Microsoft เรียกแอปพลิเคชัน Planner ว่า "วิธีง่ายๆ ที่มองเห็นได้ในการจัดระเบียบการทำงานเป็นทีม" ท่ามกลางคุณสมบัติอื่นๆ แอปการจัดการโครงการนี้ช่วยให้คุณวางแผนโครงการ สร้างและมอบหมายงานในหมวดหมู่ต่างๆ และดูข้อมูลแผนและสถิติ
ใครก็ตามที่มีการสมัครใช้งาน Office 365 ไม่ว่าจะเป็นการสมัครใช้งานส่วนบุคคลหรือการสมัครใช้งานระดับองค์กรผ่านนายจ้างของคุณ สามารถเข้าถึง Microsoft Planner ได้
บทช่วยสอน Microsoft Planner
Microsoft Planner มีประตูหน้าหลายบาน เริ่มต้นด้วยการลงชื่อเข้าใช้บัญชี Office 365 ของคุณ คุณสามารถทำได้ที่จุดเข้าใช้งานมากมายของ Office 365 รวมถึง:
- office.com
- admin.microsoft.com
- outlook.com
หากคุณได้ลงชื่อเข้าใช้พื้นที่อื่นของ Microsoft Office แล้ว คุณจะพบลิงก์ไปยังแอป Microsoft Planner โดยเลือกไอคอนตัวเปิดใช้แอปที่มุมบนซ้ายและเลือก Planner หาก Planner ไม่อยู่ในรายการ ให้เลือก แอปทั้งหมด และหา ผู้วางแผน ในรายการ
หรือคุณสามารถลงชื่อเข้าใช้ Microsoft Planner ได้โดยตรงที่ task.office.com
เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้แล้ว จุดแวะแรกของคุณจะเป็นฮับ Planner จากที่นั่น คุณสามารถเริ่มแผนใหม่ ดูแผนล่าสุด ดูแผนทั้งหมดของคุณ หรือดูงานที่มอบหมายให้คุณ
จดลิงก์เพื่อดาวน์โหลดแอปมือถือ Planner ที่ด้านล่างของเมนูด้านซ้าย เลือกลิงก์แล้วคลิกส่ง ในกล่องโต้ตอบโมดอล
แอป Microsoft Planner สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่มีทั้ง Android และ iPhone
วิธีสร้างแผนในแอป Microsoft Planner
ก่อนที่คุณจะมอบหมายงานให้กับตัวเองหรือผู้อื่น คุณต้องสร้างแผนก่อน
การสร้างแผน
ในบานหน้าต่างด้านซ้าย เลือกแผนใหม่ . กรอกข้อมูลทั้งหมดที่ร้องขอใน แผนใหม่ หน้าต่าง
- ตั้งชื่อแผนของคุณ
- (ไม่บังคับ) หากคุณจะเชิญ Microsoft Group ที่มีอยู่ให้เข้าร่วมแผนของคุณ (เช่น ผ่านทาง Microsoft Teams) คุณสามารถเพิ่มแผนของคุณลงใน Group ได้ทันทีโดยเลือก เพิ่มใน Microsoft 365 ที่มีอยู่ กลุ่ม แล้วเลือกกลุ่มสำหรับแผนของคุณ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณคิดว่าจะมีแผนหลายแผนสำหรับกลุ่มเดียวกัน
- ตัดสินใจว่าแผนของคุณเป็นแบบสาธารณะหรือส่วนตัว หากคุณเลือก สาธารณะ ทุกคนในองค์กรจะมองเห็นแผนของคุณได้ หากคุณเลือก ส่วนตัว เฉพาะคนที่คุณเพิ่มในแผนเท่านั้นที่จะสามารถดูได้
- (ไม่บังคับ) เขียน คำอธิบายกลุ่ม . เมื่อคุณเพิ่มสมาชิกใหม่ในแผนของคุณ พวกเขาจะเห็นคำอธิบายกลุ่ม ซึ่งทำให้พวกเขามีแนวคิดเกี่ยวกับจุดประสงค์ของแผน
- เลือก สร้างแผน .
ถัดไป คุณจะเห็นแดชบอร์ดหลักหรือ บอร์ด สำหรับแผนที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น
มุมมองแดชบอร์ดเป็นแบบการ์ด เหมือนกับ Trello ก่อนเพิ่มงาน ให้เพิ่มสมาชิกในทีมของคุณลงในแผน
การเพิ่มบุคคลอื่นในแผนของคุณ
จากแดชบอร์ดแผน เลือกสมาชิก หล่นลง. ป้อนชื่อบุคคลเพื่อเพิ่มพวกเขาเป็นสมาชิก
การเพิ่มและมอบหมายงาน
แผนของคุณมาพร้อมกับงานเริ่มต้น ถัง เรียกว่า สิ่งที่ต้องทำ .
- คุณสามารถเพิ่มงานไปยังที่เก็บข้อมูลนั้นได้โดยเลือก เพิ่มงาน
- คุณสามารถสร้างที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับงานของคุณโดยเลือก เพิ่มที่เก็บข้อมูลใหม่ ลิงค์. พิมพ์ชื่อถังใหม่แล้วกด Enter .
- ถัดไป เลือก เพิ่มงาน ลิงค์ใต้ถังใดก็ได้ที่คุณต้องการ ป้อน ชื่องาน .
- กำหนด วันที่ครบกำหนด .
- ถัดไป เลือกว่าใครควรมอบหมายงานนี้ให้ การ์ดงานจะระบุว่า ยังไม่ได้มอบหมาย จนกว่าคุณจะมอบหมายงาน
- อย่าลืมเลือก เพิ่มงาน ปุ่มเพื่อบันทึกงาน
- งานของคุณจะปรากฏเป็นการ์ดภายใต้ที่เก็บข้อมูลที่คุณเลือก
เมื่อต้องการเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมให้กับงาน ให้เลือกการ์ดบนแดชบอร์ด จากที่นั่น คุณสามารถเพิ่มป้ายกำกับ เปลี่ยนที่เก็บข้อมูลของงาน และระบุความคืบหน้าของงาน ลำดับความสำคัญ วันที่เริ่มต้น และวันที่ครบกำหนด
คุณยังสามารถเพิ่มบันทึกย่อ รายการตรวจสอบ และไฟล์แนบได้อีกด้วย สมาชิกในทีมทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นในงานได้
ก้าวต่อไป
Microsoft Planner มีหลายวิธีในการรับมุมมองมุมสูงของแผนของคุณ
แผนภูมิ
แผนภูมิ แท็บแสดงสรุปสถานะของงานทั้งหมดในแผน จำนวนงานในแต่ละถัง แผนภูมิแสดงจำนวนงานที่มีในแต่ละระดับความสำคัญ (ด่วน สำคัญ ปานกลาง และต่ำ) รายชื่อสมาชิกของแผน และมอบหมายงานให้แต่ละคนกี่งาน
กำหนดการ
กำหนดการ แท็บจะแสดงงานทั้งหมดในปฏิทิน เพื่อให้คุณทราบได้ว่างานใดใกล้ถึงกำหนดส่ง
ตัวเลือกอื่นๆ
เลือกจุดสามจุดทางด้านขวาของกำหนดการ และคุณจะพบคุณลักษณะอื่นๆ มากมายของ Microsoft Planner
- การสนทนา จะพาคุณไปที่ Outlook โดยตรง เพื่อให้คุณส่งอีเมลถึงสมาชิกในทีมได้
- สมาชิก จะนำคุณไปที่หน้าการเป็นสมาชิกกลุ่มสำหรับแผนของคุณ ซึ่งคุณสามารถเพิ่มและลบสมาชิกได้
- ไฟล์ นำคุณไปยังไลบรารี Sharepoint ของกลุ่ม ซึ่งคุณสามารถสร้าง อัปโหลด ลบ และแก้ไขเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแผนของคุณได้
- โน๊ตบุ๊ค เปิดตัวโน้ตบุ๊ก Microsoft OneNote สำหรับแผนของคุณโดยเฉพาะ
- ไซต์ นำคุณไปยังหน้าที่คุณสามารถสร้างและแก้ไขไซต์ Sharepoint ของทีมสำหรับแผนของคุณได้
คุณยังสามารถเพิ่มแผนไปยังรายการโปรดของคุณ ทำสำเนาแผนของคุณภายใน Microsoft Planner ส่งออกแผนของคุณไปยัง Excel คัดลอกลิงก์ไปยังแผนของคุณ และเพิ่มแผนของคุณลงในปฏิทิน Outlook ของคุณ
เจ้าของกลุ่มสามารถเลือก การตั้งค่าแผน เพื่อกำหนดการตั้งค่าอีเมลของกลุ่มและระบุว่ากลุ่มควรได้รับอีเมลเมื่องานได้รับมอบหมายหรือเสร็จสิ้น นี่คือที่ที่เจ้าของสามารถลบ แผน
การทำงานให้เสร็จสิ้นใน Microsoft Planner
เมื่องานเสร็จสิ้น บุคคลที่ได้รับมอบหมายงานสามารถทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นแล้วบนการ์ดใน บอร์ด .
หลังจากที่งานถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถค้นหาได้อีกครั้งโดยขยาย แสดงเสร็จแล้ว แบบเลื่อนลง
รับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับแผนของคุณ
สมาชิกแผนสามารถเลือกเวลาที่จะได้รับการแจ้งเตือนจาก Planner โดยเลือกไอคอนรูปเฟือง/การตั้งค่า เลือกการแจ้งเตือน และระบุการตั้งค่าการแจ้งเตือน
เครื่องมือจัดการงานและการทำงานร่วมกันอื่นๆ
บางครั้งความซับซ้อนที่แท้จริงของ Microsoft ก็ไม่น่าสนใจสำหรับผู้ใช้ หากคุณตัดสินใจว่าชุดซอฟต์แวร์ Microsoft Office 365 ไม่เหมาะกับคุณ มีเครื่องมือการจัดการงานและการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมอีกมากมาย
ไม่ว่าคุณจะเลือกเครื่องมือใด การมีแผนโครงการที่เป็นระบบจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย
