วิธีใช้ปฏิทิน Microsoft Teams

Microsoft Teams มีเครื่องมือที่หลากหลายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงการสื่อสารระหว่างพนักงานด้วยการแชทด้วยข้อความ การโทรด้วยเสียงและวิดีโอคอล ฟังก์ชันการแชร์ไฟล์ บันทึกกะออนไลน์ และปฏิทินที่แชร์

ฟังก์ชันปฏิทินที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft Teams ช่วยให้สมาชิกในกลุ่มสามารถสร้างการประชุมได้โดยตรงภายในแอป Teams ระบุรายละเอียด และเพิ่มสมาชิกคนอื่นๆ เพื่อไม่ให้พวกเขาได้รับแจ้งถึงกิจกรรมเท่านั้น แต่ยังเพิ่มลงในปฏิทิน Microsoft Teams ที่ซิงค์ด้วย

บทความนี้ใช้กับแอป Microsoft Teams บนอุปกรณ์ Windows 10, iOS และ Android นอกเหนือจากเวอร์ชันเว็บ

วิธีการทำงานของปฏิทิน Microsoft Teams

Microsoft Teams เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ออกแบบมาสำหรับองค์กรหรือกลุ่ม ดังนั้นจึงมีโครงสร้างโดยคำนึงถึงกลุ่มหรือทีม คุณอาจเข้าสู่ระบบกลุ่ม Microsoft Teams ด้วยอีเมลปกติของคุณได้ แต่บ่อยครั้งที่คุณได้รับมอบหมายอีเมลของบริษัทที่คุณใช้เพื่อเข้าถึง Teams และแอปและบริการอื่นๆ ของ Microsoft 365 ที่เกี่ยวข้อง

แอป Microsoft Teams มีปฏิทินหลักหนึ่งปฏิทินที่กำหนดให้กับทั้งกลุ่มหรือองค์กรของคุณ สมาชิกในกลุ่มสามารถเพิ่มการประชุมหรือกิจกรรมในปฏิทินนี้ซึ่งจะแสดงในปฏิทินสำหรับสมาชิกคนอื่นๆ โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังเพิ่มบุคคลในกิจกรรมในปฏิทินหรือการประชุมได้หากต้องการเข้าร่วม

ในทางเทคนิค ปฏิทินในตัว (หรือค่าเริ่มต้น) จะเรียกว่าปฏิทินกลุ่ม ในขณะที่ปฏิทินภายนอกที่แชร์ภายใน Microsoft Teams จะเป็นปฏิทินที่แชร์ อย่างไรก็ตาม คำเหล่านี้มักปะปนกัน และความแตกต่างระหว่างคำเหล่านี้ก็ไม่ชัดเจน

เป็นความคิดที่ดีที่จะอ้างถึงปฏิทินใน Microsoft Teams ด้วยชื่อที่ไม่ซ้ำ แทนที่จะใช้เงื่อนไขที่แชร์หรือแบบกลุ่มเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

ปฏิทินยังสามารถแชร์ภายใน Microsoft Teams จาก Outlook หรือบริการจัดกำหนดการอื่นๆ เช่น Google ปฏิทิน

วิธีสร้างกิจกรรมปฏิทินที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft Teams

นี่คือขั้นตอนในการสร้างกิจกรรม ซึ่งเรียกว่าการประชุมใน Microsoft Teams ซึ่งสามารถแชร์กับสมาชิกกลุ่มคนอื่นๆ และเพิ่มลงในปฏิทินกลุ่มโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างนี้ใช้แอป Windows 10 Microsoft Teams แต่คำแนะนำเหล่านี้และเมนูที่ใช้จะเหมือนกันในเวอร์ชันอื่นๆ ทั้งหมด

1. เปิดแอป Microsoft Teams

2. เลือก ปฏิทิน .

   

3. คลิกประชุมใหม่ .

   

4. เลือกเขตเวลาที่เหมาะสมจากเมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านบนของหน้าจอ

   

   คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับเขตเวลาที่สมาชิกในทีมของคุณอยู่ เนื่องจากเวลาการประชุมจะปรับให้เข้ากับพวกเขาโดยอัตโนมัติ

5. พิมพ์ชื่อการประชุมของคุณใน เพิ่มหัวข้อเรื่อง .

   

6. ใน เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็น ฟิลด์ พิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการรับแจ้งเหตุการณ์ เมื่อคุณเริ่มพิมพ์ ชื่อควรปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณเลือก

   

   ถ้าคุณต้องการแชร์กิจกรรมในปฏิทินนี้กับผู้ที่ไม่ได้อยู่ในกลุ่ม Microsoft Teams ของคุณ หรืออาจไม่ได้ใช้ Microsoft Teams คุณสามารถทำได้โดยป้อนที่อยู่อีเมลแบบเต็มแทนชื่อ

   คลิกไม่บังคับ เพื่อเพิ่มสมาชิกกลุ่มที่ต้องการทราบเกี่ยวกับการประชุมแต่ไม่ต้องเข้าร่วมประชุม

   เมื่อสร้างการประชุมแล้ว ผู้ที่ได้รับเชิญทั้งหมดจะได้รับคำเชิญไปยังที่อยู่อีเมลที่เกี่ยวข้อง

7. ถัดไป ระบุเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับการประชุมของคุณ

   

8. คลิก ไม่ทำซ้ำ เพื่อเปิดเมนูและทำให้การประชุมเป็นกิจกรรมปกติหากจำเป็นต้องเกิดซ้ำ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้มีการประชุมเดียวกันนี้ทุกวันธรรมดา ทุกสัปดาห์ หรือเดือนละครั้ง

   

9. คลิก เพิ่มช่อง ถ้าการประชุมของคุณเจาะจงสำหรับบางหมวดหมู่ภายในการตั้งค่า Microsoft Teams ของบริษัทของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการวางไว้ในแชนเนลผู้จัดการเพื่อให้เฉพาะสมาชิกในทีมที่ใช้แชนเนลนั้นรู้ว่ามีการประชุมเกิดขึ้น

   

   คุณสามารถเว้นฟิลด์เหล่านี้ว่างไว้ได้หากต้องการ

10. ถัดไปคือ เพิ่มสถานที่ สนาม. แม้จะมีชื่อ แต่ก็ไม่ได้มีไว้สำหรับระบุตำแหน่งทางกายภาพ แต่ใช้สำหรับการเลือกระบบห้องที่ใช้ Microsoft Teams ที่เชื่อมต่ออยู่หรืออุปกรณ์โทรศัพท์สำหรับการประชุม

    หากบริษัทของคุณไม่ได้ใช้อุปกรณ์ดังกล่าว คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการกรอกข้อมูลในช่องนี้

    

11. ในฟิลด์ขนาดใหญ่ที่ด้านล่างของหน้าจอ ให้พิมพ์รายละเอียดสำหรับฟิลด์การประชุม ป้อนคำอธิบายของการประชุม วาระการประชุม หรือข้อความถึงผู้เข้าร่วมประชุม

    

12. สุดท้าย คลิกส่ง . การดำเนินการนี้จะเพิ่มกิจกรรมลงในปฏิทิน Microsoft Teams และจะเชิญคนที่คุณเพิ่มไว้ เมื่อพวกเขาตอบรับคำเชิญ กิจกรรมจะถูกเพิ่มลงในปฏิทินของพวกเขาโดยอัตโนมัติเช่นกัน

    

    หากคุณยังไม่ได้เพิ่มใครในกิจกรรม คุณจะเห็นปุ่ม บันทึก ปุ่มแทน การดำเนินการนี้จะบันทึกกิจกรรมลงในปฏิทิน Microsoft Teams ส่วนบุคคลของคุณ

ผู้ช่วยจัดกำหนดการของ Microsoft Teams ทำอะไรได้บ้าง

ตัวเลือกผู้ช่วยจัดกำหนดการที่แสดงเมื่อสร้างการประชุมใน Microsoft Teams บนคอมพิวเตอร์เป็นอีกวิธีหนึ่งในการสร้างหรือแก้ไขกิจกรรม มันใช้ส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่มองเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้นซึ่งแสดงตัวเลือกทางด้านซ้ายของหน้าจอ และให้คุณเลือกช่วงเวลาด้วยเมาส์ของคุณซึ่งจะทำการเปลี่ยนแปลงตามกำหนดเวลาโดยอัตโนมัติ

ประโยชน์ที่แท้จริงของ Scheduling Assistant คือการแสดงกำหนดการทั้งหมดของสมาชิกกลุ่ม ทำให้ง่ายต่อการดูเวลาและวันที่ทุกคนว่าง และขจัดความยุ่งยากในการถามสมาชิกกลุ่มว่าเวลาใดเหมาะสมกับพวกเขาที่สุด

กำหนดการจะปรากฏภายในตัวช่วยจัดกำหนดการก็ต่อเมื่อผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้รายอื่นป้อนตารางลงใน Microsoft Teams หากองค์กรของคุณไม่ได้ใช้ Microsoft Teams เพื่อจัดการกำหนดการ ฟีเจอร์นี้จะไม่มีประโยชน์

ผู้ช่วยจัดกำหนดการของ Microsoft Teams เป็นเครื่องมือเสริมโดยสมบูรณ์ แม้ว่าบางคนอาจชอบเครื่องมือนี้มากกว่าตัวเลือกการสร้างการประชุมเริ่มต้น

วิธีตอบรับคำเชิญในปฏิทิน Microsoft Teams

เมื่อคุณถูกเพิ่มในการประชุมในปฏิทิน Microsoft Teams แล้ว คุณควรได้รับคำเชิญทางอีเมลเกือบจะในทันที

เมื่อคุณได้รับอีเมลนี้ ให้คลิกลิงก์ เข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams เพื่อตอบรับคำเชิญ แอป Microsoft Teams จะเปิดขึ้นและเพิ่มคุณในกิจกรรม หากคุณไม่ได้ติดตั้ง Microsoft Teams ไว้ คุณจะได้รับแจ้งให้ติดตั้ง

หากคุณยังไม่ได้รับคำเชิญ ให้ตรวจสอบกับผู้สร้างกิจกรรมเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาใช้ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง คุณอาจต้องการตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมหรือเมลขยะ

บริการอีเมลบางอย่างอาจแจ้งให้คุณเพิ่มกิจกรรม Microsoft Teams เหล่านี้ลงในระบบปฏิทินของตนเอง คุณสามารถทำได้หากต้องการ แต่คุณจะต้องคลิกลิงก์ข้อความในอีเมลเพื่อตอบรับคำเชิญ

วิธีใช้ Outlook Teams การสร้างและแบ่งปันกิจกรรม

Microsoft Teams ต้องใช้บัญชี Microsoft เพื่อใช้งาน โดยปกติ บริษัทหรือองค์กรของคุณจะให้บัญชี Microsoft ใหม่แก่คุณ ซึ่งสามารถใช้ในการเข้าถึง Microsoft Teams และบริการ Microsoft Office อื่นๆ ได้หลากหลาย

อีเมลที่เชื่อมโยงกับบัญชี Microsoft นี้สามารถใช้เพื่อเข้าสู่ระบบ Outlook และเนื่องจากบัญชีนี้ใช้เพื่อเข้าถึง Teams ด้วยเช่นกัน การประชุมในปฏิทินจึงถูกสร้างขึ้นใน Outlook และซิงค์กับ Microsoft Teams โดยอัตโนมัติ

เพื่อให้ใช้งานได้ คุณจะต้องใช้บัญชี Microsoft เดียวกันสำหรับ Outlook และ Microsoft Teams ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถใช้บัญชีอีเมล Outlook ส่วนตัวของคุณเพื่อสร้างกิจกรรมสำหรับปฏิทิน Microsoft Teams ที่ทำงาน

ซึ่งสามารถทำได้ทั้งกับแอป Outlook และผ่านประสบการณ์บนเว็บ และกระบวนการทั้งหมดเกือบจะเหมือนกับวิธีที่คุณจะจัดการประชุมภายใน Microsoft Teams ดังที่แสดงด้านบน

ในการเข้าถึงปฏิทินภายใน Outlook ให้คลิก ปฏิทิน ไอคอนที่ด้านล่างของเมนูด้านซ้าย เมื่อปฏิทินเปิดขึ้น ให้คลิกที่วันเพื่อเริ่มกระบวนการสร้างกิจกรรม

ถ้าคุณต้องการให้กิจกรรมที่ทำใน Outlook ลงทะเบียนภายใน Teams คุณต้องเปิดใช้งานสวิตช์ที่อยู่ถัดจากการประชุมทีม ซึ่งสามารถพบได้ข้าง ค้นหาห้องหรือสถานที่ ข้อความ. ถ้าคุณไม่ทำเช่นนั้น ฟังก์ชันปฏิทินที่แชร์ของ Microsoft Teams จะไม่เปิดใช้งาน และกิจกรรมจะเป็นกิจกรรมพื้นฐานในกำหนดการปฏิทิน Outlook ของคุณ

วิธีแชร์ปฏิทินอื่นใน Microsoft Teams

แม้ว่า Microsoft Teams จะมีฟีเจอร์ปฏิทินในตัว แต่ก็ยังสามารถนำเข้าปฏิทินเพิ่มเติมจาก Outlook, Google หรือบริการจัดกำหนดการอื่นๆ ที่ให้ที่อยู่เว็บที่แชร์ได้สำหรับปฏิทิน

ซึ่งจะมีประโยชน์หากทีมของคุณใช้แอปหรือบริการอื่นเพื่อจัดการกิจกรรมนอกระบบนิเวศของ Microsoft Office

ตัวอย่างนี้ใช้ Google ปฏิทิน แต่กระบวนการนี้เหมือนกันสำหรับบริการอื่นๆ

1. เปิด Google ปฏิทินในเว็บเบราว์เซอร์ตามปกติ

2. วางเคอร์เซอร์เมาส์ไว้เหนือชื่อปฏิทินเพื่อให้จุดสามจุดปรากฏทางด้านขวาของชื่อ คลิก สามจุด เพื่อเปิดเมนู

   

3. คลิก การตั้งค่า .

   

4. คลิกที่อยู่เว็บภายใต้ URL สาธารณะของปฏิทินนี้ แล้วกด Ctrl + วี เพื่อคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณ

   

5. เปิด Microsoft Teams แล้วไปที่กลุ่มหรือแชทที่คุณต้องการเพิ่มปฏิทินเข้าไป

   

6. คลิก + สัญลักษณ์ที่ด้านบนของหน้าจอ

   

7. คลิก เว็บไซต์ .

   

8. วางที่อยู่ปฏิทินของคุณลงใน URL สนาม

   

   คุณยังสามารถเพิ่มชื่อที่กำหนดเองได้โดยพิมพ์ ชื่อแท็บ และเลือกว่าคุณต้องการเตือนกลุ่มการเพิ่มปฏิทินหรือไม่ โดยทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากโพสต์ไปที่ช่องเกี่ยวกับแท็บนี้ .

9. คลิก บันทึก .

   

   ขณะนี้ปฏิทินของคุณจะถูกแชร์ภายใน Microsoft Teams และทุกคนจะสามารถดูได้ภายในแท็บที่กำหนดเองใหม่นี้

วิธีแก้ไขการประชุม Microsoft Teams

หากต้องการแก้ไขการประชุม Microsoft Teams ที่คุณสร้างหรือมีสิทธิ์เข้าถึง สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกจากปฏิทินของคุณภายในแอป Microsoft Teams และทำการเปลี่ยนแปลงในฟิลด์ที่เหมาะสม

คุณสามารถเพิ่มหรือลบผู้เข้าร่วม เปลี่ยนเวลาหรือสถานที่ และแก้ไขชื่อกิจกรรมและคำอธิบาย อย่าลืมคลิกส่งการอัปเดต เมื่อคุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงเสร็จแล้ว

หากการเปลี่ยนแปลงไม่ปรากฏขึ้นสำหรับคุณหรือสมาชิกในทีม ให้ลองปิดแอปโดยสมบูรณ์แล้วเปิดใหม่อีกครั้ง

คุณยังสามารถแก้ไขกิจกรรม Teams ใน Outlook ได้โดยเปิดกิจกรรมในปฏิทินแล้วคลิกแก้ไข .