ด้วยการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของผู้ทำงานจากบ้านในปี 2020 ไม่แปลกใจที่ซอฟต์แวร์ประชุมวิดีโอจะยอดนิยมขึ้นเช่นกัน หัวหน้ารักการประชุมวิดีโอ การประชุมแบบตัวต่อตัวกลายเป็นการประชุมวิดีโอ ชอบหรือไม่ชอบ การประชุมวิดีโอกำลังเพิ่มขึ้น
Microsoft Teams เป็นการเข้าสู่สังกรมการประชุมวิดีโอของบริษัทซอฟต์แวร์ระดับตำนานในซีแอตเทิล และมาพร้อมคุณสมบัติมากมาย ในบทความนี้ เราจะเน้นที่การประชุมวิดีโอ Microsoft Teams รวมถึงวิธีเข้าร่วมประชุมและเข้าถึงฟีเจอร์ทั้งหมดที่ Teams มีให้
วิธีเข้าร่วมการประชุมวิดีโอ Microsoft Teams
เมื่อมีคนเชิญคุณเข้าร่วมการประชุมวิดีโอ Microsoft Teams พวกเขาจะส่งลิงก์เข้าร่วมการประชุมให้คุณ ลิงก์อาจส่งมาผ่านหลายช่องทาง เช่น ในคำเชิญปฏิทิน อีเมล หรือลิงก์ในข้อความหรือแอปแชท คลิกลิงก์เพื่อเข้าร่วมการประชุม
หากคุณอยู่บนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป คุณจะได้รับแจ้งให้เลือกว่าจะเข้าร่วมการประชุมผ่านเบราว์เซอร์ หรือติดตั้งไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป Teams ก่อน ผู้ใช้ Android และ iPhone สามารถดาวน์โหลดแอป Teams ได้
การตั้งค่าอーディโอและวิดีโอในการประชุม Microsoft Teams
หากคุณเข้าร่วมด้วยคอมพิวเตอร์ คุณจะได้รับแจ้งให้เลือกตัวเลือกวิดีโอและออ디오
คุณสามารถเปิด/ปิดวิดีโอจากหน้าจอนี้ หรือเลือกตัวกรองพื้นหลังวิดีโอ
ตัวกรองพื้นหลังรวมถึงการเบลอพื้นหลังหรือพื้นหลังเสมือน คุณสามารถอัปโหลดรูปภาพพื้นหลังเสมือนของตัวเองได้โดยเลือก Add new
มีตัวเลือกออ디오หลายอย่างให้เลือกเมื่อคุณเข้าร่วมการประชุม Teams
การเลือก Computer audio หมายความว่าแอปจะใช้ไมโครโฟนและลำโพงเริ่มต้นของคอมพิวเตอร์ คุณจะเห็นตัวเลือกตั้งค่าระดับเสียงและออ디오
หากคุณเลือก Phone audio คุณจะได้รับหมายเลขโทรศัพท์เพื่อโทรเข้า หรือคุณสามารถให้แอป Teams โทรไปที่โทรศัพท์ของคุณโดยตรง
หากคุณเข้าร่วมจากห้องประชุม Teams คุณสามารถเลือก Room audio หากคุณเลือกตัวเลือกสุดท้าย No audio คุณจะเข้าร่วมการประชุมในสถานะปิดเสียง
ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกออ디오ใดเมื่อเข้าร่วมการประชุม คุณสามารถสลับได้ตลอดเวลาใน Device settings ซึ่งเข้าถึงได้ผ่านไอคอน More options ในแถบเครื่องมือ
แผง Device settings เป็นที่ที่คุณสามารถเปลี่ยนอุปกรณ์ที่ต้องการใช้ได้
เมื่อคุณพอใจกับตัวเลือกที่เลือกแล้ว ให้เลือกปุ่ม Join now
หลังจากที่คุณเข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams แล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงฟีเจอร์ต่างๆ ในการประชุมได้
ฟีเจอร์ของการประชุมวิดีโอ Microsoft Teams
ฟีเจอร์ในการประชุมของ Microsoft Teams สามารถเข้าถึงได้ผ่านแถบเครื่องมือข้ามด้านบนของหน้าต่างการประชุมของคุณ
ผู้เข้าร่วม (Participants)
คลิกที่ไอคอนแรกในแถบเครื่องมือจะเปิดแผง Participants
แผงแสดงรายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุม หมายเหตุ: หากคุณเป็นเจ้าของการประชุมและเปิดใช้งานล็อบบี้สำหรับผู้เข้าร่วมจากภายนอกองค์กร แผงผู้เข้าร่วมคือที่ที่คุณสามารถอนุมัติผู้เข้าร่วมที่รออยู่ในล็อบบี้ได้
คุณสามารถเชิญคนเพิ่มเติมเข้าร่วมการประชุมโดยชื่อในแผงผู้เข้าร่วม แต่เฉพาะคนที่อยู่ในองค์กรของคุณเท่านั้น หรือคุณสามารถป้อนหมายเลขโทรศัพท์ และ Teams จะโทรไปหาหมายเลขนั้น
แชทการประชุม (Meeting Chat)
เลือกไอคอนแชทในแถบเครื่องมือเพื่อเปิดแผง Chat
แชทของ Microsoft Teams มีหลายคุณสมบัติ คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความ แทรกอีโมจิและสติ๊กเกอร์ และค้นหา GIF ด้วย Giphy
เพื่อตอบสนองต่อข้อความในแผงแชท ให้วางเมาส์เหนือความคิดเห็นและเลือกจากเมนูการตอบสนอง
ผู้ใช้แอปมือถือสามารถกดค้างที่ความคิดเห็นในแชทเพื่อเปิดเมนูการตอบสนอง
ยกมือ (Raise Your Hand)
เพื่อแจ้งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมคนอื่นทราบว่าคุณต้องการพูด ให้เลือกไอคอน Raise hand ในแถบเครื่องมือ
เมื่อคุณทำเช่นนั้น ไอคอนมือจะปรากฏข้างชื่อของคุณในแผงผู้เข้าร่วม
เมื่อได้รับอนุญาตให้พูดแล้ว อย่าลืมวางมือลงโดยกดไอคอนมือในแถบเครื่องมือ
แชร์หน้าจอ (Sharing Your Screen)
การแชร์หน้าจอในการประชุมวิดีโอ Microsoft Teams ทำงานคล้ายกับแอปประชุมวิดีโออื่นๆ เลือกไอคอน Share content บนแถบเครื่องมือ
คุณจะได้รับแจ้งให้เลือกสิ่งที่ต้องการแชร์: หน้าจอ (หากคุณมีหน้าจอหลายตัว จะแสดงแยกกัน) หน้าต่างเฉพาะที่คุณเปิดอยู่ หรือการนำเสนอ PowerPoint ล่าสุด สลับสวิตช์ Include computer sound หากคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมการประชุมได้ยินคลิปเสียงหรือออ디오จากวิดีโอที่คุณจะแชร์
Share content ยังเป็นที่ที่คุณสามารถเลือกแชร์ Microsoft Whiteboard ได้ ซึ่งเป็นกระดานไวท์บอร์ดที่ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนสามารถดูและแก้ไขได้
ห้องย่อย (Breakout Rooms)
ห้องย่อยสำหรับการประชุม Microsoft Teams เปิดตัวมาตั้งแต่ต้นธันวาคม 2020 ผู้จัดการประชุมสามารถสร้างห้องย่อย ตั้งชื่อ และมอบหมายผู้เข้าร่วมการประชุมไปยังห้องย่อยได้โดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง หากต้องการสร้างและจัดการ Breakout rooms ให้คลิกที่ไอคอนห้องย่อยในแถบเครื่องมือ
เลือกจำนวนห้องย่อยที่จะสร้าง และว่าคุณต้องการให้ Teams มอบหมายคนไปยังห้องโดยอัตโนมัติ หรือคุณต้องการมอบหมายผู้เข้าร่วมไปยังห้องย่อยด้วยตนเอง
การเลือกปุ่ม Create Rooms จะสร้างห้อง แต่ยังไม่ส่งผู้เข้าร่วมไปยังห้องทันที เพื่อทำเช่นนั้น คุณต้องเลือกปุ่ม Start rooms บนแผง Breakout rooms
ปัจจุบัน ผู้จัดการประชุมสามารถสร้างห้องย่อยได้เฉพาะหลังจากการประชุมเริ่มต้นแล้ว แต่ đừng ngạc nhiênหาก Microsoft Teams จะเปิดตัวการกำหนดค่าห้องย่อยล่วงหน้าในเร็วๆ นี้
การดำเนินการเพิ่มเติม (More Actions)
ไอคอน More actions ในแถบเครื่องมือมีฟีเจอร์เพิ่มเติมอีกหลายอย่าง
จากเมนู More actions คุณสามารถเข้าถึงสิ่งต่างๆ เช่น Meeting notes เอกสารร่วมสำหรับการจดบันทึกที่เข้าถึงได้โดยผู้เข้าร่วมทุกคน
ขึ้นอยู่กับจำนวนคนในการประชุมของคุณ ใช้เมนู More actions เพื่อเปิดโหมด Large gallery ซึ่งช่วยให้คุณเห็นฟีดวิดีโอจากผู้เข้าร่วมการประชุมได้สูงสุด 49 คนพร้อมกัน โหมด Together mode จะตัดพื้นหลังจากฟีดวิดีโอของผู้เข้าร่วมและวางทุกคนในห้องประชุมเสมือน
เลือก Live captions สำหรับคำบรรยายที่แม่นยำมากเมื่อแต่ละผู้เข้าร่วมพูด หรือเลือก Start recording เพื่อบันทึกการประชุม
การออกจากประชุมวิดีโอ Microsoft Teams
เพื่อออกจากการประชุม ให้เลือกปุ่ม Leave สีแดงบนแถบเครื่องมือ หากคุณเป็นผู้จัดการประชุม คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับจบการประชุมสำหรับทุกคนด้วย
พัฒนาที่ดีขึ้นเรื่อยๆ
ชัดเจนว่า Microsoft จริงจังกับการปรับปรุงประสบการณ์การประชุมวิดีโอ Microsoft Teams พวกเขาเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่เป็นประจำและตอบสนองต่อคำขอฟีเจอร์ผ่าน Microsoft Teams UserVoice เว็บไซต์ที่คุณสามารถ提出建议และโหวตสำหรับฟีเจอร์และการปรับปรุงในอนาคต
หากคุณชอบ Microsoft Teams คุณจะต้องการเรียนรู้เคล็ดลับและเทคนิคเพิ่มเติมสำหรับ Teams
