เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน:ทำให้เวิร์กโฟลว์ Excel Online เป็นอัตโนมัติโดยใช้สคริปต์ Office

สคริปต์ Office เป็นฟีเจอร์ใน Excel สำหรับเว็บ (Excel Online) ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานและเวิร์กโฟลว์ที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติโดยใช้สคริปต์ที่ใช้ JavaScript ต่างจากมาโคร Excel แบบดั้งเดิม (ซึ่งใช้ได้เฉพาะในแอปเดสก์ท็อปเท่านั้น) สคริปต์ Office ทำงานบนระบบคลาวด์และสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นในเบราว์เซอร์ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประมวลผลข้อมูล การจัดรูปแบบ การรายงาน และการผสานรวมกับเครื่องมือ Microsoft 365 อื่นๆ เช่น Power Automate โดยอัตโนมัติ

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีทำให้เวิร์กโฟลว์ใน Excel ออนไลน์เป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้สคริปต์ Office

สคริปต์ Office คืออะไร

สคริปต์ Office คือสคริปต์ JavaScript/TypeScript ที่ทำให้งานและเวิร์กโฟลว์ใน Excel Online เป็นแบบอัตโนมัติ พวกเขาสามารถจัดการการจัดรูปแบบ การคำนวณ การจัดการข้อมูล ฯลฯ

• การทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ :ประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดของมนุษย์
• ทำงานในระบบคลาวด์ :ไม่จำเป็นต้องมี Excel บนเดสก์ท็อป มันทำงานได้ทุกที่ที่มี Excel Online
• ผสานรวมกับ Power Automate :ทริกเกอร์สคริปต์โดยเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์หลายขั้นตอนใน Microsoft 365
• ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน :ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงสามารถเรียกใช้หรือแก้ไขสคริปต์ได้

เริ่มต้นใช้งาน

ข้อกำหนดเบื้องต้น:

• การสมัครใช้งาน Microsoft 365 Business หรือ Education
• การเข้าถึง Excel สำหรับเว็บ
• ผู้ดูแลระบบของคุณต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์ Office Scripts

จะหาสคริปต์ Office ได้ที่ไหน:

• เปิด Excel Online และสมุดงานของคุณ
• ไปที่ อัตโนมัติ แท็บ (ริบบิ้นด้านบน)
• คุณจะเห็นตัวเลือกในการบันทึกการดำเนินการ และ สคริปต์ใหม่ .

การสร้างสคริปต์ Office แรกของคุณ

มาทำให้ขั้นตอนการทำงานง่ายๆ เป็นแบบอัตโนมัติ:การล้างข้อมูลเก่า การนำเข้าข้อมูลใหม่ และการจัดรูปแบบตาราง

ขั้นตอนที่ 1:บันทึกสคริปต์ของคุณ

บันทึกการดำเนินการ:

• ไปที่ อัตโนมัติ แท็บ>> คลิก บันทึกการดำเนินการ .
• ดำเนินการตามที่คุณต้องการใน Excel (เช่น การจัดรูปแบบเซลล์ การแทรกสูตร)
• เมื่อเสร็จแล้ว คลิก หยุด . ขณะนี้การกระทำของสคริปต์ของคุณได้รับการบันทึกแล้ว
• สคริปต์ได้รับการบันทึกแล้ว และคุณสามารถดู/แก้ไขโค้ดได้

ขั้นตอนในการทำให้เป็นอัตโนมัติ:

• ไปที่ อัตโนมัติ แท็บ>> คลิก บันทึกการดำเนินการ .

• เลือกส่วนหัวและทำให้เป็น ตัวหนา .
• เลือก วันที่สั่งซื้อ คอลัมน์และจัดรูปแบบเป็น วันที่แบบสั้น .
• เลือก ราคาต่อหน่วย คอลัมน์และจัดรูปแบบเป็น สกุลเงิน .
• ในคอลัมน์ถัดไป (E) ให้เพิ่มส่วนหัว ยอดขาย .
• ในเซลล์ E2 ให้แทรกสูตร:

• ป้อนสูตรนี้อัตโนมัติสำหรับแถวที่เหลือ
• คลิก หยุด .

• ดูสคริปต์ใน ตัวแก้ไขโค้ด .

แก้ไขสคริปต์:

คุณสามารถดูและแก้ไขสคริปต์ที่บันทึกไว้ใน JavaScript:

สคริปต์ Office:

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
 let selectedSheet = workbook.getActiveWorksheet();
 // Set font bold to true for range A1:D1 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("A1:D1").getFormat().getFont().setBold(true);
 // Set format for range A2:A11 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("A2:A11").setNumberFormatLocal("m/d/yyyy");
 // Auto fit the columns of range A:A on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("A:A").getFormat().autofitColumns();
 // Set format for range D2:D11 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("D2:D11").setNumberFormatLocal("$#,##0.00");
 // An error occurred while recording this event.
 // Set range E2 on selectedSheet
 selectedSheet.getRange("E2").setFormulaLocal("=C2*D2");
 // Auto fill range
 selectedSheet.getRange("E2").autoFill("E2:E11", ExcelScript.AutoFillType.fillDefault);
}

ขั้นตอนที่ 2:รีเฟรชและจัดรูปแบบข้อมูลอัตโนมัติ

ลองพิจารณาว่าคุณต้องการทำให้การรีเฟรชและการจัดรูปแบบข้อมูลเป็นแบบอัตโนมัติ

• ล้างข้อมูลที่มีอยู่
• คัดลอกข้อมูลใหม่จากแผ่นงานอื่น (“ข้อมูลดิบ”)
• วางข้อมูลลงในแผ่น "รายงาน"
• จัดรูปแบบช่วงเป็นตาราง

เขียนสคริปต์ด้วยตนเอง:

• ไปที่ อัตโนมัติ แท็บ>> คลิก สคริปต์ใหม่ .
• ตัวแก้ไขโค้ดจะเปิดขึ้นพร้อมกับโครงสร้างพื้นฐานของฟังก์ชัน:

สคริปต์ Office:

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
 // Select the 'Report' worksheet
 let reportSheet = workbook.getWorksheet("Report");
 // Clear everything in A1:E15
 let clearRange = reportSheet.getRange("A1:E15");
 clearRange.clear(ExcelScript.ClearApplyTo.all);
 // Get the new data from 'RawData'!A1:E15
 let rawSheet = workbook.getWorksheet("RawData");
 let sourceRange = rawSheet.getRange("A1:E15");
 // Copy values, formulas, and number formats
 let values = sourceRange.getValues();
 let formulas = sourceRange.getFormulas();
 let numberFormats = sourceRange.getNumberFormats();
 // Paste new data into 'Report'
 let targetRange = reportSheet.getRange("A1:E15");
 targetRange.setValues(values);
 targetRange.setFormulas(formulas);
 targetRange.setNumberFormats(numberFormats);
 // Format as table
 let lastRow = values.filter(row => row[0] !== "").length + 1; // header + non-empty rows
 let tableRange = `A1:E${lastRow}`;
 let table = reportSheet.addTable(tableRange, true);
 table.setName("SalesReport");
 // Optional: Auto-fit columns
 reportSheet.getUsedRange().getFormat().autofitColumns();
}

• ล้างข้อมูลรายงานเก่า
• นำเข้าข้อมูลใหม่จากแผ่นงานข้อมูลดิบ ประเภทข้อมูล และสูตร
• จัดรูปแบบข้อมูลที่นำเข้าเป็นตาราง
• ปรับคอลัมน์ให้พอดีอัตโนมัติเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 3:บันทึกและเรียกใช้สคริปต์

• คลิก บันทึกสคริปต์ ตั้งชื่อ (เช่น "รีเฟรชรายงานการขาย")
• คลิก เรียกใช้ เพื่อดำเนินการ กระบวนการนี้เกิดขึ้นทันที และรายงานของคุณจะถูกรีเฟรช!

การดำเนินการสคริปต์อัตโนมัติด้วย Power Automate

คุณสามารถทริกเกอร์สคริปต์ Office ได้โดยอัตโนมัติโดยใช้ Power Automate:

• ไปที่ Power อัตโนมัติ และสร้างโฟลว์ใหม่
• ใช้ทริกเกอร์ (เช่น “เมื่อไฟล์ถูกสร้างขึ้นใน OneDrive”)
• เพิ่ม เรียกใช้สคริปต์ ดำเนินการและเลือกสมุดงาน Excel และสคริปต์ของคุณ
• ทำให้กระบวนการหลายขั้นตอนเป็นอัตโนมัติ:รับข้อมูล ประมวลผล ส่งอีเมล แจ้งทีม ฯลฯ

กรณีการใช้งาน: กำหนดเวลาให้สคริปต์ทำงานทุกเช้าวันจันทร์และส่งอีเมลรายงานที่อัปเดต

เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

• ใช้ความคิดเห็นในสคริปต์ของคุณเพื่อความชัดเจน
• ทดสอบสำเนาก่อนที่จะรันกับข้อมูลจริง
• ตั้งชื่อตารางและช่วงให้ชัดเจน
• รวมกับ Power Automate สำหรับเวิร์กโฟลว์ข้ามแอป
• ใช้ประโยชน์จากการจัดการข้อผิดพลาดเพื่อทำให้สคริปต์มีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริง

• รีเฟรชรายงานยอดขายรายสัปดาห์: ดึงข้อมูลการขายดิบ ทำความสะอาด สรุป และจัดรูปแบบตาราง
• การตรวจสอบข้อมูลอัตโนมัติ: ตรวจสอบค่าที่หายไปหรือค่าซ้ำและแจ้งเตือนผู้ใช้
• การจัดรูปแบบเพื่อความสอดคล้อง: ใช้สไตล์ของบริษัท ส่วนหัว และโลโก้ได้ในคลิกเดียว
• การประมวลผลข้อมูลเป็นชุด: รวมข้อมูลจากหลายแผ่นงานหรือสมุดงาน

บทสรุป

Office Scripts ลดความซับซ้อนของงาน Excel ที่ซ้ำกันอย่างมาก ทำให้สามารถจัดการและรายงานข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและสม่ำเสมอ ด้วยการผสานรวมเข้ากับโซลูชันระบบอัตโนมัติที่กว้างขึ้น เช่น Power Automate คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่นสำหรับการดำเนินธุรกิจของคุณได้ เริ่มต้นง่ายๆ สำรวจการดำเนินการบันทึก และค่อยๆ สร้างระบบอัตโนมัติขั้นสูงและการผสานรวมกับ Power Automate