Microsoft เรียกแอปพลิเคชัน Planner ว่า "วิธีที่เรียบง่ายและเป็นภาพในการจัดระเบียบงานทีม" นอกจากคุณสมบัติอื่นๆ แอปจัดการโครงการนี้ช่วยให้คุณสร้างแผนโครงการ สร้างและมอบหมายงานในหมวดหมู่ต่างๆ และดูข้อมูลและสถิติของแผนได้
ทุกคนที่มีการสมัครสมาชิก Office 365 ไม่ว่าจะเป็นการสมัครส่วนตัวหรือการสมัครระดับองค์กรผ่านนายจ้าง จะสามารถเข้าถึง Microsoft Planner ได้
บทเรียน Microsoft Planner
Microsoft Planner มีทางเข้าหลายประตู เริ่มต้นด้วยการลงชื่อเข้าใช้บัญชี Office 365 คุณสามารถทำได้ที่จุดเข้าหลายแห่งของ Office 365 รวมถึง:
- office.com
- admin.microsoft.com
- outlook.com
หากคุณลงชื่อเข้าใช้บริเวณอื่นของ Microsoft Office อยู่แล้ว คุณสามารถหาลิงก์ไปยังแอป Microsoft Planner ได้โดยเลือกไอคอนตัวเริ่มแอป (app launcher) ที่มุมซ้ายบน และเลือก Planner หาก Planner ไม่อยู่ในรายการ ให้เลือก All apps และค้นหา Planner ในรายการ
อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถลงชื่อเข้าใช้ Microsoft Planner โดยตรงที่ tasks.office.com
เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้แล้ว จุดหยุดแรกจะเป็น Planner hub จากที่นี่คุณสามารถเริ่มแผนใหม่ ดูแผนล่าสุด ดูแผนทั้งหมดของคุณ หรือดูงานที่มอบหมายให้คุณ
สังเกตลิงก์เพื่อรับแอป Planner มือถือที่ด้านล่างของเมนูด้านซ้าย เลือกลิงก์และคลิก Send ในกล่องโต้ตอบแบบโมดัล
แอป Microsoft Planner มือถือพร้อมใช้งานสำหรับ Android และ iPhone ทั้งสอง
วิธีสร้างแผนในแอป Microsoft Planner
ก่อนที่คุณจะมอบหมายงานให้ตัวเองหรือคนอื่น คุณต้องสร้างแผนก่อน
การสร้างแผน
ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้เลือก New plan กรอกข้อมูลทั้งหมดที่ร้องขอในหน้าต่าง New plan
- ตั้งชื่อแผนของคุณ
- (ตัวเลือก) หากคุณจะเชิญกลุ่ม Microsoft ที่มีอยู่แล้วไปยังแผนของคุณ (เช่น ผ่าน Microsoft Teams) คุณสามารถเพิ่มแผนของคุณเข้าไปในกลุ่มได้ทันทีโดยเลือก Add to an existing Microsoft 365 group จากนั้นเลือกกลุ่มสำหรับแผนของคุณ สิ่งนี้สะดวกหากคุณคิดว่าจะมีหลายแผนสำหรับกลุ่มเดียวกัน
- ตัดสินใจว่าแผนของคุณจะเป็นสาธารณะหรือส่วนตัว หากคุณเลือก public ทุกคนในองค์กรของคุณจะเห็นแผนของคุณ หากคุณเลือก private จะมีเฉพาะคนที่คุณเพิ่มเข้าไปในแผนเท่านั้นที่จะเห็นได้
- (ตัวเลือก) เขียน group description เมื่อคุณเพิ่มสมาชิกใหม่ไปยังแผน พวกเขาจะเห็นคำอธิบายกลุ่ม ทำให้เข้าใจจุดประสงค์ของแผน
- เลือก Create plan
ต่อไปคุณจะเห็นแดชบอร์ดหลักหรือ Board สำหรับแผนที่คุณเพิ่งสร้าง
มุมมองแดชบอร์ดเป็นแบบการ์ด คล้ายกับ Trello ก่อนเพิ่มงาน ให้เพิ่มสมาชิกทีมของคุณเข้าไปในแผน
การเพิ่มคนอื่นเข้าสู่แผนของคุณ
จากแดชบอร์ดแผน ให้เลือกเมนูดรอปดาวน์ Members ป้อนชื่อบุคคลเพื่อเพิ่มเป็นสมาชิก
การเพิ่มและมอบหมายงาน
แผนของคุณมาพร้อมกับ bucket เริ่มต้นหนึ่งอันชื่อ To do
- คุณสามารถเพิ่มงานลงใน bucket นั้นโดยเลือก Add task
- คุณสามารถสร้าง bucket เพิ่มเติมสำหรับงานของคุณได้โดยเลือกลิงก์ Add new bucket พิมพ์ชื่อ bucket ใหม่และกด Enter
- ต่อไป ให้เลือกลิงก์ Add task ภายใต้ bucket ใด bucket หนึ่งที่คุณต้องการ ป้อน task name
- ตั้งค่า due date
- ต่อไป ให้เลือกว่างานนี้ควรมอบหมายให้ใคร การ์ดงานจะแสดงว่า Unassigned จนกว่าคุณจะมอบหมายงาน
- อย่าลืมเลือกปุ่ม Add task เพื่อบันทึกงาน
- งานของคุณจะปรากฏเป็นการ์ดภายใต้ bucket ที่คุณเลือก
เพื่อเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมให้กับงาน ให้เลือกการ์ดบนแดชบอร์ด จากที่นี่คุณสามารถเพิ่มป้ายกำกับ เปลี่ยน bucket ของงาน และระบุความคืบหน้า ความสำคัญ วันที่เริ่ม และวันที่ครบกำหนดของงาน
คุณยังสามารถเพิ่มบันทึก รายการตรวจสอบ และไฟล์แนบ สมาชิกทีมทุกคนสามารถเพิ่มความคิดเห็นให้กับงานได้
การติดตามความคืบหน้า
Microsoft Planner เสนอหลายวิธีในการได้มุมมองภาพรวมของแผนของคุณ
แผนภูมิ (Charts)
แท็บ Charts แสดงสรุปสถานะของงานทั้งหมดในแผน จำนวนงานในแต่ละ bucket แผนภูมิแสดงจำนวนงานในแต่ละระดับความสำคัญ (เร่งด่วน สำคัญ ปานกลาง และต่ำ) รายชื่อสมาชิกของแผน และจำนวนงานที่มอบหมายให้แต่ละคน
ตารางเวลา (Schedule)
แท็บ Schedule แสดงงานทั้งหมดบนปฏิทิน เพื่อให้คุณได้ความเห็นภาพเกี่ยวกับกำหนดส่งงานที่ใกล้เข้ามา
ตัวเลือกอื่นๆ
เลือกจุดสามด้านขวาของแท็บ Schedule คุณจะพบฟีเจอร์อื่นๆ มากมายของ Microsoft Planner
- Conversation จะพาคุณไปยัง Outlook โดยตรงเพื่อส่งอีเมลให้สมาชิกทีม
- Members จะพาคุณไปยังหน้า Group Membership ของแผนของคุณ โดยที่คุณสามารถเพิ่มและลบสมาชิกได้
- Files พาคุณไปยังไลบรารี Sharepoint ของกลุ่ม โดยที่คุณสามารถสร้าง อัปโหลด ลบ และแก้ไขเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแผนของคุณได้
- Notebook เปิดสมุดบันทึก Microsoft OneNote ที่خصصให้กับแผนของคุณ
- Sites พาคุณไปยังหน้าที่คุณสามารถสร้างและแก้ไขไซต์ Sharepoint ทีมสำหรับแผนของคุณ
คุณยังสามารถเพิ่มแผนไปยังรายการโปรด สร้างสำเนาของแผนภายใน Microsoft Planner ส่งออกแผนไปยัง Excel คัดลอกลิงก์ไปยังแผนของคุณ และเพิ่มแผนของคุณไปยังปฏิทิน Outlook
เจ้าของกลุ่มสามารถเลือก Plan settings เพื่อกำหนดค่าการตั้งค่าอีเมลของกลุ่ม และระบุว่ากลุ่มควรได้รับอีเมลเมื่อมีการมอบหมายงานหรืองานเสร็จสิ้น นี่ยังเป็นที่ที่เจ้าของสามารถ delete แผนได้
การทำเครื่องหมายงานเสร็จสิ้นใน Microsoft Planner
เมื่องานเสร็จสิ้นแล้ว คนที่ได้รับมอบหมายงานสามารถทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นบนการ์ดของมันบน Board
หลังจากที่งานถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถค้นหามันได้อีกครั้งโดยการขยายเมนูดรอปดาวน์ Show completed
รับการอัปเดตเกี่ยวกับแผนของคุณ
สมาชิกแผนสามารถเลือกเวลาที่จะรับการแจ้งเตือนจาก Planner ได้โดยการเลือกไอคอนเฟือง/การตั้งค่า เลือก Notifications และระบุความชอบการแจ้งเตือนของพวกเขา
เครื่องมือจัดการงานและร่วมมืออื่นๆ
มี時候 ความซับซ้อนของ Microsoft ทั้งหมดไม่ดึงดูดผู้ใช้ หากคุณตัดสินใจว่าชุดซอฟต์แวร์ Microsoft Office 365 ไม่เหมาะกับคุณ มีเครื่องมือจัดการงานและร่วมมือที่ยอดเยี่ยมอีกมากมายให้เลือกใช้
ไม่ว่าคุณจะเลือกเครื่องมือใด การมีแผนโครงการที่จัดระเบียบไว้จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้
