ขนาดไฟล์ Excel อาจใหญ่ขึ้นได้หากเรามีข้อมูลจำนวนมากอยู่ภายใน การลดขนาดไฟล์ถือเป็นงานที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งทุกครั้งที่เราต้องการแชร์ไฟล์นั้น มีหลายวิธีในการลดขนาดไฟล์ใน Excel แต่เราจะเน้นไปที่วิธีใดวิธีหนึ่งเท่านั้น ในบทความนี้ เราจะแสดงขั้นตอนด่วนในการลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยตารางสรุปข้อมูล
ตารางสรุป
ตารางสรุป เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สุดใน Microsoft Excel คุณลักษณะนี้รวบรวมข้อมูลจำนวนมากลงในตารางข้อมูลที่อ่านง่าย ซึ่งจะสรุปข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบรายงาน ฟีเจอร์นี้ช่วยประหยัดเวลาได้มาก และทุกคนที่ใช้ Excel เป็นตัวขับเคลื่อนรายวันควรรู้วิธีทำงานกับตารางสรุปข้อมูล ตารางสรุปข้อมูลมีองค์ประกอบการออกแบบสี่ส่วน:ตัวกรอง คอลัมน์ แถว และ คุณค่า . เราสามารถลากเขตข้อมูลไปยังส่วนประกอบเค้าโครงเหล่านี้เพื่อสร้างตารางเดือยที่หลากหลาย เมื่อเราสร้างตารางสรุปสาระสำคัญ ตารางจะสร้างแคชสาระสำคัญซึ่งจะจดจำชุดข้อมูลต้นฉบับ เราสามารถคัดลอกตารางสรุปลงในสมุดงานใหม่และจะช่วยลดขนาดไฟล์ใน Excel
วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table:ขั้นตอนทีละขั้นตอน
เราจะอธิบาย 3 ขั้นตอนง่ายๆ ให้คุณทราบในการลดขนาดไฟล์ด้วยตารางสรุปข้อมูลใน Excel
ขั้นตอนที่ 1:การตั้งค่าชุดข้อมูลต้นทาง
ในขั้นตอนแรก เราจะเตรียมชุดข้อมูลต้นฉบับ
- ชุดข้อมูลของเรามี 3 คอลัมน์ซึ่งประกอบด้วย รุ่นรถยนต์ ผู้ผลิตรถยนต์ และ รุ่นปี . ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลจากตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ในสหรัฐอเมริกา
- เราคงส่วนหัวของแถวคงที่จนถึงแถว 4 .
- เราจะเห็นว่าชุดข้อมูลนี้มี 50,000 แถว
- หลังจากนั้น เราจะบันทึก และ ปิด ไฟล์
- เราจะเห็นว่าขนาดไฟล์คือ 1,007 KB
ขั้นตอนที่ 2:การแทรกตาราง Pivot
ในขั้นตอนนี้ เราจะแทรกตารางสรุปโดยใช้ชุดข้อมูลต้นฉบับ
- เลือกที่ใดก็ได้ภายในชุดข้อมูลต้นฉบับ เราได้เลือกเซลล์ B5 แล้ว .
- จาก ส่วนแทรก แท็บ → เลือก PivotTable .
- PivotTable จากตารางหรือช่วง กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- จากนั้น เราก็เก็บการตั้งค่าทุกอย่างไว้เหมือนเดิมแล้วกด ตกลง .
- แผ่นงานใหม่ชื่อ Sheet1 จะถูกสร้างขึ้นบนสมุดงานควบคู่ไปกับ PivotTable1 .
- ลากทั้งสามช่อง (รุ่นรถยนต์ ผู้ผลิตรถยนต์ และ รุ่นปี ) ไปที่แถว พื้นที่
- หลังจากนั้น ให้ลาก รุ่นปี ลงใน ค่า พื้นที่
- ใน ค่า พื้นที่ ผลรวมของรุ่นปี จะถูกแสดง อย่างไรก็ตาม เราต้องการ จำนวนปีของโมเดล .
- หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้คลิกที่มัน
- จากนั้น เลือก การตั้งค่าฟิลด์ค่า .
- การตั้งค่าฟิลด์ค่า กล่องจะปรากฏขึ้น
- เลือก นับ และกด ตกลง .
- หลังจากนั้น Pivot Table จะมีลักษณะเช่นนี้
ขั้นตอนที่ 3:การคัดลอก Pivot Table ไปยังสมุดงานใหม่
ในขั้นตอนสุดท้ายนี้ เราจะคัดลอกตารางสรุปข้อมูลไปยังสมุดงานใหม่ และลดขนาดไฟล์ใน Excel
- เลือกตารางสรุปและกด CTRL+C เพื่อคัดลอก
- สร้างสมุดงานใหม่และกด CTRL+V เพื่อวางตารางสรุป
- จากนั้น บันทึก และ ปิด สมุดงาน
- เราจะเห็นว่าขนาดไฟล์ต้นฉบับเพิ่มขึ้นเล็กน้อย
- สมุดงานใหม่ของเรามีขนาด 327 KB เทียบกับ 1308 KB ในขนาดไฟล์ต้นฉบับ นั่นคือขนาดไฟล์ที่ลดลงถึง 75% กล่าวอีกนัยหนึ่ง ขนาดไฟล์ที่ลดลงเป็นเพียงหนึ่งในสี่ของขนาดไฟล์ต้นฉบับ
- ตอนนี้ หากเราต้องการดูรายละเอียดของชุดข้อมูล เราก็สามารถดับเบิลคลิกที่ ผลรวมทั้งหมด ค่า
- แผ่นงานใหม่ชื่อ Sheet2 จะถูกสร้างขึ้นเพื่อแสดงรายละเอียดของข้อมูลจากตารางสรุป
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล
ดาวน์โหลดหนังสือแบบฝึกหัด
บทสรุป
เราได้สาธิตวิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยตารางสรุปข้อมูลในสามขั้นตอนง่ายๆ หากคุณประสบปัญหาใด ๆ เกี่ยวกับวิธีการเหล่านี้หรือมีข้อเสนอแนะใด ๆ สำหรับฉัน โปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่าง นอกจากนี้ คุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเราเพื่อดูบทความที่เกี่ยวข้องกับ Excel เพิ่มเติมได้ ขอขอบคุณที่อ่านและทำต่อไปให้ดี!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการซิปไฟล์ Excel
- วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล
- วิธีลดขนาดไฟล์ Excel พร้อมรูปภาพ
- วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย มาโคร
- วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิด
- วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยการลบแถวว่าง
- วิธีบีบอัดไฟล์ Excel มากกว่า 100MB
- วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ให้มีขนาดเล็กลง
- [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล
- วิธีการระบุสาเหตุที่ทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่
<<กลับไปที่ Excel ลดขนาดไฟล์ | ไฟล์ Excel | เรียนรู้ Excel รับแบบฝึกหัด Excel ขั้นสูงพร้อมโซลูชันฟรี!
