คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับ Microsoft Word และ Excel แต่ Microsoft Visio ล่ะ? แม้ว่าจะมุ่งไปที่ผู้ใช้ระดับองค์กรมากกว่า ทุกคนที่ต้องการสร้างผังงานหรือไดอะแกรมแบบละเอียดจะพบว่าเครื่องมือนี้เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดในการทำงานให้สำเร็จ นอกจากนี้ยังเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office ดังนั้นการเดินทางของคุณจะรู้สึกคุ้นเคยหากคุณคุ้นเคยกับ Office แล้ว
Microsoft Visio คืออะไร
แม้ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office แต่คุณจะไม่พบในเวอร์ชัน Home เนื่องจากเป็นเครื่องมือทางธุรกิจมากกว่า คุณสามารถซื้อรุ่นสแตนด์อโลนเริ่มต้นที่ $280 หรือสมัครใช้งานในราคา $5/เดือนสำหรับผู้ใช้คนเดียวซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office 365
Visio ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการสร้างไดอะแกรมและผังงาน นั่นคือทั้งหมดที่ทำ แต่นั่นคือทั้งหมดที่ต้องทำ วิธีที่ผู้ใช้นำ Microsoft Visio มาใช้งาน ได้แก่:
- ระดมสมอง
- แบบแปลนชั้น
- แผนภูมิองค์กร
- ผังงานโดยละเอียด
- แผนภาพระบบและไอที
- การตัดสินใจร่วมกัน
- นำเสนอไอเดีย
- การพัฒนาและวางแผนผลิตภัณฑ์
- ต้นแบบ
- ปฏิทิน
แน่นอนว่าวิธีใช้งานนั้นขึ้นอยู่กับคุณ แต่เทมเพลต รูปร่าง สี และอื่นๆ ที่ให้มาจะช่วยให้คุณสร้างสิ่งที่คุณจินตนาการได้
เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของตระกูล Microsoft จึงทำงานร่วมกับแอป Microsoft อื่นๆ ได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างเช่น สามารถดึงข้อมูลได้โดยตรงจาก Excel หรือ Access
การเริ่มต้นใช้งาน Visio
คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจากศูนย์ใน Microsoft Visio เว้นแต่คุณต้องการโดยเฉพาะ วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างบางสิ่งคือเริ่มจากเทมเพลตจำนวนมาก ใช้ฟังก์ชันการค้นหาและตัวกรองเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริง เมื่อเริ่มต้นด้วยเทมเพลต งานส่วนใหญ่เสร็จเรียบร้อยแล้ว นอกจากนี้ยังเป็นแรงบันดาลใจให้คุณเริ่มสร้างไดอะแกรมหรือผังงานของคุณเองด้วย
หลังจากนั้น ก็เป็นการปรับแต่งเทมเพลตเอง คุณเพิ่มหรือลบรูปร่างหรือองค์ประกอบใดก็ได้
หากคุณต้องการเริ่มต้นจากศูนย์ เพียงเลือกตัวเลือก “เทมเพลตเปล่า” แล้วเริ่มสร้าง
การใช้รูปทรง
คุณจะพบรูปร่างนับร้อยใน Microsoft Visio:สี่เหลี่ยม สี่เหลี่ยม เพชร และอื่นๆ อีกมากมายอยู่แค่เพียงปลายนิ้วสัมผัส สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกสิ่งที่คุณต้องการ เลือกสี และวางลงในบานหน้าต่างการออกแบบ จากนั้นปรับขนาดตามที่คุณต้องการ เพิ่มข้อความ และแนบในที่ที่คุณต้องการ
เทมเพลตต่างๆ จะมีรูปร่างต่างกัน นี่เป็นข้อดีอีกประการของการเริ่มต้นด้วยเทมเพลต:คุณจะไม่ต้องมีตัวเลือกมากมาย
การปรับแต่งไดอะแกรมของคุณ
ผังงานหรือไดอะแกรมพื้นฐานนั้นดี แต่ก็ไม่ได้ดูเป็นมืออาชีพอย่างแน่นอน Visio เป็นเครื่องมือระดับองค์กร ซึ่งหมายความว่ามันมาพร้อมกับทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างไดอะแกรมระดับมืออาชีพคุณภาพสูงที่คุณรู้สึกภาคภูมิใจที่ได้มอบให้เจ้านายของคุณ
การเพิ่มธีม พื้นหลัง และเส้นขอบ คุณสามารถเปลี่ยนผังงานหรือไดอะแกรมพื้นฐานเป็นอย่างอื่นได้อีกมาก หากคุณกำลังพยายามเรียกความสนใจจากผู้อื่นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปของคุณ วิธีนี้เป็นวิธีที่ควรทำ
ธีมมีผลกับชุดสีทั้งหมดของคุณ ในขณะที่คุณสามารถปรับแต่งทุกองค์ประกอบได้อย่างง่ายดาย ธีมช่วยให้คุณได้รับโฟลว์อย่างมืออาชีพมากขึ้น เลือกสีได้หลากหลายเช่นกัน
ด้วยพื้นหลัง คุณสามารถสร้างพื้นหลังแบบกำหนดเองหรือเพิ่มรูปภาพเพื่อให้แน่ใจว่าไดอะแกรมของคุณเหมาะสมกับบริษัทหรือแบรนด์ของคุณ นี่เป็นสิ่งที่ดีเช่นกันหากคุณเป็นผู้ประกอบการหรือนักแปลอิสระและต้องการแสดงชื่อของคุณให้ปรากฏ
หากต้องการปิดท้าย ให้เพิ่มเส้นขอบเพื่อใส่กรอบไดอะแกรม มันจะดูเรียบร้อยและเป็นมืออาชีพมากขึ้น
การใช้คำแนะนำ
อย่างที่คุณทราบ มีฟีเจอร์มากมายใน Microsoft Visio ไม่ใช่แค่เครื่องมือสร้างไดอะแกรมพื้นฐานเท่านั้น เพื่อให้ได้รูปลักษณ์ที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น Visio ได้รวมมุมมองและคำแนะนำประเภทต่างๆ
ไม้บรรทัด กริด และเส้นบอกแนวช่วยให้คุณจัดตำแหน่งรายการได้ดียิ่งขึ้นพร้อมกับการปรับขนาดทุกอย่างถูกต้อง สำหรับไดอะแกรมที่ซับซ้อนมากขึ้นหรือแบบแปลนชั้น สิ่งเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่า คุณยังสามารถปรับบานหน้าต่างงานของคุณเพื่อปรับแต่งหน้าต่างงานของคุณได้ดียิ่งขึ้น
แม้ว่า Microsoft Visio อาจเป็นมากกว่าความต้องการของผู้ใช้ทั่วไป แต่ถ้าคุณสร้างไดอะแกรมและผังงานจำนวนมาก มันก็คุ้มค่า ใช้งานง่ายและมีหลากหลายวิธีในการปรับแต่งสิ่งที่คุณกำลังสร้าง
หากราคาสูงเกินไปเล็กน้อยไม่ต้องกังวล มีทางเลือก Visio ฟรีให้เลือก คุณยังสามารถใช้ Google วาดเขียน แน่นอนว่า Microsoft Word ก็ใช้งานได้ดีเช่นกัน ถ้าคุณมีอยู่แล้ว
