Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังมากซึ่งสามารถจัดการการคำนวณที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย แต่ไม่ใช่เมื่อสูตร Excel ของคุณไม่ทำงานหรือคำนวณไม่ถูกต้อง เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น อาจทำให้รู้สึกหงุดหงิดในการระบุสาเหตุของปัญหา และหงุดหงิดมากกว่านั้นในการหาวิธีแก้ไขที่เหมาะสม
ขอบคุณที่ปัญหาเหล่านี้มักเกิดจากข้อผิดพลาดง่ายๆ หรือข้อผิดพลาดในการตั้งค่าที่สามารถแก้ไขได้ง่าย หากสูตร Excel ไม่ได้คำนวณหรือทำงานให้คุณ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อแก้ไขปัญหา
เปลี่ยนเป็นการคำนวณอัตโนมัติ (Automatic Calculation)
เหตุผลทั่วไปหนึ่งสำหรับสูตร Excel ที่ไม่ทำงานหรือคำนวณคือ ตัวเลือกการคำนวณใน Excel อาจตั้งค่าเป็น Manual แทนที่จะเป็น Automatic หมายความว่าสมุดงานจะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือสูตร
เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดสมุดงาน Excel และเลือกแท็บ Formulas
- กดปุ่ม Calculation Options
- จากเมนูแบบเลื่อนลง เลือก Automatic
สูตรของคุณควรอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ถ้าคุณต้องการคำนวณสมุดงานด้วยตนเอง คุณสามารถทำได้โดยกด F9 บนคีย์บอร์ดได้ทุกเมื่อ
คุณยังสามารถคำนวณชีทที่ใช้งานอยู่ได้โดยกด Shift + F9
ลบข้อความ ช่องว่าง หรือออสโตรฟีออกจากสูตร
บางครั้ง สูตร Excel ไม่ทำงานเพราะมีข้อความ ช่องว่าง หรือออสโตรฟี (') องค์ประกอบเหล่านี้อาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาดในสูตร ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้ตรวจสอบสูตรอย่างละเอียดและลบอักขระหรือช่องว่างที่ไม่ต้องการ
หากคุณมีเครื่องหมายคำพูดหรือออสโตรฟีในสูตร ให้พิจารณาใช้เครื่องหมายคำพูดคู่เพื่อแทนออสโตรฟีเดี่ยว ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้ ="It's a great day" ให้ใช้ ="It""s a great day"
ไม่มีวิธีง่ายในการแก้ไขปัญหานี้—คุณจะต้องตรวจสอบว่าคุณป้อนสูตรถูกต้องทั่วชุดข้อมูล
เปลี่ยนเป็นรูปแบบเซลล์ Number
สาเหตุทั่วไปอีกอย่างของสูตร Excel ที่ไม่ทำงานถูกต้องคือปัญหาการจัดรูปแบบเซลล์ หากเซลล์ที่มีสูตรถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความ (Text) แทนที่จะเป็นตัวเลข สูตรจะแสดงเป็นข้อความธรรมดาและไม่คำนวณ
เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดสมุดงาน Excel และเลือกเซลล์ที่มีสูตร
- ในส่วน Number บนแท็บ Home ให้เลือกเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับรูปแบบ Number
- เลือก格式ที่เหมาะสมสำหรับเซลล์ เช่น General หรือ Number
หลังจากเปลี่ยนรูปแบบเซลล์ สูตรควรเริ่มคำนวณตามที่คาดหวัง สมมติว่าไม่มีปัญหาอื่นๆ ที่อยู่เบื้องล่างกับสูตรหรือชุดข้อมูล
ระบุและลบ Circular References
Circular references เกิดขึ้นเมื่อสูตรอ้างอิงตัวเองโดยตรงหรือโดยอ้อม ทำให้เกิดลูปไม่รู้จบที่ไม่สามารถแก้ไขได้ การระบุและแก้ไข circular references มีความสำคัญสำหรับการทำงานของสูตรอย่างถูกต้อง
เพื่อระบุ circular references คุณสามารถใช้คุณสมบัติ Error Checking ในแถบสถานะของ Excel
- เปิดสมุดงาน Excel และเลือกแท็บ Formulas
- ในส่วน Formula Auditing ให้กด Error Checking > Circular References
- ในเมนู ให้เลือกหนึ่งใน circular references ที่แสดง—Excel จะเลือกเซลล์ที่มีสูตร circular reference โดยอัตโนมัติ
แก้ไขการอ้างอิงเหล่านี้โดยการเปลี่ยนสูตรหรือการอ้างอิงเซลล์ตามลำดับ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลที่คุณใช้ไปที่อื่นและอัปเดตสูตรให้ใช้ข้อมูลนั้นแทน ช่วยให้คุณอ้างอิงได้โดยไม่เข้าสู่ลูป circular reference
เมื่อปัญหาเหล่านี้ได้รับการแก้ไข สูตรของคุณควรทำงานได้
แก้ไขไวยากรณ์สูตรผิดหรือวงเล็บ
สาเหตุทั่วไปของสูตรที่ไม่ทำงานใน Excel อาจเป็นข้อผิดพลาดกับไวยากรณ์อาร์กิวเมนต์ฟังก์ชัน หรือการใช้วงเล็บไม่ถูกต้อง สิ่งนี้อาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาดอย่าง #N/A formula error ซึ่งข้อมูลที่สูตรต้องการไม่ได้รับการอ้างอิงอย่างถูกต้อง
โดยปกติเป็นความคิดที่ดีที่จะแน่ใจว่าคุณเข้าใจอาร์กิวเมนต์ที่ฟังก์ชันต้องการและใช้ตามนั้น แม้ไม่มีกฎทองที่ต้องปฏิบัติ แต่เป็นความคิดที่ดีที่จะแน่ใจว่าคุณ:
- เริ่มสูตรด้วยเครื่องหมายเท่ากับ = เสมอ
- ให้แน่ใจว่าอาร์กิวเมนต์ฟังก์ชันถูกคั่นด้วยคอมม่า
- ใช้วงเล็บ () เพื่อจัดกลุ่มการคำนวณและชี้แจงลำดับความสำคัญในสูตรที่ซับซ้อน
นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบสูตรที่แตก ซึ่งเกิดเมื่อคุณมีข้อความภายในสูตรที่ไม่ได้ล้อมรอบด้วยเครื่องหมายคำพูด หรือเมื่อตัวเลขจัดรูปแบบเป็นข้อความ (ตามที่อธิบายข้างต้น) ให้ลบเครื่องหมายคำพูดหรือเปลี่ยนรูปแบบตัวเลขเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้
ใช้ปุ่ม Calculate Now
Excel ใช้หน่วยความจำมาก — สมุดงานที่ใหญ่กว่า จะยิ่งยากสำหรับข้อมูลในการคำนวณใหม่ หากสูตร Excel ไม่ทำงานตามที่คาดหวัง (แม้จะเปิดการอัปเดตอัตโนมัติอยู่) คุณอาจต้องบังคับการคำนวณใหม่ด้วยตนเอง โดยเฉพาะเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจำนวนมากในคราวเดียว
เพื่อบังคับให้สูตรคำนวณใหม่ คุณสามารถใช้ปุ่ม Calculate Now วิธีทำ:
- เปิดสมุดงาน Excel และเลือกแท็บ Formulas บนริบบอน
- ค้นหากลุ่ม Calculation และกดปุ่ม Calculate Now
สิ่งนี้จะบังคับให้ Excel คำนวณสูตรทั้งหมดในสมุดงาน หากคุณยังมีปัญหาทำงานกับสมุดงาน Excel ขนาดใหญ่ คุณอาจต้องพิจารณาย้ายข้อมูลบางส่วนไปยังสมุดงานหลายสมุดงาน
คุณสามารถนำเข้าข้อมูลเข้าสู่ไฟล์ Excel หลักได้เมื่อต้องการ
ดูและแก้ไข Dependent Cells
การเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างเซลล์มีความสำคัญสำหรับการแก้ไขปัญหาสูตร หากสูตรไม่ได้คำนวณถูกต้องใน Excel การดูและแก้ไข dependent cells—เซลล์ที่สูตรอ้างอิง—เป็นประโยชน์
- เปิดชีท Excel และเลือกเซลล์ที่มีสูตรที่ไม่ได้คำนวณอย่างถูกต้อง
- บนแท็บ Formulas ให้ค้นหาส่วน Formula Auditing
- กดปุ่ม Trace Dependents จะแสดงลูกศรชี้ไปยังเซลล์ที่ขึ้นอยู่กับเซลล์ที่เลือก
- เพื่อแก้ไข dependent cells ให้ดับเบิลคลิกที่เซลล์ที่ลูกศรชี้ไป จำไว้ตรวจสอบว่ dependent cells เองไม่มีข้อผิดพลาดหรือเนื้อหาที่จัดรูปแบบไม่ถูกต้อง
- เพื่อลบลูกศร (หลังจากทำการเปลี่ยนแปลง) ให้กดปุ่ม Remove Arrows ในกลุ่ม Formula Auditing
แก้ไขข้อผิดพลาดใน Microsoft Excel
เมื่อสูตร Excel ของคุณไม่ทำงานหรือคำนวณอย่างถูกต้อง อย่าตกใจ—ทำตามขั้นตอนข้างต้นเพื่อแก้ไขปัญหาในกรณีส่วนใหญ่ หากไม่ได้ผล ลองตรวจสอบข้อมูล เขียนสูตรที่ไม่ทำงานใหม่ หรือเปลี่ยนไปใช้สมุดงานใหม่โดยสิ้นเชิงเพื่อดูว่าจะแก้ไขปัญหาได้หรือไม่
หากมีข้อมูลมากเกินไปจน Excel หยุดตอบสนอง ลองรีสตาร์ทแอปพลิเคชันก่อนลองวิธีแก้ไขรุนแรงกว่า
ประสบปัญหากับแหล่งข้อมูลภายนอก? หากคุณต้องการยกเลิกลิงก์ใน Excel อย่าลืมอัปเดตสูตร ไม่อย่างนั้นพวกเขาจะหยุดทำงานด้วย หากคุณต้องการเลิกใช้ Excel ทั้งหมด คุณสามารถแปลงไฟล์ Excel เป็น Google Sheets และเริ่มทำงานบนสเปรดชีตออนไลน์แทน
