การเพิ่มขึ้นของการทำงานจากระยะไกล ทำให้นายจ้างหลายคนย้ายไปใช้ซอฟต์แวร์บน Cloud ทำให้คนเยอะกว่าเดิมเข้าถึง Microsoft Office 365 ได้ รวมถึง Microsoft Forms Microsoft Forms เป็นแอปออนไลน์อย่างเดียว ใช้สร้างแบบทดสอบ (Quizzes) แบบสอบถาม (Surveys) และฟอร์มประเภทอื่นๆ
หากไม่มีบัญชี Office 365 Premium ยังใช้ Microsoft Forms ได้ โดยสมัครบัญชี Microsoft ฟรี ด้านล่างเราจะแนะนำวิธีใช้ Microsoft Forms รวมถึง: การสร้างฟอร์ม การเก็บคำตอบ และการเข้าถึงผลลัพธ์
วิธีสร้าง Microsoft Form
เริ่มต้นด้วยการ Login forms.office.com จาก Dashboard สามารถเลือกสร้าง Form หรือ Quiz หรือใช้ Template ฟรี/พรีเมียมจาก Microsoft
เริ่มด้วยการสร้าง New Form ตั้งชื่อและคำอธิบาย หากต้องการ เพิ่มรูปภาพที่หัวฟอร์ม
ประเภทคำถาม (Question Types)
กดปุ่ม Add new เลือกประเภทคำถาม Microsoft Forms เสนอหลายประเภท หมายเหตุ: สามารถ Copy, Delete, Move, เพิ่ม Subtitle, หรือบังคับตอบ (Required) ได้ทุกคำถาม
Choice ใช้สำหรับคำถาม Multiple Choice มาตรฐาน ตัวเลือก: สับคำตอบ (Shuffle) เพิ่มรูป/วิดีโอ แสดงคำตอบเป็น Dropdown, Radio Buttons, หรือ Checkboxes สำหรับหลายคำตอบ
Text ใช้สำหรับคำถามที่ต้องการคำตอบเขียน ตัวเลือก: อนุญาตคำตอบยาว (Long answer) เพิ่มรูป/วิดีโอ
Rating ประเภทนี้ขอให้ผู้ตอบให้คะแนนบนมقياس (Scale) ตัวเลือก: เพิ่มรูป/วิดีโอ มقياس 2-10 ระดับ เลือกได้ระหว่างมาตรฐานตัวเลขหรือสัญลักษณ์ดาว
Date ใช้เมื่อคำตอบเป็นวันที่
Ranking ให้ผู้ตอบจัดอันดับตัวเลือกที่คุณให้ โดยลากวาง (Drag and Drop) เพิ่มรูป/วิดีโอ ได้สูงสุด 10 ตัวเลือก
Likert คล้าย Rating คำถาม Likert ขอให้ผู้ตอบระบุระดับความเห็นชอบ/ไม่ชอบกับข้อความ
File Upload เฉพาะผู้ใช้ที่มี OneDrive for Business เลือกประเภทนี้จะสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน OneDrive for Business ผู้ตอบจะอัปโหลดไฟล์ไปโฟลเดอร์นั้น
Net Promoter Score® คล้าย Rating อีกประเภท Microsoft ระบุว่า "ตั้งค่ามาตรฐาน NPS ไว้แล้ว แต่ปรับแต่งได้หากมีความต้องการพิเศษ หากใช้ประเภทนี้ จะมีหน้าสรุปแสดงคะแนนรวมและการกระจาย"
Add a new section เลือกหากต้องการสร้าง Section ภายในฟอร์ม เพิ่ม ลบ ย้าย Section ได้เหมือนคำถาม
ตลอดเวลา สามารถดู Preview ว่าฟอร์มจะดูอย่างไรในมุมมองผู้ตอบ โดยกด Preview
Branching (การแบ่งเงื่อนไข)
Microsoft Forms ให้ใช้ Logic ของคำถาม (เรียกว่า Branching) คลิกไอคอน More Options เลือก Add branching ไปที่คำถามที่ต้องการ Branching สำหรับแต่ละคำตอบที่เป็นไปได้ สามารถระบุว่าผู้ตอบจะถูกนำไปคำถามไหนต่อไป
ทำให้ Microsoft Form ดูดี
เลือก Theme เพื่อดูตัวเลือกตกแต่งลักษณะฟอร์ม
คุณสามารถ:
- เลือกจาก Theme Ideas ที่ Microsoft แนะนำ
- เลือกสีหลักสำหรับองค์ประกอบฟอร์ม
- ค้นหาหรืออัปโหลดภาพพื้นหลังที่ชอบ
หากเลือกตัวเลือกที่ 3 สามารถค้นหาภาพจาก Bing หรืออัปโหลดจาก OneDrive หรือคอมพิวเตอร์ได้ ยังสามารถจำกัดผลการค้นหารูปภาพให้เฉพาะที่มี License Creative Commons ซึ่งสะดวกมาก กด Add เพื่อตั้งภาพที่เลือกเป็นพื้นหลังฟอร์ม
จำไว้ สามารถกด Preview ดูได้ตลอดเวลา ว่าฟอร์มจะดูอย่างไรบนคอมพิวเตอร์หรือมือถือของผู้ตอบ
แชร์ฟอร์มและรับคำตอบ
กดปุ่ม Send เพื่อเตรียมแจกจ่ายฟอร์ม จากนั้นสามารถ Copy ลิงก์ฟอร์ม สร้าง QR Code Copy Embed Code แชร์ลิงก์ผ่าน Email หรือโพสต์ Facebook/Twitter
หาก Login บัญชี Microsoft Premium จะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมจำกัดผู้ตอบ
ตัวเลือกมี:
- Anyone can respond (ทุกคนตอบได้)
- Only people in my organization can respond (เฉพาะคนในองค์กร)
- Specific people in my organization can respond (เฉพาะคนบางคนในองค์กร)
สามารถสร้างลิงก์แชร์ฟอร์มให้คนอื่นเป็น Template ได้
เพื่อพิมพ์ฟอร์ม เลือกไอคอน More options และ Print form
ดูคำตอบ (Viewing Responses)
ดูแท็บ Responses เพื่อดู Dashboard คำตอบ Microsoft ให้ข้อมูลพื้นฐาน เช่น จำนวนคำตอบ เวลาเฉลี่ยที่ใช้ตอบ และสถานะฟอร์ม Active/Closed
หากเลือกไอคอน More options สามารถลบคำตอบทั้งหมด พิมพ์สรุป หรือสร้างลิงก์สรุปแชร์ผู้อื่น
กด View results เพื่อคลิกดูคำตอบแต่ละราย หรือเลือก Open in Excel Export คำตอบเป็น Spreadsheet Dashboard Responses ยังสรุปคำตอบแต่ละคำถาม บ่อยครั้งแสดงในรูป Chart
เครื่องมืออื่นสำหรับสร้างฟอร์ม
Microsoft Forms แข็งแกร่งพอสำหรับงานส่วนใหญ่ แต่ไม่ใช่ผู้เล่นคนเดียว สามารถอ่านการเปรียบเทียบเครื่องมืออื่น เช่น SurveyMonkey vs Google Forms หรือเรียนรู้ 10 Best Google Forms Templates หรือแม้แต่วิธีทำ Fillable Google Docs Form ด้วยตาราง
