คุณน่าจะเคยได้ยิน Microsoft Word และ Excel แต่ Microsoft Visio ล่ะ? แม้จะมุ่งไปที่ผู้ใช้ระดับองค์กรมากกว่า แต่ใครก็ตามที่ต้องสร้างแผนผังหรือแผนภาพละเอียด จะพบว่านี่เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้ บวกกับเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office การใช้งานจะรู้สึกคุ้นเคยถ้าคุณเคยใช้ Office
Microsoft Visio คืออะไร
แม้เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office แต่ไม่พบในเวอร์ชัน Home เพราะเป็นเครื่องมือทางธุรกิจ สามารถซื้อเวอร์ชัน Standalone เริ่ม $280 หรือสมัครรายเดือน $5/ผู้ใช้ เดือน เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office 365
Visio ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับสร้างแผนภาพและแผนผัง นั่นคือสิ่งที่มันทำ และนั่นคือสิ่งที่มันต้องทำ ผู้ใช้นำ Microsoft Visio ไปใช้งานได้หลายแบบ:
- การมองคิด (Brainstorming)
- แผนผังชั้น/พื้นที่ (Floor plans)
- แผนผังโครงสร้างองค์กร (Organizational charts)
- แผนผังขั้นตอนละเอียด (Detailed flowcharts)
- แผนภาพระบบและ IT (System and IT diagrams)
- การตัดสินใจร่วมกัน (Collaborative decision-making)
- การนำเสนอไอเดีย (Showcasing ideas)
- การพัฒนาและวางแผนผลิตภัณฑ์ (Product development and planning)
- โปรโตไทป์ (Prototypes)
- ปฏิทิน (Calendars)
ไม่ว่าจะใช้อย่างไร เทมเพลต รูปร่าง สี และอื่นๆ ที่ให้มา ช่วยสร้างสิ่งที่คุณจินตนาการได้
เพราะเป็นครอบครัว Microsoft จึงบูรณาการกับแอป Microsoft อื่นๆ ได้ดี เช่น ดึงข้อมูลจาก Excel หรือ Access โดยตรง
เริ่มต้นใช้งาน Visio
ไม่ต้องเริ่มจากศูนย์ใน Microsoft Visio เว้นแต่ต้องการเฉพาะเจาะจง วิธีง่ายที่สุดสร้างอะไรคือ เริ่มจากเทมเพลตมากมาย ใช้ฟังก์ชันค้นหาและตัวกรองหาสิ่งที่ต้องการแม่นยำ ด้วยการเริ่มจากเทมเพลต งานเยอะเสร็จไปแล้ว บวกให้แรงบันดาลใจเริ่มสร้างแผนภาพหรือแผนผังของตัวเอง
หลังจากนั้น คือการปรับแต่งเทมเพลต สามารถเพิ่มหรือลบรูปร่างหรือองค์ประกอบใดๆ ได้
หากต้องการเริ่มจากศูนย์ เลือก "Blank Template" แล้วเริ่มสร้าง
การใช้รูปร่าง (Shapes)
จะพบรูปร่างร้อยๆ ใน Microsoft Visio: สี่เหลี่ยมจัตุรัส, สี่เหลี่ยมผืนผ้า, รูปเพชร และอื่นๆ อีกมากมาย อยู่ที่ปลายนิ้วมือ เลือกสิ่งที่ต้องการ เลือกสี วางในแผนภูมิการออกแบบ ปรับขนาด ตามต้องการ เพิ่มข้อความ และต่อติดที่ต้องการ
เทมเพลตต่างๆ จะมีรูปร่างที่ให้ต่างกัน นี่เป็นประโยชน์อีกอย่างของการเริ่มจากเทมเพลต: ไม่ถูกกดดันโดยตัวเลือกเยอะมาก
ปรับแต่งแผนภาพของคุณ
แผนผังหรือแผนภาพพื้นฐานดี แต่ไม่ดูมืออาชีพ Visio เป็นเครื่องมือระดับองค์กร หมายถึงมาพร้อมทุกอย่างที่ต้องการสร้างแผนภาพคุณภาพสูง มืออาชีพ ที่คุณจะภูมิใจส่งให้หัวหน้า
ด้วยการเพิ่ม Themes, พื้นหลัง และขอบ สามารถเปลี่ยนแผนผังหรือแผนภาพพื้นฐานเป็นสิ่งที่มากกว่านั้น หากพยายามดึงดูดความสนใจด้วยผลงานเสร็จสิ้น นี่คือวิธี
Themes ส่งผลต่อ配色ทั้งหมด แม้ปรับแต่งแต่ละองค์ประกอบได้ Theme ให้โฟลว์มืออาชีพตลอด สามารถเลือกสีหลากหลาย
กับพื้นหลัง สร้างพื้นหลังที่กำหนดเอง หรือเพิ่มรูปภาพ เพื่อให้แผนภาพเข้ากับบริษัทหรือแบรนด์ ดีมากหากคุณเป็นผู้ประกอบการหรือฟรีแลนซ์ และอยากให้ชื่อติดตา
เพื่อจบสิ้น เพิ่มขอบกรอบแผนภาพ จะดูสมบูรณ์และมืออาชีพมากขึ้น
การใช้ Guides
เห็นได้ว่ามีฟีเจอร์หลากหลายใน Microsoft Visio ไม่ได้แค่เครื่องมือวาดแผนภาพพื้นฐาน เพื่อให้ได้ลุคที่ต้องการแม่นยำ Visio รวม Views และ Guides หลายแบบ
ไม้บรรทัด, กริด และ Guides ช่วยจัดตำแหน่งองค์ประกอบ และปรับขนาดให้พอดี สำหรับแผนภาพซับซ้อนหรือแผนผังชั้น เครื่องมือเหล่านี้มีคุณค่ามาก ยังปรับ Task Panes ได้เพื่อปรับแต่งหน้าต่างทำงาน
แม้ Microsoft Visio อาจมากกว่าความต้องการของผู้ใช้ทั่วไป แต่หากสร้างแผนภาพและแผนผังหลายๆ ครั้ง มันคุ้มค่ามาก ใช้งานง่าย และเสนอวิธีปรับแต่งหลากหลาย
หากราคาสูงเกินไป ไม่ต้องกังวล มีทางเลือก Visio ฟรี สามารถใช้ Google Drawings ได้ ไม่ว่า Microsoft Word ก็ใช้งานได้ดี หากมีอยู่แล้ว
