วิธีใช้ปฏิทินร่วมกันใน Microsoft Teams

ปฏิทิน Microsoft Teams ทำงานอย่างไร

Microsoft Teams เป็นเครื่องมือทำงานร่วมกันสำหรับองค์กร/กลุ่ม โครงสร้างเน้นทีม ใช้บัญชีอีเมลองค์กรเข้าถึง Teams และแอป Microsoft 365 อื่นๆ

แอป Teams มี ปฏิทินหลัก (Group calendar) หนึ่งอันสำหรับทั้งกลุ่ม สมาชิกเพิ่มการประชุม/กิจกรรม จะปรากฏในปฏิทินของสมาชิกอื่นอัตโนมัติ สามารถเพิ่มบุคคลเฉพาะให้เข้าร่วมได้

ยังสามารถแชร์ปฏิทินจาก Outlook หรือ Google Calendar เข้า Teams ได้

สร้างกิจกรรม/การประชุมร่วมในปฏิทิน Teams

ขั้นตอนสร้าง "Meeting" ที่แชร์ให้สมาชิกกลุ่มและเพิ่มในปฏิทินกลุ่มอัตโนมัติ (ตัวอย่างใช้แอป Windows 10 แต่เมนูเหมือนทุกแพลตฟอร์ม)

1. เปิดแอป Microsoft Teams
2. เลือก Calendar
3. กด New meeting
4. เลือก Time zone จากเมนูดรอปดาวน์บนสุด (เวลาจะปรับให้สมาชิกอัตโนมัติตามโซนของพวกเขา)
5. ตั้งชื่อประชุมใน Add title
6. ใน Add required attendees พิมพ์ชื่อผู้ที่ต้องเข้าร่วม (ชื่อจะขึ้นอัตโนมัติ) — Optional สำหรับผู้ที่แค่ต้องทราบ
7. หากต้องการเชิญคนนอกกลุ่มหรือไม่ใช้ Teams ให้ใส่อีเมลเต็มแทนชื่อ ทุกคนที่ถูกเชิญจะได้รับอีเมลเชิญ
8. กำหนดเวลาเริ่ม/สิ้นสุด
9. กด Does not repeat เลือกทำซ้ำ: ทุกวันจันทร์-ศุกร์, รายสัปดาห์, รายเดือน ฯลฯ
10. กด Add channel หากประชุมเฉพาะช่องทาง (Channel) เช่น ช่อง Managers
11. Add location: ไม่ใช่สถานที่จริง แต่เลือกห้องประชุม/โทรศัพท์ที่รองรับ Teams หองไม่มีอุปกรณ์เหล่านี้ ข้ามได้
12. พิมพ์รายละเอียด/วาระ/ข้อความในช่องใหญ่ด้านล่าง
13. กด Send — จะเพิ่มในปฏิทิน Teams และส่งเชิญ ผู้รับ RSVP แล้วจะเพิ่มในปฏิทินของพวกเขา (หากไม่เพิ่มผู้เข้าร่วม จะเห็นปุ่ม Save บันทึกในปฏิทินส่วนตัว)

Scheduling Assistant ใน Teams ทำอะไร?

ตัวเลือก Scheduling Assistant ตอนสร้างประชุมบนคอมพิวเตอร์ เป็น UI แบบภาพ显示 ตารางเวลาสมาชิกด้านซ้าย คลิกเลือกช่วงเวลาบนตาราง จะตั้งเวลาอัตโนมัติ

ประโยชน์จริง: ดูตารางว่างของทุกคนพร้อมกัน ลดความยุ่งยากในการหาเวลาที่ทุกคนว่าง

Scheduling Assistant เป็นเครื่องมือเสริม ใช้หรือไม่ก็ได้

ยอมรับคำเชิญปฏิทิน Teams

เมื่อถูกเพิ่มในประชุม จะได้อีเมลเชิญทันที กดลิงก์ Join Microsoft Teams Meeting เพื่อยอมรับ แอป Teams จะเปิดและเพิ่มคุณในกิจกรรม หากยังไม่มี Teams จะแจ้งให้ติดตั้ง

บางบริการอีเมลอาจเสนอเพิ่มกิจกรรมในปฏิทินของตน ใส่ได้ แต่ยังต้องกดลิงก์ในอีเมลเพื่อยอมรับใน Teams

สร้างและแชร์กิจกรรมผ่าน Outlook

Teams ต้องการบัญชี Microsoft องค์กรมักให้บัญชีใหม่สำหรับเข้าถึง Teams และบริการ Office อื่นๆ

อีเมลบัญชีนี้ใช้ล็อกอิน Outlook ได้ และเพราะบัญชีเดียวกับ Teams การสร้างประชุมใน Outlook จะซิงก์ไป Teams อัตโนมัติ

ขั้นตอนคลือการสร้างใน Teams: ใน Outlook กดไอคอน Calendar เมนูซ้ายล่าง คลิกวันที่เพื่อสร้างกิจกรรม สำคัญ: ต้องเปิดสวิตช์ Teams meeting (อยู่ข้าง Search for a room or location) มิฉะนั้นจะเป็นแค่กิจกรรม Outlook ธรรมดา

แชร์ปฏิทินภายนอก (Google Calendar, ฯลฯ) เข้า Teams

Teams มีปฏิทินตัวเอง แต่นำปฏิทินจาก Outlook, Google หรือบริการอื่นที่มี URL แชร์ได้ เข้ามาใน Teams ได้

ตัวอย่างใช้ Google Calendar (ขั้นตอนเหมือนกันสำหรับบริการอื่น)

1. เปิด Google Calendar บนเบราว์เซอร์
2. วางเมาส์ที่ชื่อปฏิทิน กด สามจุด (...) เลือก Settings
3. คัดลอก URL ภายใต้ Public URL to this calendar (Ctrl+C)
4. เปิด Teams ไปที่กลุ่ม/แชทที่ต้องการเพิ่มปฏิทิน
5. กดสัญลักษณ์ + บนสุด
6. เลือก Website
7. วาง URL ปฏิทินในช่อง URL (ตั้งชื่อแท็บได้ใน Tab name ติ๊ก Post to the channel about this tab เพื่อแจ้งกลุ่ม)
8. กด Save — ปฏิทินจะปรากฏในแท็บใหม่ ผู้ในกลุ่มดูได้ทุกคน

แก้ไขการประชุมใน Teams

คลิกที่การประชุมในปฏิทิน Teams แล้วแก้ไขช่องที่ต้องการ: เพิ่ม/ลบผู้เข้าร่วม เปลี่ยนเวลา/สถานที่ ชื่อ/รายละเอียด กด Send Update เพื่อบันทึก

ยังแก้ไขกิจกรรม Teams ใน Outlook ได้: เปิดกิจกรรมในปฏิทิน Outlook กด Edit