอนนี้จะเรียกว่าคีย์ต่างประเทศ (foreign key) เมื่อวางบนอีกตาราง หากฟิลด์นี้ถูกวางในตารางอื่น เช่น ตาราง Pets/Animals มันจะถูกเรียกว่า foreign key ในตาราง Pets/Animals ตาราง Pets/Animals จะยังคงมีคอลัมน์คีย์หลักของตัวเองชื่อ PetID หรือ AnimalID ซึ่งจะระบุสัตว์เลี้ยง/สัตว์แต่ละตัวในฐานข้อมูลอย่างเฉพาะตัว
เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองตาราง เราตรวจสอบว่าพวกเขาเชื่อมโยงกันอย่างไร แล้วสร้างความสัมพันธ์ ทำได้โดยการเชื่อมโยงฟิลด์คีย์หลัก OwnerID ในตาราง Owners กับฟิลด์คีย์ต่างประเทศ OwnerID ในตาราง pets/animals
ประเภทความสัมพันธ์ที่พบบ่อยที่สุด และความสัมพันธ์ที่คุณมีโอกาสพบมากที่สุดเมื่อดูฐานข้อมูลที่สร้างโดยผู้อื่น คือประเภทความสัมพันธ์ที่เรียกว่า one-to-many relationship (หนึ่งต่อหลาย)
นี่คือประเภทความสัมพันธ์ที่ สมมติว่าประเมินตาราง Employees และความสัมพันธ์กับตาราง Customers ที่เกี่ยวข้อง แต่ละพนักงานสามารถจัดการลูกค้าได้หลายคน แต่แต่ละลูกค้ามีพนักงานเพียงคนเดียวที่จัดการปัญหา/คำร้องเรียน/เป็นต้น หรือได้รับมอบหมายให้
บางครั้งคุณอาจพบประเภทความสัมพันธ์ที่เรียกว่า one-to-one (หนึ่งต่อหนึ่ง) ในประเภทความสัมพันธ์นี้ เรคคอร์ดหนึ่งในตารางหนึ่งมีเรคคอร์ดหนึ่งที่เกี่ยวข้องในอีกตารางหนึ่ง นี่มักเป็นประเภทความสัมพันธ์ที่หายาก และผู้ดูแลฐานข้อมูลมักจะในกรณีนี้ รวมสองตารางเป็นตารางเดียว เว้นแต่จะระบุอย่างชัดเจนว่ามีเหตุผลบางอย่างหรือข้อกำหนดอุตสาหกรรมที่ต้องมีสองตารางแยกกัน
คนอาจพบประเภทความสัมพันธ์ many-to-many (หลายต่อหลาย) บางครั้ง ในสถานการณ์นี้ เรคคอร์ดหนึ่งหรือมากกว่าในตารางหนึ่งเชื่อมโยงกับเรคคอร์ดหนึ่งหรือมากกว่าในอีกตารางหนึ่ง วิธีทั่วไปในการจัดการสถานการณ์ many-to-many ในฐานข้อมูลคือสร้างตารางที่สามที่เชื่อมโยงตารางอีกสองตารางผ่านความสัมพันธ์ one-to-many มาตรฐาน
ความสมบูรณ์ของการอ้างอิง (Referential Integrity) คืออะไร?
Referential integrity เป็นคำที่ใช้อธิบายสถานการณ์ที่สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองตาราง และทุกเรคคอร์ดในตารางหนึ่งถูกจับคู่กับเรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องในอีกตารางอย่างถูกต้อง กล่าวอีกนัยหนึ่ง ตารางคีย์หลักไม่สามารถมีคีย์ต่างประเทศที่ไม่เกี่ยวข้องในตารางที่เกี่ยวข้องได้ เมื่อคุณบังคับใช้ referential integrity สมมติว่าคุณมีความสัมพันธ์ระหว่างตาราง Employees และตาราง Customers ในฐานข้อมูลของคุณผ่านการใช้ EmployeeID – คุณไม่สามารถมี EmployeeIDs ในตาราง Customers ที่ไม่มีอยู่ในตาราง Employees แล้ว การระบุ referential integrity ในฐานข้อมูลของคุณช่วยในการตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างตาราง
แผนภาพเอนทิตี้-ความสัมพันธ์ (Entity-Relationship Diagram) คืออะไร?
ขณะทบทวนทฤษฎีและโมเดลฐานข้อมูล คุณจะพบคำว่า entity-relationship diagram การวางแผนฐานข้อมูล ผู้ดูแลฐานข้อมูลดูตารางที่ต้องการหรือเอนทิตี้ต่างๆ แต่ละเอนทิตี้อธิบายธีมหรือแนวคิดในตัวมันเอง ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้หรือตารางอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างตารางในฐานข้อมูล เอนทิตี้ยังมีแอตทริบิวต์ (attributes) – นี่คือฟิลด์ในตารางที่อธิบายตาราง ตัวอย่างเช่น ตาราง Employees จะมี EmployeeID, EmployeeFullName, ตำแหน่งงาน, คำอธิบายงาน เป็นต้น แผนภาพเอนทิตี้-ความสัมพันธ์สามารถตั้งค่าบนกระดาษหรือโดยใช้ซอฟต์แวร์ เมื่อแสดงแผนภาพเอนทิตี้-ความสัมพันธ์ในลักษณะครบถ้วน เอนทิตี้จะแสดงด้วยสี่เหลี่ยมผืนผ้า และความสัมพันธ์จะแสดงด้วยเส้น คีย์หลัก คีย์ต่างประเทศ และคอลัมน์อื่นๆ ควรระบุในแผนภาพเอนทิตี้-ความสัมพันธ์ที่ครบถ้วน อย่างไรก็ตาม เมื่อวางแผนฐานข้อมูลครั้งแรก คุณอาจทำแผนภาพเอนทิตี้-ความสัมพันธ์แบบง่ายๆ ก่อน แล้วภายหลังเมื่อคุณระบุเอนทิตี้หลักหรือตารางและความสัมพันธ์ระหว่างพวกเขาแล้ว คุณสามารถออกแบบแผนภาพเอนทิตี้-ความสัมพันธ์ที่ครบถ้วนมากขึ้น ที่ระบุแอตทริบิวต์และคีย์หลัก/ต่างประเทศเพิ่มเติม
ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) คืออะไร?
ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) คือโปรแกรมที่อนุญาตให้ผู้ดูแลฐานข้อมูล สร้าง อัปเดต และจัดการฐานข้อมูลและข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูล มีระบบจัดการฐานข้อมูลมากมายในตลาด – บางตัวมีขายเชิงพาณิชย์ ในขณะที่บางตัวเป็นโอเพนซอร์ส หลายตัวเป็นระดับอุตสาหกรรม และคุณต้องพิจารณาแพ็กเกจประเภทนี้ก็ต่อเมื่อสำหรับธุรกรรมระดับองค์กร หรือหากคุณกำลังศึกษาเพื่อเป็นสถาปนิกฐานข้อมูล
SQL คืออะไร?
SQL หรือ Structured Query Language คือภาษาที่ใช้โดยฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ที่อนุญาตให้สร้าง อัปเดต และจัดการข้อมูลในฐานข้อมูล มันเป็นภาษาที่เรียนรู้ง่าย และผ่านการใช้คำสั่งที่รวมคำว่า: CREATE, SELECT, INSERT, JOIN, UPDATE, WHERE, และ DELETE คุณสามารถดำเนินการส่วนใหญ่ของอペรATION มาตรฐานที่จำเป็นในการสร้างและจัดการวัตถุในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ แต่ละผู้ขายมี SQL เวอร์ชันของตัวเอง ซึ่งแตกต่างกันเล็กน้อยในบางด้าน อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเรียนรู้เวอร์ชันหนึ่งแล้ว คุณสามารถเรียนรู้ SQL เวอร์ชันอื่นๆ ได้ง่าย
คิวรี (Query) คืออะไร?
คิวรีคืออย่างง่ายๆ คำถามที่ถามฐานข้อมูลของบุคคล หรือคำสั่งที่ให้กับฐานข้อมูลของบุคคล คิวรีที่เรียบง่ายทั่วไปอาจเป็น – เลือกลูกค้าทั้งหมดจากภูมิภาคเฉพาะ คิวรีที่ซับซ้อนกว่าอาจขอ หรือร้องขอ ลูกค้าทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายให้พนักงานเฉพาะ ในกรณีนี้ จะพึ่งพาความสัมพันธ์ที่สร้างระหว่างตารางในฐานข้อมูลของบุคคล ฐานข้อมูล หากออกแบบถูกต้อง ควรสามารถเรียกคืนคำตอบหรือข้อมูลที่คิวรีถามหรือดำเนินคำสั่งที่คิวรีให้
อ่านเพิ่มเติม: How to Create a Simple Database in Excel VBA
ฟอร์ม (Forms) คืออะไร?
ฟอร์มคือวัตถุฐานข้อมูลที่สามารถสร้างขึ้น เพื่อแยกผู้ใช้ปลายทาง (front-end users) และความต้องการการป้อนข้อมูลของพวกเขา จากตารางแบ็กเอนด์ (back-end tables) มันส่วนใหญ่เพื่อวัตถุประสงค์นี้ที่สร้างฟอร์ม กล่าวอีกนัยหนึ่ง เพื่อให้การป้อนข้อมูลที่เข้าถึงง่ายและเรียบง่าย ฟอร์มอนุญาตให้ผู้ดูแลฐานข้อมูลสร้างอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบกราฟิกที่ทำให้การป้อนข้อมูลสำหรับผู้ใช้ปลายทางง่ายขึ้น และยังปกป้องตารางแบ็กเอนด์จากการเปลี่ยนแปลง คนอาจไม่ต้องการเปิดเผยตารางแบ็กเอนด์หรือความสัมพันธ์ให้ผู้ใช้ปลายทาง เนื่องจากพวกเขาอาจแก้ไขความสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น และคิวรีจะไม่ทำงาน ฟอร์มจึงแก้ปัญหานี้ คนยังสามารถสร้างฟอร์มประเภทอื่นๆ ได้ เช่น ฟอร์มนำทาง (navigation forms) ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการนำทางฐานข้อมูลหรือผ่านฟอร์มที่สร้างในฐานข้อมูล
อ่านเพิ่มเติม: How to Create a Database with Form in Excel
รายงาน (Reports) คืออะไร?
รายงานประกอบด้วยฟิลด์และคำนวณบางอย่างจากตารางของบุคคล นำเสนอในรูปแบบที่พิมพ์ได้ คุณสามารถเลือกเพิ่มฟิลด์หรือการคำนวณจากตารางเดียวในรายงานของคุณ หรือเลือกเพิ่มฟิลด์ที่สนใจจากหลายตารางในรายงานของคุณ คุณสามารถเพิ่มสรุปการคำนวณ เช่น ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด และค่าต่ำสุด ในรายงานของคุณ รวมถึงจัดกลุ่มข้อมูลของคุณ
Access เข้ามามีบทบาทอย่างไร?
Microsoft Access เป็นระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ให้โดย Microsoft มันเป็นซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปที่นิยมที่สุดในปัจจุบัน มันเป็นกลางที่ดีระหว่าง Microsoft Excel – แอปพลิเคชันสเปรดชีตที่นิยมและใช้กันอย่างกว้างขวาง และ Microsoft SQL Server ระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ระดับองค์กร หากตารางจัดโครงสร้างถูกต้องใน Excel Access สามารถนำเข้าพวกเขาได้ และตารางเหล่านี้สามารถจัดการเพิ่มเติมใน Access คุณยังสามารถเชื่อมโยง Access กับ SQL Server และใช้ Access เป็นฟรอนท์เอนด์สำหรับตารางที่สร้างใน SQL Server
นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงาน – โดยพื้นฐาน สร้างฐานข้อมูลที่ครบถ้วนและมีประโยชน์มากใน Access โดยไม่ต้องใช้คำสั่ง SQL เลย Access อนุญาตให้สร้างตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงานผ่านอินเทอร์เฟซริบบอนที่คุ้นเคย เมื่อคุณสร้างคิวรีในมุมมองออกแบบ (design view) Access จะสร้าง SQL ให้โดยอัตโนมัติ และสามารถเข้าถึงและแก้ไขคำสั่ง SQL เหล่านี้ได้โดยใช้ SQL view ใน Access อย่างไรก็ตาม 儘管คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลที่ทำงานได้สมบูรณ์ใน Access โดยไม่ต้องเรียนรู้ SQL หากคุณเริ่มมองการสร้างแอปพลิเคชันที่เน้นข้อมูลขั้นสูงใน Access สำหรับความต้องการเฉพาะ การมีความรู้เกี่ยวกับวิธีสร้างคิวรี SQL โดยตรงจะมีประโยชน์มาก
คุณยังสามารถปรับปรุงฐานข้อมูลของคุณผ่านการใช้ Visual Basic for Applications หรือ VBA และการเขียนโปรแกรม Access เป็นทักษะที่มีประโยชน์สำหรับความต้องการขั้นสูงหรือเฉพาะเจาะจงหรือองค์กร
อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องเข้าใจและเชี่ยวชาญแนวคิดที่เกี่ยวข้องกับทฤษฎีฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์พื้นฐาน เป้าหมายหลักของคุณเมื่อสร้างฐานข้อมูลคือการสร้างที่เก็บศูนย์กลางที่จัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ และเมื่อสอบถามจะคืนข้อมูลที่ถูกต้องและจำเป็น
และนี่คือสิ่งที่คุณต้องการ
สรุป
เมื่อเริ่มต้นการเรียนรู้ Microsoft Access หรือระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์อื่นๆ มีแนวคิดและคำศัพท์บางอย่างที่ต้องเชี่ยวชาญและคุ้นเคย เพื่อออกแบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์อย่างแม่นยำ คุณจะพบคำศัพท์บางคำในหนังสือ แนะนำ และคู่มือการเรียนรู้ และเมื่อคุณเริ่มสร้างวัตถุฐานข้อมูลของคุณ คุณจะใช้วิธีบางอย่าง เช่น การสร้างความสัมพันธ์ บ่อยครั้ง ดังนั้น เพื่อไม่ให้สับสนและใช้ประโยชน์สูงสุดจากระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คุณต้องมีความคุ้นเคยกับทฤษฎีฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์บางอย่าง เมื่อคุณเชี่ยวชาญพื้นฐานแล้ว คุณสามารถดำเนินต่อไปได้เต็มที่ ด้วยการประยุกต์ใช้จริงของแนวคิดบางอย่าง
โปรดรู้สึกเสรีที่จะแสดงความคิดเห็นและบอกเราว่าคุณใช้ Access อยู่แล้วหรือกำลังคิดจะเริ่มต้นกับ Access หรือระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์อื่นๆ
บทความที่เกี่ยวข้อง
- How to Create Student Database in Excel (With Easy Steps)
- Create a Client Database in Excel (With Easy Steps)
- How to Create an Employee Database in Excel (with Easy Steps)
- Maintain Customer Database in Excel
- How to Create Inventory Database in Excel (3 Easy Methods)
- How to Create a Searchable Database in Excel (2 Quick Tricks)
