Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังอย่างเหลือเชื่อที่สามารถจัดการกับการคำนวณที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย แต่ไม่ใช่เมื่อสูตร Excel ของคุณไม่ทำงานหรือคำนวณอย่างถูกต้อง เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น การระบุสาเหตุของปัญหาอาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด และยิ่งน่าหงุดหงิดมากขึ้นในการหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม
โชคดีที่ปัญหาเหล่านี้มักเกิดขึ้นเนื่องจากข้อผิดพลาดง่ายๆ หรือข้อผิดพลาดในการตั้งค่าที่สามารถแก้ไขได้ง่าย หากสูตร Excel ไม่สามารถคำนวณหรือใช้งานได้สำหรับคุณ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อแก้ไขปัญหา
สลับไปที่การคำนวณอัตโนมัติ
สาเหตุทั่วไปประการหนึ่งที่ทำให้สูตร Excel ไม่ทำงานหรือกำลังคำนวณก็คือ ตัวเลือกการคำนวณใน Excel อาจถูกตั้งค่าเป็นแบบแมนนวลแทนที่จะเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าเวิร์กบุ๊กจะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือสูตร
เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดสมุดงาน Excel ของคุณแล้วเลือกแท็บสูตร
- กดปุ่มตัวเลือกการคำนวณ
- จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกอัตโนมัติ
ตอนนี้สูตรของคุณควรอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง หากคุณต้องการคำนวณสมุดงานใหม่ด้วยตนเอง คุณสามารถทำได้โดยกด F9 บนคีย์บอร์ดเมื่อใดก็ได้
คุณยังสามารถคำนวณแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันใหม่ได้โดยการกด Shift + F9
ลบข้อความ ช่องว่าง หรือเครื่องหมายอะพอสทรอฟี่ออกจากสูตร
บางครั้ง สูตร Excel ไม่ทำงานเนื่องจากมีข้อความ ช่องว่าง หรือเครื่องหมายอะพอสทรอฟี องค์ประกอบเหล่านี้อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในสูตรของคุณได้ เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ให้ตรวจสอบสูตรของคุณอย่างรอบคอบ และลบอักขระหรือการเว้นวรรคที่ไม่ต้องการออก
หากคุณมีเครื่องหมายคำพูดหรือเครื่องหมายอะพอสทรอฟี่ในสูตร ให้พิจารณาใช้เครื่องหมายคำพูดคู่เพื่อแสดงเครื่องหมายคำพูดเดี่ยว ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้ =”It’s a great day” ให้ใช้ =”It””s a great day”
ไม่มีวิธีง่ายๆ ในการแก้ไขปัญหานี้ คุณจะต้องดำเนินการและตรวจสอบว่าคุณได้ป้อนสูตรในชุดข้อมูลของคุณอย่างถูกต้อง
สลับไปที่การจัดรูปแบบเซลล์ตัวเลข
สาเหตุทั่วไปอีกประการหนึ่งของสูตร Excel ทำงานไม่ถูกต้องคือปัญหาการจัดรูปแบบเซลล์ หากเซลล์ที่มีสูตรของคุณมีรูปแบบเป็นข้อความ แทนที่จะเป็นตัวเลข สูตรจะแสดงเป็นข้อความธรรมดาและจะไม่คำนวณ
หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดสมุดงาน Excel ของคุณแล้วเลือกเซลล์ที่มีสูตร
- ในส่วนตัวเลขบนแท็บหน้าแรก ให้เลือกรายการแบบเลื่อนลงสำหรับรูปแบบตัวเลข
- เลือกรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับเซลล์ เช่น ทั่วไปหรือตัวเลข
หลังจากเปลี่ยนรูปแบบเซลล์แล้ว สูตรควรเริ่มคำนวณตามที่คาดไว้ โดยถือว่าไม่มีปัญหาพื้นฐานอื่นๆ กับสูตรหรือชุดข้อมูล
ระบุและลบการอ้างอิงแบบวงกลม
การอ้างอิงแบบวงกลมเกิดขึ้นเมื่อสูตรอ้างอิงถึงตัวมันเองโดยตรงหรือโดยอ้อม ทำให้เกิดการวนซ้ำไม่สิ้นสุดซึ่งไม่สามารถแก้ไขได้ การระบุและแก้ไขการอ้างอิงแบบวงกลมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับสูตรของคุณในการทำงานอย่างถูกต้อง
หากต้องการระบุการอ้างอิงแบบวงกลม คุณสามารถใช้คุณลักษณะการตรวจสอบข้อผิดพลาดในแถบสถานะของ Excel ได้
- เปิดสมุดงาน Excel ของคุณแล้วเลือกแท็บสูตร
- ในส่วนการตรวจสอบสูตร ให้กดการตรวจสอบข้อผิดพลาด> การอ้างอิงแบบวงกลม
- ในเมนู ให้เลือกการอ้างอิงแบบวงกลมรายการใดรายการหนึ่ง Excel จะเลือกเซลล์ที่มีสูตรอ้างอิงแบบวงกลมโดยอัตโนมัติ
แก้ไขการอ้างอิงเหล่านี้โดยการเปลี่ยนสูตรหรือการอ้างอิงเซลล์ตามลำดับ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลที่คุณใช้ที่อื่นและอัปเดตสูตรของคุณเพื่อใช้ข้อมูลนั้นแทน ทำให้คุณสามารถอ้างอิงได้โดยไม่ต้องเข้าสู่วงอ้างอิงแบบวงกลม
เมื่อปัญหาเหล่านี้ได้รับการแก้ไขแล้ว สูตรของคุณควรใช้งานได้
แก้ไขไวยากรณ์หรือวงเล็บของสูตรไม่ถูกต้อง
สาเหตุทั่วไปที่ทำให้สูตรไม่ทำงานใน Excel อาจเป็นข้อผิดพลาดเกี่ยวกับไวยากรณ์อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันหรือการใช้วงเล็บไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด เช่น ข้อผิดพลาด #N/A ของสูตร ซึ่งข้อมูลที่สูตรต้องการไม่ได้ถูกอ้างอิงอย่างถูกต้อง
โดยปกติเป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจอาร์กิวเมนต์ที่จำเป็นของฟังก์ชันและใช้อาร์กิวเมนต์เหล่านั้นตามนั้น แม้ว่าจะไม่มีกฎทองที่ต้องปฏิบัติตาม แต่ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ:
- เริ่มต้นสูตรด้วยเครื่องหมายเท่ากับ =. เสมอ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันถูกคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- ใช้วงเล็บ () เพื่อจัดกลุ่มการคำนวณและเพื่อชี้แจงลำดับความสำคัญในสูตรที่ซับซ้อน
นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบสูตรที่ใช้งานไม่ได้ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อคุณมีข้อความภายในสูตรที่ไม่ได้อยู่ในเครื่องหมายคำพูดหรือเมื่อมีการจัดรูปแบบตัวเลขเป็นข้อความ (ดังที่เราอธิบายไว้ข้างต้น) ลบเครื่องหมายคำพูดหรือเปลี่ยนรูปแบบตัวเลขเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้
ใช้ปุ่มคำนวณทันที
Excel มีการใช้หน่วยความจำมาก ยิ่งเวิร์กบุ๊กมีขนาดใหญ่ ข้อมูลของคุณก็จะยิ่งยากขึ้นในการคำนวณใหม่ หากสูตร Excel ไม่ทำงานตามที่คาดไว้ (แม้จะเปิดการอัปเดตอัตโนมัติอยู่) คุณอาจต้องบังคับคำนวณใหม่ด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจำนวนมากในคราวเดียว
หากต้องการบังคับให้คำนวณสูตรใหม่ คุณสามารถใช้ปุ่มคำนวณทันที เมื่อต้องการทำสิ่งนี้:
- เปิดสมุดงาน Excel ของคุณแล้วเลือกแท็บสูตรบนแถบริบบิ้น
- ค้นหากลุ่มการคำนวณแล้วกดปุ่มคำนวณทันที
วิธีนี้จะบังคับให้ Excel คำนวณสูตรทั้งหมดในสมุดงานใหม่ หากคุณยังคงประสบปัญหาในการทำงานกับสมุดงาน Excel ขนาดใหญ่ คุณอาจต้องพิจารณาเปลี่ยนข้อมูลบางส่วนของคุณเป็นหลายสมุดงาน
จากนั้น คุณสามารถนำเข้าข้อมูลลงในไฟล์ Excel หลักของคุณได้ตามต้องการ
ดูและแก้ไขเซลล์ที่อ้างอิง
การทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างเซลล์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับสูตร หากสูตรไม่ได้รับการคำนวณอย่างถูกต้องใน Excel จะมีประโยชน์ในการดูและแก้ไขเซลล์ที่ขึ้นต่อกัน ซึ่งเป็นเซลล์ที่สูตรอ้างอิงถึง
- ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดแผ่นงาน Excel ของคุณแล้วเลือกเซลล์ที่มีสูตรซึ่งคำนวณไม่ถูกต้อง
- บนแท็บสูตร ให้ค้นหาส่วนการตรวจสอบสูตร
- กดปุ่มติดตามผู้อยู่ในอุปการะ ซึ่งจะแสดงลูกศรชี้ไปยังเซลล์ที่ขึ้นอยู่กับเซลล์ที่เลือก
- หากต้องการแก้ไขเซลล์ที่ขึ้นต่อกัน ให้ดับเบิลคลิกที่เซลล์ที่ลูกศรชี้ไป อย่าลืมตรวจสอบอีกครั้งว่าเซลล์ที่ขึ้นต่อกันนั้นไม่มีข้อผิดพลาดหรือเนื้อหามีรูปแบบไม่ถูกต้อง
- หากต้องการลบลูกศร (หลังจากทำการเปลี่ยนแปลง) ให้กดปุ่มลบลูกศรในกลุ่มการตรวจสอบสูตร
การแก้ไขข้อผิดพลาดใน Microsoft Excel
เมื่อสูตร Excel ของคุณทำงานหรือคำนวณไม่ถูกต้อง อย่าตกใจ ให้ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อแก้ไขปัญหาในกรณีส่วนใหญ่ หากไม่ได้ผล ให้ลองศึกษาข้อมูลของคุณ เขียนสูตรใดๆ ที่ใช้งานไม่ได้ใหม่ หรือเปลี่ยนไปใช้สมุดงานใหม่ทั้งหมดเพื่อดูว่าสามารถแก้ไขปัญหาได้หรือไม่
หากมีข้อมูลมากเกินไปที่จะจัดการและ Excel หยุดตอบสนอง ให้ลองรีสตาร์ทแอปพลิเคชันก่อนจึงจะลองแก้ไขที่รุนแรงยิ่งขึ้น
ดิ้นรนกับแหล่งข้อมูลภายนอก? หากคุณต้องการตัดลิงก์ใน Excel อย่าลืมอัปเดตสูตรของคุณ ไม่เช่นนั้นลิงก์จะหยุดทำงานเช่นกัน หากคุณต้องการทิ้ง Excel โดยสิ้นเชิง คุณสามารถแปลงไฟล์ Excel เป็น Google ชีตและเริ่มทำงานกับสเปรดชีตออนไลน์แทนได้เสมอ
