ขนาดไฟล์ Excel อาจใหญ่ขึ้น หากเรามีข้อมูลจำนวนมากภายใน การลดขนาดไฟล์เป็นหนึ่งในงานสำคัญที่สุดเมื่อเราต้องการแชร์ไฟล์นั้น มีวิธีมากมายสำหรับการลดขนาดไฟล์ใน Excel แต่เราจะเน้นที่วิธีเดียว ในบทความนี้ เราจะแสดงขั้นตอนเร็วๆ วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table
Pivot Table
Pivot Table เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สุดใน Microsoft Excel ฟีเจอร์นี้สรุปข้อมูลจำนวนมากเป็นตารางข้อมูลที่อ่านง่าย สรุปข้อมูลเป็นรูปแบบรายงาน ฟีเจอร์นี้ประหยัดเวลามาก และทุกคนที่ใช้ Excel เป็นประจำควรรู้วิธีทำงานกับ Pivot Table มี 4 องค์ประกอบเลเอาต์ของ Pivot Table: Filter, Column, Row และ Value เราสามารถลากฟิลด์ไปยังองค์ประกอบเลเอาต์เหล่านี้เพื่อสร้าง Pivot Table หลากหลายรูปแบบ เมื่อเราสร้าง Pivot Table จะสร้าง Pivot Cache ซึ่งจดจำชุดข้อมูลต้นทาง เราสามารถคัดลอก Pivot Table ไปยังสมุดงานใหม่ และจะช่วยลดขนาดไฟล์ใน Excel
วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table: ขั้นตอนทีละขั้น
เราจะอธิบาย 3 ขั้นตอนง่ายๆ ในการลดขนาดไฟล์ด้วย Pivot Table ใน Excel
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมชุดข้อมูลต้นทาง
ในขั้นตอนแรก เราจะเตรียมชุดข้อมูลต้นทาง
- มี 3 คอลัมน์ในชุดข้อมูลของเราประกอบด้วย Car Model, Car Maker และ Model Year แสดงข้อมูลจากตัวแทนรถยนต์ในสหรัฐอเมริกา
- เราเก็บหัวเรื่องแถวคงที่ถึงแถว 4
- เราสามารถเห็นได้ว่ามี 50,000 แถวในชุดข้อมูลนี้
- หลังจากนั้น เรา Save และ Close ไฟล์
- เราสามารถเห็นได้ว่าขนาดไฟล์คือ 1,007 KB
ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Pivot Table
ในขั้นตอนนี้ เราจะสร้าง Pivot Table โดยใช้ชุดข้อมูลต้นทาง
- เลือกที่ใดที่หนึ่งภายในชุดข้อมูลต้นทาง เราเลือกเซลล์ B5
- จากแท็บ Insert → เลือก PivotTable
- กล่องโต้ตอบ PivotTable from table or range จะปรากฏ
- จากนั้น เราเก็บทุกการตั้งค่าไว้เหมือนเดิมและกด OK
- แผ่นงานใหม่ชื่อ Sheet1 จะถูกสร้างในสมุดงานพร้อมกับ PivotTable1
- ลากฟิลด์ทั้งสาม (Car Model, Car Maker และ Model Year) ไปที่พื้นที่ Rows
- หลังจากนั้น ลากฟิลด์ Model Year ไปที่พื้นที่ Values
- ในพื้นที่ Values จะแสดง Sum of Model Year แต่เราต้องการ Count of Model Year
- เพื่อเปลี่ยน คลิกที่มัน
- จากนั้น เลือก Value Field Settings
- กล่อง Value Field Settings จะโผล่ขึ้นมา
- เลือก Count และกด OK
- หลังจากนั้น Pivot Table จะมีลักษณะดังนี้
ขั้นตอนที่ 3: คัดลอก Pivot Table ไปยังสมุดงานใหม่
ในขั้นตอนสุดท้ายนี้ เราจะคัดลอก Pivot Table ไปยังสมุดงานใหม่ และด้วยเช่นนั้นลดขนาดไฟล์ใน Excel
- เลือก Pivot Table และกด CTRL+C เพื่อคัดลอก
- สร้างสมุดงานใหม่และกด CTRL+V เพื่อวาง Pivot Table
- จากนั้น Save และ Close สมุดงาน
- เราสามารถเห็นได้ว่าขนาดไฟล์ต้นฉบับเพิ่มขึ้นเล็กน้อย
- สมุดงานใหม่ของเรามีขนาด 327 KB เทียบกับ 1308 KB ในขนาดไฟล์ต้นฉบับ นั่นคือการลดขนาดลง 75% อย่างน่าประทับใจ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ขนาดไฟล์ที่ลดแล้วมีเพียง 1 ใน 4 ของขนาดไฟล์ต้นฉบับ
- ตอนนี้ หากเราต้องการดูรายละเอียดของชุดข้อมูล เราสามารถดับเบิลคลิกที่ค่า Grand Total ได้
- แผ่นงานใหม่ชื่อ Sheet2 จะถูกสร้างเพื่อแสดงรายละเอียดข้อมูลจาก Pivot Table
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล
ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกฝน
สรุป
เราได้สาธิตวิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table ในเพียง 3 ขั้นตอนง่ายๆ หากคุณเจอปัญหาเกี่ยวกับวิธีเหล่านี้ หรือมีข้อเสนอแนะ สามารถคอมเมนต์ด้านล่างได้ นอกจากนี้ คุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเราสำหรับบทความ Excel เพิ่มเติม ขอบคุณที่อ่าน และทำให้ดีขึ้นเรื่อยๆ!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธี Zip ไฟล์ Excel
- วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล
- วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ
- วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Macro
- วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิด
- วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยการลบแถวว่าง
- วิธีบีบอัดไฟล์ Excel มากกว่า 100MB
- วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ให้ขนาดเล็กลง
- [Fixed!] Excel File Too Large for No Reason
- วิธีระบุว่าอะไรทำให้ขนาดไฟล์ Excel ใหญ่
<< กลับไปที่ Excel Reduce File Size | Excel Files | Learn Excel
รับแบบฝึกหัด Excel ขั้นสูงพร้อมเฉลยฟรี!
