ฉันมักจะเกลียดปณิธานของปีใหม่ ไม่ใช่เพราะฉันคิดว่ามันไม่คุ้มที่จะทำ แต่เพราะฉันมักจะหยิบของบางอย่างที่ไม่สามารถบรรลุได้จนฉันรู้สึกพ่ายแพ้เมื่อต้องพักสองสัปดาห์ (นี่คือการมองที่คุณ 'ไม่มีไอศกรีมอีกแล้ว')
แต่ปีนี้ ฉันตัดสินใจมุ่งมั่นที่จะทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นเรื่องง่ายที่จะทำให้เส้นยุ่งเหยิงเมื่อทำงานจากระยะไกล ชีวิตในบ้านเข้าสู่ชีวิตการทำงานและในทางกลับกัน และอาจเกิดความโกลาหลได้อย่างรวดเร็ว
นั่นคือเหตุผลที่เราได้รวบรวมห้าสิ่งง่ายๆ ที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดระเบียบอีเมลของคุณ และทำให้กล่องจดหมายของคุณไม่เกะกะ โชคดีที่คุณเล่นแต่ละอย่างได้โดยใช้ Kiwi สำหรับ Gmail
1. สร้างระบบรหัสสีสำหรับการจัดเรียงกล่องจดหมายของคุณ
เมื่อนานมาแล้ว Gmail ได้เพิ่มระบบการติดป้ายกำกับที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดเรียงอีเมลไม่ว่าด้วยเหตุผลใดอย่างรวดเร็ว ในทางกลับกัน คุณสามารถกำหนดสีให้กับป้ายกำกับเหล่านี้ได้ ข้อมูลเพิ่มเติมด้านล่างในเคล็ดลับถัดไป
2. ใช้ตัวกรองเพื่อจัดเรียงอีเมลขาเข้าบางประเภทลงในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น บางทีคุณอาจจะไปเที่ยวพักผ่อนช่วงฤดูร้อนนี้ และต้องการจัดกลุ่มอีเมลจากเว็บไซต์ท่องเที่ยวและสายการบิน ในอีกสถานการณ์หนึ่ง คุณสร้างป้ายกำกับเพื่อจัดเก็บข้อความเกี่ยวกับโครงการงาน
คุณยังสามารถใช้ตัวกรองเพื่อผลักดันสิ่งนี้ให้มากขึ้น ดังนั้นอีเมลขาเข้าจะถูกเพิ่มลงในป้ายกำกับ/โฟลเดอร์ใหม่โดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการจัดกลุ่มอีเมลจากบุคคลตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป หรือข้อความที่มีคำเฉพาะในเนื้อหา
Gmail ยังทำให้สามารถจัดเรียงอีเมลที่ได้รับก่อนหน้านี้ซึ่งตรงกับเกณฑ์เดียวกันได้ ดังนั้นคุณจึงมีระบบรหัสสีสำหรับการจัดเรียงกล่องจดหมาย!
ให้พิจารณาใช้ Kiwi for Gmail Focused Inbox เพื่อความสะดวกยิ่งขึ้น ในตอนนี้ คุณสามารถย่อข้อความตามวันหรือสัปดาห์ แยกข้อความที่ทำเครื่องหมายว่า "สำคัญ" รวมถึงเฉพาะข้อความที่มีไฟล์แนบ และอื่นๆ
3. ใช้บัญชีอีเมลแยกต่างหากสำหรับจดหมายข่าวและอีเมลจำนวนมากอื่นๆ
หลังจากสแปม ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการรับจดหมายข่าวที่ไร้ประโยชน์และอีเมลจำนวนมากหลังจากเยี่ยมชมร้านค้าออนไลน์หรือเว็บไซต์อื่นๆ น่าเสียดาย มันไม่ง่ายเสมอไปที่จะหยุดรับอีเมลเหล่านี้เมื่อพวกเขาเริ่มมาถึง
พิจารณาสร้างบัญชีอีเมลแยกต่างหากสำหรับจดหมายข่าวและประเภทอีเมลที่คล้ายกันเป็นวิธีการแก้ปัญหา วิธีนี้จะทำให้ข้อความเหล่านี้แยกจากข้อความสำคัญๆ ที่คุณอาจได้รับทั้งแบบส่วนตัวและแบบมืออาชีพ
ส่วนที่ดีที่สุดของโซลูชันนี้? หากคุณเบื่อที่จะรับอีเมลจำนวนมาก เพียงลบบัญชีอีเมลของคุณและย้ายไปที่อื่น
4. ยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่ไม่ต้องการหรือไม่จำเป็น
หากคุณเบื่อที่จะรับจดหมายข่าวและอีเมลช้อปปิ้งอื่นๆ มีวิธีแก้ไขอื่น:ยกเลิกการสมัคร
ดูที่ด้านล่างของอีเมลที่น่ารำคาญเหล่านั้น คลิกลิงก์ยกเลิกการสมัคร และทำตามคำแนะนำ บริษัทที่มีชื่อเสียงใดๆ จะนำคุณออกจากรายชื่อผู้รับจดหมายทันทีและตลอดไป
สำหรับคนอื่น ๆ ให้พิจารณาทำเครื่องหมายอีเมลว่าเป็นสแปม ด้วยวิธีนี้ แม้ว่าคุณจะได้รับอีเมลในอนาคตจากบริษัทหรือองค์กร อีเมลเหล่านั้นจะถูกลบออกจากกล่องจดหมายของคุณ
5. บันทึกไฟล์แนบทั้งหมดเป็นเอกสารบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือในไซต์ที่เก็บข้อมูลออนไลน์ เช่น Dropbox หรือ Google Drive
สุดท้ายนี้ ฉันมีวิธีแก้ปัญหาสำหรับการจัดระเบียบไฟล์แนบอีเมลได้ดียิ่งขึ้น แทนที่จะเก็บไฟล์แนบเหล่านี้ไว้เฉพาะใน Gmail ซึ่งมักจะหายาก ให้ใช้บริการพื้นที่เก็บข้อมูล
Google ไดรฟ์, Apple iCloud, Microsoft OneDrive และอื่นๆ เสนอพื้นที่จัดเก็บสำหรับไฟล์คอมพิวเตอร์ทุกประเภท จัดเก็บไฟล์แนบที่จำเป็นที่สุดด้วยวิธีนี้ เพื่อให้อยู่ตรงกลางและเข้าถึงได้ โดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์ของคุณ
แค่นั้นแหละ! การดำเนินการ 5 อย่างที่รวดเร็วและเข้าถึงได้ง่ายที่คุณทำได้เพื่อควบคุมกล่องจดหมายของคุณอีกครั้ง และประหยัดเวลาสำหรับไอศกรีม
หมายเหตุบรรณาธิการ: Amanda Marcotte เป็นรองประธานฝ่ายการเติบโตและการตลาดของ Kiwi สำหรับ Gmail ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปที่ปรับปรุงคุณลักษณะที่เราชื่นชอบและพึ่งพาใน Gmail และ Google Workspace และแยกคุณลักษณะออกจากเบราว์เซอร์
มีความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาบน Twitter หรือ Facebook ของเรา
คำแนะนำของบรรณาธิการ:
- 6 ฟีเจอร์ของ Google Workspace ที่คุณจะประทับใจ
- ข้อผิดพลาดของ Google Workspace 7 ข้อที่ควรหยุดทำ คุณจึงประหยัดเวลาได้มากขึ้น
- วิธีหยุดการแจ้งเตือนของ LinkedIn ไม่ให้ส่งกล่องจดหมายของคุณล่ม
- คิดถึง Inbox by Google? ส่วนขยายเบราว์เซอร์ Simplify นี้นำคุณลักษณะที่ดีที่สุดบางส่วนกลับมา
