ก่อนที่เราจะดำดิ่งสู่การสร้างฐานข้อมูล และแอปพลิเคชันที่เน้นข้อมูลเป็นหลักใน Access ควรพิจารณาแนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับฐานข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ เนื่องจากนี่คือพื้นหลัง คุณจะต้องสร้างฐานข้อมูลที่ใช้งานได้จริงและมีประโยชน์ คุณมักจะพบคำศัพท์และแนวคิดเหล่านี้ในบทความ บทช่วยสอน เว็บไซต์ออนไลน์ และวรรณกรรมที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูล
แนวคิดระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RDBMS)
ดังนั้นคำถามแรกที่เราจะต้องตอบคือ – ฐานข้อมูลคืออะไร
ฐานข้อมูลเป็นเพียงการเก็บรวบรวมข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีการจัดระเบียบ ในที่เก็บที่สามารถเข้าถึง จัดการ และเรียกค้นข้อมูลได้เมื่อจำเป็น สามารถสร้างฐานข้อมูลประเภทต่างๆ ได้ ฐานข้อมูลที่ใช้บ่อยที่สุดในปัจจุบันคือฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ อย่างไรก็ตาม เราสามารถสร้างฐานข้อมูลที่ไม่ใช่เชิงสัมพันธ์ ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าฐานข้อมูล NoSQL
ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์คืออะไร
หน่วยพื้นฐานโครงสร้างที่สำคัญของฐานข้อมูลคือตาราง ตารางในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ทั้งหมดสัมพันธ์กันผ่านการใช้คีย์ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการสร้างความสัมพันธ์ ดังนั้นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จึงค่อนข้างง่าย คือ กลุ่มหรือกลุ่มของตารางที่เกี่ยวข้อง
ตารางมีโครงสร้างอย่างไรในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
ตารางในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ประกอบด้วยระเบียน (แถว) และคอลัมน์ (ฟิลด์) แต่ละตารางต้องมีฟิลด์คีย์หลัก ดังนั้นแต่ละแถวจึงสามารถระบุได้ด้วยตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันผ่านการใช้ฟิลด์คีย์หลัก ตารางเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเอนทิตีเดียว ธีมเดียว หรือแนวคิด ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับร้านเบเกอรี่จะมีตารางผลิตภัณฑ์ ตารางใบสั่งซื้อ และตารางลูกค้า เป็นต้น ตารางลูกค้าจะเก็บข้อมูลต่างๆ เช่น ชื่อลูกค้า ที่อยู่ และรายละเอียดการชำระเงินที่ต้องการ ทั้งหมดนี้จะเป็นฟิลด์หรือส่วนหัวของคอลัมน์ในตารางลูกค้า
ความสัมพันธ์จะถูกสร้างขึ้นระหว่างตารางเหล่านี้ หลายคนคุ้นเคยกับการสร้างตารางใน Excel แล้ว อย่างไรก็ตาม ในขณะที่แถวและคอลัมน์มีแอนะล็อกฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ในแง่ของระเบียนและฟิลด์ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์นั้นเข้มงวดและ จำกัด และระบุประเภทข้อมูลในตารางของตัวเอง กฎการควบคุมตาราง การสร้างในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ มีความเข้มงวดมากกว่าใน Excel ตาราง Excel สามารถเป็นแบบสแตนด์อโลนและมักเป็นแบบสแตนด์อโลนได้ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับตารางอื่นๆ ในเวิร์กบุ๊ก
ความสัมพันธ์ถูกสร้างขึ้นระหว่างตารางในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์อย่างไร
ความสัมพันธ์เกิดขึ้นจากการใช้กุญแจ คีย์หลักในตารางคือฟิลด์ตัวระบุเฉพาะที่ช่วยให้สามารถระบุแต่ละแถวในตารางได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่ากำลังสร้างฐานข้อมูลขนาดเล็กสำหรับสัตวแพทย์ในพื้นที่ เพื่อติดตามการฉีดวัคซีนของสัตว์ที่เขาดูแลและรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง สมมติว่ามีตาราง Owners ที่จัดเก็บ OwnerID ชื่อเต็ม รายละเอียดการชำระเงินที่ต้องการตามฟิลด์ จากนั้นมีตาราง Animal หรือ Pets ที่จำแนกประเภทสัตว์ ชื่อของสัตว์ ฯลฯ เจ้าของอาจมีมากกว่านี้ มากกว่าหนึ่งสัตว์เลี้ยง/สัตว์ สัตว์เลี้ยงแต่ละตัวจะมีเจ้าของเพียงคนเดียวตามที่ระบุไว้ในฐานข้อมูล (ใช่ ครอบครัวสามารถเป็นเจ้าของสัตว์เลี้ยง/สัตว์ได้ ดังนั้นจึงอาจมีเจ้าของได้มากกว่าหนึ่งรายจากมุมมองนั้น แต่เพื่อจุดประสงค์ในการทำให้เข้าใจง่ายขึ้น - เจ้าของ ในกรณีนี้คือผู้รับผิดชอบในการชำระเงิน ). ตาราง Owners จะมีคอลัมน์ชื่อ OwnerID ซึ่งจะระบุเจ้าของทุกรายในตารางโดยไม่ซ้ำกัน
ในการสร้างความสัมพันธ์ คีย์หลักนี้จะถูกวางไว้บนโต๊ะอื่น ตอนนี้เรียกว่าคีย์นอกเมื่อวางไว้บนโต๊ะอื่น หากฟิลด์นี้ถูกวางไว้ในตารางอื่น เช่น ตารางสัตว์เลี้ยง/สัตว์ ตอนนี้จะเรียกว่าคีย์นอกในตารางสัตว์เลี้ยง/สัตว์ ตารางสัตว์เลี้ยง/สัตว์จะยังคงมีคอลัมน์คีย์หลักของตัวเองที่เรียกว่า PetID หรือ AnimalID ซึ่งจะระบุสัตว์เลี้ยง/สัตว์ทุกตัวในฐานข้อมูลโดยเฉพาะ
เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองตาราง หนึ่งตรวจสอบว่ามีการเชื่อมโยงอย่างไร และสร้างความสัมพันธ์ ทำได้โดยการเชื่อมโยงช่องคีย์หลัก OwnerID ในตาราง Owners กับช่องคีย์นอก OwnerID ในตารางสัตว์เลี้ยง/สัตว์
ประเภทความสัมพันธ์ที่พบบ่อยที่สุดและความสัมพันธ์ที่คุณมักจะพบมากที่สุดเมื่อดูฐานข้อมูลที่สร้างโดยผู้อื่น คือประเภทความสัมพันธ์ที่เรียกว่าความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม
นี่คือประเภทความสัมพันธ์ที่สมมติว่ากำลังประเมินตารางพนักงานและความสัมพันธ์กับตารางลูกค้าที่เกี่ยวข้อง พนักงานแต่ละคนสามารถจัดการลูกค้าได้จำนวนมาก แต่ลูกค้าแต่ละรายมีพนักงานเพียงคนเดียวที่จัดการกับปัญหา/ข้อร้องเรียน/ฯลฯ หรือมอบหมายให้
ในบางครั้ง คุณอาจพบประเภทความสัมพันธ์ที่เรียกว่าแบบหนึ่งต่อหนึ่ง ในความสัมพันธ์ประเภทนี้ หนึ่งระเบียนในตารางหนึ่งจะมีระเบียนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับอีกระเบียนหนึ่งในอีกตารางหนึ่ง โดยปกติแล้วจะเป็นประเภทความสัมพันธ์ที่หายากกว่า และผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลมักจะรวมตารางทั้งสองตารางเป็นตารางเดียว ในกรณีนี้ เว้นแต่จะระบุไว้อย่างเจาะจงว่าด้วยเหตุผลบางอย่างหรือความต้องการทางอุตสาหกรรม สมมุติว่าต้องมีตารางแยกกันสองตาราง
หนึ่งอาจยังพบชนิดความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่มในบางครั้ง ในสถานการณ์นี้ ระเบียนอย่างน้อยหนึ่งรายการในตารางหนึ่งจะเชื่อมโยงกับระเบียนอย่างน้อยหนึ่งรายการในอีกตารางหนึ่ง วิธีปกติในการจัดการสถานการณ์แบบกลุ่มต่อกลุ่มในฐานข้อมูลคือการสร้างตารางที่สามที่เชื่อมโยงอีกสองตารางที่เหลือผ่านความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มมาตรฐาน
ความสมบูรณ์ของการอ้างอิงคืออะไร
ความสมบูรณ์ของการอ้างอิงเป็นคำที่ใช้อธิบายสถานการณ์ที่มีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองตารางและทุกระเบียนในตารางหนึ่งจะจับคู่อย่างถูกต้องกับระเบียนที่เกี่ยวข้องในอีกตารางหนึ่ง กล่าวอีกนัยหนึ่ง ตารางคีย์หลักต้องไม่มีคีย์ต่างประเทศที่ไม่เกี่ยวข้องในตารางที่เกี่ยวข้อง เมื่อคุณบังคับใช้ความสมบูรณ์ของการอ้างอิง สมมติว่าคุณมีความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นระหว่างตารางพนักงานและตารางลูกค้าในฐานข้อมูลของคุณโดยใช้รหัสพนักงาน คุณไม่สามารถมีรหัสพนักงานในตารางลูกค้าที่ยังไม่มีอยู่ในตารางพนักงานได้ การระบุความสมบูรณ์ของการอ้างอิงในฐานข้อมูลจะช่วยตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างตาราง
แผนภาพความสัมพันธ์เอนทิตีคืออะไร
ในขณะที่ศึกษาทฤษฎีและแบบจำลองฐานข้อมูล คุณจะเจอคำว่า ไดอะแกรมความสัมพันธ์ของเอนทิตี เมื่อวางแผนฐานข้อมูล ผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลจะพิจารณาตารางต่างๆ ที่จำเป็นหรือเอนทิตี แต่ละเอนทิตีอธิบายธีมหรือแนวคิดในตัวของมันเอง ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตีหรือตารางอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างตารางในฐานข้อมูล Entities also have attributes – these are the fields in a table that describe the table, for example, an Employees table would have EmployeeID, EmployeeFullName, employee title, job description, etc. Entity-relationship diagrams can be set up on paper or by using the software. When visually representing entity-relationship diagrams in a comprehensive manner, the entities are denoted by rectangles and the relationships are denoted by lines. The primary keys, foreign keys, and other columns should also be identified in a comprehensive entity relationship diagram. However when first planning your database, you may just make a simplified entity-relationship diagram, and then later once you have identified your main entities or tables and the relationships between them, you can design a more comprehensive entity-relationship diagram that further specifies the attributes and primary and foreign keys.
What is a database management system (DBMS)?
A database management system (DBMS) is a program that allows database administrators to create, update and manipulate databases and the data stored in databases. There are many database management systems on the market – some are commercially available while others are open source. Many are industrial level and one only needs to really consider these types of packages for enterprise level transactions or if one is studying to be a database architect.
What is SQL?
SQL or Structured Query Language is the language used by relational databases that allows one to create, update and manipulate data in databases. It is a relatively simple language to learn and through the use of statements incorporating the words:CREATE, SELECT, INSERT, JOIN, UPDATE, WHERE, and DELETE you can perform most of the standard operations needed to create and manipulate objects in a relational database. Each vendor has its own version of SQL, which differs slightly in some aspects, however, once you have learned one version, you can easily pick up any other version of SQL.
What is a query?
Well, a query is simply a question that one asks of one’s database or command given to one’s database. A typical simple query could be – select all the customers from a particular region. A more complex query could ask for or request all the customers that have been assigned to a particular employee, in this case, this would rely on the relationships created between the tables in one’s database. The database, should if designed correctly be able to retrieve the answer or information that the query is asking for or execute the command given by the query.
Read More:How to Create a Simple Database in Excel VBA
What are forms?
Forms are database objects that can be created in order to separate front-end users and their data entry requirements from the back-end tables. It’s mostly for this purpose that forms are created, in other words, to allow accessible simplified data entry. Forms allow database administrators to create a graphical user interface that simplifies data entry for the front-end user, and also protects the back-end tables from alteration. One may not want to expose the back-ends tables or relationships to front-end users since they may edit the relationships for example and then queries will not work. So forms resolve this issue. One can also create other types of forms such as navigation forms which are useful for navigating one’s database or through the forms one has created in one’s database.
Read More:How to Create a Database with Form in Excel
What are reports?
Reports contain certain fields and calculations from one’s tables presented in the printable format. You can choose to add only fields or calculations from one table in your report, or you can choose to add fields of interest from multiple tables to your report. You can add calculation summaries such as the average, maximum, and minimum on your reports, as well as a group of your data.
So how does Access fit into the picture?
Microsoft Access is a relational database management system provided by Microsoft. It is the most popular desktop database software package currently in use. It is a good middleman between Microsoft Excel – the popular and widely utilized spreadsheet application and Microsoft SQL Server, the industrial enterprise-level relational database management system. If tables are correctly structured in Excel, Access can import them, and these tables can further be manipulated in Access. You can also link Access to SQL Server and use Access as a front-end to tables created in SQL Server.
In addition, you can create tables, queries, forms, and reports – basically, build a very comprehensive and useful database in Access without ever having to use SQL statements. Access allows one to create tables, queries, forms, and reports via the familiar ribbon interface. When you create queries in the design view, Access automatically generates the SQL for you, and one can access and edit these SQL statements using SQL view in Access. However, despite the fact that you can create perfectly functional databases in Access without ever having to learn SQL if you start looking at creating more advanced data-centric applications in Access for specialized needs, then having knowledge of how to create SQL queries directly is very useful.
You can also enhance your databases through the use of Visual Basic for Applications or VBA and Access programming is a useful skill for advanced or specialized needs or organizations.
You will, however, need to understand and master the concepts associated with basic relational database theory. Ultimately your main goal when creating databases is to create a central repository that efficiently stores data and upon querying returns the correct, needed information.
And there you have it.
บทสรุป
When embarking on Microsoft Access or any other relational database learning curve and journey, there are a few concepts and terms that one has to master and be familiar with in order to accurately design relational databases. You will frequently come to certain terms in books, tutorials, and be learning manuals and as you get started creating your database objects you will apply certain methods such as creating relationships frequently. Therefore, in order to not be confused and fully exploit the power of the relational database management system, you need to have a passing familiarity with some relational database theory. Once you have mastered the basics, you can proceed full speed ahead, with the actual practical application of some of the concepts.
Please feel free to comment and tell us if you use Access currently or are thinking of getting started with Access or other relational database management systems.
บทความที่เกี่ยวข้อง
- How to Create Student Database in Excel (With Easy Steps)
- Create a Client Database in Excel (With Easy Steps)
- How to Create an Employee Database in Excel (with Easy Steps)
- Maintain Customer Database in Excel
- How to Create Inventory Database in Excel (3 Easy Methods)
- How to Create a Searchable Database in Excel (2 Quick Tricks)
