โดยปกติฉันเกลียดข้อสัญญาปีใหม่ ไม่ใช่เพราะฉันคิดว่าไม่คุ้มค่า — แต่เพราะฉันมักเลือกสิ่งที่ทำไม่สำเร็จจนรู้สึกพ่ายแพ้เมื่อหยุดชะงักสองสัปดาห์ (มองที่คุณนะ "ไม่กินไอศกรีมอีกแล้ว")
แต่ปีนี้ — ฉันตัดสินใจมุ่งมั่นที่จะทำงานได้มีประสิทธิภาพและจัดระเบียบมากขึ้น ง่ายมากที่จะปล่อยให้เส้นแบ่งเบลอเมื่อทำงานจากบ้าน ชีวิตส่วนตัวซ้อนทับชีวิตทำงาน และในทางกลับกัน และสามารถวุ่นวายได้อย่างรวดเร็ว
นั่นคือเหตุผลที่เรารวบรวม 5 สิ่งง่ายๆ ที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดระเบียบอีเมลและเก็บ Inbox ให้ไม่วุ่นวาย โชคดีที่คุณสามารถทำแต่ละข้อได้โดยใช้ Kiwi for Gmail
1. สร้างระบบจัดหมวดหมู่ด้วยสีสำหรับ Inbox
Gmail เพิ่มระบบ Label (ป้ายกำกับ) มานานแล้ว ที่คุณสามารถใช้จัดเรียงอีเมลได้อย่างรวดเร็วสำหรับเหตุผลใดๆ ต่อมา คุณสามารถกำหนดสีให้กับ Label เหล่านี้ได้ รายละเอียดเพิ่มเติมในเคล็ดลับถัดไป
2. ใช้ Filter จัดประเภทอีเมลเข้าโฟลเดอร์ที่เหมาะสมอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น อาจคุณจะไปเที่ยวฤดูร้อนนี้ และอยากจัดกลุ่มอีเมลจากเว็บจองตั๋วและสายการบิน ในอีกสถานการณ์ คุณสร้าง Label เก็บข้อความเกี่ยวกับโปรเจกต์งาน
คุณยังสามารถใช้ Filter เพื่อขยายต่อไปได้ อีเมลที่เข้ามาใหม่จะถูกเพิ่มเข้า Label/โฟลเดอร์ใหม่อัตโนมัติ
อาจเป็นเช่น คุณอยากจัดกลุ่มอีเมลจากบุคคลหนึ่งหรือหลายคน หรือข้อความที่มีคำเฉพาะในเนื้อหา
Gmail ทำให้จัดเรียงอีเมลที่รับมาแล้วซึ่งตรงตามเกณฑ์เดียวกันได้อีกด้วย ดังนั้น คุณจึงมีระบบจัดหมวดหมู่ด้วยสีสำหรับ Inbox!
สำหรับสิ่งที่ง่ายกว่านี้ พิจารณาใช้ Kiwi for Gmail Focused Inbox แบบ Real-time คุณสามารถกรองข้อความตามวันหรือสัปดาห์ แยกข้อความที่ทำเครื่องหมาย "Important" รวมถึงเฉพาะข้อความที่มีไฟล์แนบ และอื่นๆ
3. ใช้บัญชีอีเมลแยกสำหรับจดหมายข่าวและอีเมลจำนวนมาก
นอกจากสแปมแล้ว ไม่มีอะไรแย่กว่าการรับจดหมายข่าวและอีเมลจำนวนมากที่ไม่มีประโยชน์หลังไปเยี่ยมร้านค้าออนไลน์หรือเว็บไซต์อื่นๆ น่าเสียดายที่ไม่ได้ง่ายที่จะหยุดรับอีเมลเหล่านี้เมื่อเริ่มมา
พิจารณาสร้างบัญชีอีเมลแยกสำหรับจดหมายข่าวและอีเมลประเภทคล้ายๆ กันเป็นทางออก วิธีนี้จะแยกพวกมันออกจากข้อความสำคัญที่คุณอาจรับส่วนตัวและวิชาชีพ
ส่วนที่ดีที่สุดของวิธีนี้? หากคุณเบื่ออีเมลจำนวนมาก ก็แค่ลบบัญชีอีเมลนั้น และดำเนินชีวิตต่อไป
4. ยกเลิกสมัครรับอีเมลที่ไม่ต้องการหรือไม่จำเป็น
หากคุณเบื่อจดหมายข่าวและอีเมลช้อปปิ้ง อีกทางออกคือ Unsubscribe (ยกเลิกสมัคร)
ดูที่ด้านล่างของอีเมลที่น่ารำคาญ คลิกลิงก์ Unsubscribe และทำตามคำแนะนำ บริษัทที่น่าเชื่อถือจะนำคุณออกจากรายชื่อส่งจดหมายทุกที
สำหรับอื่นๆ พิจารณาทำเครื่องหมายอีเมลว่า Spam ดังนั้น แม้จะได้รับอีเมลในอนาคตจากบริษัทหรือองค์กร พวกมันจะถูกลบออกจาก Inbox ของคุณ
5. บันทึกไฟล์แนบทั้งหมดเป็นเอกสารบนคอมพิวเตอร์ หรือที่จัดเก็บออนไลน์อย่าง Dropbox หรือ Google Drive
สุดท้าย ฉันมีวิธีแก้สำหรับจัดระเบียบไฟล์แนบอีเมลให้ดีขึ้น แทนที่จะเก็บไฟล์แนบเหล่านี้ไว้ใน Gmail เพียงอย่างเดียว ซึ่งมักค้นหายาก ให้ใช้บริการจัดเก็บ
Google Drive, Apple iCloud, Microsoft OneDrive และอื่นๆ เสนอพื้นที่จัดเก็บสำหรับไฟล์คอมพิวเตอร์ทุกประเภท เก็บไฟล์แนบสำคัญที่สุดแบบนี้ เพื่อให้อยู่ที่ศูนย์กลางและเข้าถึงได้ ไม่ว่าคุณจะใช้อุปกรณ์ใด
แค่นี้ก็พอ! 5 การกระทำที่รวดเร็ว บรรลุได้ง่าย ที่คุณสามารถทำเพื่อควบคุม Inbox กลับคืนมา และประหยัดเวลาสำหรับไอศกรีม
หมายเหตุจากบรรณาธิการ: Amanda Marcotte เป็น VP of Growth and Marketing สำหรับ Kiwi for Gmail แอปพลิเคชันเดสก์ทอปที่ เพิ่มฟีเจอร์ที่เราชอบและพึ่งพาใน Gmail และ Google Workspace และแยกพวกมันออกจากเบราว์เซอร์
มีความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องนี้ไหม? แจ้งให้เราทราบได้ที่ช่องความคิดเห็นด้านล่าง หรือต่อยอดการสนทนาที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา
คำแนะนำจากบรรณาธิการ:
- 6 ฟีเจอร์ Google Workspace ที่คุณจะขอบคุณ
- 7 ข้อผิดพลาด Google Workspace ที่ควรหยุดทำ เพื่อประหยัดเวลา
- วิธีหยุดการแจ้งเตือน LinkedIn ไม่ให้แยก Inbox
- Miss Inbox by Google? ส่วนขยายเบราว์เซอร์ Simplify นำฟีเจอร์ดีๆ กลับมา
