แอป To-do List กำลังกลายเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อทุกคนปรับตัวเข้าสู่สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล (Remote Work) แอปจัดการงาน (Task Apps) ยอดนิยมเพราะง่ายที่จะลืมสิ่งต่างๆ เมื่อจัดการหลายโปรเจกต์กับหลายลูกค้า
งานที่พลาด (Missed Task) มักมีค่าใช้จ่ายสูง ใช้เวลาและเงิน พวกมันจำเป็นสำหรับงานส่วนตัวประจำวันด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเตือนต่ออายุใบอนุญาตหรือส่งงาน Task Management Apps ช่วยแจ้งเตือนคุณเมื่องานครบกำหนด
ปัญหาคือ มี To-do List Apps มากเกินไปในตลาด ในบทความนี้ เราช่วยให้คุณแยกแยะระหว่างสองอันที่ยอดนิยมที่สุด: Todoist vs Microsoft To Do
คุณสมบัติและฟังก์ชันการทำงาน
แต่ละแอปมีชุดความสามารถของตัวเอง
Microsoft To Do เน้นความเรียบง่าย หลังจากซื้อกลุ่ม Wunderlist ในปี 2015 Microsoft แทนที่มันด้วย Microsoft To Do แผนคือจะสร้างแอปที่แข็งแกร่งขึ้นพร้อมคุณสมบัติมากขึ้น แต่กลับสร้างแอปที่เรียบง่ายพร้อมความสามารถพื้นฐานเท่านั้น
ในทางกลับกัน Todoist เสนอขอบเขตคุณสมบัติกว้างกว่า ซึ่งเหมาะสำหรับการใช้งานทางธุรกิจ
Microsoft To Do และ Todoist มี Interface คล้ายกัน มี Sidebar ซ้ายสำหรับสลับระหว่างส่วนของแอป และ Pane ขวาที่มีรายการงาน
รายการงาน (Task Lists)
Microsoft To Do เสนอตัวกรอง (Filters) 4 ประเภทสำหรับรายการที่คุณสามารถกรองงานได้โดย:
- My Day: นี่คือ Smart List ที่คุณสามารถเพิ่มงานที่ต้องการทำวันนี้ด้วยตนเอง หากคุณไม่เสร็จงานในรายการนี้ในวันเดียวกัน งานจะถูกบันทึกลงในรายการงานทั่วไปตอนกลางคืนเมื่อรายการรีเซ็ตอัตโนมัติ งานที่ยังไม่เสร็จจะปรากฏเป็นคำแนะนำในส่วน My Day Tasks วันถัดไป
- Important: งานสำคัญ (คลิกที่ดาวถัดจากชื่องาน) จะปรากฏที่นี่
- Planned: งานใดๆ ที่มี Due Date หรือ Reminder จะปรากฏในส่วนนี้
- Assigned to me: เมื่อร่วมงานกับทีมในโปรเจกต์ที่มีหลายงาน คุณจะเห็นงานที่มอบหมายให้ทั้งหมดในส่วนนี้
- Tasks: นี่คือที่ที่งานทั้งหมดของคุณปรากฏ
คุณยังสามารถเพิ่ม Task Lists ใหม่ไปที่ Sidebar ซ้าย หรือสร้าง Group ของ Task Lists โดยคลิกไอคอนที่มุมขวาล่างของ Sidebar นี่คือ User Interface ที่ตรงไปตรงมาเมื่อคุณมองดู:
ตอนนี้ มาเปรียบเทียบกับวิธีการทำงานของ Todoist
กับ Todoist คุณสามารถทำได้มากกว่านั้น
Sidebar ของ Todoist ไม่ได้แบ่งเป็น Task Filters เหมือน Microsoft To Do นี่คือสิ่งที่คุณจะเห็นบน Sidebar ของ Todoist:
- Inbox: งานทั้งหมดที่คุณสร้าง (ไม่ใช่สำหรับโปรเจกต์เฉพาะ) และมอบหมายให้คุณ จะปรากฏที่นี่
- Today: งานที่ครบกำหนดวันนี้และงานที่เลยกำหนด (Overdue) จะปรากฏที่นี่
- Upcoming: คุณเห็นรายการงานตามวันที่ที่นี่ และ Overdue Tasks ก็ปรากฏที่ด้านบนในส่วนนี้เช่นกัน
- Filters and Labels: คุณสามารถกรองงานได้ตามพารามิเตอร์อย่าง Priority หรือ Labels ไม่เหมือน Microsoft To Do Todoist มีส่วนทั้งหมดสำหรับการกรอง ซึ่งแปลว่าใช้งานง่าย เพราะมันบีบอัดคุณสมบัติหลายอย่างเข้าไปใน Sidebar เลย
- Projects: งานปรากฏภายใต้โปรเจกต์ของตนเอง คุณยังสามารถเข้าถึง Archived Projects ได้ Microsoft ไม่อนุญาตให้ Archive Projects (หรือ Task Lists ตามที่เรียก) ทั้งหมด Task Lists จะถูกลบถาวรจาก To Do เมื่อคุณลบมัน
Todoist เสนอชุดคุณสมบัติที่ครอบคลุมมากกว่าสำหรับ Task Lists แต่หากคุณต้องการสิ่งที่เรียบง่าย To Do ทำให้มีความหมายมากกว่า
การสร้างงาน (Task Creation)
ทั้งสองแอปมีคุณสมบัติการสร้างงานมาตรฐานบางอย่าง ตัวอย่างเช่น ทั้งคู่อนุญาตให้สร้าง Subtasks และเสนอตัวเลือกเพื่อเพิ่ม Reminder, Due Date และ Assignees
อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างมากมายเช่นกัน:
- Subtasks: คุณสามารถเพิ่ม Subtasks บนทั้งสองแอป To Do เรียก Subtasks ว่า “Steps” ความแตกต่างคือ Todoist อนุญาตให้เพิ่ม Subtasks ภายใน Subtasks (Nested Subtasks) ในขณะที่ To Do ไม่ได้
- Sections: Todoist อนุญาตให้สร้าง Sections ภายในโปรเจกต์เดียวกัน หมายความว่าคุณสามารถจัดกลุ่มงานตามเกณฑ์เฉพาะได้แม้ภายในโปรเจกต์เดียวกัน บน Microsoft To Do คุณสามารถเพิ่ม Individual Tasks ภายในโปรเจกต์เท่านั้น
- Reminder: Reminders พร้อมใช้งานบนทั้งสองแอปขณะสร้างงาน อย่างไรก็ตาม เฉพาะผู้ใช้ที่มีแผน Pro หรือ Business เท่านั้นที่เข้าถึงฟีเจอร์ Reminders บน Todoist ไม่มีวิธีตั้งค่า Reminder หากคุณอยู่บน Free Version
- Recurring Due Dates (วันที่ครบกำหนดซ้ำ): To Do ทำให้ง่ายโดยอนุญาตให้ตั้งค่า “Repeat” Tasks อย่างไรก็ตาม Todoist ไปไกลกว่านั้นด้วยการใช้ Natural Language Parsing (การแยกวิเคราะห์ภาษาธรรมชาติ) เพื่อตั้งค่า Recurring Due Dates ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างงาน ลองพิมพ์ “Remind me about checking in on Nate every Monday” ในช่องชื่อ และ Todoist จะตั้งค่า Recurring Due Dates ให้อัตโนมัติ
นอกเหนือจากความแตกต่างเหล่านี้ Todoist ยังเสนอคุณสมบัติเพิ่มเติมบางอย่างที่คุณไม่พบในแอป To Do:
- Prioritization (การจัดลำดับความสำคัญ): แอป Todoist อนุญาตให้ตั้งค่า Priority สำหรับทุกงาน ในขณะที่ To Do ไม่มีตัวเลือกแบบนี้
- Comments and Reactions (ความคิดเห็นและปฏิกิริยา): Todoist เสนอคุณสมบัติร่วมงาน (Collaborative Features) ต่างๆ เช่น Comments และ Reactions คุณสามารถ Tag เพื่อนร่วมทีมในส่วน Comments เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือแชร์อัปเดต
- Task Activity (กิจกรรมงาน): คุณสามารถดู Activity Log สำหรับงานทั้งหมด ซึ่งช่วยให้คุณตรวจสอบและ Audit Workflow ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
มุมมองงาน (Task Views)
Task Views เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่จำเป็น โดยเฉพาะสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการจัดการ Workflow ที่ซับซ้อน
แม้ To-do Apps โดยทั่วไปจะไม่ให้ Task Views มากเท่า Project Management Apps ผู้ใช้คาดหวังอย่างน้อย Kanban Board จาก To-do Apps
น่าเสียดายที่ Microsoft To Do ไม่เสนอมุมมองอื่นนอกจาก Plain-vanilla List (รายการธรรมดา) ในทางกลับกัน Todoist เสนอทั้ง List View และ Board View
คุณสามารถใช้ Kanban Board View ของ Todoist ได้เหมือนกับ Kanban Board-based Project Management App เช่น Trello โดยที่คุณสร้าง Columns สำหรับแต่ละขั้นตอนของ Workflow และการ์ด (Cards) จะเคลื่อนย้ายตามขั้นตอนที่เสร็จสิ้น
คุณสมบัติพิเศษอื่นๆ (Miscellaneous Features)
เราครอบเกือบทุกอย่างที่ Microsoft To Do เสนอแล้ว น่าเสียดายที่ To Do ไม่มีคุณสมบัติพิเศษที่น่าสนใจ (ยกเว้น Integrations) คุณได้ของดีเพิ่มเติมกับ Todoist บ้าง
- Karma Points: แอป Gamifies (ทำให้เป็นเกม) ความเป็นประสิทธิภาพผลิตสำหรับผู้ใช้ด้วย Karma เมื่อคุณไปที่ส่วน Productivity บน Todoist คุณจะเห็นตัวเลือกสร้าง Goals (เป้าหมาย) คุณสามารถตั้งเป้าสำหรับการสร้างจำนวนงานรายวันหรือรายสัปดาห์เฉพาะ
คุณได้ Karma Points ทุกครั้งที่คุณทำภารกิจเสร็จและบรรลุเป้าหมาย ดูว่า Karma Points ทำงานอย่างไรบนเว็บไซต์ Todoist
- Integrations (การรวมระบบ): Integrations เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ทรงพลังที่สุดของ Todoist คุณสามารถรวม Todoist กับแอปเกือบใดก็ได้ รวมถึง Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook และ Zapier คุณยังสามารถรวมกับแอปที่ไม่อยู่ในรายการด้วย Integrations เช่น Apiway
แม้ Microsoft To Do จะเสนอ Integrations สำหรับแอปอย่าง Google Calendar และ Office 365 Suite แต่ตัวเลือกน้อยกว่า Todoist มาก ยังคุ้มค่าที่จะบันทึกไว้ว่าคุณสามารถใช้เครื่องมืออย่าง Zapier เพื่อรวม To Do หรือ Todoist กับแอปอีกมากมาย
- Alert Style (สไตล์การแจ้งเตือน): คุณสามารถปรับแต่งได้ว่าคุณต้องการรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับ Todoist Alerts สำหรับแต่ละกิจกรรมอย่างไร ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็น Manager คุณอาจไม่ต้องการรับ Email Notifications ทุกครั้งที่ Collaborator เข้าร่วมหรือออกจากโปรเจกต์ แต่คุณอาจชอบได้รับแจ้งเมื่องานเสร็จสิ้น
- Templates (เทมเพลต): คุณสามารถสร้างโปรเจกต์ได้อย่างรวดเร็วโดย Import เทมเพลตพร้อมใช้จาก Template Library ของ Todoist จากโปรเจกต์ส่วนตัวไปจนถึง Employee Onboarding คุณจะพบเทมเพลตสำหรับเกือบโปรเจกต์ใดๆ ที่คุณคิดได่ออกใน Library
- Automatic Backups (การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ): Automatic Backups ไม่พร้อมใช้งานบน Free Plan คุณสามารถสำรองข้อมูลทั้งหมดไปยัง Cloud หากคุณอยู่บน Paid Plan
ไม่มีคุณสมบัติใดในส่วนนี้ที่พร้อมใช้งานบน Microsoft To Do ซึ่งทำให้ Todoist เหมาะสมกว่าสำหรับ Heavy-duty Users (ผู้ใช้หนัก) อย่างธุรกิจ
ความเข้ากันได้กับอุปกรณ์ (Device Compatibility)
Microsoft To Do และ Todoist เป็น Cross-platform Apps แต Todoist รันบนอุปกรณ์มากกว่า To Do
คุณสามารถใช้ To Do บน Windows, Mac, Android, iOS และ Web Todoist พร้อมใช้งานบนทุกแพลตฟอร์ม รวมถึง Linux, Wear OS และ Apple Watch
นอกเหนือจาก Mobile App คุณสามารถเพิ่ม Todoist Widget บน iPhone, iPad หรือ Android Device ได้
Todoist ยังอนุญาตให้สร้างงานจากอีเมลได้โดยตรงผ่าน Gmail Add-on, Gmail Extension และ Outlook Plugin คุณยังสามารถใช้ Todoist จาก Browser ได้ – มันมี Chrome, Edge, Firefox และ Safari Extensions
ราคา (Pricing)
Microsoft To Do ฟรีทั้งหมด Todoist มี Free Plan แต่ล็อกบางคุณสมบัติไว้หลังแผน Pro และ Business Free Plan อนุญาตเพียง 5 Active Projects, 5 Collaborators ต่อโปรเจกต์, อัปโหลดไฟล์สูงสุด 5MB, 3 Filters และ 1 สัปดาห์ Activity History
Free Version ทำงานได้ดีสำหรับการใช้งานส่วนตัว แตผู้ใช้ทางธุรกิจเกือบแน่นอนจะอยากได้แผนแบบจ่ายเงินหนึ่งในสองแผน
Todoist Pro Plan ราคา $4 ต่อเดือน ในขณะที่ Business Plan ราคา $6 ต่อเดือน หากคุณจ่ายค่าทั้งปี
ทั้งสองแอปมี Use Cases ของตัวเอง
Microsoft To Do เหมาะหากคุณเพียงต้องการใช้วิธี GTD (Getting Things Done) สำหรับงานส่วนตัว คุณไม่ต้องการรายการคุณสมบัติยาวนานของ Todoist เพื่อทำให้รายการซื้อของชำซับซ้อนกว่าที่ควรจะเป็น
หากคุณมองหาบางอย่างมากกว่าความสามารถในการสร้างและทำภารกิจให้เสร็จ เช่น ร่วมงานบนงานโดยการ Tag เพื่อนร่วมทีม หรือรวมกับแอปธุรกิจอื่นๆ คุณอาจพิจารณา Todoist
มันเป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบเมื่อคุณไม่ต้องการ Project Management App แบบเต็มรูปแบบอย่าง Asana แค่สิ่งที่มีพลังพอที่จะจัดการงานธุรกิจและการร่วมงาน
